Configuración del Programa Earn (Legado)

Cualquier programa de incentivos es simplemente otra forma de reconocimiento y recompensas, pero no siempre tienen que involucrar a un compañero o gerente. De hecho, ¿no sería genial que los empleados se responsabilizaran de sus propios incentivos? Eso es exactamente lo que son los programas Earn: una forma sencilla de incentivar a los empleados para alcanzar metas, completar tareas y ser parte de todo tipo de iniciativas. Son personalizables para su organización, sus objetivos y sus presupuestos. Este artículo presentará la configuración general del programa Earn y le guiará paso a paso sobre cómo crear y editar un programa Earn. Por favor, consulte el video a continuación para una demostración de la creación de un programa Earn simple. El artículo Construcción de un Programa Earn Monetario también sirve como un recurso adicional.
 

1. Navegando a Earn
2. Agregar un Programa Earn
3. Configuración General
4. Configuración de Reglas
5. Configuración de Visualización
6. Configuración de Preguntas
7. Configuración de Notificaciones
8. Asistencia Adicional

Navegando a Earn

Ubique la configuración del programa Earn iniciando sesión en su cuenta Awardco, haciendo clic en el botón Configuración de administrador en la parte superior derecha, seleccionando Configuración en la parte superior de la pantalla, desplazándose hacia abajo y haciendo clic en “Programas Earn” en el lado izquierdo de la pantalla.
 

En esta página verá la opción para activar o desactivar los programas Earn. Esta configuración simplemente hace que los programas Earn sean accesibles para sus empleados en la página principal. La captura de pantalla a continuación muestra cómo se vería la página principal con esta función activada.
 

Lo que se ingrese en el campo Título de la Página será el nombre que se mostrará en la pestaña de la barra de navegación.
 

Más abajo, verá una lista de todos los programas earn activos. Puede hacer clic en el nombre de un programa para editar la configuración del programa Earn. Haga clic en los “…” a la derecha de cualquier programa Earn para acceder a la función de duplicar cualquier programa Earn. Puede acceder a cualquier programa Earn Archivado activando “Archivados”.
 

Agregar un Programa Earn

Ahora, vamos a recorrer el proceso de crear un programa Earn. Para este ejemplo, configuraremos un programa donde los empleados puedan reclamar 10 puntos por completar una capacitación de RRHH. Comience seleccionando “Agregar Programa” en la parte superior derecha de la pantalla.
 

Asigne un nombre al programa, una fecha de inicio y una hora de inicio. Si desea que el programa esté disponible en un momento específico en el futuro, ingrese una fecha y hora futuras. La zona horaria predeterminada es Tiempo Universal Coordinado, pero puede seleccionar su zona horaria en el menú desplegable. Seleccionar una fecha de finalización significa que el programa se archivará una vez que se alcance el día seleccionado y los empleados ya no podrán ganar puntos a través de este programa. Una vez que finalice esta configuración, seleccione “Crear Programa.”
 

Configuración General

En la vista de configuración general puede editar el nombre y la fecha de un programa Earn después de su creación. Además, puede subir una imagen personalizada que los usuarios verán como imagen de encabezado del programa cuando seleccionen el tipo de reconocimiento. Tenemos una selección de imágenes recomendadas disponibles para usted, o puede seleccionar y subir la suya propia. Las dimensiones de la imagen para este mosaico son 1200px por 600px.
 

Agregue una breve descripción del programa que ayude a los usuarios a identificar y seleccionar el programa que buscan. Agregar un mensaje de enlace "Más información" proporciona información adicional accesible seleccionando la opción “más información” para cada programa. Este mensaje puede ayudar aún más a los usuarios a seleccionar el programa correcto para nominaciones y reconocimientos o a entender detalles más finos de un programa. 
 

La función de Preguntas Frecuentes (FAQ), cuando está habilitada, muestra un enlace en la página de envío de reconocimiento que generará una ventana emergente que puede usarse para detallar las directrices del programa que los usuarios deben considerar al enviar el premio. Haga clic en "Editar" para cambiar lo que los usuarios ven. Si se ingresa algún valor en el campo "Mostrar", el enlace de FAQ se mostrará en la pantalla de envío, incluso si el mensaje está en blanco. El cuadro HTML contiene el contenido que se mostrará en la ventana emergente cuando se haga clic en el enlace. Usar HTML aquí le permite alojar imágenes, PDFs u otros documentos personalizados en la ventana emergente.
 

Seleccione “Siguiente” cuando termine de organizar su configuración general.
 

Configuración de Reglas

La sección de Reglas le ayudará a definir quién puede participar, con qué frecuencia pueden ganar y los presupuestos permitidos.
 

• Quien otorga la recompensa: Elija quién otorga el reconocimiento. Las opciones son el bot de la empresa, el supervisor del beneficiario, una etiqueta específica de metadatos vinculada a un usuario o un usuario específico en el sistema. Si se selecciona la opción de metadatos, el programa Earn verificará sistemáticamente a los usuarios comenzando con el supervisor del beneficiario, luego seguirá la cadena de mando hasta que alguien en dicha cadena tenga una etiqueta que coincida con la seleccionada.
• Límites de Elegibilidad: Seleccione qué usuarios son elegibles para recibir premios en este programa Earn. Puede designar a todos los usuarios como elegibles o limitar a los destinatarios designando grupos, etiquetas de metadatos o listando usuarios individuales. Los usuarios designados podrán reclamar recompensas a través del programa.
• Límites de Reclamo: Estos se agregan como reglas, lo que significa que tendrá que configurar el límite y luego guardar la regla individual. Puede optar por no tener límites en este programa Earn activando “Sin Límites”, sin embargo, esto no es recomendable. Las reglas pueden configurarse usando los siguientes campos: 
  • Periodo de Límite Basado en - Los límites pueden definirse para comenzar el primer día del periodo actual (por ejemplo, primer día del año, mes, trimestre, etc.) basado en el calendario, o basarse en la fecha de inicio del programa listada. Si se selecciona lo último, los límites se basarán en el aniversario más reciente de la fecha de inicio (por ejemplo, si hoy es 12/4/21 y la fecha de inicio del programa es 23/6/19, el aniversario más reciente es 23/6/20; si la fecha de inicio del programa es 23/3/15, el aniversario más reciente es 23/3/21.)
  • Destinatario - Seleccione “Todos los Usuarios” (si desea que todos en su organización sean elegibles para reclamar) o Rol si desea designar Empleados, Gerentes de Grupo, Gerentes Ejecutivos o Administradores como elegibles para reclamar reconocimientos Earn en el programa.
  • Frecuencia | Cantidad - Determine si desea limitar por frecuencia o por la cantidad monetaria de las nominaciones colectivas enviadas a través de este programa. Este límite es para un periodo de tiempo establecido - cada mes, 3 meses, 6 meses o 1 año. 
  • Mostrar Restante - Cuando se selecciona "Sí", el número restante de reclamos disponibles para el usuario que envía una solicitud Earn se mostrará en su formulario de envío de reconocimiento. Esto se basa en las reglas de límite que establezca. Por ejemplo, cuando está habilitado, si permite que los usuarios envíen 4 solicitudes Earn cada trimestre, los usuarios verán cuántas solicitudes les quedan para el trimestre en la página de envío. 

Para este ejemplo, asignaré que quien otorga la recompensa sea el Bot, daré elegibilidad a todos los usuarios para reclamar una recompensa una vez cada tres meses, y basaré mis periodos de límite en la fecha de inicio del año calendario. Para cualquier regla creada sobre límites de reclamo, no olvide hacer clic en "Agregar Regla" para asegurar que sus cambios se guarden.
 

• Presupuesto: Todos los premios Earn se otorgarán desde un solo presupuesto; use esta herramienta para seleccionar el presupuesto del cual se deben extraer los puntos. La opción “Administrar Presupuestos” lo llevará directamente a la pestaña de Presupuestos.
• Red de Premios: La red de premios designada aquí controla las opciones de canje disponibles para los puntos otorgados a través de este programa. En la mayoría de los casos, "Estándar" es la designación apropiada. Si desea examinar la restricción de las opciones de canje disponibles para los puntos otorgados a través de este programa, por favor consulte el artículo Gestión de Redes de Premios.
• Aprobación: Al igual que los límites de reclamo mencionados arriba, la opción de aprobación es una regla que debe guardarse después de configurarse. Recuerde hacer clic en "Agregar Aprobación" después de configurar cada regla para que la regla se guarde en este programa. Tenga en cuenta que, a través de esta función, es posible configurar hasta tres niveles de aprobación. Por ejemplo, podría designar el nivel 1 para premios valorados entre $5-20 y hacer que el nivel 1 se dirija al gerente directo del destinatario; el nivel 2 para premios valorados entre $20-50 y que se dirija al jefe de departamento para aprobación; el nivel 3 para premios valorados en $50+ y que se dirija al nivel de VP. También es posible que varias personas revisen el mismo premio creando una regla para el mismo valor en múltiples niveles (por ejemplo, Nivel 1 en $0+, Nivel 2 en $0+, etc.). Cuando se configuran múltiples niveles de aprobación, las solicitudes pasarán por los niveles uno a la vez, comenzando con el nivel 1. Estos niveles escalonados deben guardarse como reglas separadas. Tenga en cuenta que a los gerentes no se les pedirá aprobar premios para los cuales ellos son el destinatario listado. En este caso, su premio será pasado a su gerente inmediato para aprobación. Por favor, contacte a su representante de Éxito del Cliente Awardco para cualquier pregunta sobre este tema.  
  • Puntos | Fondos - Designe el valor en puntos en el que se activará la regla de aprobación. Si el premio no es monetario y desea que pase por un proceso de aprobación de todos modos, ingrese un valor de $0. 
  • Nivel - Designe el nivel de aprobación de esta regla como se explicó arriba. 
  • Aprobador - Seleccione quién aprobará el premio para esta regla. 
    • Supervisor - Si se selecciona supervisor, el sistema usará la jerarquía en el archivo de usuario para identificar al supervisor del destinatario.
    • Metadatos - Utilizar la opción de metadatos le permitirá ser bastante específico al identificar a la parte aprobadora. Cuando se usa, el sistema de aprobación seguirá la jerarquía de gerentes del destinatario hasta que encuentre un usuario que coincida con el valor de metadatos que especificó. Por ejemplo, si desea que este nivel de aprobación vaya a usuarios con el rol de jefe de departamento, podría incluir "Título del Trabajo" en sus metadatos de archivo y seleccionar "Jefe de Departamento" aquí. Esto significa que el sistema buscaría al Jefe de Departamento del nominador o destinatario y enviaría la aprobación a esa persona. Si el sistema no puede identificar a un individuo que coincida con los metadatos ingresados aquí en la jerarquía de supervisores adecuada, la aprobación irá a los administradores de la plataforma. 
    • Usuario(s) Específico(s) - Asigne usuarios específicos para aprobar premios dirigidos a esta regla.
    • Anulación Manual - Esta opción le permite designar un aprobador específico para cada empleado en la plataforma. La anulación manual debe ser configurada por un representante de Awardco e involucrará extensiones en el archivo de usuario. 

Información adicional sobre aprobaciones puede encontrarse en nuestro artículo Opciones de Configuración de Aprobación. Para este ejemplo, haré que todos los premios en el programa Earn se extraigan del presupuesto de Ciberseguridad, permitiré que todos los usuarios seleccionen un premio con los puntos otorgados a través de este programa mediante la Red de Premios Estándar, y configuraré un nivel de aprobación; cualquier solicitud Earn por más de 15 puntos deberá ser aprobada por el supervisor del usuario.

Seleccione “Siguiente” para pasar a la configuración de visualización.
 

Configuración de Visualización

La configuración de visualización le ayudará a determinar cómo aparece su programa Earn a los usuarios y qué opciones estarán disponibles para ellos. Configure la configuración, sección por sección, usando las siguientes directrices. 
 

• Publicar en el Feed Social - Seleccione si desea o no que las recompensas ganadas en este programa se publiquen en el feed social. Cuando se selecciona "Desactivado", ninguna recompensa ganada de este programa será visible para nadie más que el destinatario y el otorgante. El reconocimiento ganado también estará disponible para fines de informes. Recuerde que el valor monetario de una recompensa ganada no será visible para nadie más que el destinatario, independientemente de la visibilidad en el feed.
• Imagen de Banner – La imagen de banner se usa como un elemento de fondo en el mosaico del feed de reconocimiento. Si no se sube una imagen personalizada, la imagen de fondo del banner será la imagen del programa. Para mejores resultados, use imágenes de 1200x300px sin texto. Puede ocurrir un recorte basado en el tamaño de pantalla del usuario.
• Montos de Recompensa - Esta sección establece los botones de valor de premio que se muestran a los usuarios en la página de envío. Por ejemplo, si desea que los usuarios elijan entre $5, $10 y $15 al enviar un premio en este programa, ingresaría esos valores aquí. 
  • Montos preestablecidos en USD y Puntos - Ingrese el valor monetario que desea mostrar. Solo necesitará ingresar valores en los campos de moneda o puntos. El sistema convertirá automáticamente la entrada de moneda a puntos o de puntos a moneda. Ingresará valores en este campo incluso si solo muestra etiquetas en la pantalla de envío de reconocimiento. Esta sección indica al sistema cuánto valor asignar a los botones que se muestran a los usuarios que ganan premios. 
  • Etiquetas de Montos Preestablecidos - Las etiquetas deben usarse cuando hay un nivel especial de premio o significado asociado con el monto que se gana. Este significado debe ser ampliamente conocido y explicado en documentos de capacitación distribuidos internamente al implementar la plataforma. Las etiquetas ingresadas en este campo se emparejarán, una por una, con los valores en los campos de moneda y puntos justo arriba. Por ejemplo, si ha elegido "Etiquetas" en la sección de Unidades e ingresado 5, 10 y 15 puntos en el campo de puntos y "Bronce", "Plata" y "Oro" en el campo de etiquetas, el programa solo mostrará las etiquetas "Bronce", "Plata" y "Oro" con un valor de 5, 10 y 15 puntos respectivamente al usuario que envía el premio. 
  • Mostrar Selección de Monto a los Destinatarios: Cuando está activado, los usuarios que reclaman recompensas seleccionarán un monto de premio. Si está desactivado, se solicitará un proceso de aprobación para seleccionar el monto, y la persona que primero apruebe el premio deberá seleccionar el monto del premio.
• Montos Personalizados: Activar esta opción permite a los usuarios ingresar un monto personalizado en un campo de texto libre al enviar una solicitud Earn. Para habilitar montos personalizados, primero debe configurar aprobaciones. Una vez configuradas las aprobaciones, ingrese un rango permitido (por ejemplo, 0 como mínimo y 10 como máximo). 
• Nota de Recompensa: Esta nota aparece en la página de aprobaciones, en el reconocimiento en el feed social y es una adición opcional para cualquier comunicación por correo electrónico enviada.
  • Permitir que el Usuario Comente y Mensaje de Comentario: Cuando está activado, los usuarios que reclaman una recompensa deberán ingresar una respuesta libre a una pregunta o dirección ingresada en la sección Mensaje de Comentario.
• Etiquetas: Usando la sección de Etiquetas, puede hacer que los valores de la empresa u otros identificadores estén disponibles para que los usuarios que envían premios los seleccionen y adjunten al premio. Si usa etiquetas para rastrear uso o generar datos, seleccionando "Requerido (1)" y habilitando solo una etiqueta, el sistema adjuntará automáticamente la etiqueta a cada reconocimiento procesado a través de este programa. Edite las etiquetas disponibles en su plataforma haciendo clic en la subpestaña "Hashtags" en Configuración.
   

En este programa, haré que los reconocimientos ganados se publiquen en el feed social. Usaré la imagen de banner predeterminada proporcionada y permitiré que el usuario reclame 5 puntos por completar la capacitación de RRHH subiendo una captura de pantalla de la confirmación de finalización de la capacitación para aprobación. También habilité que el usuario reclame una cantidad personalizada entre 0 y 10 puntos.
 

Configuración de Preguntas 

La página de configuración de "Preguntas" le permite seleccionar qué preguntas se le presentarán al usuario que envía una solicitud Earn a través de este programa. La pregunta predeterminada para cada programa es “Por favor proporcione una captura de pantalla de la pantalla de confirmación”, pero puede modificar esta pregunta abierta con texto específico para su programa. Usando el botón "Agregar Pregunta", puede añadir preguntas adicionales al formulario de envío del programa, como preguntas de opción múltiple, preguntas de respuesta corta e imágenes. Aunque puede crear tantas preguntas como desee, mantener la página de envío corta y sencilla es una de las maneras más fáciles de aumentar la participación de los empleados con su plataforma de reconocimiento. 
 

• Agregar Pregunta por Tipo - Recuerde hacer clic en "Guardar" después de configurar cada pregunta adicional.
  • Opción Múltiple
    • Pregunta - Ingrese la pregunta que desea plantear a los encuestados. 
    • Respuestas - Al ingresar las respuestas de opción múltiple, escriba la respuesta y presione enter para registrar la entrada y comenzar a ingresar la siguiente respuesta. Sus entradas se mostrarán exactamente como las ingrese, así que recuerde hacer revisiones básicas de ortografía y gramática. 
  • Respuesta Corta - La opción de respuesta corta le permite escribir un aviso y permitir un cuadro de texto abierto para la recopilación de respuestas, muy parecido a la opción "Razón del reconocimiento" arriba. Ingrese un conteo mínimo o máximo de caracteres para motivar a sus usuarios a ingresar respuestas más largas o más cortas. 
  • Multimedia - La opción multimedia le permite mejorar los reconocimientos incluyendo iconos divertidos, GIFs, imágenes, videos u otros elementos vibrantes. Cuando los usuarios agregan imágenes o videos, estos se publicarán en el feed social de su empresa junto con el texto de su reconocimiento, siempre que el programa permita reconocimientos públicos. Incorporar multimedia en los reconocimientos puede hacer que su feed social sea más atractivo, creando un ambiente animado y festivo similar a plataformas populares de redes sociales.
    • Permitir Imágenes Subidas por el Usuario: Habilite esta opción para permitir que los usuarios suban sus propias imágenes al enviar solicitudes Earn.
    • Permitir que el Usuario Seleccione Imágenes de la Biblioteca de Imágenes: Active esta opción para dar a los usuarios acceso a una biblioteca de imágenes preseleccionadas. Si está habilitada, elija las categorías de imágenes disponibles para envíos de reconocimiento. Puede administrar estas imágenes y categorías a través de la Biblioteca de Imágenes. Si se seleccionan múltiples categorías, puede destacar una categoría haciendo clic en el icono de estrella junto a ella, haciendo que aparezca primero.
    • Permitir Videos Subidos por el Usuario: Active esta opción para permitir que los usuarios suban sus propios videos para acompañar sus envíos Earn. Los videos deben tener una duración de 1:00 minuto o menos y no ser mayores a 50 MB.
    • También puede elegir si la presentación de multimedia es obligatoria u opcional activando la configuración bajo "¿Es multimedia obligatoria u opcional?"
  • En este ejemplo, mantendremos la pregunta predeterminada y haremos que quien envía suba una imagen de la pantalla de confirmación.

Notas

• Si la imagen permite imágenes subidas por el usuario y se requiere una imagen, también debe seleccionarse una categoría de imagen preestablecida (esto funciona igual que en los programas de reconocimiento). Esto se actualizará en una versión futura para eliminar la biblioteca de imágenes preestablecida.
• Las imágenes se mostrarán en el feed si el programa es público. 
  Si la carga de imagen requerida contiene información sensible o es algo que el cliente no desea que aparezca en el feed, recomendamos que el programa Earn se configure como privado.

Haga clic en "Siguiente" para guardar su configuración y continuar al siguiente paso.

Configuración de Notificaciones

En la página de configuración de notificaciones, configure las plantillas de notificación automatizadas que desea enviar con cada programa de reconocimiento que cree. Trabaje con su Gerente de Éxito del Cliente Awardco para crear y subir plantillas de correo electrónico personalizadas con su marca y directrices para usuarios. Cada uno de estos campos de notificación es opcional y no es necesario enviar un correo electrónico. Para optar por no enviar notificaciones, deje los campos en blanco y haga clic en "Finalizar."

• Necesita Aprobación - Esta es la plantilla que se enviará a los aprobadores tan pronto como una recompensa entre en su cola de aprobación. Use esta plantilla para resaltar la importancia de una respuesta rápida para mantener sus programas funcionando sin problemas. 
• Nominación Rechazada - Esta es la plantilla enviada a los nominadores cuando una nominación ha sido rechazada por un aprobador. Esta plantilla puede configurarse para incluir el mensaje ingresado por el aprobador cuando se rechazó el reconocimiento. 
• Reconocimiento - Esta es la plantilla enviada a los destinatarios de reconocimientos a través de este programa. Estos correos se envían en el momento del reconocimiento. Si el programa no tiene aprobaciones, el correo se enviará en el momento del envío. Si el programa tiene un proceso de aprobación, el correo se enviará cuando el aprobador final apruebe la recompensa. 

Voy a asignar la plantilla de correo de Aprobación Earn para la notificación de Necesita Aprobación, y la plantilla de correo de Notificación Earn para la notificación de Reconocimiento.
 

Haga clic en "Finalizar" para guardar la página de configuración de notificaciones y completar la configuración de su programa Earn.
 

Asistencia Adicional

Configurar los programas Earn en su plataforma puede ser un proceso complejo. Recuerde siempre que su Gerente de Éxito del Cliente Awardco es un experto en software y tiene amplia experiencia configurando programas en esta función. Si alguna vez tiene una pregunta sobre una configuración específica o necesita discutir sus programas a un nivel más alto, su Gerente de Éxito del Cliente estará más que feliz de ayudarle. 

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.