Los presupuestos en Awardco son la clave para financiar sus programas de reconocimiento, actuando como billeteras virtuales dedicadas para propósitos o equipos específicos. Le permiten asignar y rastrear fondos de manera efectiva, asegurando que sus iniciativas de reconocimiento se mantengan dentro de las directrices financieras. Este artículo le guiará a través de los aspectos fundamentales para gestionar estos recursos. Cubriremos cómo crear nuevos presupuestos adaptados a sus necesidades, gestionarlos ajustando fondos y asignando accesos, y finalmente, cómo archivar presupuestos inactivos para mantener una plataforma organizada.
- Acceso a Presupuestos
- Creación de un Presupuesto
- Ajuste de Valores del Presupuesto
- Asignación de Acceso al Presupuesto
- Grupos de Presupuesto
- Recarga Automática de Presupuestos
- Ajuste de Configuraciones del Presupuesto
- Búsqueda por Presupuesto/Grupo/Usuario/Metadatos
- Actualización de Presupuestos mediante Archivo CSV
Acceso a Presupuestos
- Inicie sesión en la plataforma.
- En la página principal, seleccione el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- Haga clic en Finanzas y luego en Presupuestos desde el menú de navegación izquierdo.
Aquí verá una lista de todos los presupuestos actuales de su empresa y a quiénes están asignados.
Creación de un Presupuesto
Puede crear un nuevo presupuesto haciendo clic en Gestionar Presupuestos y + Añadir Presupuesto.
En la ventana que aparece, puede ingresar los detalles del nuevo presupuesto. El campo Nombre determina cómo se identificará el presupuesto en la pestaña Presupuestos para los administradores y cómo aparecerá para los usuarios en la interfaz. El campo Centro de Costos le permite asociar el presupuesto con un centro de costos específico. Tenga en cuenta que el centro de costos deseado debe estar creado antes de poder asignarlo a un presupuesto. Los centros de costos son típicamente usados por organizaciones grandes que necesitan rastrear numerosos presupuestos en diferentes unidades de negocio. Para configurar centros de costos para su organización, por favor contacte a su Gerente de Éxito del Cliente.
A continuación, especifique si el presupuesto es gravable o no gravable solo para informes; esto no afecta su funcionamiento. También puede asignar Propietarios del Presupuesto, pero esto no les concede acceso al presupuesto. Para más detalles, vea el artículo sobre Propietarios del Presupuesto. Los usuarios que necesiten acceso al presupuesto deben ser añadidos después de la creación (ver "Asignación de Acceso al Presupuesto" abajo). Tanto los Propietarios del Presupuesto como el Centro de Costos son opcionales. Para requerir Centro de Costos, contacte a su representante de Awardco.
Ingrese el nombre del presupuesto, asigne un centro de costos (si aplica), seleccione el estado de gravabilidad y haga clic en OK.
Su presupuesto recién creado ahora aparecerá en su lista de presupuestos actuales.
Una vez establecido un presupuesto, necesitará definir su saldo inicial y determinar qué usuarios tendrán acceso para utilizarlo en reconocimientos monetarios.
Ajuste de Valores del Presupuesto
Para añadir o eliminar fondos de un presupuesto, localice el presupuesto en la lista de presupuestos de su plataforma. Haga clic en el icono de círculo al extremo derecho de la entrada del presupuesto y seleccione 'Añadir/Eliminar Puntos'. Alternativamente, puede acceder rápidamente a la ventana emergente 'Añadir/Eliminar Puntos' haciendo clic directamente en el saldo actual del presupuesto.
Esta acción abrirá la ventana 'Añadir/Eliminar Puntos', permitiéndole modificar el saldo del presupuesto. Para aumentar los fondos, ingrese un número positivo en los campos Puntos o Fondos. Si su plataforma opera con una relación 1:1 Puntos a Dólares, los valores en estos campos serán idénticos. La relación específica usada por su plataforma se muestra justo debajo de estos campos. Para disminuir el presupuesto, ingrese un número negativo (por ejemplo, para remover 200 puntos, ingrese -200). Una vez que haya ingresado el valor deseado, haga clic en 'Actualizar Saldo'.
El error "Cantidad No Válida" significa que la Cuenta de la Compañía no tiene suficientes puntos. Vea este artículo para aprender cómo agregar puntos.
También tiene la capacidad de transferir fondos directamente de un presupuesto a otro. Para hacer esto, nuevamente haga clic en el icono de círculo al extremo derecho del presupuesto y seleccione 'Transferir Puntos Salientes'.
Esto abrirá la ventana 'Transferir Puntos desde [Nombre del Presupuesto]'. Especifique el presupuesto destino ingresando su nombre y luego ingrese la cantidad que desea transferir. Haga clic en 'Transferir' para completar el movimiento. Si aparece un error de "fondos insuficientes", significa que el presupuesto de origen no tiene suficientes puntos para completar la transferencia.
NOTA: Todos los cambios en los saldos de los presupuestos son inmediatos. No habrá retraso en la transferencia de fondos, ya sea desde la cuenta de la compañía o desde otro presupuesto.
Asignación de Acceso al Presupuesto
El acceso al presupuesto se concede ingresando un Usuario, Grupo, Metadatos o Rol en el campo de Acceso al Presupuesto. Por defecto, cuando se asigna un Grupo o valor de Metadatos a un presupuesto, todos los tipos de rol (Administrador, Gerente Ejecutivo, Gerente de Grupo y Empleado) tendrán acceso a ese presupuesto. Si necesita restringir el acceso de Metadatos/Grupo a roles específicos, simplemente incluya el nombre del rol dentro de los parámetros de acceso al presupuesto. Haga clic dentro del campo de búsqueda del presupuesto para buscar el individuo, Grupo, Metadatos y/o rol que desea asignar.
Observando el Presupuesto 'Cumpleaños' en el ejemplo anterior, el Usuario 'Dan Anderson', el Grupo 'Margaret Johnson' y el subconjunto de Metadatos 'Ventas' han sido asignados. Esto significa que Dan Anderson, todos los usuarios dentro del grupo de Margaret Johnson y todos los usuarios del Departamento de Ventas ahora tienen acceso al Presupuesto de Cumpleaños. Consideremos asignar el rol 'Administrador' y el subconjunto de Metadatos 'Nivel de Trabajo: 1' al presupuesto 'Ciberseguridad'. Para lograr esto, haríamos clic junto al presupuesto de Ciberseguridad e ingresaríamos 'Administradores' en el campo de búsqueda. Una vez que 'Administradores' aparezca en el menú desplegable, selecciónelo para agregar el rol al acceso del presupuesto.
Podemos seguir el mismo proceso para 'Nivel de Trabajo: 1'. Para buscar metadatos, ingrese el valor de datos, '1'.
Ahora, todos los Administradores que también están en el grupo de trabajo Nivel 1 tienen acceso al presupuesto de Ciberseguridad.
Cuando se agregan múltiples campos de metadatos al campo de acceso de un solo presupuesto, funciona como una declaración AND. Por ejemplo, si se agregaran "Departamento: Ventas" y "rol: Gerente de Grupo", solo los usuarios que estén en el departamento de Ventas y sean Gerentes de Grupo tendrían acceso al presupuesto. Por el contrario, cuando se agregan múltiples valores de metadatos dentro del mismo campo, el acceso al presupuesto funciona como una declaración OR. Si se agregaran los valores de metadatos "Departamento: Ventas" y "Departamento: Marketing", los usuarios en cualquiera de los departamentos de Ventas o Marketing tendrían acceso al presupuesto.
Grupos de Presupuesto
Los Grupos de Presupuesto gestionan el acceso agrupando presupuestos basados en un campo de metadatos. Los usuarios vinculados a un valor de metadatos obtienen automáticamente acceso al presupuesto correspondiente, incluso si ocurren cambios organizacionales. Para detalles de configuración, vea este artículo.
Recarga Automática de Presupuestos
La Recarga Automática de Presupuestos rellena automáticamente los saldos de los presupuestos en un horario establecido, ahorrando tiempo y asegurando que los fondos siempre estén disponibles para el reconocimiento. Puede establecer reglas para la frecuencia de recarga (semanal, mensual), cantidad de puntos (fija o por número de empleados) y presupuestos o grupos objetivo. Esto mantiene sus programas de reconocimiento funcionando sin problemas, sin escasez de presupuesto. Para detalles de configuración y gestión, vea el artículo de soporte sobre Recarga Automática de Presupuestos.
Ajuste de Configuraciones del Presupuesto
Para modificar el nombre de un presupuesto, centro de costos, estado de gravabilidad o propietario asignado, haga clic en el icono "..." a la derecha de la entrada del presupuesto y seleccione 'Editar Presupuesto'. Esto abrirá la ventana 'Editar Presupuesto', que contiene los mismos campos que la ventana 'Crear Presupuesto'. También tiene la opción de añadir una regla de recarga al presupuesto. Realice los cambios deseados y haga clic en Guardar. Desde esta ventana también tiene la opción de archivar el presupuesto. Alternativamente, puede archivar un presupuesto haciendo clic en el icono de círculo y seleccionando 'Archivar Presupuesto'. Esto activará un mensaje de confirmación donde deberá confirmar su solicitud de archivo.
Nota: Si edita los propietarios de un Grupo de Presupuesto de Gerentes, la propiedad editada a nivel de grupo cambiará la propiedad de todos los presupuestos bajo ese grupo y reflejará la misma propiedad. Si desea diferentes propietarios para diferentes presupuestos bajo el grupo de presupuestos, asegúrese de editar los propietarios a nivel de presupuesto individual.
Si archiva un presupuesto y luego necesita reactivarlo, navegue a la pestaña Inactivos en la parte superior de la página de presupuestos. Localice el presupuesto deseado, haga clic en el icono "..." a su derecha y seleccione 'Activar Presupuesto'.
Búsqueda por Presupuesto/Grupo/Usuario/Metadatos
Si necesita encontrar información relacionada con un presupuesto específico, ver qué grupos o usuarios tienen acceso a ciertos presupuestos, o identificar qué presupuestos utilizan un valor de metadatos específico para el control de acceso, simplemente use la barra de búsqueda ubicada sobre la lista de presupuestos activos. Ingrese sus términos de búsqueda y presione Enter para iniciar la búsqueda.
Buscar por el nombre de un usuario mostrará todos los presupuestos con los que ese usuario está actualmente asociado. De manera similar, buscar por el nombre de un grupo mostrará todos los presupuestos a los que ese grupo tiene acceso. Buscar por el nombre de un presupuesto revelará todos los grupos y usuarios asignados a él. Finalmente, buscar por un valor de metadatos listará todos los presupuestos que usan ese valor de metadatos específico como parte de sus parámetros de acceso al presupuesto.
Actualización de Presupuestos mediante Archivo CSV
Para ver todos sus presupuestos o hacer ediciones masivas, descargue la lista actual de presupuestos como un archivo .csv. Después de editar, cárguelo nuevamente para aplicar los cambios (vea nuestro artículo sobre Gestión de Presupuestos mediante Archivo CSV para detalles). Haga clic en Subir CSV en la parte superior derecha de la página de presupuestos y luego seleccione budgets.csv para descargar.
Cuando abra el archivo descargado, es buena práctica guardarlo con la fecha de descarga para mantener registros. El archivo contendrá información clave como una lista de sus presupuestos, el saldo monetario actual de cada presupuesto y detalles sobre quién tiene acceso al presupuesto. Cualquier modificación que realice en este archivo puede aplicarse a sus presupuestos en vivo cuando lo cargue nuevamente en el sistema.
Nota: Es crucial que NO modifique los valores en las columnas Id o Id del Presupuesto Padre. Estos son identificadores únicos generados automáticamente que nuestro sistema usa para distinguir entre diferentes presupuestos, especialmente aquellos que podrían compartir el mismo nombre en varias empresas (por ejemplo, "premios por servicio" es un nombre común de presupuesto).
Puede cambiar fácilmente el nombre de cualquier presupuesto escribiendo el nuevo nombre directamente en la celda correspondiente en la columna Nombre.
La columna Saldo le permite ajustar la cantidad monetaria dentro de cada presupuesto. Cuando cargue el archivo modificado, el saldo de cada presupuesto se restablecerá al valor exacto que haya ingresado en su respectiva celda en esta columna. Para añadir o restar al saldo existente, escriba un símbolo "+" o "-" antes del valor numérico en la columna Saldo.
Nota: Para asegurar que los signos "+" y "-" se mantengan en las celdas, necesitará formatear la columna de saldo como celdas de texto en su programa de hoja de cálculo.
La columna Grupos le permite modificar los diversos grupos que tendrán acceso a cada presupuesto. La columna Usuarios indica qué usuarios individuales tienen actualmente acceso a un presupuesto específico.
Agregue la regla de recarga automática de un presupuesto ingresando su ID en la columna ReloadRuleId o su nombre en la columna ReloadRuleName. Encuéntrelas en la pestaña Reglas de Recarga Automática.
También puede agregar un presupuesto completamente nuevo a su sistema añadiendo una nueva fila al archivo. En este caso, deje la celda Id en blanco; nuestro sistema asignará automáticamente un ID único cuando se cree el nuevo presupuesto al cargar el archivo. Una vez que haya revisado cuidadosamente sus cambios y esté seguro de su exactitud, haga clic en Subir CSV, seleccione su archivo modificado y haga clic en OK. Si desea archivar presupuestos que no estén incluidos en el archivo CSV cargado, active la opción Archivar antes de hacer clic en OK.
Su lista de presupuestos activos se actualizará para reflejar toda la información que ingresó en el archivo .csv.
Si tiene alguna pregunta, por favor contacte Soporte Administrativo de Awardco.