Los premios por servicio son el punto culminante de los programas de reconocimiento de empleados de su empresa. El aniversario de cada empleado es una oportunidad para celebrar sus éxitos y fomentar logros continuos. Con MemoryBooks, compañeros de equipo, amigos y gerentes pueden dejar notas de felicitación, fotos, comentarios y recuerdos celebrando los aniversarios laborales de cada empleado.
Para usar MemoryBooks, asegúrese de que la automatización de premios por servicio esté habilitada en su plataforma. MemoryBooks puede aparecer inicialmente como “deshabilitado” en configuraciones, lo que indica que aún no está completamente activado pero puede ser personalizado.
Nota: Puede comenzar a personalizar MemoryBooks mientras esté configurado como “deshabilitado” en configuraciones. Puede habilitar y editar la función MemoryBooks de forma independiente dentro de configuraciones avanzadas. Sin embargo, para ayuda detallada en la configuración, comuníquese con el equipo de Gerentes de Éxito Técnico para Clientes (TCSM).
MemoryBooks
Descripción general
MemoryBooks es una experiencia digital que muestra los comentarios de felicitación que gerentes, compañeros y amigos del lugar de trabajo envían para el aniversario de un empleado a través de la función de Participación de Compañeros. Esta función ofrece una experiencia moderna y elegantemente diseñada mediante la cual sus empleados pueden revisar los buenos deseos y recuerdos enviados por sus compañeros de trabajo. Puede navegar como administrador a sus configuraciones a través de la pestaña Colas de administrador.
Experiencia del usuario
El día del aniversario, cuando el usuario que celebra su aniversario inicia sesión en su cuenta, verá una publicación en su feed felicitándolo por su servicio y mostrando los comentarios enviados por sus compañeros. El usuario podrá ver su contenido haciendo clic en "Ver MemoryBook".
MemoryBooks recopilará los comentarios de los compañeros en una experiencia digital personalizada que celebra el aniversario del galardonado. Como parte de MemoryBooks, puede diseñar páginas estándar incluidas en el MemoryBook individual de cada usuario. Estas páginas estándar pueden incluir mensajes de la dirección organizacional, valores de la empresa, la historia de su organización, etc. Las capturas de pantalla mostradas a continuación muestran una tarjeta de título de ejemplo, un mensaje de felicitación del CEO y un comentario de un compañero. Cada una de las páginas mostradas a continuación es personalizable y puede adaptarse para coincidir con la marca de su organización, destacar los valores de la empresa y resaltar los objetivos de su programa. Los usuarios tienen la capacidad de exportar su MemoryBook como PDF.
Diseño y configuración
Por favor, habilite la automatización de premios por servicio antes de continuar. Para comenzar, inicie sesión en su cuenta de Awardco y después de navegar a la sección de Administrador de la cuenta, seleccione "Configuraciones". Luego, seleccione "Configuraciones avanzadas" y active MemoryBooks. Después haga clic en "MemoryBooks" en el lado izquierdo de la página.
La configuración de MemoryBooks se divide en tres pasos. El primer paso es configurar las configuraciones generales, como la marca y qué plantillas usará para mostrar los comentarios de los compañeros. En el segundo paso configuraremos los libros. En el tercer paso modificaremos la programación de las notificaciones.
Para comenzar con el primer paso, haga clic en "Configuraciones" para acceder a la página de configuración. Aunque el sistema traerá automáticamente la marca general de su plataforma y construirá un fondo personalizado basado en los colores definidos en su pestaña de marca, usted tiene la capacidad de elegir otros colores de marca, un logo que se mostrará solo en el MemoryBook y subir una imagen de fondo personalizada.
A continuación, en esta página está la sección de Plantillas de Memoria donde tiene la opción de seleccionar, una por una, los tipos de plantilla que se mostrarán en la experiencia MemoryBook. Estas plantillas son usadas por el sistema para tomar los comentarios e imágenes subidos por los compañeros del destinatario y construirlos en la experiencia digital. Algunos tipos de plantilla son solo para mensajes mientras que otros son compatibles con imágenes. En esta página también podrá subir imágenes de fondo personalizadas para las plantillas. Esto le ayudará a construir un tema coherente en sus MemoryBooks y adaptará la apariencia y sensación de la experiencia a su organización individual.
Haga clic en la pestaña 'Medios' para decidir si desea que los usuarios puedan subir medios, como imágenes y videos, a los comentarios del MemoryBook.
Ahora, está listo para comenzar el segundo paso y personalizar las experiencias individuales del libro. Haga clic en el botón "Agregar libro". Ingrese un nombre para el título del MemoryBook y haga clic en "Guardar". Luego, revise la pestaña Configuraciones. El nombre de la plantilla es lo que se mostrará en las configuraciones; esto puede ser descriptivo para ayudar a diferenciar entre diferentes tipos de MemoryBooks. El nombre para mostrar es lo que aparecerá en toda la plataforma para que los empleados lo vean. Esto se mostrará en el widget de Próximos Hitos, en la página de comentarios y en el feed. Determine si este MemoryBook también incluye un premio monetario. Elija la cantidad del premio, el presupuesto y la red de premios. Todos los destinatarios que reciban un MemoryBook con esta plantilla recibirán la misma cantidad de premio.
Active "Agregar reconocimientos pasados" en la sección de página de comentarios de usuario para permitir que los usuarios que envían comentarios a un MemoryBook incluyan reconocimientos anteriores.
La pestaña de Notificaciones le permite controlar cuándo se notificará a supervisores, compañeros y subordinados directos y qué plantilla de correo electrónico recibirán respecto a las contribuciones al MemoryBook.
Tiene las siguientes opciones para notificaciones a colegas:
- Compañeros: Marque esta casilla para enviar correos de invitación a los empleados que comparten el mismo supervisor que el destinatario del premio.
- Subordinados directos: Marque esta casilla para enviar correos de invitación a los empleados que reportan directamente al destinatario del premio.
Puede seleccionar cualquiera de estas opciones, ambas o ninguna para personalizar quiénes entre los colegas del destinatario serán invitados a contribuir.
También puede configurar una notificación de recordatorio para enviarse a quienes aún no hayan enviado sus comentarios. Además, puede habilitar una notificación por correo electrónico para informar al destinatario del premio sobre su MemoryBook.
Nota: Si las notificaciones a colegas (tanto Compañeros como Subordinados directos) están deshabilitadas, los MemoryBooks únicos no enviarán automáticamente correos de invitación para que los colegas comenten. Al menos una de estas opciones debe estar habilitada si desea invitaciones automáticas para colegas en MemoryBooks únicos.
Finalmente, puede decidir si permite que quienes han sido invitados a comentar puedan invitar a otras personas a contribuir al MemoryBook.
Programación
Descripción general
Esta función permite que gerentes, compañeros y amigos del lugar de trabajo envíen comentarios para el aniversario de un empleado. En la mayoría de los programas de premios por servicio, el certificado o carta enviado al empleado galardonado es generalmente el mismo para cada empleado en toda la empresa. Cuando la participación de compañeros está habilitada, el sistema aprovechará la jerarquía organizacional cargada en su plataforma a través de su archivo de usuarios e invitará automáticamente a los miembros del equipo a enviar comentarios para el destinatario del premio. Aunque la experiencia MemoryBooks aún permite mensajes estandarizados de la dirección de su organización, la participación de compañeros proporciona una sensación personalizada y un toque individual en el premio otorgado a su empleado dedicado.
Experiencia del empleado
Cuando está habilitada, esta función invitará automáticamente al equipo del destinatario del premio a enviar comentarios e imágenes para su aniversario. El sistema define un equipo como el gerente del destinatario, los empleados que reportan directamente al mismo gerente que el destinatario, los empleados que reportan directamente al destinatario del premio y cualquiera que tenga al destinatario en su Mi Círculo o que forme parte del Mi Círculo del destinatario. Varios días antes de la fecha del aniversario laboral del destinatario, estos usuarios recibirán un correo electrónico invitándolos a enviar un comentario para el premio de ese empleado. Puede determinar con cuánta anticipación se envía este correo en las configuraciones de la plataforma.
Después de hacer clic en el botón "Reconocer" en el correo electrónico, el usuario será llevado a la página de inicio de sesión de su plataforma. Una vez que hayan iniciado sesión, verán un formulario con tres pasos.
- El primer paso pide al usuario que envíe un comentario en el cuadro de texto. El comentario está limitado a 600 caracteres y es un campo obligatorio.
- El segundo paso es la carga opcional de una imagen de recuerdo. Si el usuario opta por incluir una imagen de recuerdo, el sistema verificará que la imagen cargada cumpla con los requisitos de tamaño (800px por 800px). Después de seleccionar una foto para cargar, el sistema solicitará al usuario que recorte la imagen a un formato cuadrado en la interfaz.
- Una vez completado el formulario, el usuario hará clic en "Enviar". El sistema programará que el comentario y cualquier imagen proporcionada se publiquen en el feed del destinatario el día de su aniversario.
Una vez que el usuario envíe su comentario, será llevado a una página de confirmación. En esta página podrá previsualizar el comentario, volver al formulario para hacer ediciones e invitar a otros a participar en el aniversario. Esta función de "Invitar a otros" puede deshabilitarse en configuraciones, pero recomendamos habilitarla para que amigos del lugar de trabajo que no estén en el equipo del destinatario puedan comentar y participar en la celebración del aniversario. Desde esta página, el compañero que envía el comentario podrá navegar fuera de la página de confirmación haciendo clic en "Volver al feed" o usando las pestañas en la parte superior de la página.
MemoryBooks y Slack
Construimos esta función para dar mayor visibilidad a la celebración de los miembros de su equipo. Si sus premios por servicio son públicos y su integración con Slack está completa, MemoryBooks aparecerá automáticamente en el canal designado. Si sus premios por servicio no están configurados como públicos, NO aparecerán en el canal de Slack.
Aunque este artículo cubre mucho material, la configuración de notificaciones y MemoryBooks es bastante sencilla y se facilita aún más con la inclusión de su equipo de Awardco en el proyecto. Comuníquese con el equipo para comenzar hoy mismo.
MemoryBooks únicos
Los Superadministradores y quienes tengan el permiso para crear MemoryBooks únicos pueden crear MemoryBooks únicos. El botón para iniciar el proceso se encuentra en la página de la cola de MemoryBooks.
Seleccione el destinatario del MemoryBook, la plantilla, cuándo debe entregarse el libro al destinatario y la visibilidad. Si el tiempo de anticipación para la invitación a compañeros ya pasó, los correos de invitación se enviarán en la hora en punto siguiente.
Después de hacer clic en Siguiente, se mostrará un resumen con los detalles del MemoryBook.
Una vez creado el MemoryBook, el creador puede copiar y compartir el enlace para comentar o comentar él mismo. Nota: Si las notificaciones de MemoryBook están deshabilitadas, los MemoryBooks únicos no enviarán automáticamente invitaciones a los miembros del equipo para comentar. Estas notificaciones deberán estar habilitadas en la pestaña de Notificaciones en la configuración de un MemoryBook si desea que se envíen invitaciones automáticas para MemoryBooks únicos.
El MemoryBook único ahora funcionará como cualquier otro MemoryBook. Aparecerá en las colas y en el widget de Próximos Hitos.
Archivos adjuntos adicionales
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