Integración con Namely

Integre sin esfuerzo con Namely para poblar su plataforma Awardco y mantenerla actualizada con la sincronización HRIS de Awardco. Esta integración simplifica la gestión de datos de empleados, asegurando que los programas de reconocimiento, aprobaciones y roles de usuario se mantengan precisos y oportunos.

Advertencia: Si ya tiene datos de empleados en su plataforma, confirme que los ID de empleado que utilizará en su nueva fuente de datos sean consistentes con los datos de usuario actuales. No hacerlo puede resultar en duplicación de usuarios, errores de reconocimiento y pérdida de integridad de datos. 
 

1. Valor
2. Cómo Implementar
3. Configuraciones Generales
   • Configuraciones Avanzadas
4. Configuraciones de Mapeo
   • Campos Soportados
   • Agregar Campos de Metadatos
5. Notas Importantes

Valor

Integrar Namely con Awardco ofrece los siguientes beneficios:

• Sincronización de Datos sin Problemas: Mantenga la información de los empleados —como nuevas contrataciones, terminaciones y cambios de rol— sincronizada automáticamente entre Namely y Awardco, asegurando que los programas de reconocimiento permanezcan precisos.
• Hitos de Empleados Automatizados: Celebre aniversarios y otros hitos automáticamente, basados en los registros de empleados de Namely.
• Reducción del Trabajo Manual: Minimice la necesidad de ingresar datos manualmente y reduzca el riesgo de errores automatizando el proceso de actualización.
• Uso Centralizado de Datos: Utilice los datos sincronizados de empleados para programas de reconocimiento, aprobaciones, roles de usuario y permisos, todo dentro de un sistema centralizado.
• Mejor Asignación del Presupuesto: Asegure que las recompensas e incentivos se asignen con precisión usando información actualizada del empleado como departamento, ubicación y rol.

Cómo Implementar

Nota: Esta es una función de pago. Contacte a un representante de Awardco para habilitar la integración con Namely antes de continuar.

Para configurar la integración con Namely, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en Awardco con credenciales de administrador.
2. Seleccione el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
3. Navegue a la Biblioteca de Integraciones dentro del portal de administración.
4. Busque y seleccione Namely.
5. Haga clic en Configurar Namely.
   
   
    
6. Haga clic en Continuar para aceptar los términos de servicio y la política de privacidad.
7. Revise los permisos solicitados por Awardco y haga clic nuevamente en Continuar.
8. Conecte su cuenta de Namely ingresando el subdominio de su cuenta, dirección de correo electrónico y contraseña. Haga clic en Conectar.
   
   
    
9. Un mensaje de éxito confirmará la conexión. Haga clic en Siguiente para finalizar la configuración.
   • ¿Desea archivar empleados que están inactivos en Namely?
     • No archivar empleados
     • Archivar empleados (Recomendado)
   • ¿Debería la dirección de correo electrónico del empleado en HRIS Sync sobrescribir cualquier dirección de correo electrónico ingresada en la configuración de su perfil?
     • No sobrescribir correos de Awardco
     • Sobrescribir correos de Awardco
   • ¿Con qué frecuencia desea importar la información de los empleados?
     • Diariamente
     • Semanalmente
     • Mensualmente
   • ¿Desea ejecutar una importación manual ahora mismo?
     • Es necesario ejecutar una importación manual antes de habilitar las importaciones automáticas. Puede tardar varios minutos en completarse.
     • Seleccionar “Omitir por ahora” no ejecutará la importación; se deberá realizar una importación manual más adelante desde la pestaña ‘Configuraciones Generales’.
     • Si la importación manual es exitosa, una notificación confirmará la importación, junto con un desglose de los cambios en el archivo, como nuevos usuarios, usuarios actualizados, usuarios archivados y usuarios restaurados. Presione Guardar Importación.
   • ¡Todo está listo! ¿Desea iniciar las importaciones automáticas ahora?
     • Pausar importaciones automáticas (Las importaciones pueden habilitarse más tarde desde la pestaña Configuraciones Generales.)
     • Iniciar importaciones automáticas

Configuraciones Generales

Después de la configuración, se pueden hacer ajustes en la pestaña Configuraciones Generales de la página de integración de Namely:

• Importación Manual: Ejecute una importación manual para actualizar los datos de empleados. Esto es obligatorio antes de habilitar importaciones automáticas.
• Frecuencia de Importación Automática: Elija con qué frecuencia se importa la información de empleados —diaria, semanal o mensual.
• Pausar/Reanudar Importaciones Automáticas: Use este botón para pausar temporalmente las importaciones si necesita solucionar problemas de datos, o reanudar las importaciones una vez resueltos.
• Vista Previa del Archivo de Usuarios: Descargue un archivo CSV con los datos de usuario para revisar su precisión.

Configuraciones Avanzadas

Las configuraciones avanzadas ofrecen mayor control sobre cómo se importan los datos desde Namely:

• Archivar Empleados: Elimine automáticamente a los empleados que ya no aparecen en las importaciones de datos (recomendado).
• Sobrescribir Correos: Sobrescriba las direcciones de correo electrónico de los empleados con datos actualizados de Namely en cada importación.
• Agregar Plus a Números Telefónicos: Agregue automáticamente un prefijo “+” a los números de teléfono si no está presente en los datos importados.
• Sobrescribir Fecha de Contratación: Reemplace la fecha de contratación existente en Awardco con la fecha de Namely.
• ID de Empleados: Elija importar los ID de empleados desde Namely o generarlos dentro de Awardco.
• No Importar Usuarios: Configure reglas para evitar que ciertos usuarios sean importados. Contacte al soporte de Awardco para asistencia.
• Excluir Campos de la Importación: Especifique cualquier campo de datos (encabezados de columna) que desee excluir de la importación.
• Eliminar Integración: Desconecte la integración con Namely y elimine todas las configuraciones. Esta acción no se puede deshacer.

Configuraciones de Mapeo

Configure cómo se mapean los datos de usuario entre Namely y Awardco. Al seleccionar campos en los menús desplegables, verá tanto el nombre del campo como un valor de muestra de sus datos de Namely (el primer valor poblado en ese campo) para ayudarle a identificar fácilmente el mapeo correcto.

Campos Soportados

A continuación se muestran los campos principales y de metadatos aceptados por la integración.

Campos Principales

Campos de Metadatos

*¿No ve el campo que necesita? Haga clic aquí para enviar comentarios y solicitar soporte futuro para campos adicionales.

Agregar Campos de Metadatos

Los metadatos personalizados le permiten importar datos adicionales de usuario que pueden mostrarse en la plataforma o usarse para configurar configuraciones avanzadas, como la elegibilidad para programas. Para incluir campos adicionales de metadatos:

1. Haga clic en el botón + Agregar Campo de Metadatos en la parte inferior de la página.
2. Seleccione el campo de Namely en el menú desplegable e ingrese cómo desea que se muestre el nombre del campo en Awardco.
3. Haga clic en Guardar después de realizar los cambios.

Después de agregar un campo de metadatos, haga clic en los tres puntos apilados junto al campo para:

• Cambiar Tipo: Hacer que el campo sea “Predeterminado”, “Asociado” (usado para vincular usuarios a IDs de supervisor adicionales para flujos de trabajo complejos de aprobación de reconocimiento), o “Oculto” (usado por Awardco para regalos corporativos; estos datos no se mostrarán en la plataforma).
• Eliminar el campo.

Notas Importantes

• Si utiliza Autenticación API, debe crear un Token API para Awardco (instrucciones proporcionadas durante la configuración de HRIS Sync).
• El correo electrónico siempre se establece por defecto como el correo electrónico laboral del usuario. Si este no está presente, se usa el correo personal. Si hay un correo laboral, el correo personal se usa como correo secundario.
• Los números telefónicos deben incluir un código de país y comenzar con un símbolo + para funcionar con la función SMS de Awardco. Se puede agregar automáticamente el prefijo + para los usuarios si es necesario (Configuraciones Avanzadas de HRIS Sync).

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.