Si desea configurar una integración que importe todos los datos de empleados desde ADP Workforce Now a la plataforma Awardco, consulte el artículo y el video a continuación para comenzar.
Nota: Para finalizar la integración, debe ser administrador tanto de Awardco como de ADP.
Advertencia: Si ya tiene datos de empleados en su plataforma, confirme que los ID de empleados que utilizará en su nueva fuente de datos sean consistentes con los datos de usuario actuales. No hacerlo puede resultar en duplicación de usuarios, errores en el reconocimiento y pérdida de integridad de datos.
Configuración
Comenzar configuración
Aunque la integración se puede encontrar en el Mercado de ADP, recomendamos que comience la configuración en la Biblioteca de Integraciones de Awardco.
- Inicie sesión en Awardco, haga clic en “Admin”, luego en “Configuración” y después en “Integraciones”.
- Haga clic en “ADP Workforce Now”.
- Finalmente, haga clic en “Comenzar configuración”.
Comprar y conectar la integración
- Copie la clave temporal de la empresa proporcionada.
- Vaya a ADP usando el enlace proporcionado en el modal y haga clic en “Comprar ahora”.
- Asegúrese de comprar el nivel de precio apropiado de la integración para su organización. Si anticipa superar el límite de usuarios especificado en el nivel elegido, opte por un paquete que se alinee con el tamaño de su fuerza laboral para ese año.
- Verá una alerta que dice “Falta información o es incorrecta”. Haga clic en “Editar”, pegue la clave temporal de la empresa en el campo ‘Clave temporal de empresa Awardco’.
- Haga clic en “Guardar” y luego presione “Siguiente”.
- Acepte los términos de servicio de ADP y haga clic en ‘Completar compra’.
- Regrese a la configuración en Awardco y presione 'Continuar' para proceder con el asistente de configuración.
Completar autorización del cliente
- El administrador de ADP debe hacer clic en el enlace de autorización del cliente.
- Aceptar los términos y condiciones en ADP.
- Regresar a Awardco y hacer clic en “Continuar”.
Configurar ajustes de mapeo
- En esta página, mapeará campos en ADP a campos en Awardco. También puede crear campos de metadatos personalizados usando datos de ADP (consulte nuestro artículo de Soporte para más detalles).
- Algunos campos como ID de empleado e ID de supervisor están predefinidos para asegurar que la jerarquía organizacional se importe correctamente.
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Notas importantes:
- Tenga en cuenta que no todos los campos garantizan tener valores, por lo que necesitará ejecutar la importación y extraer un informe de usuarios para verificar que la información correcta se esté completando.
- La importación de ADP traerá todos los empleados que tengan un estado “Activo” o “Permiso” para su posición principal.
- El ID de empleado y el ID de supervisor están predefinidos al ID de posición de ADP para el empleado y su supervisor, respectivamente. Esto se hace para asegurar que la jerarquía organizacional se importe correctamente.
- El número de teléfono también está predefinido. El número de teléfono primero buscará un número móvil personal, luego un número móvil de trabajo. El número de teléfono no se utiliza a menos que su empresa también utilice la función SMS de Awardco.
- Algunos otros campos han sido predefinidos para conveniencia.
- El nombre y apellido son obligatorios, por lo que se recomienda usar el “Nombre legal” y “Apellido legal”, ya que ADP garantiza tener esa información para cada empleado.
- La fecha de contratación tiene varios valores posibles:
- /workers/workAssignments/hireDate es recomendado
- Campos garantizados con datos para todos los empleados:
- /workers/workAssignments/hireDate
- /workers/workerDates/originalHireDate
- Campos no garantizados con datos para todos los empleados:
- /workers/workAssignments/seniorityDate
- /workers/workerDates/rehireDate
- El símbolo "#" no es necesario (y no está soportado) al agregar campos de metadatos en los ajustes de mapeo.
- Cuando termine, asegúrese de hacer clic en “Guardar y conectar”.
Configurar ajustes de conexión
- Haga clic en la pestaña “Ajustes de conexión” en la página de configuración de la integración ADP Workforce Now en Awardco.
- Seleccione la frecuencia de sincronización de datos de usuarios desde ADP a Awardco (diaria, semanal o mensual).
- Configure los Ajustes avanzados según sea necesario. Los representantes de Awardco pueden ayudar con estas configuraciones.
Comenzar a usar la integración
¡Ahora está listo para usar la integración! Haga clic en “Conectar” en la página de Ajustes de conexión de ADP en Awardco. La integración se ejecutará según la frecuencia seleccionada.
Cómo actualizar su suscripción de ADP
- Vaya a Portal de administrador > Configuración > Integraciones > ADP Workforce Now.
- Haga clic en la pestaña “Ajustes de conexión” y abra los Ajustes avanzados.
- Haga clic en “Actualizar suscripción”.
- Copie la Clave temporal de empresa Awardco proporcionada.
- Haga clic en el enlace “Ir a ADP”.
- Inicie sesión en ADP, luego en la página del mercado, haga clic en “Gestionar aplicación”.
- Vaya a la pestaña “Actualizar suscripción”.
- Seleccione el nivel de suscripción deseado.
- Haga clic en “Continuar”.
- Pegue la Clave temporal de empresa Awardco, luego haga clic en “Verificar” para confirmar.
- Revise los detalles actualizados de pago y pedido.
- Acepte los términos del Mercado de ADP y haga clic en “Realizar pedido”.
Su nivel de suscripción ahora debería estar actualizado.
Preguntas y respuestas
P: ¿Qué clientes son elegibles para usar esta integración?
R: Awardco para ADP Workforce Now está disponible actualmente solo para clientes con sede en EE. UU. Debe estar usando ADP Workforce Now y tener acceso al Mercado de ADP.
P: ¿Con qué plataformas de ADP funciona esta integración?
R: Esta integración está diseñada para ADP Workforce Now, pero también funciona para clientes en ADP TotalSource. Para clientes que usan otras plataformas de ADP (como Vantage HCM o Enterprise HR), recomendamos realizar transferencias de archivos de usuarios vía API o SFTP.
P: Estoy recibiendo un error que dice “El encabezado de solicitud es demasiado largo”. ¿Cómo lo soluciono?
R: Intente realizar el proceso de instalación usando una ventana de navegador en modo incógnito/privado. Si el problema persiste, contacte a ADP para asistencia.
P: ¿Qué campos de usuario soporta esta integración?
R: Esta integración soporta todos nuestros campos estándar de usuario y también permite la creación de campos de metadatos.
P: ¿Esta integración soporta filtros de metadatos para empresas que desean alimentar datos desde múltiples plataformas HRIS a Awardco?
R: No, la integración de ADP actualmente no soporta filtrado de metadatos. La solución temporal es ingresar los ID de empleados de los usuarios no ADP en la configuración “No archivar” de la integración ADP (lo que obviamente requeriría trabajo manual). La siguiente mejor opción sería hacer importaciones tradicionales por SFTP tanto con ADP como con otras bases de datos de empleados y usar nuestra funcionalidad de filtrado de metadatos.
P: ¿Con qué frecuencia se ejecutan las importaciones de datos?
R: Nuestra importación diaria se ejecuta a las 10:30 a.m. UTC todos los días. Si es una frecuencia semanal, se ejecuta a las 10:30 a.m. UTC los lunes.
P: Estoy recibiendo un archivo de usuario vacío cuando ejecuto una importación a través de la integración. ¿Cómo lo resuelvo?
R: La integración filtra a los usuarios que no tienen un estado activo en ADP. Necesitará habilitar el permiso ‘Estado’ en su Perfil personalizado de Marketplace Awardco en ADP para que la integración sepa quién está activo y quién no. Si el permiso no está habilitado, ningún empleado se registrará como activo y no se enviarán datos de usuario.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.