Este artículo le ayudará a automatizar la incorporación de su organización mediante un archivo CSV. Por favor, considere configurar los premios de incorporación a través de nuestro Constructor de Automatización de Incorporación primero antes de optar por esta opción. Acceda a una plantilla de ejemplo de incorporación .csv aquí.
Formato de su archivo de usuarios
Para que la automatización pueda procesar los premios, el archivo de usuarios de la plataforma enviado a los servidores de Awardco debe incluir una fecha de contratación para cada usuario en la plataforma. La fecha de contratación será aceptada en cualquiera de los siguientes formatos:
Al considerar enviar esta información, por favor contacte a su punto de contacto de Awardco antes de hacer cualquier cambio en su archivo de usuarios. Cuanta más información conozca nuestro equipo sobre lo que está enviando, mejor asistencia podremos brindarle.
Recomendamos encarecidamente discutir la adición de esta función a su plataforma con su Gerente de Éxito del Cliente. Debido a que el sistema programa premios usando un número establecido de días o meses después de las fechas de inicio de los nuevos empleados, la frecuencia con la que se actualiza el archivo de usuarios de la plataforma puede tener un impacto significativo en la forma en que el archivo procesa los reconocimientos. Para asegurarse de que su archivo se actualice con una frecuencia compatible con esta automatización, asegúrese de discutir la función con su Gerente de Éxito del Cliente.
Construcción de la automatización
Ubicación del programa de incorporación en Configuración
Una vez que haya cargado una fecha de contratación para cada usuario en la plataforma, el siguiente paso es indicarle a la plataforma qué hacer con esa fecha. Las reglas para esta automatización se ingresarán en la plataforma subiendo un archivo .CSV en la subpestaña "On-boarding Beta" en la pestaña de configuración de su sección de administrador. Para comenzar, descargue la plantilla haciendo clic en el botón "Upload CSV" y "onboard.csv" en la sección de plantillas en la ventana emergente. Abra el archivo .CSV y siga las instrucciones a continuación.
Explicación de los campos del archivo .CSV
Para ayudarle mejor mientras crea este archivo, por favor consulte el archivo de ejemplo adjunto a este artículo al final de la página.
Código de país - Los programas de incorporación están organizados por país, por lo que cada país que ejecute un programa de incorporación llenará su propia fila. Comience ingresando el código de país de dos letras para cada país participante. Por ejemplo, Canadá es CA, Reino Unido es GB, Estados Unidos es US, México es MX, Alemania es DE, y así sucesivamente. Puede encontrar códigos de país de dos letras en World Atlas o en otro sitio similar. Hay algunos países con códigos de dos letras que pueden representarse de diferentes maneras, así que si no está seguro del código que debe usar aquí, por favor contáctenos.
Una cosa a tener en cuenta es que es posible que un código de país se use en varias filas siempre que el día o mes sea diferente de la otra ocurrencia. Esto proporciona una manera de enviar múltiples correos electrónicos a sus nuevos empleados. Una forma común de usar esto es cuando los nuevos empleados pasan por programas de capacitación estándar. Por ejemplo, en el día 5 se envía el correo electrónico de "Bienvenida General". En el día 15 se envía el correo electrónico "Dos semanas en la bolsa". En el día 40 se envía el correo electrónico y premio de "Finalización de Capacitación en Innovación". ¡Use esta capacidad para ser creativo con la forma en que da la bienvenida a sus empleados!
Mes - El número de meses después de la fecha de contratación en que se enviará el reconocimiento y cualquier correo electrónico asociado. Por ejemplo, si ingresa '3' y la fecha de contratación del usuario es el 15 de enero, el reconocimiento se procesará el 15 de abril.
Día - El número de días después de la fecha de contratación del empleado en que se enviará el reconocimiento y cualquier correo electrónico asociado. Por ejemplo, si ingresa 8, el reconocimiento se enviará 8 días después de la fecha de contratación del empleado. Asegúrese de establecer el conteo de días en cualquier número mayor a 2. Asegúrese de que el archivo de usuarios se cargue antes de las 8 pm MST del día anterior a la liberación del premio.
De Supervisor - La columna 'De Supervisor' debe llenarse con un valor "True" o "False". Si ingresa "True", el sistema accederá a la jerarquía establecida en su archivo de usuarios y usará al gerente directo del destinatario del reconocimiento como el valor "de" en el reconocimiento. El reconocimiento en la plataforma y cualquier referencia a un usuario "de" en el correo electrónico hará referencia al gerente directo del usuario. Si ingresa "False", deberá ingresar un valor en la columna "De Usuario".
De Usuario - Si ingresó "True" en la columna "De Supervisor", deje esta celda en blanco. Si ingresó "False" en la columna "De Supervisor", ingrese el ID del empleado del usuario desde el cual desea que se envíe el reconocimiento.
Nota - Este es el texto que se adjuntará al reconocimiento en el feed de la plataforma. Aunque puede ingresar lo que desee, recomendamos mantener este mensaje bastante corto. Si desea comunicar un mensaje de bienvenida del CEO, resaltar términos de uso de la plataforma u otro mensaje largo, recomendamos incluirlos en el correo electrónico que se envía al usuario.
Monto - Este valor es el monto que se adjuntará al reconocimiento. Si no está adjuntando un monto monetario a estos reconocimientos, ingrese cero en esta celda.
Presupuesto - Si está otorgando cualquier monto mayor que cero, deberá designar el presupuesto del cual se obtendrán los fondos. Para que la automatización funcione correctamente, el nombre del presupuesto ingresado aquí debe coincidir exactamente con el nombre del presupuesto en la plataforma. Por ejemplo, si desea extraer del presupuesto "Nuevo Empleado" y escribe "Bienvenida a Nuevos Empleados" en esta celda, la plataforma no podrá extraer fondos del presupuesto correcto.
Público - Este campo es una declaración "True" o "False". Cuando ingresa "True", el reconocimiento se mostrará públicamente en el feed de la plataforma. Cuando ingresa "False", el reconocimiento se procesará de forma privada y no se mostrará en el feed público.
Plantilla de correo electrónico para usuario - En este campo, ingrese el nombre de la plantilla que desea enviar al nuevo empleado. El valor ingresado aquí debe coincidir exactamente con el nombre de la plantilla. Aunque este campo no es obligatorio, recomendamos trabajar con el equipo de Awardco para crear y utilizar un correo electrónico que celebre a su empleado.
Plantilla de correo electrónico para supervisor - En este campo, ingrese el nombre de la plantilla que desea enviar al gerente directo del empleado. El valor ingresado aquí debe coincidir exactamente con el nombre de la plantilla. Al igual que la plantilla de correo electrónico para el usuario, este campo no es obligatorio pero se recomienda. El correo electrónico para el supervisor solo puede enviarse al mismo tiempo que el correo electrónico para el usuario. Actualmente no es posible enviar el correo del gerente antes que el del usuario.
Hora - La hora debe ingresarse en formato de 24 horas. Por ejemplo, si desea que el reconocimiento se procese a las 3:00 pm, ingrese "15". Como el sistema solo procesa reconocimientos en la hora exacta, no se debe proporcionar un valor de minutos.
Zona horaria - Ingrese la zona horaria escribiéndola completamente. Por ejemplo, la hora de la costa este en EE. UU. se ingresaría como eastern standard time. No es necesario ajustar por horario de verano ya que el sistema hará el ajuste automáticamente según la época del año. Puede consultar este artículo de Wikipedia para localizar su zona horaria local.
Metadatos - Usando la columna de reglas de metadatos, es posible adaptar su automatización de incorporación a subgrupos específicos de su organización. Para utilizar esta opción, debe incluir metadatos en su archivo de usuarios. Ingrese datos en las celdas bajo esta columna usando el siguiente formato {"#Metadata Header":["Metadata Value"]}. Por ejemplo, {“Department”:[“Sales”], “Clearance Level”:[“1”,”2”]}. Asegúrese de omitir el valor "#" antes de "Department" y "Clearance" en el encabezado de metadatos, ya que si se deja "#" en el encabezado, el sistema cargará los datos pero no poblará la automatización. Al usar esta opción, recuerde configurar una fila para usuarios en el grupo de metadatos listado y para cualquier usuario que no forme parte del grupo de metadatos. Por ejemplo, si crea una fila para empleados en EE. UU. que están en ventas, a menos que incluya una segunda fila para empleados en EE. UU. que no estén en ventas, ningún otro empleado recibirá un premio de incorporación.
Subir el archivo .CSV y configuración final
Después de construir el archivo, regrese a la plataforma y en la misma ventana emergente, suba el nuevo archivo haciendo clic en "Choose File". Haga clic en "OK" para cargar el archivo en la plataforma. Si hay algún problema con el archivo, siga las instrucciones en el mensaje de error para corregir el archivo y vuelva a subirlo. Si no puede resolver el problema del archivo, por favor hable con su punto de contacto de Awardco. Una vez que el archivo se haya cargado correctamente en el sistema, verá su archivo cargado en la tabla debajo de los encabezados en la página de incorporación.
Tenga en cuenta que esta automatización no otorga premios de forma retroactiva. El sistema usará las reglas que ha cargado para buscar en la plataforma una vez al día y programar premios próximos en la función de reconocimiento masivo. Puede ver y eliminar estos premios pendientes yendo a la pestaña de colas en la sección de administrador y haciendo clic en reconocimiento masivo.
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