Este artículo le ayudará a automatizar los Premios por Servicio de su organización mediante un archivo CSV. Por favor, considere configurar los premios por servicio a través de nuestro Constructor de Automatización de Premios por Servicio antes de seguir esta opción. Aquí hay un archivo de muestra para la automatización de premios por servicio para su referencia. Una vez que haya configurado esta automatización de premios por servicio, recomendamos encarecidamente revisar el artículo MemoryBooks: Premios Digitales por Servicio para obtener más información sobre cómo dar el siguiente paso en la modernización de sus esfuerzos para celebrar la antigüedad.
- Formato de su Archivo de Usuarios
- Construcción de la Automatización
- Subida del Archivo .CSV
- Configuración de Ajustes Finales
Formato de su Archivo de Usuarios
Para que la automatización pueda procesar los premios, el archivo de usuarios de la plataforma enviado a los servidores de Awardco debe incluir una fecha de contratación para cada usuario en la plataforma. La fecha de contratación será aceptada en cualquiera de los siguientes formatos:
Al considerar enviar esta información, por favor contacte a su punto de contacto en Awardco antes de hacer cualquier cambio en su archivo de usuarios. Cuanta más información tenga nuestro equipo sobre los datos que está enviando, mejor asistencia podremos brindarle.
Construcción de la Automatización
Ubicación del Programa de Premios por Servicio en Configuración
Una vez que haya cargado una fecha de contratación para cada usuario en la plataforma, el siguiente paso es indicarle a la plataforma qué hacer con esa fecha. Las reglas para esta automatización se ingresarán en la plataforma subiendo un archivo .CSV en la subpestaña de premios por servicio en la pestaña de configuración de su sección de administración. Para comenzar, descargue la plantilla haciendo clic en el botón "Subir CSV" y luego en "service-awards.csv" bajo la sección de plantilla en la ventana emergente. Abra el archivo .CSV y siga las instrucciones a continuación.
Agrupación de Premios por Servicio
En la automatización de premios por servicio de Awardco, hay 3 formas en que los premios pueden agruparse y establecerse configuraciones:
- País
- Nivel de años
- Reglas de Metadatos
Estas agrupaciones se establecen en este orden. Es decir, cada país puede contener muchos niveles de años y un nivel de años puede contener muchas configuraciones de reglas de metadatos. Para ilustrar mejor este punto, considere el siguiente ejemplo.
Una empresa que opera en EE. UU., Reino Unido y Francia está configurando su programa automatizado de premios por servicio. Esta empresa otorga puntos en los niveles de 5, 10, 15 y 20 años, pero proporciona diferentes cantidades a sus empleados según su ubicación. Los empleados ubicados en las capitales de los países reciben $15 más por cada nivel de servicio que los empleados ubicados fuera de la capital. En este caso, su archivo automatizado requeriría dos líneas por nivel de servicio o 8 líneas por país. Su archivo automatizado tendría un total de 24 líneas en el archivo .CSV configurando su programa.
Explicación de los Campos del Archivo de Reglas de Premios por Servicio
Para asistirle mejor mientras crea este archivo, consulte el archivo de muestra adjunto a este artículo.
Código de País - Los programas de servicio se organizan por país. Cada país que ejecute un programa de servicio llenará su propia fila. Comience ingresando el código de país de dos letras para cada país participante. Por ejemplo, Canadá es CA, Reino Unido es GB, Estados Unidos es US, México es MX, Alemania es DE, y así sucesivamente. Puede encontrar códigos de país de dos letras en World Atlas u otro sitio similar. Hay algunos países con códigos de dos letras que pueden representarse de diferentes maneras, así que si no está seguro del código que debe usar aquí, por favor contáctenos.
Año - Aquí ingresará el nivel de año. No es necesario listar cada año (1-70). Liste solo los años para los cuales desea que el empleado reciba un premio.
Desde el Gerente - La columna 'Desde Gerente' debe llenarse con un valor "True" o "False". Si ingresa "True", el sistema accederá a la jerarquía establecida en su archivo de usuarios y usará al gerente directo del destinatario del premio como el valor "de" en el reconocimiento. El reconocimiento en la plataforma y cualquier referencia a un usuario "de" en el correo electrónico hará referencia al gerente directo del usuario. Si ingresa "False", deberá ingresar un valor en la columna "Desde Usuario".
Desde Usuario - Si ingresó "True" en la columna "Desde Gerente", deje esta celda en blanco. Si ingresó "False" en la columna "Desde Gerente", ingrese el ID del empleado del usuario desde quien desea que se envíe el reconocimiento.
Nota - Este es el texto que se adjuntará al reconocimiento en el feed de la plataforma. Aunque puede ingresar lo que desee, recomendamos mantener este mensaje bastante corto. Si desea comunicar mensajes del CEO, comentarios sobre la dedicación de los empleados a la organización o cualquier otro mensaje extenso, recomendamos incluirlos en el correo electrónico que se envía al usuario—o mejor aún, use nuestra función de MemoryBooks para mejorar sus premios digitales por servicio.
Cantidad - Esta es la cantidad monetaria que otorgará en cada nivel de aniversario. Recuerde que este premio puede ser monetario o no monetario. Por ejemplo, si solo desea reconocer a los empleados que celebran premios en incrementos de cinco años, ingresaría 5, 10, 15, 20, etc. en cada fila de "año". Esto indicaría al sistema reconocer a los empleados que celebran aniversarios en los niveles de 5, 10, 15, 20, etc. y no otros. Esta cantidad debe ser un número entero sin decimales, comas ni otros símbolos.
Otro ejemplo sería reconocer en cada nivel de año pero solo otorgar premios monetarios a los empleados en incrementos de cinco años. En este caso, cada empleado que celebre un aniversario recibiría un correo electrónico y un reconocimiento en la plataforma mientras que los premios monetarios se reservarían para aquellos que celebren aniversarios en incrementos de cinco años.
Para recapitular rápidamente, al dejar fuera el año del archivo, el usuario no recibirá premio ni correo electrónico. Al incluir una cantidad igual a cero, el usuario recibirá un premio no monetario. Al incluir una cantidad mayor que cero, el usuario recibirá un premio monetario.
Presupuesto - Si otorga cualquier cantidad mayor que cero con este premio por servicio, deberá designar el presupuesto del cual se extraerán los fondos. Para que la automatización funcione correctamente, el nombre del presupuesto ingresado aquí debe coincidir exactamente con el nombre del presupuesto en la plataforma. Por ejemplo, si desea utilizar el presupuesto "Servicio" y escribe "Premios por Servicio" en esta celda, la plataforma no podrá extraer fondos del presupuesto correcto.
Público - Este campo es una declaración "True" o "False". Cuando ingresa "True", el reconocimiento se mostrará públicamente en el feed de la plataforma. Cuando ingresa "False", el reconocimiento se procesará de forma privada y no se mostrará en el feed público.
Plantilla de Correo Electrónico para Usuario - En este campo, ingrese el nombre de la plantilla que desea enviar al empleado que celebra el aniversario. El valor ingresado aquí debe coincidir exactamente con el nombre de la plantilla. Aunque este campo no es obligatorio, recomendamos trabajar con el equipo de Awardco para crear y utilizar un correo electrónico que celebre a su empleado. Como se mencionó en la sección "Cantidad", recomendamos enviar un correo electrónico a cada usuario, incluidos aquellos que no reciben una cantidad monetaria. Creemos firmemente que nunca es mal momento para celebrar las contribuciones de un empleado a su organización, especialmente cuando celebran otro año con usted.
Tipos de Asociación del Gerente - Para notificar al supervisor del destinatario (identificado por el ID del Supervisor en el archivo de usuarios) sobre un próximo premio por servicio, ingrese "Supervisor Id" en esta columna. Si necesita notificar a un usuario diferente o a varios usuarios, use el encabezado de campo de Metadatos Asociados. Para más detalles, consulte la sección de descripción de la columna de Metadatos Asociados de este artículo.
Plantilla de Correo Electrónico para Gerente - En este campo, ingrese el nombre de la plantilla que desea enviar al gerente directo del empleado. El valor ingresado aquí debe coincidir exactamente con el nombre de la plantilla. Al igual que la plantilla de correo electrónico para usuario, este campo no es obligatorio pero sí recomendado. Recomendamos proporcionar pautas específicas para los gerentes al notificarles sobre los aniversarios de sus empleados, ya que algunos empleados pueden no apreciar el reconocimiento público en el lugar de trabajo. Proporcionar pautas a los gerentes ayuda a asegurar que sean conscientes de cómo ayudar a sus empleados a celebrar.
Desfase de Días para Usuario - Este campo designa el número de días antes de la fecha del aniversario en que debe enviarse el correo electrónico listado en la plantilla de correo electrónico para usuario al empleado que celebra su aniversario. Generalmente recomendamos dejar este valor en blanco. Al dejarlo en blanco, el correo electrónico al destinatario del premio se enviará el día de su aniversario. El campo de desfase de días para usuario debe estar entre -20 y 0.
Día de la Semana para Usuario - Este campo designa el día de la semana en que se envía el correo electrónico de felicitación por aniversario. Generalmente recomendamos dejar este valor en blanco. Si desea designar un día para enviar el premio, ingrese el número del día de la semana, 1-7.
Día del Mes para Usuario - Este campo designa el día del mes en que se enviará el correo electrónico de felicitación por aniversario al empleado. Generalmente se deja en blanco, pero puede usarse si su programa otorga premios a todos los usuarios cada mes en un solo día. El único valor aceptado para este campo es 1, lo que significa que el premio por servicio se enviará el primer día del mes.
Desfase de Días para Gerente - Este campo designa el número de días antes de la fecha del aniversario en que debe enviarse el correo electrónico listado en la plantilla de correo electrónico para gerente al gerente del empleado que celebra el aniversario. Generalmente recomendamos utilizar este desfase para proporcionar tiempo suficiente al gerente para prepararse para el próximo aniversario. El campo de desfase de días para gerente debe estar entre -21 y 0.
Día de la Semana para Gerente - Este campo designa el día de la semana en que se envía el correo electrónico al gerente. Generalmente recomendamos dejar este valor en blanco. Si desea designar un día para enviar el premio, ingrese el número del día de la semana, 1-7.
Día del Mes para Gerente - Este campo designa el día del mes en que se envía el correo electrónico al gerente. Generalmente recomendamos dejar este valor en blanco. Si desea designar un día para enviar el premio, ingrese el número del día del mes, 1-31.
Hora - La hora debe ingresarse en formato de 24 horas. Por ejemplo, si desea que el reconocimiento se procese a las 3:00 pm, ingrese "15". Como el sistema solo procesará reconocimientos en la hora en punto, no debe proporcionarse un valor de minutos.
Zona Horaria - Ingrese la zona horaria escribiéndola completamente. Por ejemplo, la hora de la costa este en EE. UU. se ingresaría como Eastern Standard Time. No es necesario ajustar por horario de verano ya que el sistema hará el ajuste automáticamente según la época del año. Puede consultar este artículo de Wikipedia para localizar su zona horaria local.
Metadatos - Usando la columna de reglas de metadatos, es posible adaptar sus premios por servicio a subgrupos específicos de su organización. Para usar esta opción, debe incluir metadatos en su archivo de usuarios. Ingrese datos en las celdas bajo esta columna usando el siguiente formato {"Encabezado de Metadatos":["Valor de Metadatos"]}. Por ejemplo, {“Departamento”:[“Ventas”], “Nivel de Acceso”:[“1”,”2”]}. Asegúrese de omitir el valor "#" antes de "Departamento" y "Acceso" en el encabezado de metadatos, ya que es necesario en su archivo de usuarios para subir los datos, pero no es necesario en este archivo. Al usar esta opción, recuerde configurar una fila de premio por servicio para usuarios en el grupo de metadatos listado y para cualquier usuario que no forme parte del grupo de metadatos. Por ejemplo, si crea una fila para empleados en EE. UU. que están en el nivel de 5 años y que están en ventas, a menos que incluya una segunda fila para empleados en EE. UU. en el nivel de 5 años que no están en ventas, ningún otro empleado recibirá un aniversario. Por favor, vea el archivo .CSV de muestra adjunto para ver este principio aplicado.
Nombre del Programa - El campo de nombre del programa se utiliza solo si está usando la función de Redes de Premios Inteligentes en la plataforma. Trabajando con su punto de contacto en Awardco, puede configurar una red de redención disponible solo para los destinatarios de premios por servicio en su plataforma. Esto es útil si, por razones fiscales, limita el acceso de los destinatarios de premios por servicio a una red de redención solo de Amazon, o desea hacer catálogos especiales visibles solo para estos destinatarios. Para más información sobre cómo configurar esta función, hable con su Gerente de Éxito del Cliente de Awardco.
Metadatos Asociados - Los Metadatos Asociados pueden ser una forma de vincular a un usuario con otros usuarios además de su gerente. Muchas funciones en Awardco se asignan a un supervisor, basado en la información pasada como el ID del Supervisor del usuario. Pero a menudo no es tan simple: a veces un vicepresidente, un entrenador o un representante de RRHH sobre personas con ciertos nombres manejan diferentes responsabilidades. En lugar de limitar a un usuario a una sola asociación (su supervisor), una empresa puede pasar múltiples asociaciones de usuarios para cada usuario en su archivo de usuarios. Para agregar una asociación, añada una nueva columna al archivo de importación. En lugar de indicar la columna con un # como haría para metadatos normales, indíquela como una columna de Metadatos Asociados (AMD) empezando con el símbolo “@” (por ejemplo, @Representante de RRHH). Esto importará la asociación a Awardco para ser utilizada en diferentes escenarios.
Subida del Archivo .CSV
Después de haber construido el archivo, regrese a la plataforma y en la misma ventana emergente, suba el nuevo archivo haciendo clic en "Elegir Archivo". Haga clic en "OK" para cargar el archivo en la plataforma. Si hay algún problema con el archivo, siga las instrucciones en el mensaje de error para corregir el archivo y vuelva a subirlo. Si no puede resolver el problema del archivo, por favor hable con su punto de contacto en Awardco. Una vez que el archivo se haya cargado correctamente en el sistema, verá su archivo cargado en la tabla debajo de los encabezados en la página de Premios por Servicio.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.