Este artículo le guía para automatizar los premios de cumpleaños de su organización utilizando un archivo CSV. Antes de proceder con este método, considere configurar los premios de cumpleaños usando el Constructor de Automatización de Premios de Cumpleaños.
- Formato de su archivo de usuarios
- Construcción de la automatización
- Subiendo el archivo .CSV
- Vinculación del programa de cumpleaños con redes de premios inteligentes
Formato de su archivo de usuarios
Para procesar los premios de cumpleaños, el archivo de usuarios de su plataforma debe incluir la fecha de nacimiento de cada usuario. A continuación se muestran los formatos de fecha aceptados.
Importante: Si tiene alguna pregunta o inquietud, por favor contacte a su persona de contacto en Awardco antes de hacer cambios en su archivo de usuarios para recibir orientación. Proporcionar a nuestro equipo contexto sobre la información que está enviando nos ayuda a ofrecer el mejor soporte.
Construcción de la automatización
Requisito previo: Asegúrese de que las fechas de nacimiento estén cargadas para todos los usuarios en el archivo de usuarios de la plataforma.
Pasos:
- Inicie sesión en la plataforma.
- Seleccione el botón “Admin” en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- En el menú de navegación izquierdo, seleccione “Reconocimiento,” "Programas," luego "Premios de Cumpleaños.”
- Haga clic en “Subir CSV” y descargue la plantilla birthdays.csv.
- Abra el archivo CSV y siga las instrucciones a continuación.
Explicación de los campos para premios de cumpleaños
Para ayudarle mejor mientras crea este archivo, por favor consulte la plantilla de ejemplo .CSV que descargó.
Código de país - Los programas de cumpleaños se organizan por país, por lo que cada país que ejecute un programa de cumpleaños llenará su propia fila. Comience ingresando el código de país de dos letras para cada país participante. Por ejemplo, Canadá es CA, Reino Unido es GB, Estados Unidos es US, México es MX, Alemania es DE, y así sucesivamente. Puede encontrar códigos de país de dos letras en World Atlas u otro sitio similar. Hay algunos países con códigos de dos letras que pueden representarse de diferentes maneras, así que si no está seguro del código que debe usar aquí, por favor contacte a su persona de contacto principal en Awardco.
De Supervisor - La columna 'De Supervisor' debe llenarse con un valor "True" o "False". Si ingresa "True", el sistema accederá a la jerarquía establecida en su archivo de usuarios y usará al gerente directo del destinatario del cumpleaños como el valor "de" en el reconocimiento. El reconocimiento en la plataforma y cualquier referencia a un usuario "de" en el correo electrónico harán referencia al gerente directo del usuario. Si ingresa "False", deberá ingresar un valor en la columna "De Usuario".
De Usuario - Si ingresa "True" en la columna "De Supervisor", deje esta celda en blanco. Si ingresa "False" en la columna "De Supervisor", ingrese el ID del empleado del usuario desde quien desea que se envíe el reconocimiento.
Nota - Aquí ingresará el texto que se mostrará con el reconocimiento en la plataforma. La mejor práctica es mantener este mensaje bastante corto. Un mensaje de cumpleaños más largo puede incorporarse en la plantilla de correo electrónico elegida en la columna H.
Monto - El monto designado aquí es la cantidad que otorgará al destinatario del premio de cumpleaños. Si desea procesar un premio no monetario, ingrese "0". Es importante notar que el monto se otorgará en la moneda en la que se construyó la plataforma. Si su plataforma usa USD, ingresar 15 otorgará $15 USD.
Presupuesto - Si va a otorgar cualquier cantidad mayor que cero con este premio de cumpleaños, deberá designar el presupuesto del cual se obtendrán los fondos. Para que la automatización funcione correctamente, el nombre del presupuesto ingresado aquí debe coincidir exactamente con el nombre del presupuesto en la plataforma. Por ejemplo, si desea usar el presupuesto "Birthday" y escribe "Birthdays" en esta celda, la plataforma no podrá obtener fondos del presupuesto correcto.
Público - Este campo es una declaración de "True" o "False". Cuando ingrese "True", el reconocimiento se mostrará públicamente en el feed de la plataforma. Cuando ingrese "False", el reconocimiento se procesará de manera privada y no se mostrará en el feed público.
Plantilla de correo electrónico para usuario - En este campo, ingrese el nombre de la plantilla que desea enviar al empleado que celebra el cumpleaños. El valor ingresado aquí debe coincidir exactamente con el nombre de la plantilla. Aunque este campo no es obligatorio, recomendamos trabajar con el equipo de Awardco para crear y utilizar un correo electrónico que celebre a su empleado.
Plantilla de correo electrónico para supervisor - En este campo, ingrese el nombre de la plantilla que desea enviar al gerente directo del empleado. El valor ingresado aquí debe coincidir exactamente con el nombre de la plantilla. Al igual que la plantilla de correo electrónico para usuario, este campo no es obligatorio pero se recomienda. Recomendamos proporcionar pautas específicas para los gerentes al notificarlos sobre los cumpleaños de sus empleados, ya que algunos empleados pueden no apreciar el reconocimiento público en el lugar de trabajo. Proporcionar pautas para los gerentes ayuda a asegurar que sean conscientes de cómo ayudar a sus empleados a celebrar.
Hora - La hora debe ingresarse en formato de 24 horas. Por ejemplo, si desea que el reconocimiento se procese a las 3:00 pm, ingrese "15". Como el sistema solo procesará reconocimientos en la hora en punto, no se debe proporcionar un valor de minutos.
Zona horaria - Ingrese la zona horaria escribiendo el nombre completo de la zona horaria. Por ejemplo, la hora de la Costa Este en EE. UU. se ingresaría como Eastern Standard Time. No es necesario ajustar por horario de verano ya que el sistema hará el ajuste automáticamente según la época del año. Puede consultar este artículo de Wikipedia para localizar su zona horaria local.
Desplazamiento del supervisor - El campo de desplazamiento del supervisor le permite programar el correo electrónico de notificación al gerente para que se envíe en los días previos al cumpleaños del empleado. El valor ingresado aquí debe estar entre -21 y 0. Si ingresa '-3', el correo de notificación al gerente se enviará tres días antes de la fecha de nacimiento del empleado. Si desea que la notificación al gerente se envíe al mismo tiempo que el correo al empleado, ingrese '0'.
Metadatos - Para utilizar esta opción, debe incluir metadatos en su archivo de usuarios. Ingrese datos en las celdas bajo esta columna usando el siguiente formato {"#Metadata Header":["Metadata Value"]}. Por ejemplo, {“Department”:[“Sales”], “Clearance Level”:[“1”,”2”]}. Asegúrese de omitir el valor "#" antes de "Department" y "Clearance" en el encabezado de metadatos, ya que esto sube los datos, pero no los llena en la automatización. Al usar esta opción, recuerde configurar una fila "birthday" en el archivo de usuarios para distinguir a los usuarios que están listados en el grupo de metadatos y a los usuarios que no forman parte del grupo de metadatos. Por ejemplo, si desea recompensar de manera diferente a los empleados que son de tiempo completo frente a los que son de medio tiempo, crearía una nueva fila donde el texto en el campo sería "FT" para empleados de tiempo completo, y podría ingresar "PT" para los de medio tiempo.
Subiendo el archivo .CSV
Después de preparar su archivo CSV:
- Inicie sesión en la plataforma.
- Seleccione el botón “Admin” en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- En el menú de navegación izquierdo, seleccione “Reconocimiento,” "Programas," luego "Premios de Cumpleaños.”
- Haga clic en “Subir CSV” y seleccione su archivo preparado.
- Haga clic en “Subir.”
- Revise y solucione cualquier mensaje de error que aparezca, y luego vuelva a subir el archivo.
Una vez que el archivo se haya subido correctamente, lo verá listado en la tabla debajo de los encabezados en la página de Premios de Cumpleaños.
Vinculación del programa de cumpleaños con redes de premios inteligentes
El campo "Programa de Reconocimiento" le permite conectar su automatización de premios de cumpleaños a una Red de Premios Inteligente. Esta función le permite ofrecer diferentes opciones de redención para los destinatarios de premios de cumpleaños en comparación con su red de premios estándar.
Por ejemplo, podría querer restringir el gasto de puntos de cumpleaños solo a tarjetas de regalo, o quizás hacer que las tarjetas de regalo estén disponibles solo para quienes reciben premios de cumpleaños mientras no son una opción en sus otros programas de reconocimiento. Para implementar tales restricciones, utilizaría esta función para crear una red de premios específica.
Si desea que los destinatarios de premios de cumpleaños tengan acceso a la misma red de premios estándar que otros usuarios, simplemente deje el campo "Programa de Reconocimiento" en blanco. Si está interesado en configurar una Red de Premios Inteligente para premios de cumpleaños, por favor contacte a su Gerente de Éxito del Cliente de Awardco. También puede consultar el artículo de Gestión de Redes de Premios para obtener información más detallada sobre las posibilidades de esta función.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.