Integración con Paychex Flex

Integre sin esfuerzo con Paychex Flex para poblar su plataforma Awardco y mantenerla actualizada con HRIS Sync de Awardco. Esta integración permite una gestión fluida de los datos de los empleados, asegurando que los programas de reconocimiento, aprobaciones y permisos sean siempre precisos y oportunos.

Advertencia: Si ya tiene datos de empleados en su plataforma, por favor confirme que los IDs de empleados que utilizará en su nueva fuente de datos sean consistentes con los datos actuales de usuarios. No hacerlo puede resultar en duplicación de usuarios, errores en el reconocimiento y pérdida de integridad de datos. 
 

1. Valor
2. Cómo Implementar
3. Configuraciones Generales
   • Configuraciones Avanzadas
4. Configuraciones de Mapeo
   • Campos Soportados
   • Agregar Campos de Metadatos
5. Notas Importantes

Valor

Integrar Paychex Flex con Awardco aporta varios beneficios clave:

• Sincronización de Datos Sin Problemas: Sincronice automáticamente datos de empleados, como contrataciones, terminaciones y cambios de rol entre Paychex Flex y Awardco, manteniendo los programas de reconocimiento precisos y actualizados.
• Reconocimiento Automático de Hitos de Empleados: Reconozca automáticamente aniversarios y otros logros importantes basados en los registros de empleo de Paychex Flex.
• Reducción del Esfuerzo Manual: Ahorre tiempo eliminando la necesidad de entrada manual de datos, reduciendo posibles errores y asegurando la precisión de los datos.
• Gestión Centralizada de Datos: Utilice los datos actualizados de empleados para programas de reconocimiento, aprobaciones, roles de usuario y permisos, optimizando los flujos de trabajo.
• Asignación Precisa del Presupuesto: Asegure que las recompensas e incentivos se distribuyan con precisión basándose en información actualizada de departamento, ubicación y rol.

Cómo Implementar

Nota: Esta es una función pagada. Contacte a un representante de Awardco para habilitar la integración con Paychex Flex antes de continuar.

Para configurar la integración con Paychex Flex, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en Awardco con credenciales de administrador.
2. Seleccione el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
3. Navegue a la Biblioteca de Integraciones dentro del portal de administración.
4. Busque y seleccione Paychex Flex.
5. Haga clic en Configurar Paychex Flex.
   
   
    
6. Haga clic en Continuar para aceptar los términos de servicio y la política de privacidad.
7. Revise los permisos solicitados por Awardco y haga clic nuevamente en Continuar.
8. Conecte su cuenta de Paychex Flex ingresando su correo electrónico y contraseña. Haga clic en Conectar.
   
   
    
9. Siga las instrucciones vinculadas para crear un token API para Awardco.
10. Una vez creado el token API, marque la casilla junto a “He completado estas instrucciones.”
11. Un mensaje de éxito confirmará la conexión. Haga clic en Siguiente para finalizar la configuración.
    • ¿Desea archivar a los empleados que están inactivos en Paychex Flex?
      • No archivar empleados
      • Archivar empleados (Recomendado)
    • ¿Debe la dirección de correo electrónico del empleado en HRIS Sync sobrescribir cualquier dirección de correo electrónico ingresada en la configuración de su perfil?
      • No sobrescribir correos de Awardco
      • Sobrescribir correos de Awardco
    • ¿Con qué frecuencia desea importar la información de los empleados?
      • Diariamente
      • Semanalmente
      • Mensualmente
    • ¿Desea ejecutar una importación manual ahora mismo?
      • Es necesario ejecutar una importación manual antes de habilitar las importaciones automáticas. Puede tardar varios minutos en completarse.
      • Seleccionar “Omitir por ahora” no ejecutará la importación; una importación manual deberá realizarse más tarde desde la pestaña ‘Configuraciones Generales’.
      • Si la importación manual es exitosa, una notificación confirmará la importación, junto con un desglose de los cambios en el archivo como nuevos usuarios, usuarios actualizados, usuarios archivados y usuarios restaurados. Presione Guardar Importación.
    • ¡Todo está listo! ¿Desea iniciar las importaciones automáticas ahora?
      • Pausar importaciones automáticas (Las importaciones pueden habilitarse más tarde desde la pestaña Configuraciones Generales.)
      • Iniciar importaciones automáticas

Configuraciones Generales

Después de la configuración, se pueden hacer ajustes en la pestaña Configuraciones Generales de la página de integración de Paychex Flex:

• Importación Manual: Ejecute una importación manual para actualizar los datos de empleados. Esto es requerido antes de habilitar las importaciones automáticas.
• Frecuencia de Importación Automática: Elija con qué frecuencia se importan los datos de empleados—diariamente, semanalmente o mensualmente.
• Pausar/Reanudar Importaciones Automáticas: Use este botón para pausar temporalmente las importaciones si es necesario solucionar problemas de datos, o para reanudar las importaciones una vez resueltos.
• Vista Previa del Archivo de Usuarios: Descargue un archivo CSV con los datos de usuarios para revisar su exactitud.

Configuraciones Avanzadas

Las configuraciones avanzadas brindan más control sobre cómo se importan los datos desde Paychex Flex:

• Archivar Empleados: Elimine automáticamente a los empleados que ya no están en las importaciones de datos (recomendado).
• Prioridad de Fecha de Contratación: Determina qué fecha de contratación usar para premios como Premios por Servicio o Premios de Incorporación. Seleccione Fecha de Contratación Original para conservar la primera fecha de contratación, o Fecha de Contratación Más Reciente para actualizar la fecha de contratación con cada importación.
• Sobrescribir Correos: Sobrescriba las direcciones de correo electrónico de los empleados con los datos actualizados de Paychex Flex durante cada importación.
• Agregar + a Números de Teléfono: Agregue automáticamente un prefijo “+” a los números de teléfono si no está presente en los datos importados.
• Sobrescribir Fecha de Contratación: Reemplace la fecha de contratación existente en Awardco con la fecha de contratación de Paychex Flex.
• IDs de Empleado: Elija importar los IDs de empleado desde Paychex Flex o generarlos dentro de Awardco.
• No Importar Usuarios: Establezca reglas para evitar que usuarios específicos sean importados. Contacte al soporte de Awardco para asistencia.
• Excluir Campos de la Importación: Especifique cualquier campo de datos (encabezados de columna) para excluir de la importación de datos.
• Eliminar Integración: Desconecte la integración con Paychex Flex y elimine todas las configuraciones. Esta acción no se puede deshacer.

Configuraciones de Mapeo

Configure cómo se mapean los datos de usuario entre Paychex Flex y Awardco. Al seleccionar campos en los menús desplegables, verá tanto el nombre del campo como un valor de muestra de sus datos de Paychex Flex (el primer valor poblado en ese campo) para ayudarle a identificar fácilmente el mapeo correcto.

Campos Soportados

A continuación se muestran los campos principales y de metadatos aceptados por la integración.

Campos Principales

Campos de Metadatos

*¿No ve el campo que necesita? Haga clic aquí para enviar comentarios y solicitar soporte futuro para campos adicionales.

Agregar Campos de Metadatos

Los metadatos personalizados le permiten importar datos adicionales de usuarios que pueden mostrarse en la plataforma o usarse para configurar configuraciones avanzadas, como la elegibilidad para programas. Para incluir campos adicionales de metadatos:

1. Haga clic en el botón + Agregar Campo de Metadatos en la parte inferior de la página.
2. Seleccione el campo de Paychex Flex del menú desplegable e ingrese cómo desea que se muestre el nombre del campo en Awardco.
3. Haga clic en Guardar después de realizar los cambios.

Después de agregar un campo de metadatos, haga clic en los tres puntos apilados junto al campo para:

• Cambiar Tipo: Hacer que el campo sea “Predeterminado”, “Asociado” (usado para vincular usuarios a IDs adicionales de supervisores para flujos de aprobación de reconocimiento complejos), o “Oculto” (usado por Awardco para regalos corporativos; estos datos no se mostrarán en la plataforma).
• Eliminar el campo.

Notas Importantes

• Al usar Autenticación por Credenciales, se agregará un usuario externo con el rol de 'Contador' en Paychex Flex
• Si usa Autenticación API, debe crear un Token API para Awardco (instrucciones proporcionadas durante la configuración de HRIS Sync)
• Los clientes pueden necesitar contactar a Paychex Flex para obtener soporte en la obtención de permisos adicionales para conectar con HRIS Sync
• El correo electrónico siempre se predetermina como el correo laboral del usuario. Si no está presente, se usa el correo personal. Si el correo laboral está presente, el correo personal se usa como Correo Secundario
• Los números de teléfono deben incluir un código de país y comenzar con un símbolo + para funcionar con la función SMS de Awardco. Se puede agregar automáticamente un prefijo + para los usuarios si es necesario (Configuraciones Avanzadas de HRIS Sync)