Configurar metadatos en su archivo de usuario le permite maximizar las automatizaciones y optimizaciones de Awardco para programas de reconocimiento y encuestas de compromiso. Este artículo explica qué son los metadatos, sus tipos y cómo usarlos para mejorar el reconocimiento, las encuestas, los informes y más. Un metadato adecuado garantiza datos precisos de los empleados y desbloquea potentes funciones de la plataforma.
- ¿Qué son los Metadatos?
- ¿Cuáles son los Diferentes Tipos de Metadatos?
- ¿Cómo se Pueden Usar los Metadatos en la Plataforma?
- Cuándo Usar el Generador de Metadatos
¿Qué son los Metadatos?
Los metadatos son un conjunto de datos que proporcionan información sobre otros datos. En el contexto de Awardco, esto significa que es una forma de agregar información adicional sobre sus empleados a su archivo de usuario. Por ejemplo, si desea saber a qué departamento pertenece un empleado, puede crear un campo de metadatos para #Departamento en su archivo de usuario. Esto permite que la plataforma vincule los datos del empleado con detalles específicos de la empresa, lo cual es crucial para diversas funciones de la plataforma, como dirigir encuestas a grupos específicos de usuarios o segmentar informes de reconocimiento.
Veamos el ejemplo del archivo de Microsoft Excel que se muestra a continuación. En este archivo, verá los campos obligatorios y opcionales en las columnas A-M. Las columnas N, O y P tienen encabezados con el prefijo de un símbolo de almohadilla o numeral (#). Aquí vemos #Centro de Costos, #Departamento y #Ciudad. Estos son campos de metadatos.
En la fila 20, tenemos la información de la cuenta de Cui Lei. Puede ver su información estándar de cuenta como correo electrónico, fecha de contratación y código de país. Los administradores de esta cuenta han decidido que el centro de costos, el departamento y la ciudad son puntos de datos significativos que necesitan estar presentes en la plataforma. Estos puntos de datos aparecerán junto a los datos de Cui en los informes de la plataforma y también se pueden usar para asignar acceso a programas de reconocimiento y presupuestos, o para filtrar los resultados de encuestas para obtener análisis más profundos.
¿Cuáles son los Diferentes Tipos de Metadatos?
Al subir datos de usuarios, puede incluir campos de metadatos personalizados para agregar más información sobre sus empleados. Estos campos pueden usarse para diversos propósitos, como informes, aprobaciones, análisis de encuestas o visualización dentro de la plataforma. Awardco admite cuatro tipos diferentes de metadatos, cada uno designado por un prefijo específico en el encabezado de su archivo CSV.
Metadatos Predeterminados (#)
Cualquier campo personalizado con un encabezado que comience con un # se importará como metadatos predeterminados. Estos datos son visibles en los informes de la plataforma para usuarios con acceso a informes y se usan principalmente para filtrado e informes.
Por ejemplo, podría usar un campo #Ubicación para filtrar usuarios por su ubicación de oficina, un campo #Departamento para generar informes sobre la actividad de reconocimiento por departamento, o un campo #Antigüedad para segmentar las respuestas de encuestas. Los valores en estos campos están limitados a 200 caracteres.
Metadatos Sensibles (~)
Los Metadatos Sensibles deben usarse para datos sensibles de empleados que no deben mostrarse ampliamente en toda la plataforma. Para configurar Metadatos Sensibles en un archivo de usuario, agregue una nueva columna al archivo de importación con el encabezado de columna que comience con un símbolo ~. Ejemplos incluyen ~Género, ~Etnicidad, ~Rango Salarial y ~Grupo de Edad.
Los Metadatos Sensibles están excluidos de los informes estándar de la plataforma. Actualmente solo se muestran para análisis agregados de encuestas dentro de Engage Surveys y requieren el permiso Ver Metadatos Sensibles. Esto evita que gerentes o administradores filtren datos de informes hasta coincidir con empleados individuales y ayuda a proteger las respuestas individuales de los empleados.
Los Metadatos Sensibles no requieren nombres o valores de columna estandarizados, al igual que los metadatos regulares. Sin embargo, una columna de Metadatos Sensibles no puede compartir el mismo nombre que una columna de metadatos regular, incluso si el campo de metadatos regular ha sido archivado. Si anteriormente importó un campo sensible como metadatos regulares, actualice el prefijo del encabezado de # a ~ y renombre la columna.
Metadatos Asociados (@)
Los campos con un prefijo @ se usan para metadatos asociados. Estos datos vinculan a un empleado con otros usuarios en el sistema, además de su supervisor directo. Esto es especialmente útil para configurar flujos de trabajo avanzados de aprobación para programas de reconocimiento, lo que le permite dirigir aprobaciones a personas específicas como un vicepresidente de departamento o un gerente regional.
Cada valor en un campo de metadatos asociados debe corresponder a un ID de empleado válido en su archivo de usuario.
Metadatos Ocultos (^)
Si un encabezado comienza con un ^, los datos se importarán como metadatos ocultos. Esta información se carga en la plataforma pero no es visible ni para administradores ni para usuarios. Esto se usa típicamente para datos sensibles o que están detrás de escena, como direcciones de envío para programas de regalos corporativos. El sistema usa estos datos para fines logísticos, pero permanecen ocultos para proteger la privacidad.
¿Cómo se Pueden Usar los Metadatos en la Plataforma?
Una vez que sus metadatos están configurados e importados, habilitan una variedad de funciones y automatizaciones dentro de la plataforma Awardco. Puede usar metadatos para:
Configurar Elegibilidad para Programas: Asegurar que solo los empleados dentro de un departamento o ubicación específica puedan acceder a ciertos programas de reconocimiento.
Asignar Presupuestos: Asignar presupuestos específicos de reconocimiento a diferentes departamentos o equipos basados en un campo de metadatos.
Dirigir la Distribución de Encuestas: Enviar encuestas de compromiso solo a grupos específicos de empleados, como aquellos en una
#Regióno#Título de Trabajoparticular.Generar Informes Detallados: Usar metadatos estándar para filtrar informes y obtener información sobre la actividad de reconocimiento en diferentes segmentos de su organización, como por ciudad, departamento o centro de costos.
Analizar Datos Sensibles de Encuestas: Usar Metadatos Sensibles en Engage Surveys para analizar resultados agregados de encuestas por factores demográficos u otros factores sensibles sin exponer las respuestas individuales de los empleados ni permitir que los informes se filtren para identificar empleados individuales. El acceso requiere el permiso Ver Metadatos Sensibles.
Agilizar Aprobaciones: Usar metadatos asociados para dirigir aprobaciones de reconocimiento y gastos a personas o grupos específicos más allá de la estructura estándar de reportes.
Cuándo Usar el Generador de Metadatos
Su archivo de usuario es la única fuente confiable para todos los datos de empleados en Awardco. Idealmente, su HRIS puede proporcionar toda la información necesaria, incluidos los campos de metadatos personalizados que necesita. Sin embargo, hay ocasiones en que esto no es posible y su HRIS podría carecer de algunos de los metadatos de empleados requeridos para gestionar su plataforma de manera efectiva.
El Generador de Metadatos simplifica la creación de nuevos campos de metadatos a partir de datos existentes. En lugar de actualizar manualmente archivos de usuarios o usar informes personalizados de HRIS, puede combinar campos como #País y #Grupo de Trabajo para crear #Elegibilidad para Programa, o fusionar #Ubicación y #Unidad de Negocio para un #Grupo de Encuesta. Esto le permite construir reglas y automatizaciones precisas sin cambiar su archivo de usuario original.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.