Cuando un empleado deja su organización y es archivado en su plataforma Awardco, pierde la capacidad de gastar sus puntos. Para las organizaciones que gravan a los empleados por los puntos otorgados, o incluso para aquellas que no lo hacen, a menudo sienten la obligación de entregar el valor de los puntos restantes al empleado. La función de Redención Automática de Puntos para usuarios archivados puede ayudar a entregar ese valor. Este artículo describirá qué es esta función, cómo funciona, cómo configurarla e incluirá una sección general de preguntas frecuentes al final.
Redención Automática de Puntos
Si un empleado es archivado por el período de tiempo predeterminado, sus puntos elegibles restantes serán redimidos automáticamente por una tarjeta prepaga virtual y enviados al correo electrónico secundario asociado a su cuenta. Los puntos solo pueden ser redimidos automáticamente siempre que:
- Se haya proporcionado una dirección de correo electrónico secundaria
- Los puntos sean elegibles para ser gastados en una tarjeta prepaga
- Cumplan con los requisitos mínimos y máximos de denominación de la tarjeta
Si alguno de los requisitos anteriores no se cumple, los puntos pueden permanecer en la cuenta del usuario o ser devueltos a la cuenta de la empresa.
Recolección de Direcciones de Correo Electrónico Secundarias
Las direcciones de correo electrónico secundarias deben contener una dirección de correo personal, ya que el empleado ya no tendrá acceso a su correo electrónico laboral. Awardco recomienda encarecidamente enviar las direcciones de correo secundarias a través del archivo de usuarios en una columna llamada ‘Correo Electrónico Secundario’. Si no se conocen las direcciones de correo secundarias de todos los empleados, recomendamos enviar todas las direcciones conocidas. Aquellos que no tengan una dirección de correo electrónico secundaria incluida en el archivo de usuarios serán solicitados a proporcionar una en su primer inicio de sesión después de que la función haya sido habilitada.
Elegibilidad para Redimir en una Tarjeta Prepaga
Actualmente, la única opción de redención para la cual se pueden redimir los puntos restantes de un usuario archivado es una tarjeta prepaga. Si su organización no tiene tarjetas prepagas como opción de redención, los usuarios no podrán redimir los puntos de usuarios archivados. La función de Redención Automática de Puntos solo se aplica a puntos que pueden gastarse en tarjetas prepagas y que cumplen con los requisitos mínimos/máximos de redención para tarjetas prepagas. Si el usuario archivado tiene un saldo de puntos por debajo del requisito mínimo o por encima del límite máximo para el país listado en su información de cuenta, la redención automática de puntos no se activará porque no se puede redimir el monto total de puntos, y los puntos permanecerán en la cuenta del usuario archivado. A continuación se muestran los límites diarios de tarjetas prepagas para cada país según el país que el usuario archivado tenga listado en su información de cuenta. Si un usuario tiene más puntos de los que se pueden redimir en un día, se realizarán redenciones adicionales hasta el máximo diario cada día hasta que se rediman todos los puntos o los puntos restantes estén por debajo del umbral.
- EE.UU. (1-1,000 USD)
- Japón (500-100,000 JPY)
- India (500-10,000 INR)
- TODOS los demás países (5-1,000 USD)
Si un usuario fue archivado previamente y cumple con todos los requisitos pero la fecha de activación ha pasado, una vez que la función se active, sus puntos se redimirán automáticamente la noche siguiente siempre que los usuarios hayan sido archivados dentro de los 30 días. Si los usuarios fueron archivados hace más de 30 días desde la fecha de activación y la función se activa, sus puntos permanecerán en las cuentas de usuarios archivados.
Cuando los puntos se redimen automáticamente por una tarjeta prepaga, el usuario archivado recibirá un correo electrónico en la bandeja de entrada de su correo electrónico secundario. El correo electrónico es una plantilla de correo transaccional que es exactamente el mismo correo que reciben los usuarios cuando redimen puntos manualmente por una tarjeta prepaga.
Proceso de Configuración
Para configurar esta función, necesitamos saber el número de días después de que un usuario es archivado para activar la redención automática de sus puntos. Recomendamos encarecidamente agregar algunos días a la frecuencia con la que envía su archivo de usuarios (por ejemplo, si proporciona su archivo de usuarios semanalmente, haga que esta función se active ocho o más días después de que el empleado sea archivado. De ese modo, si un empleado es archivado por error, un nuevo archivo puede corregir el error antes de que sus puntos sean redimidos automáticamente. Los puntos se redimirán y se enviará una tarjeta prepaga en la fecha de activación independientemente de si ese día cae en un día festivo o fin de semana.
Preguntas Frecuentes
1. Una vez que se ha recopilado una dirección de correo electrónico secundaria, ¿se puede cambiar?
Los empleados pueden cambiar su dirección de correo personal dentro de su perfil en cualquier momento yendo a la sección "Mi Perfil".
2. ¿Dónde puedo ver las direcciones de correo electrónico secundarias?
Las direcciones de correo electrónico secundarias pueden verse navegando a la página de Administrador haciendo clic en el botón “Entrar como Administrador”, luego haciendo clic en “Informes” en el menú de navegación izquierdo y abriendo el informe titulado “Usuarios”. Este informe mostrará tanto las direcciones de correo primarias como secundarias listadas en la plataforma. Si no aparece una dirección de correo secundaria para un usuario, significa que no tiene una dirección secundaria conectada a su cuenta y no se redimirán automáticamente sus puntos si termina su relación laboral.
3. ¿Se le solicitará a todos los empleados que ingresen una dirección de correo electrónico secundaria personal?
Los empleados solo serán solicitados a proporcionar una dirección de correo electrónico secundaria si su organización está utilizando la función de Redención Automática de Puntos, si no la han proporcionado previamente ellos mismos o si no se ha enviado una para ellos a través del archivo de usuarios.
4. ¿Los empleados deben proporcionar una dirección de correo electrónico secundaria?
Si la función de Redención Automática de Puntos ha sido habilitada, todos los empleados deberán ingresar una dirección de correo que contenga un símbolo ‘@’ y termine en ‘.com/gov/etc.’ si no se les ha proporcionado ya una dirección en el archivo de usuarios.
5. ¿Pueden coincidir el correo electrónico primario y el secundario?
Los correos electrónicos primario y secundario pueden coincidir. No a todos los empleados dentro de una organización se les asigna un correo electrónico laboral. Esto significa que a menudo tanto su correo electrónico primario como el secundario serán el mismo. Sin embargo, el correo electrónico secundario NO debe ser un correo laboral. Si lo es, los puntos se redimirán automáticamente por una tarjeta prepaga y se enviarán al correo proporcionado, ya sea que esté activo y el usuario pueda acceder a la bandeja de entrada o no.
6. ¿Cuándo recibirán los empleados su tarjeta prepaga virtual?
La función de Redención Automática de Puntos puede configurarse para redimir puntos para usuarios archivados tan pronto como dos días después de que el usuario haya sido archivado. Una vez que los puntos se redimen, la tarjeta prepaga virtual debería recibirse en la bandeja de entrada del correo electrónico del usuario el mismo día.
7. ¿Cómo aparecen los pedidos que se redimen automáticamente dentro de la plataforma?
Las tarjetas prepagas virtuales redimidas automáticamente a través de la función de Redención Automática de Puntos aparecerán en los informes y en el historial de pedidos individual tal como si el usuario hubiera comprado la tarjeta ellos mismos.
8. Si un empleado ingresa una dirección de correo falsa o duplica su dirección laboral como correo electrónico secundario, ¿los puntos permanecerán en su cuenta?
Los puntos se redimirán automáticamente y se enviará una tarjeta prepaga virtual a cualquier dirección de correo electrónico secundaria que esté asociada a la cuenta del usuario archivado. Es responsabilidad del empleado proporcionar una dirección de correo precisa o actualizar la dirección proporcionada si es necesario.
9. ¿Cuántos días después de que un usuario es archivado es la mejor práctica/recomendación para la redención automática de puntos?
La mejor práctica es establecer el número de días para que los puntos se rediman automáticamente después de que un usuario sea archivado en un día más que la frecuencia con la que se envía el archivo de usuarios de su organización. Por ejemplo, si su archivo de usuarios se envía cada dos semanas, configure la función de redención automática de puntos para que se active cada 15 días. El número mínimo de días que los puntos pueden ser redimidos automáticamente después de que un usuario es archivado es de 2 días.
10. ¿Cuántos días después de que un usuario es archivado es la mejor práctica/recomendación para archivar los puntos (devolverlos a la Cuenta de la Empresa) si los puntos no califican para ser redimidos automáticamente?
La mejor práctica es establecer el número de días para que los puntos sean archivados (o devueltos a la Cuenta de la Empresa) al menos dos días después del disparador para la función de Redención Automática de Puntos. Por ejemplo, si los puntos de usuarios archivados se redimen automáticamente 15 días después de ser archivados, designe la función de archivado de puntos de usuario para devolver los puntos que no califican para ser redimidos automáticamente a la Cuenta de la Empresa al menos 17 días después del día en que los usuarios fueron archivados. El número mínimo de días que los puntos pueden ser archivados (o devueltos a la Cuenta de la Empresa) después de que un usuario es archivado es de 7 días.
11. Países sin Redención Automática de Puntos: ¿Qué ocurre si la Redención Automática de Puntos está activada, pero el país del empleado no tiene una opción de redención con tarjeta prepaga?
Los puntos no se redimirán automáticamente y permanecerán en la cuenta o serán devueltos al saldo de la empresa si la función de puntos de usuario archivado está activada.
12. Si NO hay correo electrónico secundario, ¿qué hace la Redención Automática de Puntos?
No hace nada. Los puntos permanecen en el saldo y no se entrega ninguna Tarjeta Prepaga Virtual porque el campo de Correo Electrónico Secundario está en blanco. Los puntos permanecen en las carteras de los empleados cuando no se lista un correo electrónico secundario, usualmente hasta que se active la siguiente automatización más común (eliminación de archivo).
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