Este artículo está destinado a guiar a los administradores del sistema a través del proceso de creación de un archivo de reconocimientos masivos con el propósito de cargar reconocimientos en su plataforma en masa para programar reconocimientos en el futuro. Es exhaustivo y detallado. Las columnas contenidas en la plantilla del archivo que se encuentra en este artículo se discutirán individualmente con ejemplos proporcionados a lo largo del texto. Aquí encontrará una plantilla en blanco para reconocimientos masivos y aquí encontrará un archivo con datos de ejemplo.
Por favor, considere subir un reconocimiento masivo a través de Bulk Recognition Builder antes de seguir esta opción.
Comenzando
Como se menciona en el artículo de ayuda en support.awardco.com, navegue a la pestaña de colas en la sección de administración de su cuenta. Después de verificar que está en la página de reconocimientos masivos, haga clic en el botón Subir CSV en la esquina superior derecha. Será dirigido a la página de carga de reconocimientos masivos. En esta página, haga clic en el hipervínculo “Descargar plantilla” para exportar una plantilla desde la plataforma. Esto generará un documento .CSV con varios encabezados de columna prellenados. Abra el archivo de plantilla.
Ahora que tiene la plantilla abierta en su computadora, comenzará a migrar los detalles del reconocimiento necesarios al archivo. Asegúrese de poder acceder a su plataforma de reconocimientos durante este proceso en caso de que necesite consultar información almacenada en la plataforma. Recuerde, el archivo que está creando se cargará en la plataforma de reconocimientos y hará referencia a los datos contenidos en ella. Cualquier discrepancia entre el archivo y los datos de la plataforma generará errores.
Por ejemplo, si está otorgando un reconocimiento a Alexis Henderson y su correo electrónico en su HRIS es ‘a.henderson@company.com’ y ella ha cambiado su correo en la plataforma Awardco a ‘alexis.henderson@gmail.com,’ el sistema no podrá asociar ‘a.henderson@company.com’ con su cuenta.
No solo los datos del usuario ingresados en el archivo de reconocimientos masivos deben coincidir con la información de la cuenta del usuario en la plataforma, sino que también los presupuestos y plantillas de correo electrónico referenciados en el archivo deben coincidir con la información contenida en la plataforma.
Por ejemplo, si un presupuesto se llama “Service Awards Budget” y usted ingresa “Service Award” en la columna de presupuesto en el archivo, el sistema no reconocerá el nombre del presupuesto y se generará un error. Es importante ser preciso al crear este archivo y asegurarse de tener acceso a la información que está migrando al archivo.
Tenga en cuenta que la plantilla de archivo que descarga está en formato .CSV y deberá cargarse en el mismo formato .CSV. Esto significa que cualquier formato aplicado o fórmulas creadas en el archivo (por ejemplo, color de relleno de celda, color de fuente, fórmulas, etc.) no se conservarán al cerrar el archivo, incluso si se guarda. Los archivos .CSV solo preservan los datos básicos contenidos en una celda cuando se cierra el archivo.
Recorrido por las columnas de la plantilla
Columna A - Fecha de reconocimiento (ISO 8601) – Campo obligatorio
La fecha de reconocimiento es la sección más importante de la plantilla. Tan pronto como domine esta columna, habrá dominado la carga del archivo de reconocimientos masivos.
El formato de hora en la Columna A está configurado como fecha, hora y desplazamiento de zona horaria. Esto significa que primero vendrá la fecha, AAAA-MM-DD. Luego, la hora del día usando horas, minutos y segundos, 00:00:00. Aunque los minutos y segundos se muestran en este formato, estos reconocimientos solo se enviarán en la hora en punto. Finalmente, deberá ingresar cuatro números, +/-00:00, que describen cuántas zonas horarias hay entre usted y el Tiempo Universal Coordinado o UTC.
UTC es el estándar de tiempo por el cual el mundo regula sus relojes y tiempo. Algunas zonas horarias están adelantadas respecto a UTC y por ello usan un signo ‘+’ antes de los cuatro números. Algunas están atrasadas respecto a UTC y usan ‘-‘ para indicar que están detrás. Aquí hay una lista rápida de qué desplazamiento de zona horaria usará en EE. UU. y Canadá. También puede visitar el siguiente artículo que enumera todos los desplazamientos de tiempo UTC usados alrededor del mundo: https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_UTC_time_offsets
Zonas horarias de EE. UU.:
-04:00 EDT
-05:00 CDT, EST*
-06:00 MDT, CST*
-07:00 PDT, MST, Arizona* -08:00 PST*
*El horario de verano en EE. UU. es típicamente de marzo a noviembre
Mirando el ejemplo a continuación, notará una ‘T’ entre la fecha y la sección de la hora. Esto indica al sistema que lee el archivo que ya no está escribiendo una fecha y ahora está escribiendo una hora. Recuerde siempre incluir la ‘T’ aquí. El formato completo de la fecha de reconocimiento se muestra a continuación:
2019-07-04T09:00:00-04:00
Fecha, T, hora, +/- desplazamiento de zona horaria respecto a UTC AAAA-MM-DDTHH:MM:SS +/-HH:00
Desglosemos este ejemplo. 2019-07-04T09:00:00-04:00 significa que el reconocimiento está programado para enviarse el 4 de julio de 2019 a las 9 a. m. UTC-04:00, que es la Hora de Verano del Este.
Lo último que diremos sobre las fechas es que todos los reconocimientos cargados con una fecha de reconocimiento que ya pasó se enviarán a la hora en punto siguiente a la carga. Por ejemplo, si se ingresa 2018-01-01T09:00:00-05:00, el reconocimiento se enviará dentro de una hora, ya que esta fecha y hora ya ha pasado.
Columna B - Usuario remitente (ID de empleado/Correo electrónico) – Campo obligatorio
La columna ‘Usuario remitente’ designa de quién proviene el premio. Este es el nombre que se adjuntará al reconocimiento en el correo electrónico enviado al destinatario y en el feed de reconocimientos de su plataforma. Normalmente, los premios por servicio y cumpleaños se envían desde la cuenta de la empresa. Esta cuenta a menudo se llama ‘Reconocimiento de la empresa’. Para premios de seguridad, desempeño u otros incentivos, es común que el gerente directo del empleado sea el usuario referenciado en esta columna. ¡Quién ingrese aquí depende de usted!
Ingrese el ID de empleado o correo electrónico del empleado para designar en el archivo quién será identificado como el remitente en las comunicaciones al empleado. Recomendamos usar el ID de empleado.
Columna C - Usuario destinatario (ID de empleado/Correo electrónico) – Campo obligatorio
El ‘Usuario destinatario’ es el receptor del reconocimiento. Aunque es posible usar la dirección de correo electrónico del empleado como identificador aquí, recomendamos usar el ID de empleado.
Columna D - Nota – Campo obligatorio
La ‘Nota’ es el mensaje que se mostrará con el reconocimiento en el feed de reconocimientos y puede enviarse en un correo electrónico al empleado dependiendo de la configuración de su plantilla de correo electrónico. Estas notas suelen mantenerse cortas, pero es posible incluir un mensaje extenso en esta celda.
Si desea escribir un mensaje más largo para el empleado, recomendamos discutirlo con su Gerente de Éxito del Cliente. Si está escribiendo un mensaje largo para un solo empleado, puede ser mejor enviar el reconocimiento a través de los programas de reconocimiento en lugar de mediante la carga del archivo. Si está usando el mismo mensaje largo para muchos empleados, puede ser mejor crear una nueva plantilla de correo electrónico diseñada para este mensaje en particular. Esto garantizará que el formato de la plantilla de correo electrónico coincida correctamente con la longitud del mensaje.
Columna E - Etiquetas - Campo opcional
La columna "Etiquetas" es para el uso de etiquetar sus reconocimientos. Agregue múltiples etiquetas a un reconocimiento separándolas con un punto y coma. Estas etiquetas aparecerán como hashtags cuando se carguen en la plataforma. Usualmente estas etiquetas se usan para hacer referencia a los valores de la empresa que pueden ayudar a fomentar comportamientos específicos.
Columna F – Monto (Moneda) – Campo obligatorio
En esta columna, debe ingresar el valor en efectivo del premio que desea enviar a los empleados. Este valor debe ingresarse en la moneda base de su plataforma (por ejemplo, USD), independientemente de la ubicación del empleado. Es importante señalar que este valor representa el monto del premio antes de cualquier ajuste PPP. Por lo tanto, incluso si está otorgando el equivalente a 100 USD a empleados en diferentes países, su poder adquisitivo final puede variar debido a las proporciones locales de PPP.
- Para premios monetarios, ingrese el valor total en efectivo (en la moneda base).
- Para reconocimientos no monetarios, ingrese 0.
- No se permiten valores negativos.
Nota: La plataforma aplica automáticamente los ajustes PPP en el momento del canje, asegurando que los empleados reciban un poder adquisitivo equivalente para sus premios, independientemente de la ubicación.
Columna G - Nombre del presupuesto – Campo obligatorio (Cuando el monto es mayor a 0)
La columna ‘Nombre del presupuesto’ es donde ingresará de qué presupuesto desea extraer el valor del premio. Si el reconocimiento no es monetario, puede dejar esta celda en blanco. El presupuesto ingresado en esta celda debe coincidir exactamente con el nombre del presupuesto en la plataforma. “Service Award” y “Service Awards” serán reconocidos como diferentes por la plataforma.
Columna H - Público/Privado – Campo obligatorio
Al escribir “Public” o “Private” en esta columna, designa si el reconocimiento debe compartirse públicamente en el feed de reconocimientos de su empresa. Si el reconocimiento está marcado como “Private”, el reconocimiento seguirá siendo visible en los informes del sistema.
Columna I - Plantilla de correo electrónico – Campo opcional
La columna de plantilla de correo electrónico es donde designa qué plantilla de correo electrónico se usará para notificar al destinatario del reconocimiento. Aunque este no es un campo obligatorio, recomendamos encarecidamente usar esta función para asegurarse de que su empleado sea notificado inmediatamente de su nuevo reconocimiento.
El correo electrónico se enviará en el momento en que se procese el reconocimiento, según la fecha y hora especificadas en la Columna A.
Sea exacto al hacer coincidir la plantilla de correo electrónico ingresada aquí con el nombre de la plantilla en el sistema. Por ejemplo, si ingresa “Service Awards” y la plantilla que intenta usar se llama “Employee Service Awards” en la plataforma, recibirá un error al intentar cargar el archivo. Cualquier variación generará un error, así que sea preciso.
Columna J – Nombre del programa – Campo opcional
La columna Nombre del programa es donde designará el programa bajo el cual se está enviando el premio. Esto le permitirá mantener consistencia en sus informes y restringir el premio a ciertas redes de premios. Por ejemplo, si su Gerente de Capacitación en Seguridad envía los premios de seguridad del Q1 pero deja fuera a un destinatario de su lista, usted tiene la capacidad de otorgar un premio de seguridad vinculado a su programa de seguridad mediante esta función.
Para usar esta columna, primero debe asegurarse de que los programas hayan sido creados en la Configuración de programas de reconocimiento. El valor ingresado en esta celda debe coincidir perfectamente con el nombre del programa al que está vinculando el reconocimiento. Si el programa al que vincula el reconocimiento tiene una red de premios distinta a la estándar, los puntos cargados para este reconocimiento estarán restringidos a la red de premios especificada en la configuración de ese programa. Para más información sobre redes de premios restringidas, busque nuestro artículo Smart Awards Network o hable con su Gerente de Éxito del Cliente.
Columna K - Notificar al gerente (ID de empleado/Correo electrónico) – Campo opcional
En esta columna, elegirá a un individuo (típicamente un supervisor o gerente) que será notificado de este reconocimiento por correo electrónico. Para designar a esta persona, debe ingresar su dirección de correo electrónico o ID de empleado y no su nombre. Como mencionamos brevemente arriba, ingresar su ID de empleado en este campo es la mejor práctica. Recuerde, este usuario debe existir en el sistema Awardco para que el sistema pueda procesar un correo de notificación.
Nota: Si se ingresa información en una de las columnas K, L o M, debe ingresarse información en todas ellas. El sistema no acepta información en solo una o dos de estas columnas. Se debe ingresar datos en las tres si se ingresa en alguna.
Columna L - Fecha de notificación (ISO 8601) – Campo opcional
Aquí especificará la fecha y hora en que se enviará la notificación al gerente. Consulte "Columna A - Fecha de reconocimiento (ISO 8601)" arriba para detalles sobre el formato de fecha.
Este correo de notificación puede enviarse de forma independiente al reconocimiento. Al ser un correo separado con una columna de fecha y hora separada, puede enviar el correo para esta notificación cuando desee. Solo recuerde que las mismas reglas que aplican para la columna A aplican aquí. Si ingresa una fecha u hora que ya pasó, el correo se enviará en la hora en punto en que se ingrese al sistema.
Columna M - Plantilla de correo para notificación – Campo opcional
Finalmente, en la columna M elegirá la plantilla de notificación que se enviará al usuario listado en la columna K. Elija una plantilla para notificar al gerente. Recuerde, el texto ingresado en este campo debe coincidir exactamente con el nombre de la plantilla de correo en la plataforma. Cualquier variación causará un error.
Columna N - Año – Campo opcional
La columna ‘Año’ es estrictamente para premios por servicio/antigüedad cuando la plantilla de correo que se envía requiere un valor de año para el cuerpo del correo. Hay un campo variable en ciertas plantillas de correo que requiere este valor. Consulte con su Gerente de Éxito del Cliente para ver si sus plantillas de correo de premios por servicio requieren este campo.
Guardar y cargar el archivo
Una vez que su archivo haya sido creado, asegúrese de guardarlo como. Hacerlo le dará control total sobre dónde se guarda el archivo y el formato en que se guarda. Debido a que el archivo se descargó en formato .CSV, no debería necesitar cambiar el formato al guardar el archivo. Al guardar, asegúrese de seleccionar CSV UTF-8 como tipo de archivo para preservar cualquier carácter personalizado en sus datos. Recuerde, el sistema solo permitirá un .CSV cuando se cargue.
Guarde el archivo en un área que sea fácil de encontrar. Una vez que esté listo, regrese a la plataforma y en la página de carga de reconocimientos masivos, haga clic en ‘Elegir archivo.’ Seleccione el archivo CSV y haga clic en abrir. Una vez que el archivo esté adjunto al campo elegir archivo, haga clic en ‘Guardar.’
Si su archivo se carga con éxito, recibirá una ventana de diálogo que dice: "La importación se completó con éxito." Si hay errores en el archivo, el archivo no se cargará hasta que se solucionen esos errores. Si su archivo tiene errores, se listarán individualmente debajo del botón guardar.
Resolución de errores
Los errores pueden parecer intimidantes pero generalmente son bastante fáciles de resolver. Tiene todos los datos que necesita justo frente a usted en la plataforma. Al solucionar errores, recomendamos abrir una nueva pestaña en su plataforma. Una forma fácil de hacer esto es hacer clic derecho en la pestaña de usuarios y seleccionar ‘Abrir en una nueva pestaña.’ Esto le permite buscar la información que necesita en la plataforma mientras aún puede consultar el registro de errores generado en la pantalla de carga de reconocimientos masivos. Si necesita ayuda mientras soluciona estos errores, por favor contacte a su Gerente de Éxito del Cliente de Awardco.
Nota: Si no se siente cómodo creando este documento sin dirección práctica, por favor programe un tiempo para discutir el proceso de creación y carga con su Gerente de Éxito del Cliente asignado.
Consideraciones internacionales
Un error común para usuarios internacionales de Excel se relaciona con encabezados delimitados. Al abrir un archivo .csv de reconocimientos masivos, una configuración automática común en Excel genera automáticamente encabezados delimitados y crea un archivo que no será aceptado por Awardco. Por favor, asegúrese de que la configuración de Excel no esté configurada para cambiar automáticamente archivos .csv a un archivo delimitado por punto y coma o barra.
Si hay letras acentuadas en el mensaje de reconocimiento, guarde el archivo en formato UTF-8. Esto asegura que las letras acentuadas se conserven en la carga masiva.
Notas importantes:
Cualquier fecha de reconocimiento establecida en el pasado se enviará en la hora en punto siguiente. Esto aplica para los reconocimientos programados, sus correos electrónicos correspondientes y cualquier notificación designada al gerente.
Cualquier archivo de reconocimientos masivos con un valor total que exceda los $5,000 requiere la participación de su punto de contacto en Awardco.
Archivo en blanco para reconocimientos masivos
Archivo de ejemplo para reconocimientos masivos
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