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Integración con Paylocity

Actualización

Integre sin esfuerzo con Paylocity para llenar su plataforma Awardco y mantenerla actualizada con la sincronización HRIS de Awardco. Esta integración agiliza la gestión de datos de empleados, asegurando que los programas de reconocimiento, aprobaciones y roles de usuario sean precisos y oportunos.

 

Advertencia: Si ya tiene datos de empleados en su plataforma, confirme que los ID de empleados que usará en su nueva fuente de datos sean consistentes con los datos de usuario actuales. No hacerlo puede resultar en duplicación de usuarios, errores de reconocimiento y pérdida de integridad de datos. 

 

  1. Valor
  2. Cómo Implementar
  3. Configuración General
  4. Configuración de Mapeo
  5. Notas Importantes

 

Valor

Integrar Paylocity con Awardco ofrece varios beneficios clave:

  • Sincronización de Datos Sin Problemas: Mantenga los datos de empleados como contrataciones, terminaciones y cambios de rol sincronizados automáticamente entre Paylocity y Awardco para asegurar que los programas de reconocimiento sean precisos.
  • Hitos Automáticos para Empleados: Reconozca a los empleados por hitos como aniversarios u otros logros, impulsados por los datos de empleo de Paylocity.
  • Reducción del Esfuerzo Manual: Automatice las actualizaciones de datos, minimizando la entrada manual y reduciendo errores.
  • Gestión Centralizada de Datos: Utilice los datos sincronizados de empleados para programas de reconocimiento, aprobaciones, roles, permisos y más, creando un sistema centralizado.
  • Mejor Asignación de Presupuesto: Asegure que las recompensas se asignen con precisión utilizando información actualizada sobre departamentos, ubicaciones y roles de los empleados.

 

Cómo Implementar

Nota: Esta es una función de pago. Contacte a un representante de Awardco para habilitar la integración con Paylocity antes de continuar.

Para configurar la integración con Paylocity, siga estos pasos:

  1. Inicie sesión en Awardco con credenciales de administrador.
  2. Seleccione el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
  3. Seleccione “Plataforma”, luego “Integraciones”, y haga clic en la Biblioteca de Integraciones dentro del portal de administración.
  4. Busque y seleccione Paylocity.
  5. Haga clic en Configurar Paylocity.
  6. Haga clic en Continuar para aceptar los términos de servicio y la política de privacidad.
  7. Revise los permisos solicitados por Awardco y haga clic nuevamente en Continuar.
  8. Ingrese el ID de la empresa, nombre de usuario y contraseña. Luego haga clic en Conectar.
  9. Un mensaje de éxito confirmará la conexión. Haga clic en Siguiente para finalizar la configuración.
  • ¿Desea archivar a los empleados que están inactivos en Paylocity?
    • No archivar empleados
    • Archivar empleados (Recomendado)
  • ¿Debe la dirección de correo electrónico del empleado en HRIS Sync sobrescribir cualquier dirección de correo electrónico ingresada en la configuración de su perfil?
    • No sobrescribir correos de Awardco
    • Sobrescribir correos de Awardco
  • ¿Con qué frecuencia desea importar la información de los empleados?
    • Diariamente
    • Semanalmente
    • Mensualmente
  • ¿Desea ejecutar una importación manual ahora?
    • Ejecutar una importación manual es obligatorio antes de habilitar las importaciones automáticas. Puede tardar varios minutos en completarse.
    • Seleccionar “Omitir por ahora” no ejecutará la importación; deberá realizarse una importación manual más tarde desde la pestaña ‘Configuración General’.
    • Si la importación manual es exitosa, una notificación confirmará la importación, junto con un desglose de los cambios en el archivo como nuevos usuarios, usuarios actualizados, usuarios archivados y usuarios restaurados. Presione Guardar Importación.
  • ¡Todo está listo! ¿Desea iniciar las importaciones automáticas ahora?
    • Pausar importaciones automáticas (las importaciones pueden habilitarse más tarde desde la pestaña Configuración General.)
    • Iniciar importaciones automáticas

 

Configuración General

Después de la configuración, se pueden hacer ajustes en la pestaña Configuración General de la página de integración de Paylocity:

  • Importación Manual: Ejecute una importación manual para actualizar los datos de empleados. Esto es obligatorio antes de habilitar importaciones automáticas.
  • Frecuencia de Importación Automática: Elija con qué frecuencia se importan los datos de empleados: diaria, semanal o mensual.
  • Pausar/Reanudar Importaciones Automáticas: Use este botón para pausar temporalmente las importaciones si necesita solucionar problemas de datos, o para reanudarlas una vez resueltos.
  • Vista Previa del Archivo de Usuarios: Descargue un archivo CSV de los datos de usuarios para revisar su precisión.

 

Configuraciones Avanzadas

Las configuraciones avanzadas ofrecen más control sobre cómo se importan los datos desde Paylocity:

  • Archivar Empleados: Elimine automáticamente a los empleados que ya no están en las importaciones de datos (recomendado).
  • Prioridad de Fecha de Contratación: Determina qué fecha de contratación usar para premios como Premios de Servicio o Premios de Incorporación. Seleccione Fecha de Contratación Original para mantener la primera fecha de contratación, o Fecha de Contratación Más Reciente para actualizar la fecha con cada importación.
  • Sobrescribir Correos: Reemplace las direcciones de correo electrónico de los empleados con datos actualizados de Paylocity durante cada importación.
  • Agregar Plus a Números Telefónicos: Agregue automáticamente un prefijo “+” a los números telefónicos si no está presente en los datos importados.
  • Sobrescribir Fecha de Contratación: Reemplace la fecha de contratación existente en Awardco con la fecha de Paylocity.
  • ID de Empleados: Elija importar los ID de empleados de Paylocity o generarlos dentro de Awardco.
  • No Importar Usuarios: Establezca reglas para evitar que usuarios específicos sean importados. Contacte al soporte de Awardco para asistencia.
  • Excluir Campos de la Importación: Especifique cualquier campo de datos (encabezados de columna) para excluir de la importación de datos.
  • Eliminar Integración: Desconecte la integración con Paylocity y elimine todas las configuraciones. Esta acción no puede deshacerse.

 

Configuración de Mapeo

Configure cómo se mapean los datos de usuario entre Paylocity y Awardco. Al seleccionar campos en los menús desplegables, verá tanto el nombre del campo como un valor de muestra de sus datos de Paylocity (el primer valor poblado en ese campo) para ayudarle a identificar fácilmente el mapeo correcto.

 

Campos Soportados

A continuación, los campos principales y de metadatos aceptados por la integración.

Campos Principales

Campo

Autenticación con Credenciales

Autenticación API

HRIS Sync EmployeeId

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✅

Paylocity EmployeeId

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✅

Supervisor Id

✅

✅

Paylocity Supervisor Id

✅

✅

Nombre

✅

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Nombre Preferido

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✅

Apellido

✅

✅

Correo Electrónico

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✅

Correo Electrónico Secundario

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✅

Número de Teléfono

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Fecha de Nacimiento

✅

✅

Fecha de Contratación

✅

✅

Fecha Más Reciente de Recontratación

✅

❌

Código de País

✅

✅

 

Campos de Metadatos

Campo

Autenticación con Credenciales

Autenticación API

Título del Puesto

✅

✅

Departamento

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✅

Tipo de Empleo

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✅

Subtipo de Empleo

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✅

Es Gerente

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✅

Código de Clase

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Estado de Residencia

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Ciudad de Residencia

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✅

País de Residencia

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Estado de Empleo

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✅

Ciudad de Empleo

✅

✅

País de Empleo

✅

✅

Campos Personalizados

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✅

*¿Falta un campo? Haga clic aquí para solicitar nuevos campos.

 

Agregar Campos de Metadatos

Los metadatos personalizados le permiten importar datos adicionales de usuario que pueden mostrarse en la plataforma o usarse para configurar ajustes avanzados, como la elegibilidad para programas. Para incluir campos adicionales de metadatos:

  1. Haga clic en el botón + Agregar Campo de Metadatos al final de la página.
  2. Seleccione el campo de Paylocity en el menú desplegable e ingrese cómo desea que se muestre el nombre del campo en Awardco.
  3. Haga clic en Guardar después de realizar los cambios.

 

Después de agregar un campo de metadatos, haga clic en los tres puntos apilados junto al campo para:

  • Cambiar Tipo: Hacer que el campo sea “Predeterminado”, “Asociado” (usado para vincular usuarios a IDs adicionales de supervisores para flujos de trabajo complejos de aprobación de reconocimiento), o “Oculto” (usado por Awardco para regalos corporativos; estos datos no se mostrarán en la plataforma).
  • Eliminar el campo.


 

Notas Importantes

  • Para la Autenticación API, cree un Token API para Awardco.

  • Para la Autenticación con Credenciales, use las credenciales de Paylocity de un usuario con permisos de Administrador de la Empresa. Consulte Paylocity - Permisos Requeridos para confirmar el acceso, o Paylocity - Agregar un administrador si necesita crear un nuevo usuario administrador.

  • El correo electrónico siempre se asigna por defecto al correo electrónico laboral del usuario. Si este no está presente, se usa el correo personal. Si el correo laboral está presente, el correo personal se usa como correo secundario.
  • Los números de teléfono deben incluir un código de país y comenzar con el símbolo + para funcionar con la función SMS de Awardco. Se puede agregar automáticamente el prefijo + para los usuarios si es necesario (Configuraciones Avanzadas de HRIS Sync).




 

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.

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