La Carga Masiva de Usuarios es una herramienta poderosa que simplifica y agiliza la gestión de usuarios. En este artículo de soporte, te guiaremos para acceder a la herramienta, gestionar el acceso de usuarios, descargar archivos de usuarios activos y configurar ajustes para una experiencia de carga fluida. Además, proporcionaremos instrucciones paso a paso para cargar archivos de usuarios, revisar cambios y corregir cualquier error de configuración. Gestiona tus tareas administrativas sin problemas y mejora la eficiencia con la Carga Masiva de Usuarios.
Advertencia: Si ya tienes datos de empleados en tu plataforma, por favor confirma que los IDs de Empleado que usarás en tu nuevo archivo de datos sean consistentes con los datos de usuario actuales. No hacerlo puede resultar en duplicación de usuarios, errores de reconocimiento y pérdida de integridad de datos.
- Acceso a la Herramienta de Carga Masiva de Usuarios
- Descarga del Archivo de Usuarios Activos
- Configuración de Ajustes del Archivo
- Ajustes Avanzados
- Carga de un Archivo de Usuario
- Corrección de Errores de Configuración
Acceso a la Herramienta de Carga Masiva de Usuarios
Para navegar a la herramienta de Carga Masiva de Usuarios:
- Haz clic en el botón Admin en la página principal.
- Selecciona la pestaña Usuarios en la parte superior de la página.
- Haz clic en Gestionar Usuarios.
- Selecciona Carga Masiva de Usuarios.
Si no ves esta opción, navega a Ajustes Avanzados en el portal de Admin para habilitar esta función mediante el interruptor.
Determinación de Quién Tiene Acceso
El rol de Super Admin tiene acceso inherente a esta herramienta. Si deseas habilitar que más roles puedan cargar usuarios, edita los permisos de un rol específico en la herramienta de Roles y Permisos. Ten en cuenta que habilitar esta función otorgará a esos usuarios acceso completo a todos los usuarios y sus datos.
Descarga del Archivo de Usuarios Activos
Para descargar un archivo .csv de los usuarios actuales en la plataforma, haz clic en Descargar bajo la sección Usuarios Activos.
Configuración de Ajustes del Archivo
Antes de cargar un archivo de usuario con actualizaciones o cambios, querrás revisar los ajustes de configuración del archivo que determinarán cómo se recibe tu archivo en la plataforma.
Archivo
Si el interruptor Archivo está activado, las personas que estuvieron previamente incluidas en la plataforma pero se omitan en cargas de archivos de usuario posteriores serán eliminadas automáticamente de la plataforma. Si deseas excluir a ciertos empleados de ser archivados nunca, ingresa sus IDs de empleado en el campo proporcionado. Generalmente recomendamos mantener el ajuste de Archivo activado en todas las cargas. Haz clic en Guardar Cambios una vez activado.
Sobrescribir Datos Existentes
Si Sobrescribir Datos Existentes está activado, los datos de empleados existentes que cambien en cargas posteriores de archivos de usuario serán sobrescritos. Los datos de usuario que pueden ser sobrescritos son: idioma, correo electrónico, fecha de contratación y contraseña. Debes marcar la casilla junto a ese punto de datos específico para que ese valor específico sea sobrescrito (la sobrescritura de contraseña puede aplicarse a todos los usuarios o solo a aquellos que nunca han iniciado sesión en su cuenta Awardco). En la mayoría de los casos, recomendamos seleccionar las opciones para sobrescribir correo electrónico, fecha de contratación y contraseña. Para la sobrescritura de contraseñas, es aconsejable aplicar esto solo a usuarios que nunca han iniciado sesión. Haz clic en Guardar Cambios una vez activado.
Ajustes Avanzados
Es posible que tu sistema HRIS no pueda acomodar todo el formato de archivos de usuario descrito en el artículo de soporte Formateo de Archivos de Usuario (por ejemplo, encabezados de archivo o códigos de país e idioma aceptados que no pueden cambiarse sin ajuste manual). A continuación tenemos ajustes avanzados donde podemos controlar cómo se convierte la información del archivo cargado en la plataforma independientemente de lo que descargue tu HRIS. Recomendamos utilizar estos ajustes con moderación y con la participación del equipo Técnico de CSM.
- Mapeo de Encabezados: Asigna los valores de tus encabezados a los encabezados que esperamos recibir. Asegúrate que la lista esté separada por comas.
- Ejemplo 1 - “EID” es lo que tu sistema HRIS asigna como encabezado de columna. Awardco solo acepta “Employee Id” como título del encabezado. Para asegurar que la carga del archivo de usuario sea aceptada, ingresa en el campo Mapeo de Encabezados “EID:Employee Id”.
- Ejemplo 2 - “Email Address” es lo que tu sistema HRIS asigna como encabezado de columna. Awardco solo acepta “Email” como título del encabezado. Para asegurar que la carga del archivo de usuario sea aceptada, ingresa en el campo Mapeo de Encabezados “Email Address:Email”.
- Mapeo de Valores: Convierte un código de país o idioma inválido en uno válido. Asegúrate que la lista esté separada por comas. Nota - Código de País e Idioma son los únicos valores que pueden mapearse.
- Ejemplo 1 - “United States of America” es lo que tu sistema HRIS asigna como valor para el país de un usuario. Awardco solo acepta el código ISO de 2 letras “us” en el campo Código de País. Para asegurar que la carga del archivo de usuario sea aceptada, ingresa “United States of America:us”.
- Ejemplo 2 - “Spanish” es lo que tu sistema HRIS asigna como valor para el idioma de un usuario. Awardco solo acepta el código ISO 639-1 “es” en el campo Idioma. Para asegurar que el archivo de usuario sea aceptado, ingresa “Spanish:es”.
- Encabezados de Metadatos: Lista cualquier encabezado de metadatos sin el prefijo “#”. Asegúrate que la lista esté separada por comas.
- Ejemplo - El archivo descargado de tu sistema HRIS no añadirá el “#” requerido delante de los metadatos. Asegura que el archivo de usuario sea aceptado ingresando los encabezados de columna de metadatos exactamente como aparecen en el archivo en el campo Encabezados de Metadatos (por ejemplo, Ubicación, Región, Título del Puesto).
- Encabezados de Metadatos de Asociación: Lista cualquier metadato asociado (ver Formateo de Archivos de Usuario) con el prefijo “@”. Asegúrate que la lista esté separada por comas.
- Ejemplo - El archivo descargado de tu sistema HRIS no añadirá el “@” requerido delante de metadatos asociados. Asegura que el archivo de usuario sea aceptado ingresando los encabezados de columna de metadatos asociados exactamente como aparecen en el archivo en el campo Encabezados de Metadatos de Asociación (por ejemplo, Admin de RRHH, Patrocinador Ejecutivo, ID de Aprobador de Nominación).
- Filtros de Metadatos: Este filtro solo aplica a organizaciones que tienen múltiples archivos de usuario provenientes de diferentes fuentes/sistemas. Por favor, consulta con el equipo Técnico de CSM para obtener más información.
- Agregar un Más a los Números de Teléfono: Se requiere un “+” al cargar números de teléfono en un archivo de usuario. Marca la casilla para agregar un “+” como prefijo a todos los números de teléfono si el archivo que cargarás no lo soporta.
Haz clic en Guardar Cambios después de actualizar cualquiera de los campos de Ajustes Avanzados
Carga de un Archivo de Usuario
- Para comenzar a cargar tu archivo de usuario, arrastra tu archivo de usuario al campo gris en la parte superior de la página, o haz clic en el enlace rojo para buscar el archivo. Asegúrate de seguir las pautas en el artículo Formateo de Archivos de Usuario antes de enviar. Solo se aceptan archivos en formato .csv (recomendado) y .psv.
- Haz clic en Vista Previa y Cargar. Revisa Nuevos Usuarios en la pestaña Nuevos, usuarios con información actualizada en la pestaña Actualizados, usuarios que serán archivados en la pestaña Archivados, y posibles usuarios restaurados (usuarios previamente archivados que ahora deberían estar activos) en la pestaña Restaurados.
- Haz clic en Finalizar y Cargar. El archivo de usuario puede tardar un poco en procesarse. Una vez exitoso, el contacto registrado recibirá un correo electrónico de confirmación. Si no sabes quién es este contacto, comunícate con el equipo Técnico de CSM.
Corrección de Errores en el Archivo de Usuario
A veces la importación no puede procesarse debido a errores en el archivo de usuario. Los errores de configuración se identifican una vez que se selecciona el botón Vista Previa y Cargar. Consulta el artículo Errores de Importación de Archivos de Usuario para ayuda en la corrección de estos errores. Vuelve a cargar el archivo una vez que los errores hayan sido corregidos.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.