Los informes pueden ser una herramienta útil para medir el compromiso con el reconocimiento en toda la organización. Si exportas el mismo informe con una cadencia regular, ahora tenemos la capacidad de enviarte este informe en un horario determinado. Consulta este artículo para saber cómo configurar nuestra función de informes programados. Ten en cuenta que esta función no está disponible con los informes legados.
Primero debes crear una Vista Guardada en un informe.
En el informe deseado, haz clic en Programaciones en la esquina superior derecha. Esto mostrará cualquier programación creada para ver o editar, y te permitirá agregar una nueva programación.
Después de seleccionar “Agregar Programación”, completa las secciones Detalle, Frecuencia, Compartido con y Resumen. Selecciona el tipo de informe y el nombre de la Vista Guardada en el menú desplegable, y nombra el informe programado.
A continuación, establece la frecuencia: semanal, mensual, trimestral o anual. También puedes elegir repetirlo en una cadencia particular y especificar qué día se entregará el informe. Por ejemplo, puedes querer que un informe de nómina se envíe una vez a la semana cada dos semanas un viernes.
Nota: Si se selecciona una Vista Guardada en la sección Detalle, los filtros de fecha aplicados en la vista guardada serán anulados por la configuración de frecuencia establecida.
En la sección Compartido con, escribe el nombre de la persona que también debería recibir el informe por correo electrónico. Solo aparecerán en la búsqueda los usuarios que tienen permiso para ver el informe. El creador de la programación será asignado automáticamente como propietario. También puedes cambiar quién es el propietario de la programación. Para cambiar a un propietario diferente, primero debes agregar a la persona a la programación y guardar la configuración. Luego podrás editar la programación y asignar un propietario diferente. Si cambias la propiedad, aparecerá un mensaje pidiéndote confirmar el cambio. Selecciona si deseas continuar recibiendo correos electrónicos para este informe.
En el Resumen, elige la fecha de la primera ejecución. Esta es la fecha en que se ejecutará y enviará el primer informe. El resumen también indica cuándo se ejecutará el informe y qué fechas incluirá. Una vez que hayas revisado todo, haz clic en “Guardar.
En la página de Informes, haz clic en la pestaña “Programados” para ver los informes que has programado y los informes que se han compartido contigo. Puedes ver rápidamente con quién se ha compartido el informe y quién es el propietario.
En esta página puedes buscar y filtrar los informes programados que se han creado y compartido contigo. También puedes crear nuevos informes programados.
Al hacer clic en el caret junto al nombre del informe programado, se mostrarán los detalles de la programación. También verás los informes programados previamente que puedes descargar. Ten en cuenta que los informes solo estarán disponibles para descargar durante dos semanas. “Ejecutar ahora” generará el informe que se podrá descargar tan pronto como se genere.
Cuando un nuevo informe esté disponible para descargar, se enviará un correo electrónico a la persona que creó la programación y a todos con quienes se haya compartido el informe. El correo electrónico incluirá un enlace para descargar directamente el informe. El informe adjunto en el correo electrónico solo puede ser descargado por quienes tengan su correo electrónico en la plataforma Awardco.
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