Integración con UKG Pro

Integre sin esfuerzo con UKG Pro para mantener su plataforma Awardco actualizada utilizando la sincronización HRIS de Awardco. Esta integración permite una gestión fluida de los datos de los empleados, asegurando que sus programas de reconocimiento y recompensas siempre sean precisos y estén alineados con los datos más actuales de UKG Pro.

Advertencia: Si ya tiene datos de empleados en su plataforma, confirme que los ID de empleado que usará en su nueva fuente de datos sean consistentes con los datos actuales de usuario. No hacerlo puede resultar en duplicación de usuarios, errores de reconocimiento y pérdida de integridad de datos. 
 

1. Valor
2. Cómo Implementar
3. Configuraciones Generales
   • Configuraciones Avanzadas
4. Configuraciones de Mapeo
   • Campos Soportados
   • Agregar Campos de Metadatos
5. Notas Importantes

Valor

Integrar UKG Pro con Awardco ofrece varios beneficios clave:

• Sincronización Automática de Datos: Los datos de empleados como contrataciones, terminaciones y cambios de rol se sincronizan automáticamente entre UKG Pro y Awardco, asegurando que los programas de reconocimiento sean precisos y estén actualizados.
• Reconocimiento de Hitos de Empleados: Reconozca automáticamente a los empleados por hitos como aniversarios y logros, basándose en sus datos de empleo de UKG Pro.
• Reducción del Trabajo Manual: Automatice las actualizaciones de datos para ahorrar tiempo y eliminar la entrada manual de datos, reduciendo la posibilidad de errores.
• Uso Centralizado de Datos: Aproveche los datos sincronizados de empleados para programas de reconocimiento, aprobaciones, roles y permisos, simplificando sus procesos internos.
• Asignación Precisa del Presupuesto: Asegure que las recompensas e incentivos se distribuyan correctamente usando los datos más actuales de departamento, ubicación y rol de UKG Pro.

Cómo Implementar

Nota: Esta es una función de pago. Por favor, contacte a un representante de Awardco para habilitar la integración con UKG Pro antes de continuar.

Para configurar la integración con UKG Pro, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en Awardco con credenciales de administrador.
2. Seleccione el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
3. Desde el menú de navegación izquierdo, seleccione "Plataforma" y luego "Integraciones".
4. Seleccione la "Biblioteca de Integraciones."
5. Busque UKG Pro en la Biblioteca de Integraciones.
6. Haga clic en Configurar UKG Pro.
7. Haga clic en Continuar para aceptar los términos de servicio y la política de privacidad.
8. Revise los permisos solicitados y haga clic en Continuar.
9. Siga estos pasos para crear un usuario de servicio en UKG Pro.
10. Una vez completada la configuración del usuario de servicio, marque la casilla confirmando "He completado estas instrucciones."
11. Ingrese la URL del servicio web, nombre de usuario, contraseña, clave API y nombre corto de la empresa, luego haga clic en Conectar.
12. Un mensaje de éxito confirmará la conexión. Haga clic en Siguiente para finalizar la configuración. Después de conectar exitosamente con UKG Pro, estarán disponibles las siguientes opciones:
    • ¿Desea archivar a los empleados que están inactivos en UKG Pro?
      • No archivar empleados
      • Archivar empleados (Recomendado)
    • ¿Debe la dirección de correo electrónico del empleado en HRIS Sync sobrescribir cualquier dirección de correo electrónico ingresada en la configuración de su perfil?
      • No sobrescribir correos de Awardco
      • Sobrescribir correos de Awardco
    • ¿Con qué frecuencia desea importar la información de los empleados?
      • Diariamente
      • Semanalmente
      • Mensualmente
    • ¿Desea ejecutar una importación manual ahora?
      • Ejecutar una importación manual es obligatorio antes de habilitar las importaciones automáticas. Puede tardar varios minutos en completarse.
      • Seleccionar “Omitir por ahora” retrasará la importación; una importación manual debe realizarse más tarde desde la pestaña Configuraciones Generales.
      • Después de una importación manual exitosa, una notificación mostrará un resumen de los cambios en el archivo, como nuevos usuarios, usuarios actualizados, usuarios archivados y usuarios restaurados. Haga clic en Guardar Importación.
    • ¿Iniciar importaciones automáticas ahora?
      • Pausar importaciones automáticas (las importaciones pueden habilitarse más tarde desde la pestaña Configuraciones Generales.)
      • Iniciar importaciones automáticas

Configuraciones Generales

Se pueden hacer ajustes a la integración en la pestaña Configuraciones Generales después de la configuración:

• Importación Manual: Ejecute una importación manual en cualquier momento para actualizar los datos de empleados. Esto es requerido antes de habilitar importaciones automáticas.
• Frecuencia de Importación Automática: Configure con qué frecuencia se importan los datos de empleados—diariamente, semanalmente o mensualmente.
• Pausar/Reanudar Importaciones Automáticas: Use este botón para detener las importaciones automáticas si es necesario, o reanudar las importaciones una vez resueltos los problemas.
• Vista Previa del Archivo de Usuarios: Descargue un archivo CSV con los datos de usuarios para verificar su precisión.

Configuraciones Avanzadas

Las configuraciones avanzadas ofrecen mayor control sobre cómo se importan los datos desde UKG Pro:

• Archivar Empleados: Elimine automáticamente a los empleados que ya no están en las importaciones de datos (recomendado).
• Prioridad de Fecha de Contratación: Determina qué fecha de contratación usar para Premios de Servicio, Premios de Incorporación y otros reconocimientos. Elija Fecha de Contratación Original para mantener la primera fecha importada, o Fecha de Contratación Más Reciente para actualizarla con cada importación sucesiva.
• Sobrescribir Correos Electrónicos: Habilite esto para sobrescribir las direcciones de correo electrónico de los empleados con nuevos datos de UKG Pro durante cada importación.
• Agregar + a Números Telefónicos: Agregue automáticamente un prefijo “+” a los números telefónicos si no está incluido en los datos importados.
• Sobrescribir Fecha de Contratación: Use la fecha de contratación de UKG Pro para reemplazar cualquier fecha existente en Awardco.
• ID de Empleados: Importe los ID de empleados desde UKG Pro o genere nuevos en Awardco.
• No Importar Usuarios: Configure reglas para excluir usuarios específicos de la importación. Contacte a un representante de Awardco para asistencia.
• Excluir Campos de la Importación: Especifique campos (encabezados de columna) para excluir de la importación de datos.
• Eliminar Integración: Desconecte la integración con UKG Pro y elimine todas las configuraciones asociadas. Esta acción no se puede deshacer.

Configuraciones de Mapeo

Configure cómo se mapean los datos de usuarios entre UKG Pro y Awardco. Al seleccionar campos en los menús desplegables, verá tanto el nombre del campo como un valor de ejemplo de sus datos de UKG Pro (el primer valor poblado en ese campo) para ayudarle a identificar fácilmente el mapeo correcto.

Campos Soportados

A continuación, los campos principales y de metadatos aceptados por la integración.

Campos Principales

Campos de Metadatos

*¿Falta algún campo? Haga clic aquí para solicitarlo.

Agregar Campos de Metadatos

Los metadatos personalizados le permiten importar datos adicionales del usuario que pueden mostrarse en la plataforma o utilizarse para configurar configuraciones avanzadas, como la elegibilidad para programas. Para incluir campos adicionales de metadatos:

1. Haga clic en el botón + Agregar Campo de Metadatos en la parte inferior de la página.
2. Seleccione el campo de UKG en el menú desplegable e ingrese cómo desea que se muestre el nombre del campo en Awardco.
3. Haga clic en Guardar después de realizar los cambios.

Después de agregar un campo de metadatos, haga clic en los tres puntos apilados junto al campo para:

• Cambiar Tipo: Hacer que el campo sea “Predeterminado”, “Asociado” (usado para vincular usuarios a IDs adicionales de supervisores para flujos de trabajo complejos de aprobación de reconocimiento), o “Oculto” (usado por Awardco para regalos corporativos; estos datos no se mostrarán en la plataforma).
• Eliminar el campo.

Notas Importantes

• Necesitará configurar una cuenta de servicio para Awardco, o utilizar una existente
• El correo electrónico por defecto siempre es el correo laboral del usuario. Si no está presente, se usa el correo personal. Si hay correo laboral, el personal se usa como Correo Secundario.
• Los números telefónicos deben incluir código de país y comenzar con el símbolo + para funcionar con la función SMS de Awardco. Se puede agregar automáticamente el prefijo + para los usuarios si es necesario (Configuraciones Avanzadas de HRIS Sync).

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.