Transferencia de Datos de Usuarios con Awardco SFTP (Legado)

Subir datos de usuarios de manera eficiente y segura es un aspecto crucial para gestionar la plataforma Awardco. Ofrecemos una solución robusta a través de Awardco SFTP (Protocolo Seguro de Transferencia de Archivos). Este artículo es una guía completa para aprovechar Awardco SFTP, capacitando a los administradores para importar datos de usuarios desde un sistema HRIS sin inconvenientes. Desde la configuración hasta el mantenimiento, lo guiaremos en cada paso para asegurar un proceso de transferencia de datos fluido y confiable.
 

Involucre a su contacto que administra los reportes de su HRIS o a su especialista en TI para ayudar en la configuración de Awardco SFTP.

Advertencia: Si ya tiene datos de empleados en su plataforma, por favor confirme que los ID de Empleado que usará en su nuevo flujo de datos sean consistentes con los datos actuales de usuarios. No hacerlo puede resultar en duplicación de usuarios, errores en el reconocimiento y pérdida de integridad de los datos.
 

1. Valor
2. Configuración de Awardco SFTP
3. Configuraciones de Awardco SFTP
   1. Estado y Acceso
   2. General
   3. Avanzado
4. Prueba de los Datos del Archivo
5. Finalización de la Conexión
6. Mantenimiento Diario y Solución de Problemas

Valor

SFTP es nuestro método preferido de transferencia debido a su simplicidad y potencial para automatización. Al optar por Awardco SFTP, abre la puerta a una entrega y recepción de datos sin interrupciones en el formato correcto, asegurando eficiencia operativa. Awardco SFTP ofrece un enfoque de autoservicio, eliminando la necesidad de codificación extensa o configuración de webhooks.

Es importante notar que Awardco SFTP no es un punto de entrega manual para archivos de usuarios; más bien, se facilita a través de Carga Masiva de Usuarios, aunque es un proceso manual.

Configuración de Awardco SFTP

Para establecer una conexión SFTP:

1. Navegue al botón 'Admin' en la parte superior derecha de la página principal.
2. Haga clic en la pestaña 'Configuración', luego seleccione la pestaña 'Awardco SFTP' en el lado izquierdo bajo la sección ‘Integraciones’.
3. Haga clic en 'Comenzar Configuración'.
4. Nombre la conexión como desee (por ejemplo, ConexionDatosUsuarios, PremiosServicio, etc.) Haga clic en ‘Siguiente’. 

5. Si está creando una nueva conexión, haga clic en Generar Nombre de Usuario y Contraseña y guarde esta información de forma segura.

6. Revise la configuración de la conexión. Tome nota de otros detalles de conexión que su HRIS requiera para configurar el SFTP. Haga clic en 'Finalizar'.

• Nota: Toda la información presentada aquí estará accesible en la pestaña ‘Estado y Acceso’ en la configuración de Awardco SFTP, excepto la contraseña.

Si tiene datos de usuarios para importar desde múltiples sistemas HRIS, repita estos pasos para cada sistema/archivo para establecer una conexión.

Configuraciones de Awardco SFTP

Al crear la conexión, personalice las configuraciones SFTP haciendo clic en el mosaico de la conexión SFTP recién creada. Estas configuraciones pueden revisarse en cualquier momento para modificaciones.

Estado y Acceso

Ajuste configuraciones en esta pestaña como el estado de la conexión y credenciales de acceso:

• Configuración de Archivos
  • Estado: Mantenga la conexión 'Inactiva' hasta que la configuración esté completa. Siga los pasos en las secciones ‘Prueba de los Datos del Archivo’ y ‘Finalización de la Conexión’ de este artículo antes de activar. Esto significa cada estado:
    • Inactivo: La carpeta SFTP está disponible para cargas y descargas, pero el importador está deshabilitado. Use este estado principalmente para pruebas.
    • Activo: La carpeta SFTP está disponible para cargas y descargas, y el importador está activo. Use esto para cargas activas de archivos de usuarios a la plataforma.
    • Archivado: La carpeta SFTP no está disponible y no puede ser accedida. Use este estado para deshabilitar y eliminar una carpeta SFTP.
• Credenciales de Acceso
  • Nombre para mostrar del contenedor: Cambie o mantenga el nombre de visualización/conexión del contenedor. 
  • Ingrese la siguiente información en el lugar apropiado en la sección de configuración de conexión SFTP de su Sistema de Información de Recursos Humanos o HRIS. Presione el ícono cuadrado para copiar los valores.
    • Directorio
    • Protocolo
    • Puerto
    • Host
    • Nombre de usuario
    • Contraseña
      • Si olvidó la contraseña asignada durante la configuración de la conexión:
        1. Seleccione el enlace ‘¿Problemas para iniciar sesión?’.
        2. Haga clic en ‘Restablecer Contraseña’. Asegúrese de actualizar las credenciales en su sistema HRIS con esta nueva contraseña.
• Carga de Archivos en Partes: Esto rara vez es necesario y puede que no sea compatible con todos los clientes SFTP. Habilite solo si sus herramientas soportan cargas multipartes. Si su flujo de trabajo no soporta cargas multipartes, las cargas de archivos pueden fallar hasta que esto esté desactivado. ¿No está seguro? Haga clic en el ícono de ayuda en la parte inferior derecha de su pantalla para chatear con nuestro equipo de soporte técnico.

Después de editar cualquier configuración, haga clic en ‘Guardar Cambios’. 

General

Las siguientes configuraciones mantienen la integridad y seguridad de los datos:

• Archivo: Active esta configuración para archivar cuentas Awardco de usuarios no incluidos en futuras cargas. Se recomienda tenerla activada para asegurar que toda la información de usuario esté actualizada.

• PGP Encriptado: Active ‘Sí’ para encriptar la información de usuario cargada. Consulte este artículo para más información. Hable con su contacto de Awardco para obtener la clave PGP.
• Delimitador: Elija el delimitador apropiado del menú desplegable para su archivo de usuario. Normalmente aceptamos archivos CSV con valores separados por comas. Combinaciones comunes de delimitador y archivo incluyen: 
  • CSV: valores separados por comas
  • PSV: valores separados por tubería (pipe)
  • TSV: valores separados por tabulación
• Sobrescribir Datos Existentes: Cuando la opción "Sobrescribir Datos Existentes" está habilitada, cualquier información de empleado actualizada en cargas de archivos posteriores reemplazará los datos existentes. Para especificar qué datos se deben sobrescribir, debe marcar la casilla junto a cada dato correspondiente. (Las sobrescrituras de contraseña pueden aplicarse a todos los usuarios o solo a aquellos que nunca han iniciado sesión en su cuenta Awardco.) Los datos de usuario que pueden ser sobrescritos incluyen:
  • Idioma
  • Correo electrónico
  • Fecha de contratación
  • Contraseña

En la mayoría de los casos, recomendamos seleccionar las opciones para sobrescribir correo electrónico, fecha de contratación y contraseña. Para sobrescrituras de contraseña, es aconsejable aplicar esto solo a usuarios que nunca han iniciado sesión.

Después de editar cualquier configuración, haga clic en ‘Guardar Cambios’. 

Avanzado

Utilice configuraciones avanzadas para controlar el formato de datos, asignaciones de encabezados, asignaciones de valores y manejo de metadatos. Ejecute con precaución e involucre a su contacto de Awardco para configuraciones complejas.

Haga clic en Guardar Cambios después de realizar actualizaciones en cualquiera de los campos de Configuraciones Avanzadas. 

Prueba de los Datos del Archivo

Antes de continuar, asegúrese de que la información del usuario cumpla con el formato aceptado; consulte el artículo de soporte sobre Formateo de Archivos de Usuario para orientación. Para probar los datos del archivo para esta configuración:‌

1. Descargue su archivo en formato CSV. 
2. Suba manualmente el archivo usando la Carga Masiva de Usuarios
   • Haga clic en ‘Admin’ en la página principal.
   • Haga clic en la pestaña ‘Usuarios’.
   • Seleccione ‘Administrar Usuarios’ y luego ‘Carga Masiva de Usuarios’.
   • Arrastre y suelte el archivo y pulse el botón ‘Vista previa y carga’.

Corrija cualquier error identificado durante el proceso de vista previa y carga antes de finalizar. Consulte el artículo sobre Errores en la Importación de Archivos de Usuario para ayuda en corregir estos errores. Suba el archivo de nuevo una vez que los errores hayan sido corregidos. Para importaciones automáticas vía SFTP, debe asegurarse de corregir estos errores dentro de su HRIS. Realice los ajustes necesarios, como Archivo y Sobrescritura de datos existentes, en la pestaña ‘General’ en la configuración de Awardco SFTP.

Finalización de la Conexión

Después de crear la conexión, configurar las opciones SFTP en la plataforma Awardco y probar los datos del archivo, siga los pasos a continuación para finalizar la conexión:

1. Ingrese la siguiente información en la sección de configuración de conexión SFTP de su HRIS:
   • Nombre de usuario
   • Contraseña
   • Host 
   • Directorio
   • Protocolo
   • Puerto

Nota: Toda esta información se puede encontrar en la sección ‘Estado y Acceso' de la configuración Awardco SFTP. Involucre a expertos internos de TI/HRIS si es necesario.

2. Si está disponible para usted, actualice la información de programación de importación de archivos de usuario como frecuencia y hora en la sección de configuración de conexión SFTP de su HRIS. 
3. Cambie el estado de la importación a ‘Activo’ en la sección ‘Estado y Acceso’ de la configuración Awardco SFTP. 

Mantenimiento Diario y Solución de Problemas

Mientras que SFTP alivia la carga de tener que gestionar y transferir información de usuarios manualmente, hay algunos aspectos a considerar regularmente para asegurar que la conexión SFTP funcione sin problemas:

• Asegúrese de que los datos de usuarios en HRIS estén actualizados y sean correctos.
• Monitoree regularmente el Historial de Importación de Usuarios.
  • Esta vista en la pestaña ‘Usuarios’ en la configuración de Admin muestra todas las cargas de archivos pasadas.
  • Haga que el Historial de Importación de Usuarios esté disponible para los roles apropiados a través de la herramienta de Roles y Permisos. 

• Asegúrese de que las direcciones de correo electrónico correctas estén registradas para recibir cualquier notificación de error en la importación de archivos de usuario. 
  • Póngase en contacto con su contacto de Awardco para verificar esto.
• Nunca envíe información de credenciales de acceso SFTP (nombre de usuario, contraseña, etc.) por correo electrónico.
  • Si olvida la contraseña asignada:
    1. Seleccione el enlace ‘¿Problemas para iniciar sesión?’ en la pestaña ‘Configuración y Acceso’ en la configuración de Awardco SFTP.
    2. Haga clic en ‘Restablecer Contraseña’. Asegúrese de actualizar las credenciales en su sistema HRIS con esta nueva contraseña.
• Si tiene múltiples conexiones SFTP configuradas, por favor involucre a su contacto de Awardco. 

  • Las configuraciones deben crearse específicamente para que varios archivos no sobrescriban los datos unos de otros. 

     

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.