Integración Nativa con Workday HRIS

Awardco es un Socio de Nivel Superior de Workday con una Integración Nativa Certificada HRIS de Workday. Esta integración robusta y de autoservicio está generalmente disponible para todos los clientes y es gratuita para implementar, haciendo que la configuración sea simple, rápida y segura.

Integrar su Workday HRIS con Awardco es una manera poderosa de automatizar la gestión de usuarios y mantener sus datos de empleados sincronizados. Esta integración basada en API está certificada por Workday, es gratuita y de autoservicio, agilizando el proceso y eliminando la necesidad de transferencias manuales de archivos. Asegura que sus programas de reconocimiento siempre tengan la información más precisa y soporta más idiomas que las integraciones competidoras.

Este artículo lo guiará a través de todo el proceso de configuración, que normalmente toma solo 10-15 minutos para implementar, desde la creación de un usuario dedicado en Workday hasta la configuración de la conexión dentro de Awardco. Es importante seguir los pasos en orden secuencial la primera vez que configure la integración para asegurar una conexión exitosa. Después de la configuración inicial, puede volver a secciones específicas de este artículo para administrar sus configuraciones.

1. Creación del Usuario del Sistema Integrado (ISU)
   • Crear una Cuenta ISU
   • Crear Grupo de Seguridad para Acceso ISU/Reportes
   • Asignar Dominios al Grupo de Seguridad
2. Registrar Awardco como Cliente API en Workday
   • Encontrar el ID de Cliente y Secreto de Cliente
   • Localizar los Endpoints de API y Token
   • Localizar el Token de Actualización (Refresh Token)
3. Registro de Workday en Awardco
4. Mapeo de Campos de Datos de Empleados desde Workday
   • Configuración de Mapeo
5. Configuración de Importación y Configuraciones Generales
6. Preguntas Frecuentes

Creación del Usuario del Sistema Integrado (ISU)

Antes de comenzar el proceso de configuración, necesitará crear una cuenta ISU específica para Awardco. Este usuario actuará como el punto de conexión dedicado entre Workday y Awardco. Siga las instrucciones a continuación para crear un ISU y configurarlo con los permisos adecuados.

Crear una Cuenta ISU

Para empezar, necesitará crear un Usuario del Sistema de Integración (ISU) que posea y ejecute las tareas de integración.

1. En la barra de búsqueda de Workday, escriba "Crear Usuario del Sistema de Integración" y haga clic en la tarea.
2. Cree un Nombre de Usuario y Contraseña. Necesitará compartir estos con Awardco, así que asegúrese de guardarlos en un lugar seguro.
3. Es buena práctica comenzar su nombre de usuario ISU con "ISU_" (por ejemplo, ISU_Awardco).
4. Asegúrese de que su contraseña sea fuerte y siga las mejores prácticas de Workday. Puede actualizarla más tarde si es necesario.
5. Marque la casilla "No Permitir Sesiones UI". Esto evita que alguien inicie sesión en la interfaz de Workday con estas credenciales, pero el ISU aún podrá usarse para servicios web e integraciones.

6. Haga clic en OK.
   
    

   

7. Después de crear la cuenta, vaya a la barra de búsqueda de Workday y busque el nuevo ISU. Asegúrese de que la categoría de búsqueda sea "Todo Workday".

Crear Grupo de Seguridad para Acceso ISU/Reportes

A continuación, creará un grupo de seguridad para asignar el ISU, lo que proporcionará los permisos necesarios.

1. En la barra de búsqueda de Workday, escriba "Crear Grupo de Seguridad" y haga clic en la tarea.
2. Para "Tipo de Grupo de Seguridad Arrendado," seleccione "Grupo de Seguridad del Sistema de Integración (Sin Restricciones)".
3. Nombre el grupo de seguridad. Es buena práctica incluir "ISSG" en el nombre (por ejemplo, ISSG_Awardco).
   
    
    
4. Haga clic en OK.
5. En la siguiente pantalla, bajo "Usuarios del Sistema de Integración," seleccione el ISU que acaba de crear y haga clic en OK.

Asignar Dominios al Grupo de Seguridad

Finalmente, asignará los dominios de seguridad necesarios a su nuevo grupo para que la integración pueda acceder a los datos requeridos.

1. Encuentre el grupo de seguridad que acaba de crear. Si no puede verlo, búsquelo por nombre, asegurándose de que la opción de búsqueda esté configurada en "Todo Workday".
2. Vaya al ícono de "Acciones Relacionadas" del grupo de seguridad, pase el cursor sobre "Grupo de Seguridad" y haga clic en "Mantener Permisos de Dominio para Grupo de Seguridad".
   
    
    
3. Bajo ambas secciones "Políticas de Seguridad de Dominio que permiten acceso Modificar" y "Políticas de Seguridad de Dominio que permiten acceso Obtener," agregue los siguientes permisos. Estos corresponden a los campos de datos que extraerá de Workday. Se requiere acceso "Solo Vista", no "Modificar."
   • Datos de Persona: Dirección de Trabajo
   • Datos de Persona: Información de Contacto en Casa
   • Datos de Persona: Nombre
   • Datos de Persona: Fecha de Nacimiento
   • Datos de Persona: Información de Contacto de Trabajo
   • Datos de Persona: Dirección de Casa
   • Datos de Persona: Información Personal
   • Datos de Trabajador: Información Actual de Dotación
   • Datos de Trabajador: Fechas de Servicio
   • Datos de Trabajador: Información de Organización
   • Datos de Trabajador: Trabajadores Activos y Terminados
   • Datos de Trabajador: Todas las Posiciones
   • Datos de Trabajador: Datos de Empleo
   • Posición de Trabajador: Vista
   • Datos de Trabajador: Detalles de Trabajo
   • Datos de Trabajador: Reportes Públicos de Trabajadores
   • Datos de Trabajador: Trabajadores
   • Datos de Trabajador: ID del Sistema
   • Datos de Trabajador: ID de Trabajador
   • Datos de Trabajador: Título Comercial en Perfil de Trabajador
   • Lenguaje de Consulta Workday
      
4. Si no puede encontrar un dominio específico, puede que necesite conceder permiso primero al dominio padre.
5. Una vez que haya agregado los dominios, vaya a la barra de búsqueda y escriba "Activar Cambios Pendientes de Política de Seguridad," luego haga clic en la tarea.
   
   
    
    
6. En la siguiente pantalla verá una revisión de los dominios de seguridad que está activando. Marque la casilla "Confirmar" y haga clic en OK. 
   
    

Estos son los permisos requeridos para la integración; sin embargo, si desea datos adicionales, puede añadir más permisos aquí si lo desea. 

Registrar Awardco como Cliente API en Workday

Ahora registrará Awardco como un cliente API seguro en su instancia de Workday.

1. Navegue a Workday e inicie sesión usando su cuenta de administrador.
2. Ejecute la tarea "Registrar Cliente API para Integraciones" en la barra de búsqueda.
   
   
    
3. Ingrese los siguientes valores en el formulario:
   1. Nombre del Cliente: Awardco
   2. Tokens de Actualización Sin Expiración: Marque esta casilla.
   3. Alcance: Organizaciones y Roles, Dotación, Datos Personales, Información de Contacto, Sistema
4. Haga clic en OK.

Encontrar el ID de Cliente y Secreto de Cliente

Después de registrar Awardco como Cliente API y hacer clic en OK, encontrará los siguientes valores al final de la página de registro.

• ID de Cliente
• Secreto de Cliente (esto solo se mostrará una vez)

Tome nota de estos valores. Necesitará ingresar estos valores durante el proceso de configuración de la integración en Awardco.

Importante: El secreto de cliente solo puede ser visto una vez. Si no lo copia correctamente, tendrá que generar uno nuevo. Consulte la sección de Preguntas Frecuentes de este documento si necesita generar un nuevo secreto de cliente.

Localizar los Endpoints de API y Token

1. En Workday, ejecute la tarea “Ver Clientes API” en la barra de búsqueda.
2. Tome nota de los siguientes valores en la parte superior de la página. Los necesitará durante la configuración de la integración en la plataforma Awardco.
   • Endpoint REST API de Workday
   • Endpoint de Token

Localizar el Token de Actualización (Refresh Token)

1. En Workday, navegue a la pestaña "Clientes API para Integraciones" en la misma pantalla de Ver Clientes API
2. Localice su Cliente API que acaba de crear
3. Pase el cursor junto al nombre y haga clic en el menú de tres puntos (acciones relacionadas) y seleccione Cliente API > Administrar Tokens de Actualización para Integraciones
   
    
    
4. Seleccione su ISU que creó al principio de la configuración. Haga clic en "OK".
   
    
    
5. Marque la casilla que dice "Generar Nuevo Token de Actualización"
6. Tome nota del Token de Actualización. Lo necesitará durante la configuración de la integración en la plataforma Awardco.

Registro de Workday en Awardco

Ahora puede completar el proceso de registro dentro de la plataforma Awardco.

1. Inicie sesión en su cuenta Awardco.
2. Haga clic en el botón “Admin” en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
3. Haga clic en “Plataforma”, luego en “Integraciones” y luego en “Biblioteca de Integraciones” desde el menú de navegación izquierdo.
4. Busque y seleccione “Workday (HRIS).”
5. Haga clic en “Comenzar Configuración.”
   
    
    
6. Si aún no lo ha hecho, siga las instrucciones en la sección “Crear una Cuenta de Usuario del Sistema Integrado (ISU)” para crear una cuenta ISU específica para Awardco. Si ya lo hizo, haga clic en “Siguiente.”
7. Si no ha registrado Awardco como Cliente API para Integración en Workday, siga las instrucciones en la sección “Registrar Awardco como Cliente API en Workday.” Si ya lo hizo, haga clic en “Siguiente.”
   
    
    
8. Ingrese el ID de Cliente y el Secreto de Cliente en los campos correspondientes. Esta información fue proporcionada por Workday y se encuentra al final de la página Registrar Cliente API para Integraciones. Haga clic en “Siguiente.”
9. Nota: Si el ID de Cliente o el Secreto son ingresados incorrectamente, tendrá que generar un nuevo secreto de cliente. Consulte la sección de Preguntas Frecuentes de este documento si necesita generar un nuevo secreto de cliente.
   
    
    
10. Ingrese el Endpoint REST API de Workday y el Endpoint de Token. Haga clic en “Siguiente.” 
11. Nota: Si no está seguro de dónde encontrar estos valores, consulte la sección “Localizar los Endpoints de API y Token” en este artículo de soporte.
    
     
     
12. Ingrese el token de actualización. Haga clic en “Siguiente.”
    • Nota: Si no está seguro de dónde encontrar este valor, consulte la sección “Localizar los Endpoints de API y Token” en este artículo de soporte. 
      
       
       
13. Luego recibirá un aviso de que el Cliente API ha sido registrado exitosamente. Haga clic en “Siguiente” para continuar con la configuración.
14. Para que los empleados listados como “inactivos” en Workday sean archivados en Awardco, haga clic en la opción “Archivar Empleados” en esta página. Se recomienda hacerlo. 
    
     
     
15. Si desea que la dirección de correo electrónico principal del empleado en Workday sobrescriba cualquier correo electrónico principal que ingresen en Awardco, seleccione la opción “Sobrescribir Correos de Awardco”.
    • Nota: Esta integración certificada soporta tipos avanzados de metadatos, incluyendo metadatos asociados (@) y para regalos corporativos (^).
      
       
       
16. Después de completar la configuración inicial, haga clic en “Ver Configuración de Mapeo” para configurar el mapeo de campos.

Mapeo de Campos de Datos de Empleados desde Workday

Configuración de Mapeo

Configure cómo se mapean los datos de usuario entre Workday y Awardco. Al seleccionar campos de los menús desplegables, verá tanto el nombre del campo como un valor de muestra de sus datos de Workday, lo que le ayuda a identificar fácilmente el mapeo correcto.

Campos Estándar

A continuación están los campos principales aceptados por la integración. Asegúrese de que los campos apropiados bajo la columna de Workday estén seleccionados y coincidan con lo que solicita el campo de Awardco.

1. ID de Empleado
2. Nombre
3. Apellido
4. Nombre Preferido
5. Correo Electrónico
6. Correo Electrónico Secundario
7. Número de Teléfono
8. Nombre de Usuario
9. Contraseña
10. Fecha de Contratación
11. Fecha de Nacimiento
12. Código de País
13. Idioma
14. ID de Supervisor

Metadatos Personalizados

Puede importar datos adicionales de usuario que pueden mostrarse en la plataforma o usarse para configurar ajustes avanzados. Cualquier campo importado debe basarse en el objeto Trabajador en Workday.

1. Haga clic en “Agregar Campo de Metadatos” 
   
    
    
2. Ingrese cómo desea que aparezca el valor del campo en Awardco en el campo de la izquierda.
3. Seleccione el valor de metadatos deseado del menú desplegable a la derecha.
4. Haga clic en los tres puntos a la derecha del valor para cambiar el tipo de metadatos o eliminar el campo de metadatos.
5. Consulte el artículo de soporte Configuración de Metadatos de Archivos de Usuario para obtener más información sobre los tipos de metadatos que puede aprovechar. 

Después de mapear los campos, haga clic en "Guardar" y proceda a la pestaña Configuraciones Generales para configurar los ajustes de importación.

Configuración de Importación y Configuraciones Generales

Después de mapear los campos de datos de empleados, realice ajustes sobre cómo se importan los datos de usuario en la pestaña Configuraciones Generales.

• Configuraciones de Importación: Esta sección mostrará cuándo tuvo lugar la última importación exitosa, los usuarios creados, los usuarios actualizados, los usuarios archivados y los usuarios restaurados.
• Frecuencia de Importación Automática: Elija con qué frecuencia desea importar automáticamente sus datos de empleados desde Workday (diariamente, semanalmente o mensualmente).
• Pausar Importaciones Automáticas: Haga clic en este botón para detener todas las importaciones automáticas hasta que las reanude.
• Importación Manual: Hacer clic en “Ejecutar Importación Manual” comenzará a importar sus datos de empleados inmediatamente.
• Vista Previa del Archivo de Usuario: Haga clic en “Descargar Vista Previa” para obtener un archivo .csv de los usuarios de su organización para verificar la precisión de los datos.

Para su configuración inicial, recomendamos esta secuencia:

1. Descargue una vista previa del archivo de usuario y revise el CSV para asegurarse de que todo esté correcto.
2. Ejecute una importación manual para actualizar los datos de empleados.
3. Seleccione una frecuencia de importación automática.

Configuraciones Avanzadas

Las configuraciones avanzadas ofrecen más control sobre cómo se importan los datos desde Workday.

• Archivar Empleados: Eliminar automáticamente de Awardco a los empleados que ya no aparecen en las importaciones de datos (recomendado).
• No Archivar: Ingrese una serie de IDs de Empleado para usuarios que nunca deben ser archivados.
• Sobrescribir Correos: Sobrescribir las direcciones de correo electrónico de los empleados en Awardco con datos actualizados de Workday durante cada importación.
• Sobrescribir Fecha de Contratación: Reemplazar la fecha de contratación existente en Awardco con la fecha de contratación de Workday.
• Actualizar Cliente API: Si ha creado un nuevo cliente API, puede actualizar su información aquí.
• Eliminar Conexión: Desconectar la integración de Workday y eliminar todas las configuraciones. Esta acción no se puede deshacer.

Presione "Guardar" después de realizar cualquier cambio.

 

Preguntas Frecuentes

• P: ¿Cuál es el beneficio de una Integración Nativa Certificada por Workday?
  • R: La designación Certificada por Workday se logra mediante un riguroso proceso que incluye verificaciones de seguridad, auditorías de cumplimiento y entrevistas con clientes. Este estatus muestra que Awardco cumple y es seguro, ayudando a acelerar las revisiones de seguridad y TI ya que Workday ya ha aprobado la integración. También legitima a Awardco como un socio clave de Workday.
• P: ¿Cuál es la diferencia entre la antigua integración de Workday y esta nueva? 
  • R: La nueva integración es una integración Nativa Certificada por Workday, que es una mejora importante. Las diferencias clave son:
    • Estado Certificado: Probada y certificada por Workday para seguridad y cumplimiento.
    • Velocidad y Costo: Es gratuita, de autoservicio y toma solo 10-15 minutos para implementar. La versión heredada era más compleja.
    • Funcionalidad: Soporta campos de datos avanzados como metadatos asociados (@) y para regalos corporativos (^).
    • Soporte de Idiomas: Soporta 49 idiomas, siendo la integración más flexible en el mercado.
• P: ¿Qué hago si no puedo encontrar un dominio o permiso de seguridad específico? 
  • R: Si tiene problemas para encontrar un permiso específico, puede que necesite conceder permiso al dominio padre primero para el ISU. Si sigue teniendo problemas, contacte a su administrador de Workday o al Equipo Técnico CSM de Awardco para asistencia. 
• P: Copié incorrectamente el Secreto de Cliente durante el registro. ¿Qué hago?
  • R: El secreto de cliente solo puede verse una vez después de la creación. Si lo copió mal, tendrá que generar un nuevo secreto de cliente, lo que invalidará el otro secreto. Para generar un nuevo secreto:
    • Ejecute la tarea “Ver Clientes API” en Workday.
    • Cambie a la pestaña “Clientes API para Integraciones”.
    • Encuentre su Cliente en la lista y pase el cursor sobre los puntos suspensivos.
    • Seleccione la opción “Generar Nuevo Secreto de Cliente”
      
       
       
    • Marque la casilla “Confirmar” y presione “OK”.
    • El nuevo secreto de cliente estará disponible en la pantalla siguiente.
• P: ¿Puedo volver y editar mi mapeo o configuraciones más tarde? 
  • R: ¡Sí! Puede regresar fácilmente a las secciones de Mapeo de Campos de Datos de Empleados o Configuración de Importación y Configuraciones Generales desde la página de Integración HRIS de Workday en Awardco. Estas secciones están diseñadas para gestión continua y pueden accederse en cualquier momento después de la configuración inicial.

Comparación de Integración HRIS de Workday

Si tiene alguna pregunta, por favor contacte a Soporte Administrativo de Awardco.