Este artículo muestra cómo gestionar múltiples presupuestos a la vez utilizando un archivo CSV en lugar de manejar cada uno por separado. Un archivo CSV de ejemplo está aquí como referencia.
Nota: Los Grupos de Presupuesto no pueden ser gestionados mediante CSV.
- Descarga de la Plantilla CSV de Presupuestos
- Explicación de las Columnas del Archivo
- Carga del Archivo CSV de Presupuestos
- Notas Importantes
Descarga de la Plantilla CSV de Presupuestos
- Inicie sesión en la plataforma.
- En la página principal, seleccione el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- Desde el menú de navegación izquierdo, haga clic en Finanzas y luego en Presupuestos.
- Haga clic en Gestionar Presupuestos, seguido de Modificar con Carga CSV.
- Haga clic en budgets.csv para descargar una plantilla del archivo. Este archivo incluirá todos los presupuestos activos y sus saldos actuales. El archivo se guardará en su carpeta de descargas con el nombre "budgets.csv".
Una vez abierto el archivo, puede ajustar los saldos de los presupuestos, asignar usuarios a presupuestos específicos y crear nuevos presupuestos.
Explicación de las Columnas del Archivo
- Id: El número de identificación en la columna A es asignado automáticamente por la plataforma Awardco. No agregue ni modifique este número de ID.
- Nombre: Este es el nombre designado del presupuesto.
- Grupo de Presupuesto: Esta columna muestra el nombre del grupo de presupuesto asociado con los datos del archivo de usuario correspondiente. Los Grupos de Presupuesto solo pueden configurarse dentro de la pestaña Presupuestos y no pueden archivarse mediante CSV. El archivado debe realizarse en la pestaña de Presupuestos.
- Presupuesto Padre: Esta columna muestra el nombre del presupuesto padre asociado con los datos del archivo de usuario en esa fila. Solo se puede modificar el nombre de un Presupuesto Padre mediante la carga CSV.
- Id del Presupuesto Padre: El número de identificación en la columna E es asignado automáticamente por la plataforma Awardco. No agregue ni modifique este número de ID.
- Saldo: Esta celda indica el saldo actual del presupuesto. Por favor, considere el saldo de la Cuenta de la Compañía al hacer ajustes. Si la cantidad ingresada es menor que el saldo actual, la diferencia será devuelta a la Cuenta de la Compañía.
- Metadatos: Si el acceso al presupuesto se determina por metadatos, la información se mostrará en el formato: {"Encabezado de Columna de Metadatos":["Valor de Metadatos"]}. Para incluir múltiples valores de metadatos de la misma columna o para establecer acceso al presupuesto usando valores de metadatos de diferentes columnas, separe las secuencias con comas.
- Nota: Los valores de metadatos del Grupo de Presupuesto no pueden modificarse.
- Grupos: Para otorgar acceso a un presupuesto a un grupo completo, ingrese el nombre del grupo en esta columna. Para múltiples grupos, separe sus nombres con punto y coma (;). Por ejemplo: "Founding Fathers;Admins" otorgará acceso tanto a los grupos "Founding Fathers" como "Admins".
- Usuarios: Puede otorgar acceso al presupuesto a usuarios individuales o a grupos completos. Para otorgar acceso a un usuario individual, ingrese su número de ID en esta columna. Para múltiples usuarios, separe sus números de ID con punto y coma (;). Por ejemplo: "1;16" otorgará acceso a los usuarios con IDs 1 y 16.
- Nota: Si las columnas Grupos y Usuarios quedan en blanco, nadie tendrá acceso al presupuesto.
- Centro de Costo: Ingrese el nombre o ID de la tabla de centros de costo de su empresa. Esto es opcional o requerido según la configuración de su empresa.
- Gravable: Ingrese "Sí" o "No". Esta configuración no afecta el funcionamiento del presupuesto y es solo para fines de reporte.
- Nota: La configuración de gravabilidad de un Grupo de Presupuesto no puede cambiarse mediante carga CSV. Para actualizar esta configuración para un grupo completo, seleccione la opción "..." a la derecha del grupo de presupuesto en la pestaña Presupuestos.
- Propietarios: Para designar un propietario del presupuesto, ingrese el ID del empleado del propietario en esta columna. Separe múltiples IDs de propietarios con punto y coma (;).
- Nota: Agregar propietarios de presupuestos creará una pestaña de presupuesto dedicada para estos gerentes, permitiéndoles crear subpresupuestos. Si no desea que los gerentes tengan esta capacidad, restrínjalos solo a "Usuarios".
- Roles: Por defecto, si un Grupo o valor de Metadatos está asignado a un presupuesto en las columnas Grupos o Metadatos, todos los tipos de Rol (Administrador, Gerente Ejecutivo, Gerente de Grupo y Empleado) tendrán acceso a ese presupuesto. Para limitar el acceso por Metadatos/Grupos a roles específicos, agregue el/los nombre(s) del rol a los parámetros de acceso del presupuesto en la columna Roles. Los valores aceptables son "Empleado", "Gerente de Grupo", "Gerente Ejecutivo" y "Administrador". Si asigna múltiples roles, separe los valores con punto y coma (;).
- ReloadRuleId: Ingrese el ID de la regla de recarga automática para el presupuesto. Encuéntrelo en la página de Reglas de Recarga Automática.
- ReloadRuleName: Ingrese el nombre de la regla de recarga automática para el presupuesto. Encuéntrelo en la página de Reglas de Recarga Automática.
Carga del Archivo CSV de Presupuestos
Una vez que haya realizado los ajustes necesarios en sus presupuestos en el archivo .csv, guárdelo. Luego puede importar este archivo en su plataforma Awardco para actualizar todos sus presupuestos a la vez. Para hacerlo:
- Regrese a su pestaña de Presupuestos.
- Haga clic en Gestionar Presupuestos, seguido de Modificar con Carga CSV.
- Si desea archivar presupuestos que no están incluidos en el archivo cargado, active la opción "archivar" a Sí.
- Seleccione su archivo guardado.
- Haga clic en Enviar para cargar.
Las actualizaciones de su presupuesto se aplicarán al sistema de inmediato.
Nota: Este es un proceso de carga todo o nada. Como medida de seguridad, si el sistema detecta un error en los datos que no puede interpretar, recibirá una notificación y no se cargarán cambios. Esto asegura que los fondos no se depositen o deduzcan incorrectamente de los presupuestos antes de que se identifiquen y resuelvan los errores.
Notas Importantes
- Los presupuestos regulares pueden ajustarse mediante carga CSV.
- Los grupos de presupuesto no pueden archivarse mediante carga CSV.
- Solo el nombre de los presupuestos padres puede ajustarse mediante carga CSV.
- La configuración de gravabilidad de un grupo de presupuesto no puede cambiarse mediante carga CSV. Use la opción "Editar Presupuesto" (accesible mediante "..." a la derecha del grupo de presupuesto en la pestaña Presupuestos) para actualizar la configuración de gravabilidad para todo el grupo.
- Los valores de metadatos de presupuestos hijos no pueden ajustarse mediante carga CSV.
- Los presupuestos que contienen errores son de solo lectura y no pueden modificarse.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.