Opciones de Configuración de Aprobación (Legado)

Recomendamos encarecidamente usar las aprobaciones solo cuando sea absolutamente necesario. Cuantas más aprobaciones y niveles de aprobación se agreguen, más lentos serán los reconocimientos. Los reconocimientos son más efectivos cuando son oportunos. A continuación encontrará información extensa sobre cómo configurar y administrar las aprobaciones.
 

Configuraciones

Se permiten cuatro niveles, cada uno basado en un monto monetario. Las aprobaciones pueden configurarse usando una de cuatro opciones de configuración de aprobadores (supervisores, metadatos, usuarios específicos o designación por usuario).
 

Niveles

Es posible configurar hasta cuatro niveles de aprobación. Por ejemplo, podría designar cada nivel por monto monetario ($0-50 van al nivel 1; $50+ van al nivel 2). También es posible que varias personas revisen el mismo premio listando múltiples aprobadores en el mismo monto dentro de un solo nivel. Por lo tanto, muchos podrían revisar, pero solo se necesita una aprobación. 
 

Cuando se configuran múltiples niveles de aprobación, los reconocimientos pasarán por los niveles uno a la vez, comenzando con el nivel 1. El primer nivel de aprobación puede basarse en el nominador o el destinatario. El segundo, tercer y cuarto nivel de aprobación también pueden basarse en el nominador, destinatario o último aprobador. A continuación se muestra un ejemplo de un proceso de aprobación escalonado y las diferentes opciones que puede seleccionar para configurar las aprobaciones. Tenga en cuenta que los niveles escalonados deben guardarse como reglas separadas. Recuerde hacer clic en "Agregar Aprobación" después de configurar cada regla para que esta se guarde en este programa.    

Aprobadores

1. Aprobaciones Basadas en Supervisores

Los aprobadores se definen por el supervisor listado para el individuo dentro del archivo de usuario. 
 

Ejemplo: Un programa está configurado con el primer nivel de aprobación basado en el supervisor del destinatario, y el segundo basado en el supervisor del último aprobador. Jordan es reconocido. La primera aprobación irá al supervisor de Jordan, Adam. El segundo nivel de aprobación irá al supervisor de Adam, Michael. *Esto se basa en la jerarquía presentada a continuación.  
 

2. Aprobaciones Basadas en Metadatos

Los aprobadores se definen usando un valor de metadatos añadido en el archivo de usuario. Comenzando con el nominador, destinatario o último aprobador, el sistema recorrerá la jerarquía hasta identificar a alguien que coincida con ese valor. Si nadie coincide con ese valor, la nominación va a todos los administradores para que uno de ellos pueda aprobarla.
 

Ejemplo: Un programa está configurado donde cada reconocimiento debe ser aprobado por un VP y la jerarquía se basa en el destinatario. Si Mason es reconocido, el sistema revisará a John para ver si es un VP, luego a Carly, luego a Sarah. Cuando verifica que Sarah es un VP, la nominación irá a Sarah para su aprobación. Si Sarah no fuera un VP y no hubiera VPs por encima de Mason, la nominación se enviaría a los administradores para que uno de ellos la apruebe.
 

3. Aprobación basada en Metadatos Asociados

Con esta configuración, las aprobaciones pueden ser aprobadas por usuarios que no son gerentes directos ni del nominador ni del destinatario. Para usar este flujo de aprobación, debe tener una Columna de Metadatos Asociados añadida al archivo de usuario (ver artículo Formateo de Archivos de Usuario). Si se selecciona Asociación como regla de aprobación, solo los valores de Metadatos Asociados aparecerán en el menú desplegable del campo Metadatos. 

4. Aprobación basada en un Usuario Específico

Usuario(s) específicos son definidos como los aprobadores. Esto puede variar por nivel.

Ejemplo: Identificamos al primer aprobador como Jake, al segundo como Sarah, y al tercero como Michael o Karl. Si Nathan es nominado, Jake será el primer aprobador, Sarah el segundo, y tanto Michael como Karl podrán hacer la aprobación final. Solo se necesita una de sus aprobaciones.
 

5. Aprobación basada en designación por usuario o “anulación manual”

Consulte con su Consultor de Implementación o Gerente de Éxito del Cliente para preguntas específicas relacionadas con anulaciones manuales. 
 

Las aprobaciones se especifican para cada usuario basándose en el destinatario o nominador para un primer nivel de aprobación y basándose en el destinatario, nominador o último aprobador para un segundo, tercer o cuarto nivel de aprobación. No puede estar listado como su propio aprobador en el archivo de usuario. Si el campo está vacío, la aprobación irá al supervisor de esa persona. Si la persona no tiene supervisor, la aprobación irá a todos los administradores.
 

Ejemplo: El primer nivel de aprobación se basa en el destinatario y el segundo nivel se basa en el último aprobador. Ambos niveles están mapeados a la misma columna "ID de Empleado Aprobador". Cuando Suzanne es nominada, el id de empleado 8746, Michael, será el primer aprobador (ver arriba). Una vez que Michael apruebe, el siguiente y último aprobador será el id de empleado 4953, Karl (ver arriba).
 

Preguntas Frecuentes sobre Aprobaciones

Campana y Notificaciones de Aprobación
 

• La campana de aprobación puede tardar hasta una hora en activarse inicialmente una vez que los programas están activados.
• Las aprobaciones clásicas de reconocimiento no se transferirán a la campana ni se mostrarán en la campana para programas de reconocimiento.
• Si está activado, los recordatorios de aprobación se envían todos los lunes por la mañana.

Niveles de Aprobación

• Si una aprobación va a varias personas (mismo nivel de aprobación), solo una persona tiene que aprobarla.

Omisiones de Aprobación

• En su mayoría, no puede aprobar una nominación que usted mismo haya enviado o en la que esté siendo reconocido.
• Si usted y otros están listados como aprobadores (usuarios específicos), irá a todos los demás excepto a usted.
• Si usted es el único aprobador, irá a su supervisor. Si no tiene supervisor, irá a los administradores para su aprobación. Si usted es administrador, esto significa que técnicamente puede aprobar su propia presentación.
• Puede aprobar algo que ya haya aprobado. (por ejemplo, si el mismo reconocimiento necesita ser aprobado por la persona A en el nivel 1 y nuevamente por la persona A en el nivel 2.)

Usuarios Archivados

• Las nominaciones pendientes no cambian de cola independientemente de si el aprobador está archivado o si se han realizado cambios en el archivo de usuario.