Premios por servicio son una parte clave del reconocimiento a los empleados. Cada aniversario es una oportunidad para celebrar logros e inspirar éxito continuo. Con MemoryBooks, colegas, amigos y gerentes pueden compartir mensajes, fotos y recuerdos para honrar cada hito del empleado.
Para comenzar a usar MemoryBooks, asegúrate de que la automatización de premios por servicio esté habilitada en tu plataforma. MemoryBooks podría aparecer inicialmente como “deshabilitado” en tus configuraciones, lo que indica que aún no está completamente activado pero sigue siendo personalizable.
Nota: Puedes comenzar a personalizar MemoryBooks mientras está deshabilitado en la configuración. Actívalo y edítalo por separado en configuraciones avanzadas. Para ayuda detallada, contacta al Equipo Técnico de Éxito del Cliente (TCSM).
Este artículo explica el MemoryBook digital. Tu organización también puede ofrecer un MemoryBook impreso como recuerdo físico. Contacta a tu representante de Awardco para más detalles.
MemoryBooks
Resumen
MemoryBooks ofrece una plataforma digital donde los empleados pueden ver mensajes de felicitación de gerentes, compañeros y colegas por sus aniversarios a través de la función de Participación de compañeros. Este diseño moderno y elegante permite a los empleados revivir fácilmente los buenos deseos y recuerdos compartidos. Los administradores pueden acceder a la configuración a través de la pestaña Colas de administrador.
Experiencia del usuario
En su aniversario, cuando el empleado homenajeado inicia sesión en su cuenta, verá una publicación en su feed felicitándolo por su servicio y mostrando los comentarios enviados por sus colegas. El empleado puede ver el contenido completo haciendo clic en "Ver MemoryBook".
MemoryBooks recopila los comentarios de los compañeros en una experiencia digital personalizada que celebra el aniversario del galardonado. Como parte de MemoryBooks, puedes diseñar páginas estándar para incluir en cada MemoryBook individual de un empleado. Estas páginas estándar pueden presentar mensajes del liderazgo organizacional, valores de la empresa, la historia de tu organización y más. Las capturas de pantalla a continuación ilustran una tarjeta de título de ejemplo, un mensaje de felicitación del CEO y un comentario de un compañero. Cada una de estas páginas es personalizable y puede adaptarse para coincidir con la marca de tu organización, enfatizar los valores de la empresa y resaltar los objetivos de tu programa. Los usuarios también tienen la opción de exportar su MemoryBook en formato PDF.
Diseño y configuración
Habilita la automatización de premios por servicio para continuar. Para comenzar:
- Inicia sesión en tu cuenta de Awardco.
- Selecciona el botón de Administrador en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- En el menú de navegación izquierdo, selecciona “Reconocimiento,” "Programas," luego "Configuración de MemoryBook."
- Activa la opción “MemoryBook”.
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Haz clic en Programas y luego en Configuración de MemoryBook desde el menú de navegación izquierdo.
La configuración de MemoryBooks se divide en tres pasos:
- Configurar los ajustes generales, como la marca y las plantillas que usarás para mostrar comentarios de compañeros.
- Configurar los libros en sí.
- Modificar el calendario de notificaciones.
Para comenzar con el primer paso, haz clic en "Configuración" para acceder a la página de configuración. Aunque el sistema incorporará automáticamente la marca general de tu plataforma y creará un fondo personalizado basado en los colores definidos en tu pestaña de marca, tienes la opción de elegir colores alternativos, un logo que aparecerá solo en el MemoryBook y subir una imagen de fondo personalizada.
A continuación, en esta página está la sección de Plantillas de Memoria. Aquí puedes seleccionar individualmente los tipos de plantilla que se mostrarán dentro de la experiencia del MemoryBook. Estas plantillas son usadas por el sistema para integrar los comentarios e imágenes subidas por los compañeros del destinatario en la experiencia digital. Algunos tipos de plantilla son solo texto, mientras que otros admiten imágenes. En esta página también puedes subir imágenes de fondo personalizadas para las plantillas. Esto te ayudará a establecer un tema consistente en tus MemoryBooks y adaptar la apariencia y sensación de la experiencia a tu organización específica.
Haz clic en la pestaña 'Medios' para decidir si quieres permitir que los usuarios suban medios, como imágenes y videos, a sus comentarios en el MemoryBook.
Ahora, estás listo para comenzar el segundo paso y personalizar las experiencias individuales del libro. Haz clic en el botón "Agregar libro". Ingresa un nombre para el título del MemoryBook y haz clic en "Guardar". Luego, revisa la pestaña de Configuración. El nombre de la plantilla es lo que se mostrará en la configuración; hazlo descriptivo para diferenciar fácilmente entre los diferentes tipos de MemoryBooks. El nombre de visualización es lo que los empleados verán en la página de comentarios y en el feed. Para aniversarios de servicio con un MemoryBook adjunto, el widget Próximos Hitos muestra la etiqueta del hito de servicio, como ‘Aniversario de 15 años,’ en lugar del título del MemoryBook. Los MemoryBooks únicos aún muestran el título del MemoryBook en el widget. Determina si este MemoryBook también incluirá un premio monetario. Selecciona el monto del premio, el presupuesto y la red de premios. Todos los destinatarios que reciban un MemoryBook con esta plantilla recibirán el mismo monto de premio.
Qué años de aniversario de servicio aparecen en el widget Próximos Hitos se controla en Configuración del feed, no en la configuración del MemoryBook.
Luego, revisa la configuración en la pestaña Eventos. Si el MemoryBook está asociado con premios por servicio, adjunta aquí los eventos relevantes. Las reglas de automatización de premios por servicio anularán cualquier configuración de premio mostrada en la sección anterior. Si el MemoryBook es para celebraciones únicas, deja esta página en blanco.
La pestaña Páginas te permite diseñar las páginas de encabezado y pie de página. Estas son las páginas que aparecerán al principio y al final de cada MemoryBook. El diseño de las páginas de comentarios se determina en la Configuración General.
Activa la opción "Agregar reconocimientos pasados" en la sección de página de Comentarios de usuario para permitir que los usuarios que envían comentarios a un MemoryBook incluyan reconocimientos pasados.
Lógica para inclusión de reconocimientos pasados
Cuando esta función está habilitada, el sistema incluirá los reconocimientos pasados de un destinatario, sin importar cuántos comentarios nuevos se envíen (por ejemplo, ya sea que haya cero o 99 comentarios nuevos). El sistema está diseñado para incluir hasta 20 reconocimientos pasados, pero solo se incluirán aquellos que cumplan con los siguientes criterios:
- Longitud del reconocimiento: La nota de reconocimiento debe tener menos de 598 caracteres.
- Exclusión de contenido: La nota de reconocimiento no debe contener la palabra "cumpleaños".
- Coincidencia de privacidad: La configuración de privacidad del reconocimiento debe coincidir o ser más inclusiva que la configuración de privacidad del premio por servicio:
- Si el premio por servicio es Público, solo se incluirán reconocimientos Públicos.
- Si el premio por servicio es Privado, se incluirán reconocimientos Públicos y Privados.
- Periodo de tiempo: El reconocimiento debe haber ocurrido entre la fecha actual y la fecha del último MemoryBook del destinatario.
- Orden: Los reconocimientos que cumplan todos los demás criterios se ordenan de notas más largas a más cortas antes de seleccionar los 20 principales.
La pestaña de Notificaciones te permite controlar cuándo se notifica a supervisores, compañeros y subordinados directos y qué plantilla de correo electrónico recibirán respecto a las contribuciones al MemoryBook.
Tienes las siguientes opciones para notificaciones a colegas:
- Compañeros: Marca esta casilla para enviar correos de invitación a empleados que compartan el mismo supervisor que el destinatario del premio.
- Subordinados directos: Marca esta casilla para enviar correos de invitación a empleados que reportan directamente al destinatario del premio.
Puedes seleccionar una, ambas o ninguna de estas opciones para personalizar quiénes entre los colegas del destinatario serán invitados a contribuir.
También puedes configurar una notificación de recordatorio para enviarla a quienes aún no han enviado sus comentarios. Además, puedes habilitar una notificación por correo para informar al destinatario del premio sobre su MemoryBook.
Nota: Si las notificaciones a colegas (tanto Compañeros como Subordinados directos) están deshabilitadas, los MemoryBooks únicos no enviarán automáticamente correos de invitación para que los colegas comenten. Al menos una de estas opciones debe estar habilitada si deseas invitaciones automáticas para MemoryBooks únicos.
Finalmente, puedes decidir si permitir que quienes han sido invitados a comentar inviten a más personas a contribuir al MemoryBook.
Programación
Resumen
Esta función permite que gerentes, compañeros y amigos del trabajo envíen comentarios para el aniversario de un empleado. En la mayoría de los programas de premios por servicio, el certificado o carta enviado al empleado premiado es generalmente el mismo para todos en la empresa. Cuando la participación de compañeros está habilitada, el sistema utiliza la jerarquía organizacional cargada en tu plataforma a través de tu archivo de usuarios e invita automáticamente a los miembros del equipo a enviar comentarios para el destinatario del premio. Aunque la experiencia de MemoryBooks aún permite mensajes estandarizados del liderazgo de tu organización, la participación de compañeros añade un toque personalizado y un acabado individual al premio otorgado a tu empleado dedicado.
Experiencia del empleado
Cuando está habilitada, esta función invita automáticamente al equipo del destinatario del premio a enviar comentarios e imágenes para su aniversario. El equipo incluye al gerente del destinatario, compañeros con el mismo gerente, subordinados directos y cualquier persona en el Mi círculo del destinatario. Unos días antes del aniversario, estos usuarios reciben un correo electrónico invitándolos a contribuir. Puedes configurar con cuánta anticipación se envía este correo en la configuración de la plataforma.
Después de hacer clic en el botón "Reconocer" en el correo, el usuario será dirigido a la página de inicio de sesión de tu plataforma. Una vez dentro, verá un formulario de tres pasos.
- El primer paso requiere que el usuario envíe un comentario en el cuadro de texto. El comentario tiene un límite de 600 caracteres y es obligatorio.
- El segundo paso es la carga opcional de una imagen de recuerdo. Si el usuario elige incluir una imagen, el sistema verificará que cumpla con los requisitos de tamaño (800px por 800px). Después de seleccionar una foto para subir, el sistema pedirá al usuario que recorte la imagen a formato cuadrado dentro de la interfaz.
- Una vez completado el formulario, el usuario hará clic en "Enviar". El sistema programará el comentario y cualquier imagen proporcionada para publicar en el feed del destinatario en la fecha de su aniversario.
Después de enviar su comentario, el usuario será llevado a una página de confirmación. En esta página, podrá previsualizar su comentario, volver al formulario para editarlo e invitar a otros a participar en la celebración del aniversario. Esta función "Invitar a otros" puede deshabilitarse en la configuración, pero recomendamos habilitarla para que amigos del trabajo que no estén en el equipo directo del destinatario también puedan comentar y participar en la celebración. Desde esta página, el compañero que envió el comentario puede salir de la página de confirmación haciendo clic en "Volver al feed" o usando las pestañas en la parte superior de la página.
MemoryBooks y Slack
Hemos integrado esta función para mejorar la visibilidad de las celebraciones de los miembros de tu equipo. Si tus premios por servicio están configurados como públicos y la integración con Slack está completa, los MemoryBooks aparecerán automáticamente en el canal designado de Slack. Si tus premios por servicio no están configurados como públicos, no aparecerán en el canal de Slack.
Aunque este artículo cubre mucha información, la configuración de notificaciones y MemoryBooks es bastante sencilla, especialmente con el apoyo de tu equipo de Awardco. Contacta al equipo para comenzar hoy mismo.
MemoryBooks únicos
Los Superadministradores y usuarios con el permiso para crear MemoryBooks únicos pueden crear MemoryBooks únicos mediante el botón en la página de la cola de MemoryBook.
Selecciona al destinatario del MemoryBook, la plantilla que deseas usar, la fecha en que el libro debe entregarse al destinatario y la configuración de visibilidad. Si el tiempo previo para la invitación a compañeros ya pasó, los correos de invitación se enviarán a la hora siguiente completa.
Después de hacer clic en Siguiente, se mostrará un resumen con los detalles del MemoryBook que configuraste.
Después de crear un MemoryBook, el creador puede compartir el enlace para que otros comenten. Nota: Si las notificaciones del MemoryBook están desactivadas, los MemoryBooks únicos no enviarán automáticamente invitaciones a los miembros del equipo. Para habilitar invitaciones automáticas, activa las notificaciones en la configuración del MemoryBook bajo la pestaña Notificaciones.
El MemoryBook único ahora funcionará como cualquier otro MemoryBook. Aparecerá en las colas y en el widget Próximos Hitos. El nombre del MemoryBook único se mostrará en el widget.
Adjuntos adicionales
MemoryBooks son tan fáciles como 1-2-3
Recorrido por MemoryBook
Características clave de MemoryBook
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