Este artículo detalla los pasos para formatear correctamente sus archivos de usuario .CSV para la transferencia. El formato correcto es imprescindible para tener una plataforma completamente funcional. Un formato incorrecto puede resultar en largos retrasos y, en casos graves, puede afectar gravemente la funcionalidad de su plataforma. Aquí hay una plantilla de archivo de usuario para su referencia.
- Formato
- Formato de Encabezados y Campos - Mínimo Requerido
- Formato de Encabezados y Campos - Opcional
- Notas sobre Campos Requeridos y Opcionales
- Configuraciones Regionales para Archivos CSV
Formato
Ya sea que envíe su archivo de usuario mediante una entrega manual o una transferencia automatizada a través de SFTP o API, deberá formatear su archivo de usuario según las siguientes pautas:
- Los archivos deben estar formateados como un .CSV
- Si sus usuarios tienen caracteres especiales en sus nombres, como "ü" o "ç", el archivo debe enviarse en formato CSV UTF-8.
- Los archivos de usuario completos deben cargarse en su totalidad cada vez.
- Esto asegura que la plataforma Awardco pueda tener en cuenta a los empleados dados de baja y las jerarquías de reporte.
- Los encabezados de columna de sus informes HRIS deben coincidir exactamente con el texto encontrado en el ejemplo de .CSV a continuación.
Formato de Encabezados y Campos - Mínimo Requerido
| Empleado Id | Un identificador único para cada empleado y la credencial principal de inicio de sesión. Típicamente una combinación numérica, pero podría ser un correo electrónico o letras si no existe otro identificador único. (Nota: Los ID son sensibles a mayúsculas y minúsculas y tienen un límite máximo de 100 caracteres) |
04686 2749218 FLast@company.com |
| Nombre | Primer nombre del empleado. Límite de 100 caracteres. | James |
| Apellido | Apellido del empleado. Límite de 50 caracteres. | Hendricks |
| Correo Electrónico | La dirección de correo electrónico única del empleado. Esto puede ser modificado por el empleado, se usa como credencial de inicio de sesión y es el método principal de comunicación. Aunque el sistema no mostrará un error si este campo falta, es un campo requerido para una experiencia de usuario sin problemas. Límite de 100 caracteres. | FLast@company.com |
Formato de Encabezados y Campos - Opcional
* - se recomienda encarecidamente incluir este campo
| Nombre Preferido | El Nombre Preferido se mostrará si está disponible en todas las funciones de la plataforma orientadas al empleado (incluidos los correos electrónicos). El lado de Admin de la plataforma continuará usando la columna Nombre. Límite de 100 caracteres. | Jimmy |
| Correo Electrónico Secundario | La dirección de correo electrónico personal, no laboral, del empleado. Esto puede ser modificado por el empleado. Si está utilizando la función de Redención Automática de Puntos, este es el correo electrónico donde se enviará la tarjeta prepaga cuando el empleado sea dado de baja. Este campo no necesita llenarse si su empresa no usa la función de Redención Automática de Puntos. Límite de 100 caracteres. | FirstLast21@gmail.com |
| Número de Teléfono | El número de teléfono laboral o personal del empleado. Si tiene dificultad para ingresar el número en el formato correcto (+11234567890), consulte con su contacto de Awardco. | +11234567890 |
| Nombre de Usuario | Designación opcional de nombre de usuario para acceder a la plataforma. El ID de usuario y correo electrónico pueden usarse para acceder, por lo que el nombre de usuario rara vez es necesario. Límite de 100 caracteres. | FLast FirstLast FL0730 |
| ID del Supervisor* | El ID del Supervisor se usa para construir la jerarquía de la plataforma. Todas las entradas deben coincidir con un ID en la columna ID de Empleado para asignar correctamente a los usuarios a un supervisor. |
04686 2749218 FLast@company.com |
| Código de País* | Código de país ISO de 2 letras (debe estar en formato ISO2) Límite de 2 caracteres. | US, CA, GB, FR |
| Contraseña | Credenciales de inicio de sesión preasignadas para cada empleado. Innecesarias cuando SSO está configurado. | uw54gw84fs |
| Fecha de Contratación* | La fecha en la que se activará un reconocimiento de aniversario. (Use el año de contratación, NO el año actual.) | YYYY-MM-dd, MM/DD/YYYY, M/D/YYYY, DD-MMM-YY |
| Fecha de Nacimiento | La fecha en que nació el empleado (el año es opcional. Puede incluirse, pero será recortado) | YYYY-MM-DD, MM/DD/YYYY, M/D/YYYY, MM-DD, M-D, MM/DD, M/D, 0000-MM-DD |
| Idioma | El idioma preferido del empleado. Esto es importante para los correos transaccionales. Debe estar en un idioma o código regional soportado. Límite de 5 caracteres. | Los códigos de idioma se pueden encontrar en el artículo de correo electrónico multilingüe. Por ejemplo, "en" para "Inglés" o "en-gb" para "Inglés (Reino Unido)" |
| # | Metadatos etiquetados con un "#" deben coincidir con el mismo texto generado desde su archivo de usuario. Límite de 200 caracteres para el encabezado y 200 caracteres para el valor. | #Ubicación, #Dirección, #Idioma |
| @ | Al configurar aprobaciones para programas de reconocimiento, puede usar metadatos asociados para vincular a un usuario con otros usuarios además de su gerente. Para configurar una asociación, agregue una nueva columna al archivo de importación con el título del encabezado que comience con el símbolo "@". Nota: los metadatos asociados no funcionarán si se usa una columna de metadatos existente. Siempre cree una nueva columna en el archivo de usuario; cambiar "#" a "@" no funcionará. Consulte Configuración de Metadatos en Archivos de Usuario para más información. | @Departamento VP |
| ^ | Si ejecuta un programa de regalos corporativos a través de Awardco (artículos físicos como placas, acrílicos, certificados impresos, números o cajas de bonificación), los campos de envío deben incluirse en el archivo de usuario y cada columna requerirá un caret para procesar los datos. Los datos en columnas con un ^ se cargarán en la plataforma, pero estarán ocultos; no serán visibles para administradores o usuarios dentro de la plataforma. Consulte Configuración de Metadatos en Archivos de Usuario para más información. | ^Nombre del Supervisor |
| ~ | Los Metadatos Sensibles deben usarse para datos sensibles del empleado que no deben mostrarse ampliamente en la plataforma. Para configurar Metadatos Sensibles en un archivo de usuario, agregue una nueva columna al archivo de importación con el título del encabezado que comience con el símbolo ~. Los Metadatos Sensibles no requieren nombres o valores estandarizados, igual que los metadatos regulares. Sin embargo, una columna de Metadatos Sensibles no puede compartir el mismo nombre que una columna de metadatos regulares, incluso si el campo de metadatos regular ha sido archivado. Si previamente importó un campo sensible como metadatos regulares, actualice el prefijo del encabezado de # a ~ y renombre la columna. Los Metadatos Sensibles solo se mostrarán en los reportes de Engage, en la página de Registro de Cambios y en las páginas de Integraciones HRIS. No se mostrarán en otros reportes o configuraciones de la plataforma. Consulte Configuración de Metadatos en Archivos de Usuario para más información. | ~Género |
Notas sobre los Campos Requeridos y Opcionales
-
Eliminación de Campos: Ninguno de los siguientes valores de campo puede eliminarse importando un valor en blanco o nulo en el archivo de usuario; la plataforma conservará los datos existentes. La única excepción es Nombre de Usuario, que puede establecerse como nulo:
- ID de Empleado
- Nombre
- Apellido
- Correo Electrónico
- Nombre Preferido
- Correo Electrónico Secundario
- Fecha de Nacimiento
- Fecha de Contratación
- Número de Teléfono
- Código de País
- Campo de Correo Electrónico: Aunque la plataforma puede procesar un archivo de usuario sin una columna de correo electrónico, se considera un campo requerido. Incluir una dirección de correo electrónico para cada empleado es crítico para una plataforma funcional y exitosa, ya que las soluciones alternativas para direcciones faltantes pueden conducir a una mala experiencia de usuario.
- ID del Supervisor: Cualquier persona listada en un campo de supervisor será asumida como parte de la jerarquía de todos sus reportes directos. Cualquier persona no listada como supervisor será considerada un empleado. Por lo tanto, si el ID del supervisor usado para un empleado no está en la plataforma, ese ID será ignorado. Si se ignora el ID del supervisor del empleado, se asumirá que no tiene supervisor. El archivo de usuario no generará error si los IDs de supervisor no están listados como empleados.
- Contraseñas: Si los empleados tienen cuentas de correo electrónico, Awardco recomienda encarecidamente usar SSO (inicio de sesión único) o un Código de Inicio de Sesión para acceder a la plataforma Awardco. Si los empleados no tienen acceso a SSO o cuentas de correo electrónico, se pueden usar nombres de usuario genéricos y contraseñas únicas para iniciar sesión en la plataforma Awardco. Las contraseñas únicas son valores fáciles de comunicar y protegen generalmente la contraseña. Por ejemplo, los últimos cuatro dígitos del SSN. No se sugieren contraseñas uniformes. Las contraseñas uniformes incluyen contraseñas genéricas como “Password”, “awards” o “Company2018”.
- Inicio de sesión único es el método de verificación preferido de Awardco. SSO es un método de autenticación que permite a un usuario iniciar sesión con un solo ID y contraseña en varios sistemas de software. Si su empresa usa SSO para el método de inicio de sesión, las columnas de nombre de usuario y contraseña pueden omitirse o dejarse en blanco.
- Código de Inicio de Sesión es el método preferido cuando SSO no está disponible. Se enviará un Código de Inicio de Sesión único por correo electrónico a los empleados al lanzar el programa. Este enlace único otorgará acceso inicial y les solicitará crear una contraseña para uso futuro. Se requieren correos electrónicos para todos los usuarios que usen un Código de Inicio de Sesión. Las columnas de nombre de usuario y contraseña pueden omitirse o dejarse en blanco.
- Contraseñas Únicas se sugieren para empresas que no pueden utilizar ni SSO ni Código de Inicio de Sesión vía correo electrónico. Las contraseñas únicas son valores fáciles de comunicar y generalmente protegen la contraseña. Por ejemplo, los últimos cuatro dígitos del SSN.
- Contraseñas Uniformes NO se sugieren. Las contraseñas uniformes incluyen contraseñas genéricas como “Password”, “awards” o “Company2018”.
- Idioma: Agregar el idioma preferido del empleado es útil cuando desea enviar correos transaccionales en otro idioma. Los códigos de idioma se pueden encontrar en el artículo de correo electrónico multilingüe. Los valores soportados pueden incluir un código de idioma de dos letras o una variante regional, como en, en-gb o fr-ca.
- Metadatos: Para que un campo personalizado se incluya en el sistema Awardco, el encabezado de la columna DEBE comenzar con un '#'. Cualquier columna adicional añadida al archivo sin un '#' en el encabezado será ignorada por la importación. Los campos adicionales se usan para propósitos de reporte y estarán disponibles para filtrar en los reportes. Los valores están limitados a 200 caracteres.
- Regalos Corporativos: Awardco puede solicitar campos adicionales para la gestión de artículos de regalos corporativos.
Configuraciones Regionales para Archivos CSV
Los archivos CSV a veces pueden mostrarse incorrectamente en Excel debido a diferencias en las configuraciones regionales. Específicamente, el separador de lista predeterminado difiere por región: en EE.UU. es una coma (,), mientras que en muchos otros países es un punto y coma (;). Esto puede causar que todos los datos aparezcan en una sola columna al abrirse en Excel.
Para asegurar que sus archivos CSV se abran correctamente en Excel independientemente de las configuraciones regionales, siga estos pasos:
Opción 1: Cambiar Configuraciones Regionales en Excel
- Abra Excel.
- Vaya a Archivo > Opciones > Avanzadas.
- Desplácese hasta la sección Opciones de edición.
- Marque la casilla Usar separadores del sistema (si no está marcada).
- Asegúrese de que el Separador decimal sea un punto (.) y el Separador de miles sea una coma (,).
Opción 2: Cambiar Separador de Lista en Configuraciones Regionales (Windows)
- Abra el Panel de control.
- Vaya a Reloj y Región > Región > Configuración adicional....
- En el diálogo Personalizar formato, encuentre el cuadro Separador de lista y cámbielo a una coma (,).
- Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
Opción 3: Cambiar Manualmente las Columnas Después de Abrir
Si no prefiere cambiar las configuraciones regionales, puede especificar manualmente el delimitador en Excel:
- Abra Excel.
- Vaya a Datos > Desde Texto/CSV.
- Seleccione su archivo CSV y haga clic en Importar.
- En el Asistente de importación, elija Delimitado y haga clic en Siguiente.
- Seleccione Coma como delimitador y haga clic en Finalizar.
Nota: Cambiar manualmente las columnas usando este método no se recomienda para reportes de Awardco. Esto se debe a que los datos a menudo incluyen comas y puntos y comas, lo que puede causar divisiones incorrectas de columnas y reportes inexactos.
Siguiendo estos pasos, debería poder ver los archivos CSV correctamente en Excel, asegurando una gestión de datos fluida y reportes precisos.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.