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Configuración de la Expiración de Puntos para Usuarios (Legado)

Actualización

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La expiración de puntos está diseñada para asegurar que los puntos otorgados a los usuarios se utilicen dentro de un plazo específico. Esto fomenta el canje oportuno de puntos y evita que permanezcan sin usar en las carteras de los usuarios. En este artículo, mostraremos varios casos de uso para la expiración de puntos, proporcionaremos pasos detallados sobre cómo implementarla, discutiremos las mejores prácticas para asegurar una experiencia de usuario fluida y abordaremos preguntas frecuentes.

Consulte el artículo Gestión de Redes de Premios para obtener detalles sobre cómo las configuraciones de expiración de puntos interactúan con las Redes de Premios. Además, revise Lo que Necesita Saber Sobre la Expiración de Puntos para ver preguntas comunes que pueden tener los usuarios finales.

  1. Casos de Uso de la Expiración de Puntos
  2. Creación de Reglas de Expiración de Puntos
  3. Consideraciones para la Mejor Experiencia de Usuario
  4. Preguntas Frecuentes

Casos de Uso de la Expiración de Puntos

Hay varias razones por las que las organizaciones podrían querer implementar la expiración de puntos:

  1. Incentivar el Uso: Los puntos pueden acumularse en las carteras de los usuarios y permanecer sin usar. Al establecer una fecha de expiración, se anima a los usuarios a canjear sus puntos antes, aprovechando su valor más rápidamente.
  2. Cuentas de Gastos para Estilo de Vida y A-Pay: Muchas organizaciones ofrecen Cuentas de Gastos para Estilo de Vida que proporcionan estipendios para compras relacionadas con bienestar, gastos de trabajo desde casa, comestibles, costos de cuidado infantil, cursos de educación financiera o desarrollo profesional. La expiración de puntos puede ser especialmente útil en estos escenarios para asegurar que los puntos asignados se usen para sus propósitos dentro de un período específico. La Expiración de Puntos también se integraría perfectamente si una LSA está conectada a la función A-Pay.
  3. Fomentar la Participación: Los puntos que expiran pueden impulsar un compromiso continuo creando un sentido de urgencia. Los usuarios tienen más probabilidades de mantenerse activos y participar en los programas si saben que sus puntos tienen una vida útil limitada.
  4. Planificación Financiera: Para la organización, la expiración de puntos puede ayudar en una mejor planificación financiera y contabilidad al reducir las obligaciones por puntos pendientes.

Creación de Reglas de Expiración de Puntos

Navegación a la Configuración de Expiración de Puntos

Para ver y editar la configuración de expiración de puntos:

  1. En la página de inicio, seleccione el botón ‘Admin’ en la esquina superior derecha.
  2. Haga clic en la pestaña ‘Configuración’.
  3. Haga clic en ‘Redes de Premios’ en el lado izquierdo.
  4. Seleccione el mosaico de la Red de Premios deseada.
  5. Haga clic en la pestaña ‘Expiración de Puntos’.

Recordatorio por Correo Electrónico 

  • Active el "Recordatorio por Correo Electrónico" para enviar notificaciones a los usuarios sobre puntos que están por expirar.
  • Asegúrese de haber creado una plantilla de correo electrónico adecuada usando el Editor Fácil de Plantillas de Correo Electrónico y clasifíquela con el tipo de correo electrónico "Puntos por Expirar".
  • Especifique el número de días antes de la expiración en que se debe enviar el recordatorio.

Agregar Nuevas Reglas

  1. Haga clic en “Agregar Nueva Regla”.
  2. Ingrese un nombre para la regla.
  3. Cree grupos específicos basados en metadatos a los que se aplicará la expiración de puntos (por ejemplo, la expiración de puntos aplica solo a usuarios con la etiqueta de metadatos #Ventas).
    • Si se seleccionan múltiples metadatos, la lógica asumirá declaraciones AND (por ejemplo, los puntos expirarán para usuarios con etiquetas de metadatos #Ventas Y #Denver).
    • Si no se selecciona ningún metadato, la expiración de puntos se aplicará a todos los usuarios de la red de premios.
  4. Especifique cuándo expiran los puntos:
    • Basado en el tiempo desde que se otorgaron: Ingrese la antigüedad de los puntos cuando expiren usando el cuadro de texto y el menú desplegable “Expirar puntos mayores a”. Las opciones de período de tiempo son: Semana(s), Mes(es) o Año(s).
      • Ejemplo: Si desea que los puntos en esta red de premios expiren 6 meses después de haber sido otorgados, deje el campo “Metadatos Elegibles” en blanco (para aplicar la regla a todos los usuarios), seleccione “Basado en el tiempo desde que se otorgaron” e ingrese 6 mes(es) en el campo “Expirar puntos mayores a”.
    • En una cadencia específica: Seleccione el intervalo en el que los puntos expiran. Las opciones en el menú desplegable “Expirar todos los puntos” son: Semanal, Mensual, Trimestral (T1, T2, T3, T4) y Anual.
      • Para las cadencias específicas: Ingrese la cadencia con la que se repetirá la expiración usando el cuadro de texto “Repetir cada” y la fecha de inicio en el selector de fechas.
      • Edad mínima antes de expirar (opcional): Al usar una regla basada en cadencia, también puede establecer una edad mínima que los puntos deben tener antes de ser elegibles para expirar. Cada vez que se ejecute la regla, Awardco:
        • Revisará todos los puntos que coincidan con la regla (Red de Premios, país, metadatos, etc.).
        • Solo expirará los puntos que tengan al menos la edad mínima configurada (por ejemplo, al menos 2 años).
        • Dejará los puntos más nuevos en la cartera del usuario hasta una ejecución futura, cuando cumplan la edad mínima.
  • Ejemplo: Si desea que los puntos en esta red de premios expiren anualmente para todos los empleados a tiempo parcial, pero solo expiren los puntos mayores de 2 años, ingrese #part-time en el campo “Metadatos Elegibles”, seleccione “En una cadencia específica”, seleccione “Anual” en el menú desplegable “Expirar todos los puntos”, ingrese 1 en el campo “Repetir cada”, seleccione una fecha de inicio y establezca la edad mínima en 2 años.
  1. Haga clic en “Listo”.
  2. Haga clic en “Guardar y Aplicar Regla(s)” y confirme los cambios.
  • Importante
    • Las reglas de expiración entran en vigor inmediatamente al guardarse.
    • Los puntos existentes que cumplan con los criterios de la regla se verán afectados.
    • Si su regla usa una edad mínima con una expiración basada en cadencia, cualquier punto existente que ya cumpla con los criterios de la regla y la edad mínima será elegible para expirar la primera vez que la regla se ejecute después de guardarla. Los puntos más nuevos permanecen en la cartera del usuario hasta una ejecución futura cuando cumplan la edad mínima.
    • Los recordatorios por correo electrónico comenzarán a enviarse según el número de días que haya configurado antes de la expiración.

 

Gestión de Reglas

Cualquier regla creada (con estado “No Aplicada” o “Aplicada”) aparecerá en la sección de reglas de Expiración de Puntos. La tabla mostrará el nombre de la regla, estado, a quién se aplica, detalles de la regla de expiración de puntos y la próxima fecha en que la regla se ejecutará.

Haga clic en los tres puntos apilados a la derecha de la regla para editar, archivar o eliminar la regla. Archivar la regla cambiará el estado de “Aplicada” a “Archivada” y la moverá a la pestaña “Archivadas”.

Consideraciones para la Mejor Experiencia de Usuario

Para asegurar una experiencia positiva para el usuario, considere lo siguiente:

  1. Visibilidad de Puntos que Expiran: Los usuarios pueden ver el total de puntos que expirarán en su widget de usuario en la página de inicio y en la página de canje de puntos.
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  1. Comunicación:
    • Comunique claramente la política de expiración de puntos dentro de su organización.
    • Utilice el Editor Fácil de Plantillas de Correo Electrónico para configurar un correo electrónico de expiración de puntos. Agregue una plantilla de correo electrónico, clasifíquela bajo el ‘Tipo de Correo Electrónico de Puntos por Expirar’ y personalice la plantilla predeterminada. Este correo se enviará 7 días antes de que los puntos expiren.
    • Notifique a los usuarios sobre las políticas de expiración de puntos cuando se otorguen puntos. Use la variable {{PointExpirationDate}} para incluir la fecha de expiración en estas notificaciones por correo electrónico adjuntas a Programas de Reconocimiento, Programas de Ganancias, etc. Por ejemplo, “Asegúrese de utilizar estos puntos pronto, ya que expiran el {{PointExpirationDate}}.”
  2. Conciencia de la Zona Horaria
    • Los puntos expiran a las 12:00 AM UTC el primer día del mes siguiente. Por ejemplo, los puntos que expiran el 1 de noviembre lo harán a las 7:00 PM EST el 31 de octubre. Asegúrese de que los usuarios estén conscientes de este horario si operan en diferentes zonas horarias, ya que puede afectar la última oportunidad para canjear sus puntos.

Preguntas Frecuentes

¿Qué sucede si se me factura en la cuenta de redención por puntos otorgados?

  • Si se le factura por puntos otorgados, cualquier punto que expire será acreditado de vuelta a su organización en la factura del mes siguiente.  

¿A dónde van los puntos después de que expiran?

  • Los puntos expirados regresan a la Cuenta de la Compañía en el Resumen de Puntos a las 12 am UTC del primer día del mes siguiente.

¿Qué pasa si agrego una regla de expiración basada en cadencia con una edad mínima?

  • Cuando guarda una nueva regla de expiración basada en cadencia con una edad mínima, Awardco evalúa todos los puntos existentes que coinciden con los criterios de la regla. La primera vez que esa regla se ejecute después de guardarla, cualquier punto que tenga al menos la edad mínima establecida expirará conforme a la cadencia. Los puntos que aún no tienen la antigüedad suficiente permanecerán en la cartera del usuario y se procesarán en una ejecución futura cuando alcancen la edad mínima.

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.

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