Carga de un archivo CSV para la automatización de incorporación

Este artículo le guía a través de la automatización del proceso de incorporación de su organización utilizando un archivo CSV. Por favor, considere configurar los premios de incorporación a través de nuestro Constructor de Automatización de Incorporación primero antes de seguir esta opción. Acceda a una plantilla de muestra de .csv para incorporación aquí.

Formato de su archivo de usuarios

Para que la automatización procese correctamente los premios, el archivo de usuarios de la plataforma enviado a los servidores de Awardco debe incluir una fecha de contratación para cada usuario. La fecha de contratación puede estar en cualquiera de los siguientes formatos

Al considerar enviar esta información, por favor contacte a su punto de contacto en Awardco antes de realizar cualquier cambio en su archivo de usuarios. Cuanta más información tenga nuestro equipo sobre los datos que está enviando, mejor asistencia podremos brindar.

Recomendamos encarecidamente discutir la incorporación de esta función a su plataforma con su Gerente de Éxito del Cliente. Debido a que el sistema programa premios basándose en un número determinado de días o meses después de la fecha de inicio de los nuevos empleados, la frecuencia de actualización del archivo de usuarios de la plataforma puede afectar significativamente cómo el sistema procesa los reconocimientos. Para asegurar que la frecuencia de actualización de su archivo sea compatible con esta automatización, por favor discuta esta función con su punto de contacto en Awardco.

Construcción de la automatización

Ubicación del programa de incorporación en Configuración

Requisito previo: Asegúrese de que las fechas de contratación estén cargadas para todos los usuarios en el archivo de usuarios de la plataforma.

Pasos:

Inicie sesión en la plataforma.
Seleccione el botón “Admin” en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
En el menú de navegación izquierdo, haga clic en “Reconocimiento”, “Programas” y luego en "Incorporación".
Haga clic en Cargar CSV y descargue la plantilla onboarding.csv.

Abra el archivo CSV y siga las instrucciones a continuación.

Explicación de los campos del archivo .CSV

Para ayudarle mejor a crear este archivo, por favor consulte el archivo de muestra adjunto a este artículo al final de la página.

Código de país - Los programas de incorporación están organizados por país, por lo que cada país que ejecute un programa de incorporación llenará su propia fila. Comience introduciendo el código de país de dos letras para cada país participante. Por ejemplo, Canadá es CA, el Reino Unido es GB, Estados Unidos es US, México es MX, Alemania es DE, y así sucesivamente. Puede encontrar códigos de país de dos letras en World Atlas u otro sitio similar. Hay algunos países con códigos de dos letras que pueden representarse de diferentes maneras, así que si no está seguro del código que debe usar aquí, por favor contáctenos.

Una cosa a tener en cuenta, es posible que un código de país se utilice en varias filas siempre que el día o mes sea diferente de la otra ocurrencia. Esto proporciona una forma de enviar múltiples correos electrónicos a sus nuevos empleados. Una forma común de usar esto es cuando los nuevos empleados pasan por programas de capacitación estándar. Por ejemplo, el día 5 se envía el correo electrónico "Bienvenida General". El día 15 se envía el correo electrónico "Dos Semanas en el Bolsillo". El día 40 se envía el correo electrónico y premio "Finalización de Capacitación en Innovación". ¡Use esta capacidad para ser creativo con la forma en que da la bienvenida a sus empleados!

Mes - El número de meses después de la fecha de contratación en que se enviará el reconocimiento y cualquier correo electrónico asociado. Por ejemplo, si introduce '3' y la fecha de contratación del usuario es el 15 de enero, el reconocimiento se procesará el 15 de abril.

Día - El número de días después de la fecha de contratación del empleado en que se enviará el reconocimiento y cualquier correo electrónico asociado. Por ejemplo, si introduce 8, el reconocimiento se enviará 8 días después de la fecha de contratación del empleado. Asegúrese de establecer el conteo de días en un número mayor a 2. Asegúrese de que el archivo de usuarios se cargue antes de las 8 pm MST del día anterior a la liberación del premio.

De Supervisor - La columna 'De Supervisor' debe llenarse con un valor "True" o "False". Si introduce "True", el sistema accederá a la jerarquía establecida en su archivo de usuarios y usará al gerente directo del destinatario del reconocimiento como el valor "de" en el reconocimiento. El reconocimiento en la plataforma y cualquier referencia a un usuario "de" en el correo electrónico hará referencia al gerente directo del usuario. Si introduce "False", deberá ingresar un valor en la columna "De Usuario".

De Usuario - Si introduce "True" en la columna "De Supervisor", deje esta celda en blanco. Si introduce "False" en la columna "De Supervisor", ingrese el ID del empleado para el usuario desde el cual desea que se envíe el reconocimiento.

Nota - Este es el texto que se adjuntará al reconocimiento en el feed de la plataforma. Aunque puede ingresar lo que desee, recomendamos mantener este mensaje bastante corto. Si desea comunicar un mensaje de bienvenida del CEO, resaltar términos de uso de la plataforma u otro mensaje largo, recomendamos incluir estos en el correo electrónico que se envía al usuario.

Cantidad - Este valor es la cantidad que se adjuntará al reconocimiento. Si no está adjuntando una cantidad monetaria a estos reconocimientos, ingrese cero en esta celda.

Presupuesto - Si está otorgando cualquier cantidad mayor que cero, deberá designar el presupuesto del cual se obtendrán los fondos. Para que la automatización funcione correctamente, el nombre del presupuesto ingresado aquí debe coincidir exactamente con el nombre del presupuesto en la plataforma. Por ejemplo, si desea usar el presupuesto "Nuevo Empleado" y escribe "Bienvenida Nuevos Empleados" en esta celda, la plataforma no podrá extraer fondos del presupuesto correcto.

Público - Este campo es una declaración "True" o "False". Cuando ingrese "True", el reconocimiento se mostrará públicamente en el feed de la plataforma. Cuando ingrese "False", el reconocimiento se procesará de forma privada y no se mostrará en el feed público.

Plantilla de correo electrónico para usuario - En este campo, ingrese el nombre de la plantilla que desea enviar al nuevo empleado. El valor ingresado aquí deberá coincidir exactamente con el nombre de la plantilla. Aunque este campo no es obligatorio, recomendamos trabajar con el equipo de Awardco para crear y utilizar un correo electrónico que celebre a su empleado.

Plantilla de correo electrónico para supervisor - En este campo, ingrese el nombre de la plantilla que desea enviar al gerente directo del empleado. El valor ingresado aquí debe coincidir exactamente con el nombre de la plantilla. Al igual que la plantilla de correo electrónico para usuario, este campo no es obligatorio pero se recomienda. El correo electrónico para el supervisor solo puede enviarse al mismo tiempo que el correo para el usuario. Actualmente no es posible enviar el correo al gerente antes que al usuario.

Hora - La hora debe ingresarse en formato de 24 horas. Por ejemplo, si desea que el reconocimiento se procese a las 3:00 pm, ingrese "15". Como el sistema solo procesa reconocimientos en la hora en punto, no se debe proporcionar un valor de minutos.

Zona horaria - Ingrese la zona horaria escribiéndola completamente. Por ejemplo, la hora de la costa este en EE. UU. se ingresaría como hora estándar del este. No es necesario ajustar por horario de verano ya que el sistema hará el ajuste automáticamente según la época del año. Puede consultar este artículo de Wikipedia para localizar su zona horaria local.

Metadatos - Usando la columna de reglas de metadatos, es posible personalizar su automatización de incorporación para subgrupos específicos de su organización. Para utilizar esta opción, debe incluir metadatos en su archivo de usuarios. Ingrese datos en las celdas bajo esta columna usando el siguiente formato {"#Encabezado de Metadatos":["Valor de Metadatos"]}. Por ejemplo, {“Departamento”:[“Ventas”], “Nivel de Autorización”:[“1”,”2”]}. Asegúrese de omitir el valor "#" antes de "Departamento" y "Autorización" en el encabezado de metadatos, ya que el sistema cargará los datos, pero no poblará la automatización si "#" se deja en el encabezado. Al usar esta opción, recuerde configurar una fila para los usuarios en el grupo de metadatos listado y cualquier usuario que no forme parte del grupo de metadatos. Por ejemplo, si crea una fila para empleados en EE. UU. que están en ventas, a menos que incluya una segunda fila para empleados en EE. UU. que no estén en ventas, ningún otro empleado recibirá un premio de incorporación.

Carga del archivo .CSV y configuración final de ajustes

Después de preparar su archivo CSV:

Inicie sesión en la plataforma.
Seleccione el botón “Admin” en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
En el menú de navegación izquierdo, haga clic en “Reconocimiento”, “Programas” y luego en "Incorporación".
Haga clic en Cargar CSV y seleccione su archivo preparado.
Haga clic en Cargar.
Revise y atienda cualquier mensaje de error que aparezca, y luego vuelva a cargar el archivo.
Una vez que el archivo se haya cargado con éxito, lo verá mostrado en la tabla debajo de los encabezados en la página de incorporación.

Tenga en cuenta que esta automatización no otorga premios de forma retroactiva. El sistema utilizará las reglas que haya cargado para buscar en la plataforma una vez al día y programar premios próximos en la función de reconocimiento masivo. Puede ver y eliminar estos premios pendientes yendo a la pestaña de Colas en la sección de administración y haciendo clic en Reconocimiento Masivo.

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.

Relacionada con