Recomendamos encarecidamente usar las aprobaciones solo cuando sea absolutamente necesario. Añadir más aprobaciones y niveles de aprobación puede ralentizar el proceso de reconocimiento, y el reconocimiento oportuno es más efectivo. A continuación, encontrará información completa sobre cómo configurar y gestionar las configuraciones de aprobación.
Configuraciones
El sistema permite hasta cuatro niveles de aprobación, y cada nivel puede estar vinculado a un umbral monetario. Las aprobaciones se pueden configurar utilizando una de cinco opciones para designar aprobadores: supervisores, metadatos, metadatos asociados, usuarios específicos o designación por usuario (anulación manual).
Niveles
Puede configurar hasta cuatro niveles de aprobación. Por ejemplo, podría designar cada nivel según un rango monetario (por ejemplo, $0-$50 va al nivel 1; más de $50 va al nivel 2). También es posible que varias personas revisen el mismo reconocimiento en un solo nivel listando múltiples aprobadores para la misma cantidad monetaria. En tales casos, aunque varias personas pueden revisar, solo se requiere una aprobación para que el reconocimiento avance al siguiente nivel.
Cuando se configuran múltiples niveles de aprobación, los reconocimientos progresan a través de cada nivel secuencialmente, comenzando con el nivel 1. El primer nivel de aprobación puede basarse en el nominador o el destinatario. Los niveles posteriores (segundo, tercero y cuarto) pueden basarse en el nominador, destinatario o el último aprobador del nivel anterior. A continuación se muestra un ejemplo de un proceso de aprobación escalonado que ilustra las diferentes opciones de configuración disponibles. Tenga en cuenta que los niveles de aprobación escalonados deben guardarse como reglas separadas.
Aprobadores
Aprobaciones Basadas en Supervisores
Los aprobadores se determinan por el supervisor asignado al individuo dentro del archivo de datos de usuario.
Ejemplo: Un programa tiene dos niveles de aprobación. El primer nivel se basa en el supervisor del destinatario, y el segundo se basa en el supervisor del último aprobador. Si Jordan es reconocido, la primera solicitud de aprobación irá al supervisor de Jordan, Adam. Una vez aprobado, la solicitud del segundo nivel irá al supervisor de Adam, Michael. (Esto se basa en la jerarquía organizacional definida en su archivo de datos de usuario.)
Aprobaciones Basadas en Metadatos
Los aprobadores se definen usando un valor específico de metadatos incluido en el archivo de datos de usuario. Comenzando con el nominador, destinatario o último aprobador, el sistema subirá en la jerarquía organizacional hasta encontrar a alguien cuyo metadato coincida con el valor especificado. Si nadie en la jerarquía coincide con ese valor, la nominación se enviará a todos los administradores para su aprobación.
Ejemplo: Un programa requiere que cada reconocimiento sea aprobado por un Vicepresidente (VP), y la jerarquía de aprobación se basa en el destinatario. Si Mason es reconocido, el sistema primero revisará el registro de John para ver si es VP, luego el de Carly, y finalmente el de Sarah. Cuando el sistema verifica que el metadato de Sarah indica que es VP, la nominación se enviará a Sarah para su aprobación. Si no se encontrara ningún VP en la jerarquía ascendente de Mason, la nominación se enviaría a todos los administradores para que uno de ellos la apruebe.
Aprobación Basada en Metadatos Asociados
Esta configuración permite aprobaciones por usuarios que no son gerentes directos ni del nominador ni del destinatario. Para usar este flujo de aprobación, se debe agregar una "Columna de Metadatos Asociados" al archivo de datos de usuario (consulte el artículo "Formato de Archivos de Usuario"). Si se selecciona "Asociación" como regla de aprobación, solo aparecerán valores de la columna "Metadatos Asociados" en el menú desplegable del campo de Metadatos.
Aprobación Basada en un Usuario Específico
Se designan individuos específicos como aprobadores. Estos usuarios designados pueden variar en cada nivel de aprobación.
Ejemplo: El primer aprobador está designado como Jake, el segundo como Sarah y el tercero como Michael o Karl. Si Nathan es nominado, Jake será el primer aprobador. Después de que Jake apruebe, Sarah será el segundo aprobador. Para la aprobación final, la solicitud irá tanto a Michael como a Karl, y solo uno de ellos necesita aprobarla.
Aprobación Basada en una Designación por Usuario o “Anulación Manual”
Por favor, consulte con su Consultor de Implementación o Gerente de Éxito del Cliente para preguntas específicas sobre anulaciones manuales.
Los aprobadores se especifican para cada usuario. Para el primer nivel de aprobación, el aprobador puede basarse en el destinatario o el nominador. Para el segundo, tercer o cuarto nivel, el aprobador puede basarse en el destinatario, el nominador o el último aprobador del nivel anterior. No puede designarse a sí mismo como su propio aprobador en el archivo de datos de usuario. Si el campo de aprobador está en blanco para un usuario, la solicitud de aprobación se dirigirá al supervisor de esa persona. Si la persona no tiene un supervisor asignado en el sistema, la aprobación irá a todos los administradores.
Ejemplo: El primer nivel de aprobación se basa en el destinatario y el segundo nivel se basa en el último aprobador. Ambos niveles están mapeados a la misma columna "ID de Empleado del Aprobador" en el archivo de datos de usuario. Cuando Suzanne (ID de empleado 8746, Michael) es nominada, Michael será el primer aprobador. Una vez que Michael apruebe, el siguiente y último aprobador será el ID de empleado 4953, Karl.
Ejemplo: El primer nivel de aprobación se basa en el destinatario y el segundo nivel se basa en el último aprobador. Ambos niveles están mapeados a la misma columna "ID de Empleado del Aprobador". Cuando Suzanne es nominada, el ID de empleado 8746, Michael, será el primer aprobador (ver arriba). Una vez que Michael apruebe, el siguiente y último aprobador será el ID de empleado 4953, Karl (ver arriba).
Preguntas Frecuentes sobre Aprobaciones
Timbre de Aprobación y Notificaciones
- El timbre de aprobación puede tardar hasta una hora en aparecer inicialmente después de que los programas se activan.
- Las aprobaciones para programas "Recognition Classic" no se migrarán al timbre ni se mostrarán dentro del timbre para programas de reconocimiento.
- Si está habilitado, se envían notificaciones de recordatorio de aprobación cada lunes por la mañana.
Niveles de Aprobación
- Si una solicitud de aprobación se dirige a múltiples personas en el mismo nivel de aprobación, solo una persona necesita aprobar para que el reconocimiento continúe.
Omisiones de Aprobación
- Generalmente, no puede aprobar una nominación que usted haya enviado o en la que sea la persona reconocida.
- Si usted y otros están designados como aprobadores (usuarios específicos), la solicitud de aprobación se enviará a todos los demás en la lista, excluyéndolo a usted.
- Si usted es el único aprobador designado para una nominación que envió o está recibiendo, la solicitud se dirigirá a su supervisor. Si no tiene un supervisor en el sistema, la aprobación se enviará a todos los administradores. Si usted es administrador, técnicamente puede aprobar su propia solicitud.
- Puede aprobar un reconocimiento varias veces si está designado como aprobador en diferentes niveles (por ejemplo, si el mismo reconocimiento requiere aprobación de la Persona A en el nivel 1 y nuevamente en el nivel 2).
Usuarios Archivados
- Las nominaciones pendientes de aprobación no se redirigirán automáticamente, independientemente de si un aprobador ha sido archivado o si se han realizado cambios en el archivo de datos de usuario.
Si tiene alguna pregunta, por favor contacte a Soporte Administrativo de Awardco.