Gestionar reconocimientos monetarios grandes, como premios por vacaciones o de apreciación a empleados, requiere asegurarse de que la cuenta de redención esté suficientemente financiada para evitar interrupciones. La prefinanciación permite a los administradores agregar fondos por adelantado para un programa específico, presupuesto o grupo de metadatos, garantizando que todos los premios se distribuyan sin problemas, incluso durante períodos de alta demanda. También garantiza que no se le facture doblemente por estos puntos. Este artículo guiará a través de los pasos para solicitar una factura y administrar el proceso de prefinanciación de manera eficiente.
Nota: Este artículo se aplica a todos los clientes que no utilizan el método de facturación “Gestionado por el Cliente”.
¿Por qué Prefinanciar?
La prefinanciación ofrece algunos beneficios clave:
- Evitar Interrupciones en el Programa: Asegura que la cuenta de redención esté suficientemente financiada para cubrir el aumento en el gasto de puntos de los usuarios.
- Proceso de Premios Sin Interrupciones: Al agregar fondos por adelantado, los administradores pueden garantizar que todos los premios se otorguen puntualmente sin esperar pagos adicionales.
- Opciones Flexibles de Financiamiento: Los fondos se pueden agregar directamente en la plataforma mediante ACH o tarjeta de crédito. También se pueden enviar fuera de la plataforma mediante ACH/transferencia bancaria y cheque físico.
- Mejor Reporte y Presupuesto: Prefinanciar programas específicos ayuda a mantener registros financieros más claros. Presupuestos separados para programas grandes como premios por vacaciones o apreciación de empleados simplifican el seguimiento y reporte financiero.
Cómo Prefinanciar un Premio Grande
Navegando a la Página de Facturación
Siga estos pasos para acceder a la Página de Facturación:
- Haga clic en el botón Administrador en la esquina superior derecha de la pantalla.
- Seleccione la pestaña Facturación para ingresar a la Página de Facturación.
Solicitando una Factura para la Prefinanciación
El paso clave en el proceso de prefinanciación es solicitar una factura. Siga estos pasos:
- Navegue a la pestaña Facturas y haga clic en Solicitar Factura.
- Ingrese el monto solicitado para la factura. Este monto debe reflejar el total esperado para el programa de premios que se está prefinanciando.
- Indique si la factura es para prefinanciación:
- Si es así, seleccione el programa, presupuesto o grupo de metadatos que se está prefinanciando/de donde provendrán los puntos otorgados.
- Complete los detalles requeridos:
- Dirección de Correo Electrónico: La confirmación de la factura se enviará aquí.
- Número de Orden de Compra: Agregue cualquier referencia interna o identificador para uso organizacional, si aplica.
- Notas: Incluya detalles relevantes o razones para la factura.
- Revise el desglose de pago y haga clic en Enviar Solicitud.
Una vez enviada, recibirá un aviso de confirmación y la factura será procesada y enviada dentro de 24-48 horas hábiles.
Monitoreo de la Disponibilidad de Fondos
Una vez que la factura ha sido procesada, los fondos aparecerán en la línea Depósitos de la sección Resumen de Financiamiento en la Página de Facturación.
- Los fondos agregados mediante tarjeta de crédito están disponibles instantáneamente, aunque se aplica una tarifa por procesamiento.
- Los pagos ACH no generan tarifa pero tardan de 3 a 5 días hábiles en procesarse. Esto es importante tenerlo en cuenta al prefinanciar programas grandes para evitar retrasos.
- El seguimiento de la prefinanciación comienza en el mes en que se recibe el pago. Por ejemplo, si un programa de vacaciones se prefinancia el 15 de diciembre, el seguimiento incluirá toda la prefinanciación en el presupuesto de vacaciones desde el 1 de diciembre.
Agregando Puntos a la Cuenta de la Compañía
Ahora, se deberá agregar una cantidad igual de puntos a los fondos depositados en la cuenta de la Compañía. Para hacerlo:
- Haga clic en Agregar Puntos en la Página de Facturación.
- Ingrese la cantidad deseada de puntos (igual a los fondos depositados).
- Ingrese una nota y haga clic en Agregar Puntos.
- Seleccione Confirmar.
Los puntos depositados aparecerán en la línea Cuenta de la Compañía en la sección Resumen de Puntos. Estos puntos pueden luego ser asignados a presupuestos según sea necesario. El artículo de soporte Gestión de Presupuestos proporciona instrucciones detalladas sobre la creación de presupuestos y asignación de puntos.
Consejos Adicionales
- Cree Presupuestos y/o Programas Separados: Para programas grandes, como bonos de vacaciones o premios de apreciación a empleados, considere crear un presupuesto y/o programa dedicado. Esto permite un reporte más claro y un seguimiento más fácil de los fondos.
- Planifique con Anticipación: Para épocas de alta demanda de premios, como la temporada de vacaciones, prefinancie la cuenta con suficiente anticipación para evitar posibles retrasos en la distribución de premios.
- Monitoree los Saldos de la Cuenta de Redención: Revise regularmente el saldo de la cuenta de redención en la Página de Facturación para asegurar la operación ininterrumpida de los programas de reconocimiento.
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