Los metadatos añaden detalles adicionales sobre los empleados más allá de los datos básicos en su plataforma Awardco. Ayuda a personalizar los programas de reconocimiento y las encuestas de compromiso para ajustarse a las necesidades de su organización. Mientras Awardco requiere datos básicos de los empleados en su archivo de usuario, los metadatos lo mejoran definiendo configuraciones de programas, acceso a presupuestos y listas de encuestas. Si su sistema HRIS carece de los metadatos necesarios, el Generador de Metadatos puede ayudar.
Ubicada dentro de la configuración de Administrador, esta herramienta le permite generar nuevos metadatos basados en la información ya presente en su archivo de usuario. Aunque el concepto pueda parecer abstracto inicialmente, este artículo proporcionará una explicación clara. Explicaremos los beneficios de esta herramienta, el proceso fundamental para generar metadatos usando el Generador de Metadatos, e ilustraremos sus aplicaciones prácticas con ejemplos del mundo real.
- Valor del Generador de Metadatos
- Configuración General de la Herramienta
- Valor y Reglas de Metadatos
- Configuración de Valores
- Guardar y Aplicar Reglas
- Ejemplo
Valor del Generador de Metadatos
Subir datos completos de empleados es crucial para el buen funcionamiento de su plataforma Awardco. Los datos en su archivo de usuario empoderan a los empleados y permiten una configuración y análisis precisos tanto en los productos de Reconocimiento como Engage. Mientras especificamos campos requeridos y recomendados para su archivo de usuario, pueden incorporarse metadatos o información adicional para refinar la elegibilidad de programas, asignación de presupuestos y listas de participantes en encuestas.
Cuando los datos existentes del HRIS en su archivo de usuario no incluyen los metadatos necesarios para definir sus parámetros deseados, el Generador de Metadatos cierra esta brecha permitiéndole crear los metadatos faltantes.
Reconocimiento
El Generador de Metadatos le permite crear reglas precisas y específicas para sus programas de reconocimiento. Estableciendo reglas y condiciones basadas en datos existentes (por ejemplo, Código de País, #Grupo de Trabajo), puede personalizar su plataforma para:
- Definir Elegibilidad: Crear una etiqueta de metadatos #Elegibilidad de Programa que asegure que solo grupos específicos (por ejemplo, "Ingenieros a tiempo completo en EE. UU.") puedan nominar o recibir premios para un programa determinado.
- Asignar Presupuestos: Asignar presupuestos de reconocimiento con precisión a equipos que no comparten un gerente directo o departamento común en sus datos HR existentes.
- Optimizar Informes: Crear campos de metadatos consolidados que agrupen empleados de una manera que se alinee con su estructura interna de informes, reduciendo la carga administrativa.
Engage
Para clientes que usan Awardco Engage, el Generador de Metadatos es esencial para configurar y analizar sus encuestas de compromiso de empleados. Esta herramienta le permite:
- Dirigir la Participación: Crear etiquetas de metadatos muy específicas (por ejemplo, #Grupo de Encuesta Q4) para asegurar que las encuestas se envíen solo a la audiencia prevista, como una unidad de negocio específica o empleados con cierta antigüedad.
- Segmentar Resultados: Generar metadatos para categorizar empleados de maneras no presentes en su HRIS, permitiéndole filtrar y profundizar en los resultados de encuestas (por ejemplo, analizar el sentimiento por ubicación #Nivel 1 vs. #Nivel 2).
Configuración General de la Herramienta
Para acceder al Generador de Metadatos:
- En la página principal, seleccione el botón Administrador en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- Seleccione “Usuarios” y luego “Generador de Metadatos” en el menú de navegación izquierdo.
La vista inicial de la herramienta Generador de Metadatos muestra una lista de todos los conjuntos de reglas de metadatos creados previamente, los valores correspondientes generados en la columna de metadatos y el estado de cada conjunto de reglas. Un estado activo indica que los metadatos están disponibles para su uso dentro de la plataforma para funciones como presupuestos y elegibilidad de programas. Una vez generado un conjunto de reglas de metadatos, puede acceder y modificarlo en cualquier momento haciendo clic en el ícono “...” a la derecha del estado de metadatos y seleccionando “Editar” en el menú desplegable. El menú también ofrece opciones para “Duplicar” o “Eliminar” el conjunto de reglas. Eliminar un conjunto de reglas lo borra permanentemente junto con todos los valores de metadatos asociados. Duplicar un conjunto de reglas puede ser ventajoso al crear múltiples conjuntos con configuraciones similares.
Seleccionar “Agregar conjunto de reglas” abrirá una ventana modal solicitándole nombrar su conjunto de reglas. Después de guardar, será dirigido a la página de configuración donde podrá comenzar a definir reglas para generar valores de metadatos. Examinemos cada configuración:
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Nombre del Metadato: Este nombre servirá como encabezado de la columna de metadatos en los informes y será visible en toda la plataforma, similar a los encabezados de metadatos importados a través de su archivo de usuario. La plataforma agregará automáticamente un prefijo “#” a este nombre de metadato. No es necesario incluir manualmente el “#” al ingresar el nombre; aparecerá una vez que realice pruebas.
- Recomendación: Evite actualizar el nombre del metadato después de que haya sido aplicado a los usuarios. Cambiar el nombre es equivalente a crear una nueva columna de metadatos. Los valores de datos registrados al momento de la creación (por ejemplo, reconocimientos, órdenes) conservarán el nombre y valor original del metadato para fines de informes.
- Estado: Este campo indica si el conjunto de reglas de metadatos está Inactivo o Activo. Para activar un conjunto de reglas, debe configurar Valores y Reglas y luego hacer clic en el botón Guardar en la esquina inferior derecha.
- Vista Previa de Resultados: Antes de guardar y aplicar cambios a su conjunto de reglas, puede verificar que los valores se asignen correctamente a los usuarios seleccionando “Vista previa de resultados.” Al hacer clic en “Vista previa de resultados” se descargará un archivo .csv nombrado según el Nombre del Metadato. Este archivo incluirá una muestra de sus usuarios junto con el conjunto de reglas de metadatos que está previsualizando. El encabezado de la columna de metadatos estará entre asteriscos dobles (por ejemplo, Eligible). Esta función permite pruebas ilimitadas para asegurar una atribución precisa antes de guardar.
- Guardar Conjuntos de Reglas: Una vez que confirme que su conjunto de reglas funciona como desea y quiere que los metadatos estén disponibles inmediatamente, haga clic en el botón Guardar en la esquina inferior derecha de su pantalla.
Valores y Reglas de Metadatos
Para asignar valores de metadatos usando el Generador de Metadatos, debe establecer reglas y lógica basadas en la información existente en su archivo de usuario. Si está familiarizado con fórmulas de Excel, estas reglas funcionan de manera similar a declaraciones if-then. Puede basar reglas en ID de Empleado, Código de País y cualquier otro metadato presente en su archivo de usuario. Nota: No puede crear reglas basadas en metadatos generados dentro del propio Generador de Metadatos.
Cada valor individual y sus condiciones de regla correspondientes están organizados en bloques. Cuando existen múltiples valores, el Generador de Metadatos los prioriza junto con sus condiciones de regla en orden descendente. A continuación se explica la función de cada ícono en un bloque de valor:
- Ícono de Arrastre: Este ícono le permite reposicionar el bloque arrastrándolo hacia arriba o abajo, lo cual es útil para ordenar valores y reglas ya que el Generador de Metadatos las aplica de arriba hacia abajo.
- Elipsis (arriba a la derecha): Al hacer clic en estas elipsis, se ofrecen opciones para Eliminar o Duplicar el valor y sus condiciones de regla asociadas.
- Flecha de Caret: Ubicada a la derecha de “Ocultar [Número] Regla(s),” esta flecha colapsa todas las reglas y grupos de reglas vinculados, mostrando solo el nombre del nuevo valor.
- Elipsis (Condición de Regla): Las elipsis a la derecha de la primera condición de regla ofrecen opciones para Eliminar o Duplicar la regla. Además, puede transformar la regla en un “Grupo de Reglas,” un concepto explicado más adelante en este artículo.
- Enlaces para Agregar: Estos enlaces permiten añadir una nueva regla o un grupo de reglas.
Cada bloque de valor mostrará el número de “usuarios atribuidos” o la cantidad de usuarios a los que se aplicará el valor. Este número no se generará hasta que aplique la regla y haga clic en “Guardar Cambios.”
Configuración de Valores
Al seleccionar “Agregar Valor” se abrirá un formulario donde podrá configurar las reglas. El valor ingresado en el campo junto a “Si se encuentra coincidencia:” es el valor que llenará la nueva columna de metadatos creada para un empleado. Por ejemplo, si está determinando elegibilidad para un programa de reconocimiento, podría querer que este valor sea “Elegible.”
Nuestra condición inicial de regla presenta dos menús desplegables. El primero le permite seleccionar entre ID de Empleado, Código de País y cualquier otro valor de metadato existente en su archivo de usuario.
Nota: Los metadatos generados en un conjunto de reglas no pueden usarse en otro conjunto de reglas.
El segundo menú desplegable ofrece los siguientes operadores condicionales:
- Es
- No es
- Está vacío
- No está vacío
- Contiene
- No contiene
El campo a la derecha de estos menús desplegables es donde ingresa sus datos existentes (ID de Empleado, Código de País o valor de metadato). Entender el significado de estos componentes de regla le permite construir condiciones efectivas. Exploremos un ejemplo de cada opción condicional para ilustrar casos prácticos.
Es y No es
Para identificar empleados en Francia para un programa de reconocimiento, crearía una condición como “Donde Código de País es FR.” Esta regla asignaría el valor especificado (por ejemplo, “Elegible”) a todos los empleados con “FR” en su campo de Código de País.
Por el contrario, si necesita excluir a un grupo específico, como empleados “Medio tiempo,” la lógica “No es” es útil. La condición podría establecerse como “Donde Grupo de Trabajo no es Medio tiempo.”
Nota: Las opciones “Es” y “No es” distinguen mayúsculas y minúsculas. Asegúrese de que el valor de datos que ingrese coincida exactamente con la capitalización en su archivo de usuario. Además, estas condiciones no necesitan usarse juntas.
Está vacío y No está vacío
Las empresas con grandes plantillas o empleados estacionales a menudo tienen metadatos incompletos para todos los usuarios. Para etiquetar a los trabajadores estacionales, puede crear un nuevo Nombre de Valor como “Estacional” y establecer la condición “Donde Departamento está vacío.” Esta condición no requiere especificar datos existentes.
De manera similar, para identificar trabajadores a tiempo completo, podría crear un Nombre de Valor “Tiempo completo” y la condición “Donde Departamento no está vacío.” Esta condición tampoco requiere especificar datos existentes.
Contiene y No contiene
Crear un programa de reconocimiento de Manager a Par es una gran aplicación de Awardco. Determinar la elegibilidad puede simplificarse creando metadatos basados en una columna de metadatos #Título existente. Por ejemplo, podría crear un nuevo valor llamado “Elegible” con una condición de regla que diga “Donde Título contiene Manager.” Esto identificaría cualquier título que incluya la palabra “Manager” y aplicaría el valor “Elegible” a los datos de ese empleado.
La lógica “No contiene” también es valiosa para especificar la elegibilidad del programa. Por ejemplo, para restringir un programa a empleados que no estén en la alta dirección, podría usar la condición “Donde el título del trabajo no contiene Vicepresidente.”
Seleccionar esta opción hace que la condición de regla no distinga entre mayúsculas y minúsculas, lo cual es útil si hay variaciones en la capitalización dentro de sus datos HRIS.
Agrupación de Reglas
Crear un grupo de reglas le permite combinar múltiples condiciones dentro de una sola regla. Esto es beneficioso cuando un valor de metadato debe cumplir varios criterios que involucran diferentes combinaciones de lógica “y”/“o”. Para ilustrar la agrupación de reglas, considere un ejemplo de generar metadatos para empleados que tienen subordinados directos.
En el ejemplo anterior, hay dos grupos de reglas: uno que requiere que el título del empleado contenga “manager” y que el nivel de trabajo no sea “1,” y otro que requiere que el título contenga “supervisor” o “team lead.” Esta configuración significa que el valor “Verdadero” se ingresará en los datos de un empleado si es manager y no está en nivel de trabajo 1, o si su título es Supervisor o Team Lead.
Cuando crea múltiples reglas y grupos de reglas, aparecen menús desplegables etiquetados como “y” y “o” a la izquierda. Seleccionar “y” significa que todas las condiciones dentro de ese grupo deben cumplirse, mientras que “o” significa que al menos una condición debe cumplirse. Esta flexibilidad acomoda posibles complejidades en los datos de empleados o programas de reconocimiento de su organización.
Si no hay coincidencia
Para cubrir a todos los usuarios que no cumplen ninguna de las condiciones de regla definidas, puede utilizar el interruptor “Si no hay coincidencia.” Si ninguna de las condiciones anteriores se cumple, a todos los usuarios restantes se les asignará el valor especificado debajo del interruptor.
Guardar y Aplicar Reglas
Una vez que haya terminado de configurar sus valores y reglas, puede previsualizar los resultados en estado borrador haciendo clic en “Vista previa de resultados.” Esta acción descarga un archivo .csv de muestra que muestra cómo aparecerían las reglas creadas tras una importación en vivo del archivo de usuario. Revise el .csv para asegurar que todas las reglas estén configuradas correctamente. El encabezado de la columna de metadatos de muestra estará entre asteriscos dobles a cada lado del título. Si identifica algún error, ajuste las reglas, guarde los cambios y realice la prueba nuevamente. Cuando las reglas funcionen a su satisfacción, haga clic en “Guardar Cambios,” seguido de “Guardar y Aplicar Cambios.”
Importante: Al hacer clic en “Guardar y Aplicar Cambios” se afectarán todos los usuarios asociados con este metadato. Esto es lo que ocurrirá:
- Las atribuciones existentes serán archivadas (eliminadas).
- Cualquier configuración existente que dependa de los valores originales puede verse afectada.
Con sus metadatos ahora activos, pueden usarse en toda la plataforma en reconocimiento, programas de ganancia y automatizados. Por favor, tenga precaución al modificar o eliminar reglas después de implementar metadatos creados. Eliminar un conjunto de reglas eliminará inmediatamente los metadatos asociados. Poner una regla en estado “Inactivo” eliminará los metadatos asociados la próxima vez que se ejecute una importación o el conjunto de reglas. Ambos escenarios pueden interrumpir su plataforma. Recomendamos encarecidamente consultar con su contacto de Awardco antes de hacer cualquier alteración.
Ejemplos
Vamos a recorrer ejemplos prácticos de creación de metadatos usando el Generador de Metadatos. El primer ejemplo cubrirá la creación de campos, configuración de condiciones y ejecución de reglas, ilustrando cómo los metadatos resultantes pueden usarse para configurar un programa de reconocimiento. El segundo ejemplo mostrará cómo esos mismos metadatos pueden usarse para configurar una encuesta de compromiso de empleados.
Reconocimiento
Una empresa está desarrollando un programa de reconocimiento monetario específicamente para empleados a tiempo completo en Estados Unidos. Quieren aprovechar sus datos existentes de empleados (Código de País y #Grupo de Trabajo) para definir la elegibilidad del programa dentro de la configuración del programa de reconocimiento.
- Después de seleccionar “Agregar conjunto de reglas” en la página del Generador de Metadatos, nombran el conjunto de reglas, que también será el encabezado del metadato, como “Elegibilidad para Programas Monetarios.”
- Luego agregan un valor: “Verdadero.” Para este valor “Verdadero,” establecen dos condiciones: “Donde Grupo de Trabajo es Tiempo completo y Código de País es US.”
- Luego activan la opción “Si no hay coincidencia” e ingresan el valor “Falso.”
Después de hacer clic en “Vista previa de resultados,” el archivo .csv descargado confirma que las reglas identifican correctamente a los empleados previstos.
Finalmente, hacen clic en “Guardar Cambios” y luego en “Guardar y Aplicar Cambios.” Ahora, al configurar la elegibilidad de Nominadores y Destinatarios para el programa monetario, el metadato recién creado “Elegibilidad para Programas Monetarios” está disponible, permitiéndoles restringir el acceso al programa a empleados a tiempo completo en EE. UU.
Engage
La misma empresa ahora quiere lanzar una encuesta de compromiso de empleados, pero solo para los empleados a tiempo completo en Estados Unidos. En lugar de crear un nuevo conjunto de reglas, pueden reutilizar los metadatos creados en el ejemplo anterior: “Elegibilidad para Programas Monetarios.”
Dado que el conjunto de reglas de metadatos ya existe y está activo, pueden proceder directamente a la configuración de la encuesta.
- Al configurar los Participantes para la nueva encuesta en Awardco Engage, los administradores seleccionan el campo de metadatos “Elegibilidad para Programas Monetarios.”
- Especifican que solo los usuarios donde el valor “es Verdadero” deben recibir la invitación a la encuesta.
Esto demuestra cómo un solo y poderoso campo de metadatos generado por la herramienta puede aplicarse instantáneamente a múltiples áreas de la plataforma Awardco, controlando eficientemente tanto el acceso a programas de reconocimiento como la distribución de encuestas.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.