Este artículo le enseñará cómo crear, gestionar y archivar presupuestos en su plataforma Awardco. Por favor, consulte el video a continuación para una explicación completa.
Paso a Paso + Visual
Inicie sesión como Administrador y haga clic en la pestaña Presupuestos. Aquí verá una lista de todos los presupuestos actuales de su empresa y a quién están asignados.
Creación de un Presupuesto
Puede crear un nuevo presupuesto haciendo clic en Editar Presupuestos y + Agregar Presupuesto.
En esta ventana puede ingresar los detalles para el nuevo presupuesto. El nombre es cómo se identificará el presupuesto en la pestaña Presupuestos para los administradores y cómo se mostrará a los usuarios del presupuesto en la interfaz de la plataforma. El centro de costos seleccionado debe estar creado antes de que el presupuesto pueda asignarse a ese centro de costos. Los centros de costos se usan raramente, principalmente por organizaciones grandes que rastrean cientos de presupuestos en varios grupos de negocio. Para configurar centros de costos para su organización, contacte a su Gerente de Éxito del Cliente.
Luego, deberá designar si el presupuesto es gravable o no gravable. Esto no afecta el funcionamiento del presupuesto y es solo para fines de reporte. Finalmente, asigne Propietarios del Presupuesto. Asignar un usuario como Propietario del presupuesto no le dará automáticamente acceso para usar ese presupuesto. La asignación de un Propietario será bastante rara. Para entender mejor la asignación de Propietarios y sus implicaciones, por favor revise el artículo Propietarios del Presupuesto. Ellos deberán ser agregados directamente al presupuesto una vez que el presupuesto esté creado. Vea más abajo para instrucciones sobre cómo asignar usuarios al presupuesto. Tanto los Propietarios del Presupuesto como el Centro de Costos no son campos obligatorios. Si desea que el Centro de Costos sea un campo obligatorio, por favor contacte a su punto de contacto en Awardco.
Ingrese el nombre del presupuesto, asigne el centro de costos (si aplica), seleccione si el presupuesto será gravable o no, y haga clic en OK para crear el nuevo presupuesto.
Su nuevo presupuesto aparecerá en la lista de presupuestos actuales.
Una vez creado un presupuesto, deberá determinar el saldo así como quién tendrá acceso para usar ese presupuesto en reconocimientos monetarios.
Ajuste de Valores del Presupuesto
Para agregar o eliminar fondos de un presupuesto, busque el presupuesto en la lista de presupuestos de su plataforma y haga clic en el ícono de círculo a la derecha del presupuesto y seleccione 'Agregar/Eliminar Puntos'. También puede hacer clic en el saldo del presupuesto para acceder rápidamente a la ventana emergente 'Agregar/Eliminar Puntos'.
Esto abrirá la ventana 'Agregar/Eliminar Puntos' donde podrá ajustar el saldo del presupuesto. Para agregar puntos, ingrese un número en los campos Puntos o Fondos. Si su plataforma usa una proporción 1:1 para Puntos a Dólares, los campos Puntos y Fondos coincidirán. La proporción que usa su plataforma se muestra justo debajo de los campos Puntos y Fondos. Para eliminar puntos del presupuesto, ingrese un número negativo. Por ejemplo, si desea eliminar 200 puntos del presupuesto, debe ingresar -200. Haga clic en 'Actualizar Saldo' una vez que haya ingresado el valor.
Si recibe un mensaje de error "Cantidad No Válida", significa que no hay suficientes puntos en la Cuenta de la Compañía. Consulte este artículo para saber cómo agregar puntos a su plataforma.
También tiene la capacidad de mover fondos directamente de un presupuesto a otro. Esto se hace nuevamente haciendo clic en el ícono de círculo a la derecha del presupuesto y seleccionando 'Transferir Puntos Salientes'.
Esto abrirá la ventana 'Transferir Puntos desde [Nombre del Presupuesto]'. Ingrese el presupuesto al que desea mover los fondos y el valor que desea transferir. Haga clic en 'Transferir' cuando esté listo para mover los fondos. Si aparece un error de fondos insuficientes, significa que no hay suficientes puntos en el presupuesto para transferir.
NOTA: Los cambios en los saldos de los presupuestos son inmediatos. No habrá demora en la transferencia de fondos ni desde la cuenta de la compañía ni de un presupuesto a otro.
Asignación de Acceso
El acceso al presupuesto se asigna ingresando un Usuario, Grupo, Metadatos o Rol en el campo de Acceso al Presupuesto. Por defecto, si un Grupo o valor de Metadatos está asignado a un presupuesto, todos los tipos de rol (Administrador, Gerente Ejecutivo, Gerente de Grupo y Empleado) tendrán acceso a ese presupuesto. Si se desea limitar el acceso por Metadatos/Grupo a roles específicos, agregue el nombre del rol a los parámetros de acceso del presupuesto. Haga clic en el campo de búsqueda del presupuesto para buscar el individuo, Grupo, Metadatos y/o rol que desea asignar.
Veamos el Presupuesto de Cumpleaños en la captura de pantalla arriba. El Usuario 'Dan Anderson', el Grupo 'Margaret Johnson' y el subconjunto de Metadatos 'Ventas', han sido asignados al presupuesto. Esto significa que Dan Anderson, todos los usuarios del grupo de Margaret Johnson y todos los usuarios del Departamento de Ventas tienen acceso al Presupuesto de Cumpleaños. Asignemos el rol 'Administrador' y el subconjunto de Metadatos 'Nivel de Trabajo: 1' al presupuesto de Ciberseguridad. Para hacerlo, haríamos clic junto al presupuesto de Ciberseguridad y escribiríamos 'Administradores' en la búsqueda. Una vez que seleccionamos Administradores del menú desplegable, se agregan al presupuesto.
Hagamos lo mismo para Nivel de Trabajo:1. Para buscar metadatos, ingrese el valor de datos, '1'.
Ahora, todos los Administradores en el grupo de Trabajo Nivel 1 tienen acceso al presupuesto de Ciberseguridad.
Agregar múltiples campos de metadatos a un campo de presupuesto actúa como una declaración Y. Por ejemplo, si se agregaran los valores de metadatos "Departamento: Ventas" y "rol: Gerente de Grupo", quienes tengan acceso al presupuesto deberán estar en Ventas Y ser Gerentes de Grupo. Cuando se agregan múltiples valores de metadatos dentro del mismo campo, el acceso al presupuesto asume una declaración O. Si se agregaran los valores de metadatos Departamento: Ventas y Departamento: Marketing, quienes estén en cualquiera de los departamentos de Ventas o Marketing tendrían acceso al presupuesto.
Grupos de Presupuesto
Otra manera de establecer acceso a presupuestos usando metadatos es crear grupos de presupuesto. Los Grupos de Presupuesto son presupuestos creados basados en un campo de metadatos; garantizan que cada usuario tenga acceso a un presupuesto en el grupo de metadatos, independientemente de cambios organizacionales dentro de la plataforma. Para saber más sobre cómo establecer grupos de presupuesto, visite este artículo.
Ajuste de Configuraciones del Presupuesto
Para cambiar el nombre, centro de costos, gravabilidad o el Propietario, haga clic en los "..." a la derecha del presupuesto y seleccione 'Editar Presupuesto'. Esto abrirá la ventana 'Editar Presupuesto' que tiene los mismos campos que la ventana 'Crear Presupuesto'. Ingrese los cambios deseados y haga clic en guardar. También tiene la capacidad de archivar un presupuesto desde esta ventana. Archivar un presupuesto eliminará el presupuesto del sistema. También puede archivar el presupuesto haciendo clic en el ícono de círculo y seleccionando 'Archivar Presupuesto'. Esto mostrará una página de confirmación donde se le pedirá confirmar su solicitud de archivo.
Si archiva un presupuesto y desea reactivarlo, acceda a la pestaña Inactivos en la parte superior de la página de presupuestos, seleccione los "..." a la derecha del presupuesto y haga clic en "Activar Presupuesto".
Búsqueda por Presupuesto/Grupo/Usuario/Metadatos
Si desea buscar información para un presupuesto específico, ver qué grupos o usuarios tienen acceso a qué presupuestos, o ver qué metadatos se están usando para especificar el acceso al presupuesto, simplemente use la barra de búsqueda sobre la lista de presupuestos activos. Escriba el criterio de búsqueda y presione enter para realizar la búsqueda.
Buscar el nombre de un usuario le mostrará todos los presupuestos a los que ese usuario está asignado. Buscar un grupo le mostrará todos los presupuestos a los que ese grupo está asignado. Buscar el nombre de un presupuesto le mostrará qué grupos y usuarios están asignados a él. Buscar por metadatos mostrará todos los presupuestos que usan ese valor de metadatos como parámetros de acceso al presupuesto.
Actualización de Presupuestos mediante Archivo CSV
Para una vista rápida de todos los presupuestos, o para hacer ajustes masivos, ahora puede descargar la lista de presupuestos a un archivo .csv, hacer los cambios que desee y luego subir el archivo .csv con todos sus cambios (consulte nuestro artículo Gestión de Presupuestos mediante Archivo CSV para más información). Para descargar el archivo .csv, haga clic en Subir CSV en la esquina superior derecha de la página de presupuestos. Luego haga clic en budgets.csv. Esto descargará el archivo budgets.csv a su computadora.
Cuando abra el archivo, asegúrese de guardarlo con la fecha en que lo descargó. El archivo le mostrará información como una lista de sus presupuestos, el saldo monetario de cada presupuesto y quién tiene acceso al presupuesto. Cualquier cambio que haga en este archivo puede aplicarse a sus presupuestos cuando suba el archivo.
Nota: NO cambie los Id o Id de Presupuesto Padre. Estos son números generados automáticamente que nuestro sistema usa para diferenciar entre varios presupuestos que pueden tener el mismo nombre en diferentes compañías (por ejemplo, premios por antigüedad, que es un nombre de presupuesto muy popular para muchas compañías).
Puede cambiar el nombre de cada presupuesto simplemente escribiendo el nuevo nombre en la columna de nombre.
La columna de saldo le permitirá cambiar la cantidad monetaria en cada presupuesto. Cuando suba el archivo, cada presupuesto se restablecerá al valor que haya puesto en la celda de la columna saldo. Para agregar o restar del saldo existente, escriba "+" o "-" antes del número en la columna saldo.
Nota: Necesitará formatear la columna de saldo como celdas de texto para que los signos "+" y "-" se mantengan en las celdas.
La columna de grupos le permitirá cambiar los diferentes grupos que tendrán acceso a cada presupuesto. La columna de usuarios le indicará qué usuarios tienen acceso a un presupuesto específico.
Puede agregar un nuevo presupuesto a su archivo, lo que creará un nuevo presupuesto en el sistema cuando suba un archivo nuevo. Deje la celda de ID en blanco; nuestro sistema asignará un nuevo ID cuando se cree el presupuesto. Cuando esté seguro de que su información es correcta, haga clic en Subir CSV, seleccione su archivo y haga clic en OK. Si desea archivar cualquier presupuesto que no esté en el archivo CSV, active la opción Archivar antes de subirlo.
Su lista de presupuestos activos reflejará toda la información que ingresó en el archivo .csv.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.