Integración con Justworks

Integre sin esfuerzo con Justworks para poblar su plataforma Awardco y mantenerla actualizada usando la sincronización HRIS de Awardco. Esta integración simplifica la gestión de datos de empleados, asegurando precisión y facilidad en la administración de programas de reconocimiento, aprobaciones y roles de usuario.

Advertencia: Si ya tiene datos de empleados en su plataforma, por favor confirme que los IDs de empleados que usará en su nuevo flujo de datos sean consistentes con los datos actuales de sus usuarios. No hacerlo puede resultar en duplicación de usuarios, errores de reconocimiento y pérdida de integridad de datos. 
 

1. Valor
2. Cómo Implementar
3. Configuraciones Generales
   • Configuraciones Avanzadas
4. Configuraciones de Mapeo
   • Campos Soportados
   • Agregar Campos de Metadatos
5. Notas Importantes

Valor

Integrar Justworks con Awardco ofrece los siguientes beneficios:

• Sincronización de Datos Perfecta: Mantenga la información de los empleados —como nuevas contrataciones, terminaciones y cambios de rol— sincronizada automáticamente entre Justworks y Awardco, asegurando que los programas de reconocimiento sean precisos.
• Hitos Automáticos de Empleados: Celebre aniversarios y otros hitos automáticamente, basándose en los registros de empleados de Justworks.
• Reducción del Trabajo Manual: Minimice la necesidad de ingreso manual de datos y reduzca el riesgo de errores automatizando el proceso de actualización.
• Uso Centralizado de Datos: Utilice los datos sincronizados de empleados para programas de reconocimiento, aprobaciones, roles de usuario y permisos, todo dentro de un sistema centralizado.
• Mejor Asignación de Presupuesto: Asegure que las recompensas e incentivos se asignen correctamente utilizando información actualizada de empleados como departamento, ubicación y rol.

Cómo Implementar

Nota: Esta es una función de pago. Contacte a un representante de Awardco para habilitar la integración con Justworks antes de continuar.

Para configurar la integración con Justworks, siga estos pasos:

1. Inicie sesión en Awardco con credenciales de administrador.
2. Seleccione el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
3. Navegue a la Biblioteca de Integraciones dentro del portal de administración.
4. Busque y seleccione Justworks.
5. Haga clic en Configurar Justworks.
   
   
6. Haga clic en Continuar para aceptar los términos de servicio y la política de privacidad.
7. Revise los permisos solicitados por Awardco y haga clic en Continuar nuevamente.
8. Conecte su cuenta de Justworks ingresando su nombre de usuario y contraseña. Haga clic en Conectar.
   
   
9. Un mensaje de éxito confirmará la conexión. Haga clic en Siguiente para finalizar la configuración.
   • ¿Desea archivar a los empleados que están inactivos en Justworks?
     • No archivar empleados
     • Archivar empleados (Recomendado)
   • ¿Debe la dirección de correo electrónico del empleado en HRIS Sync sobrescribir cualquier dirección de correo electrónico ingresada en la configuración de su perfil?
     • No sobrescribir correos de Awardco
     • Sobrescribir correos de Awardco
   • ¿Con qué frecuencia desea importar la información de los empleados?
     • Diariamente
     • Semanalmente
     • Mensualmente
   • ¿Desea ejecutar una importación manual ahora?
     • Ejecutar una importación manual es obligatorio antes de habilitar las importaciones automáticas. Puede tardar varios minutos en completarse.
     • Seleccionar “Omitir por ahora” no ejecutará la importación; una importación manual deberá realizarse más adelante desde la pestaña ‘Configuraciones Generales’.
     • Si la importación manual es exitosa, una notificación confirmará la importación, junto con un desglose de los cambios en el archivo como nuevos usuarios, usuarios actualizados, usuarios archivados y usuarios restaurados. Presione Guardar Importación.
   • ¡Todo listo! ¿Desea iniciar las importaciones automáticas ahora?
     • Pausar importaciones automáticas (Las importaciones pueden habilitarse más tarde desde la pestaña Configuraciones Generales.)
     • Iniciar importaciones automáticas

Configuraciones Generales

Después de la configuración, se pueden hacer ajustes en la pestaña Configuraciones Generales de la página de integración con Justworks:

• Importación Manual: Ejecute una importación manual para actualizar los datos de empleados. Esto es obligatorio antes de habilitar las importaciones automáticas.
• Frecuencia de Importación Automática: Elija con qué frecuencia se importan los datos de empleados — diario, semanal o mensual.
• Pausar/Reanudar Importaciones Automáticas: Use este botón para pausar temporalmente las importaciones si necesita solucionar problemas con los datos, o para reanudarlas una vez resueltos.
• Vista Previa del Archivo de Usuarios: Descargue un archivo CSV con los datos de usuarios para revisar su precisión.

Configuraciones Avanzadas

Las configuraciones avanzadas ofrecen mayor control sobre cómo se importan los datos desde Justworks:

• Archivar Empleados: Elimine automáticamente a los empleados que ya no están en las importaciones de datos (recomendado).
• Prioridad de Fecha de Contratación: Determina qué fecha de contratación usar para premios como Premios por Servicio o Premios de Incorporación. Seleccione Fecha de Contratación Original para conservar la primera fecha o Fecha de Contratación Más Reciente para actualizar la fecha con cada importación.
• Sobrescribir Correos: Sobrescriba las direcciones de correo electrónico de los empleados con datos actualizados de Justworks en cada importación.
• Agregar Plus a Números Telefónicos: Añada automáticamente un prefijo “+” a los números telefónicos si no está presente en los datos importados.
• Sobrescribir Fecha de Contratación: Reemplace la fecha de contratación existente en Awardco con la fecha de Justworks.
• IDs de Empleados: Elija importar los IDs de empleados desde Justworks o generarlos dentro de Awardco.
• No Importar Usuarios: Establezca reglas para evitar que ciertos usuarios sean importados. Contacte al soporte de Awardco para ayuda.
• Excluir Campos de la Importación: Especifique cualquier campo de datos (encabezados de columna) para excluir de la importación.
• Eliminar Integración: Desconecte la integración con Justworks y elimine todas las configuraciones. Esta acción no puede deshacerse.

Configuraciones de Mapeo

Configure cómo se asignan los datos de usuario entre Justworks y Awardco. Al seleccionar campos en los menús desplegables, verá tanto el nombre del campo como un valor de ejemplo de sus datos de Justworks (el primer valor poblado en ese campo) para ayudarle a identificar fácilmente el mapeo correcto.

Campos Soportados

A continuación se muestran los campos principales y de metadatos aceptados por la integración.

Campos Principales

Campos de Metadatos

*¿No ve el campo que necesita? Haga clic aquí para enviar comentarios y solicitar soporte futuro para campos adicionales.

Agregar Campos de Metadatos

Los metadatos personalizados le permiten importar datos adicionales de usuario que pueden mostrarse en la plataforma o usarse para configurar ajustes avanzados, como la elegibilidad para programas. Para incluir campos de metadatos adicionales:

1. Haga clic en el botón + Agregar Campo de Metadatos al final de la página.
2. Seleccione el campo de Justworks en el menú desplegable e ingrese cómo desea que se muestre el nombre del campo en Awardco.
3. Haga clic en Guardar después de realizar los cambios.

Después de agregar un campo de metadatos, haga clic en los tres puntos apilados junto al campo para:

• Cambiar Tipo: Hacer que el campo sea “Predeterminado”, “Asociado” (usado para vincular usuarios a IDs de supervisores adicionales para flujos de aprobación de reconocimiento complejos), o “Oculto” (usado por Awardco para regalos corporativos; estos datos no se mostrarán en la plataforma).
• Eliminar el campo.

Notas Importantes

• Al configurar HRIS Sync, se añadirá un administrador/contador externo en Justworks.
• El correo electrónico se establece siempre por defecto como el correo laboral del usuario. Si no está presente, se usa el correo personal. Si hay correo laboral, el correo personal se usa como correo secundario.
• Los números telefónicos deben incluir código de país y comenzar con el símbolo + para funcionar con la función SMS de Awardco. El prefijo + puede agregarse automáticamente para usuarios si es necesario (Configuraciones Avanzadas de HRIS Sync).

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.