Este artículo le ayudará a automatizar los Premios de Cumpleaños de su organización mediante un archivo CSV. Por favor, considere configurar los premios de servicio a través de nuestro Constructor de Automatización de Premios de Cumpleaños antes de seguir esta opción.
Formateando su Archivo de Usuarios
Para que la automatización pueda procesar los premios, el archivo de usuarios de su plataforma enviado a los servidores de Awardco debe incluir la fecha de nacimiento de cada usuario en la plataforma. La fecha de nacimiento será aceptada en cualquiera de los siguientes formatos:
Al considerar enviar esta información, por favor contacte a su punto de contacto de Awardco antes de hacer cualquier cambio en su archivo de usuarios. Cuanta más información tenga nuestro equipo sobre lo que está enviando, mejor asistencia podremos brindar.
Construyendo la Automatización
Ubicando el Programa de Cumpleaños en Configuración
Una vez que haya cargado la fecha de nacimiento de cada usuario en la plataforma, el siguiente paso es enseñar a la plataforma qué hacer con esa fecha. Las reglas para esta automatización se ingresarán en la plataforma subiendo un archivo .CSV en la subpestaña Cumpleaños dentro de la pestaña Configuración de su Sección de Administración. Para comenzar, descargue la plantilla haciendo clic en el botón "Subir CSV" y en "birthdays.csv" bajo la sección de plantilla en la ventana emergente. Abra el archivo .CSV y siga las instrucciones a continuación.
Explicación de los Campos del Archivo de Reglas de Cumpleaños
Para ayudarle mientras crea este archivo, por favor consulte este ejemplo de .CSV.
Código de País - Los programas de cumpleaños están organizados por país, por lo que cada país que ejecute un programa de cumpleaños llenará su propia fila. Comience ingresando el código de país de dos letras para cada país participante. Por ejemplo, Canadá es CA, Reino Unido es GB, Estados Unidos es US, México es MX, Alemania es DE, y así sucesivamente. Puede encontrar códigos de país de dos letras en World Atlas u otro sitio similar. Hay algunos países con códigos de dos letras que pueden representarse de diferentes maneras, así que si no está seguro del código que debe usar aquí, por favor contacte a su principal punto de contacto en Awardco.
Desde Supervisor - La columna 'Desde Supervisor' debe llenarse con un valor "True" o "False". Si ingresa "True", el sistema accederá a la jerarquía establecida en su archivo de usuarios y usará al gerente directo del destinatario del cumpleaños como el valor "desde" en el reconocimiento. El reconocimiento en la plataforma y cualquier referencia a un usuario "desde" en el correo electrónico harán referencia al gerente directo del usuario. Si ingresa "False", deberá ingresar un valor en la columna "Desde Usuario".
Desde Usuario - Si ingresa "True" en la columna "Desde Supervisor", deje esta celda en blanco. Si ingresa "False" en la columna "Desde Supervisor", ingrese el ID del empleado del usuario desde quien desea que se envíe el reconocimiento.
Nota - Aquí ingresará el texto que se mostrará con el reconocimiento en la plataforma. La mejor práctica es mantener este mensaje bastante corto. Un mensaje de cumpleaños más largo puede incorporarse en la plantilla de correo electrónico elegida en la columna H.
Monto - El monto designado aquí es la cantidad que otorgará al destinatario del premio de cumpleaños. Si desea procesar un premio no monetario, ingrese "0." Es importante notar que el monto se otorgará en la moneda en la que fue construida la plataforma. Si su plataforma usa USD, ingresar 15 otorgará $15 USD.
Presupuesto - Si está otorgando cualquier cantidad mayor que cero con este premio de cumpleaños, deberá designar el presupuesto del cual se obtendrán los fondos. Para que la automatización funcione correctamente, el nombre del presupuesto ingresado aquí debe coincidir exactamente con el nombre del presupuesto en la plataforma. Por ejemplo, si desea usar el presupuesto "Cumpleaños" y escribe "Cumpleaños" en esta celda, la plataforma no podrá obtener fondos del presupuesto correcto.
Público - Este campo es una declaración "True" o "False". Cuando ingrese "True", el reconocimiento se mostrará públicamente en el feed de la plataforma. Cuando ingrese "False", el reconocimiento se procesará de manera privada y no se mostrará en el feed público.
Plantilla de Correo Electrónico para Usuario - En este campo, ingrese el nombre de la plantilla que desea enviar al empleado que celebra el cumpleaños. El valor ingresado aquí debe coincidir exactamente con el nombre de la plantilla. Aunque este campo no es obligatorio, recomendamos trabajar con el equipo de Awardco para crear y utilizar un correo electrónico que celebre a su empleado.
Plantilla de Correo Electrónico para Supervisor - En este campo, ingrese el nombre de la plantilla que desea enviar al gerente directo del empleado. El valor ingresado aquí debe coincidir exactamente con el nombre de la plantilla. Al igual que la plantilla de correo electrónico para el usuario, este campo no es obligatorio pero sí recomendado. Recomendamos proporcionar pautas específicas para los gerentes al notificarles los cumpleaños de sus empleados, ya que algunos empleados pueden no apreciar el reconocimiento público en el lugar de trabajo. Proporcionar pautas para los gerentes ayuda a asegurar que sean conscientes de cómo ayudar a sus empleados a celebrar.
Hora - La hora debe ingresarse en formato de 24 horas. Por ejemplo, si desea que el reconocimiento se procese a las 3:00 pm, ingrese "15." Como el sistema solo procesará reconocimientos en la hora exacta, no debe proporcionarse un valor de minutos.
Zona Horaria - Ingrese la zona horaria escribiéndola completamente. Por ejemplo, la hora de la Costa Este en EE. UU. se ingresaría como Eastern Standard Time. No es necesario ajustar por horario de verano, ya que el sistema hará el ajuste automáticamente según la época del año. Puede consultar este artículo de Wikipedia para localizar su zona horaria local.
Desfase para Supervisor - El campo de desfase para supervisor le permite programar el envío del correo electrónico de notificación al gerente en los días previos al cumpleaños del empleado. El valor ingresado aquí debe estar entre -21 y 0. Si ingresa '-3', el correo de notificación al gerente se enviará tres días antes de la fecha de nacimiento del empleado. Si desea que la notificación al gerente se envíe al mismo tiempo que el correo electrónico al empleado, ingrese '0.'
Metadatos - Para utilizar esta opción, debe incluir metadatos en su archivo de usuarios. Ingrese datos en las celdas bajo esta columna utilizando el siguiente formato {"#Encabezado de Metadatos":["Valor de Metadato"]}. Por ejemplo, {“Departamento”:[“Ventas”], “Nivel de Autorización”:[“1”,”2”]}. Asegúrese de omitir el valor "#" antes de "Departamento" y "Autorización" en el encabezado de metadatos, ya que el sistema subirá los datos, pero no poblará la automatización. Al usar esta opción, recuerde configurar una fila "cumpleaños" en el archivo de usuarios para distinguir a los usuarios que están listados en el grupo de metadatos y a los usuarios que no forman parte del grupo de metadatos. Por ejemplo, si desea premiar de forma diferente a los empleados que son tiempo completo vs empleados que son tiempo parcial, crearía una nueva fila donde el texto en el campo sería "FT" para empleados a tiempo completo, y podría ingresar "PT" para empleados a tiempo parcial.
Subiendo el Archivo .CSV
Después de haber creado el archivo, regrese a la plataforma y en la misma ventana emergente, suba el nuevo archivo haciendo clic en "Elegir Archivo". Haga clic en "OK" para cargar el archivo en la plataforma. Si hay algún problema con el archivo, siga las instrucciones en el mensaje de error para corregir el archivo y vuelva a subirlo. Si no puede resolver el problema con el archivo, por favor hable con su punto de contacto en Awardco. Una vez que el archivo se haya cargado correctamente en el sistema, verá su archivo cargado en la tabla debajo de los encabezados en la página de Cumpleaños.
Vinculando el Programa de Cumpleaños a Redes de Premios Inteligentes
Usando el campo "Programa de Reconocimiento", tiene la capacidad de vincular la automatización de premios de cumpleaños a una red de premios inteligente que tiene opciones de canje diferentes a las que ofrece en su red de premios estándar.
Por ejemplo, tal vez quiera hacer que las tarjetas de regalo sean la única opción disponible para los usuarios que gasten estos puntos de cumpleaños, o tal vez las tarjetas de regalo no estén disponibles para los usuarios en sus otros programas pero desea hacerlas disponibles solo para los usuarios que reciben puntos de cumpleaños. Para hacer esto, usaría esta función para crear esas restricciones de uso de puntos.
Si no desea cambiar las opciones disponibles para los destinatarios de premios de cumpleaños y desea que los destinatarios vean la misma red de premios estándar, puede dejar el campo "Programa de Reconocimiento" en blanco. Si está interesado en configurar una red de premios inteligente para premios de cumpleaños, por favor hable con su Gerente de Éxito del Cliente de Awardco. También puede consultar el artículo Redes de Premios Inteligentes para más información sobre lo que es posible con esta función.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.