Guía de Asignación

La Guía de Asignación es una herramienta poderosa diseñada para ayudar a su organización a estandarizar y garantizar una distribución equitativa de puntos en todos los programas de reconocimiento. Integra su rúbrica personalizada de premios directamente en el flujo de reconocimiento, eliminando la necesidad de documentación externa y proporcionando una guía clara dentro de la plataforma para cada usuario. Este artículo le guiará a través de la configuración y gestión de la Guía de Asignación, desde los pasos previos hasta la configuración avanzada. Por favor, siga los pasos de este artículo de manera secuencial para una configuración sin inconvenientes.

1. Valor de la Guía de Asignación
2. Experiencia del Usuario Final con la Guía de Asignación
3. Creación de Preajustes de Premios (Paso Previo)
4. Activación de la Guía de Asignación
   • Configuración de la Guía de Asignación
   • Creación de la Rúbrica de la Guía de Asignación
   • Edición de una Guía de Asignación
   • Edición de Valores Preajustados
5. Ideas de Métricas para la Guía de Asignación
6. Preguntas Frecuentes

Valor de la Guía de Asignación

La Guía de Asignación aporta un valor significativo al abordar desafíos comunes en programas de reconocimiento a gran escala, transformando sus directrices manuales en una experiencia interactiva dentro de la plataforma.

Por qué debería crear una Guía de Asignación

• Estandarizar la Distribución de Puntos: Puede operacionalizar sus rúbricas y directrices de puntos existentes, asegurando que los premios se otorguen de manera equitativa y consistente en todos los departamentos, ubicaciones y niveles de usuario. Esta consistencia refuerza la integridad de su programa de reconocimiento.
• Mejorar la Experiencia del Usuario (UX): La guía elimina las conjeturas para quienes otorgan reconocimientos —especialmente usuarios nuevos o gerentes— que pueden no estar seguros de la cantidad adecuada de puntos. Al proporcionar un premio recomendado inmediato basado en sus respuestas, acelera el proceso de reconocimiento y reduce la fricción.
• Reducir el Consumo de Recursos: Elimine la necesidad de crear, actualizar y distribuir constantemente documentos externos separados (como PDFs o páginas internas de wiki) que a menudo no se utilizan. Todo el proceso de orientación está integrado directamente en la plataforma Awardco.
• Incrementar el Retorno de Inversión y la Efectividad del Programa: Cuando la distribución de puntos es justa y se alinea con valores de la empresa y niveles de impacto predeterminados, los empleados perciben el programa como más significativo y valioso. Esto conduce a un mayor compromiso, mejores tasas de adopción y una demostración más clara del impacto de su programa.

Experiencia del Usuario Final con la Guía de Asignación

Cuando un usuario inicia el proceso de reconocimiento y selecciona un programa con la Guía de Asignación activada, encontrará una experiencia simplificada diseñada para recomendar rápidamente una cantidad de premio apropiada.

Si la guía está configurada como Opcional, el usuario verá un botón de Guía de Asignación en el formulario de reconocimiento. Las indicaciones de la guía solo aparecerán si el usuario hace clic en este botón. Si la guía está configurada como Obligatoria, las indicaciones de la guía aparecerán automáticamente al seleccionar el programa.

El usuario primero responde una serie de preguntas (métricas) basadas en escalas específicas que usted define (por ejemplo, Impacto Bajo, Impacto Moderado, Impacto Alto). Estas preguntas están diseñadas para ayudar al otorgante a evaluar la acción del receptor en función de los valores o niveles de impacto definidos por la empresa.




 

Basado en las respuestas proporcionadas, la Guía de Asignación utiliza un algoritmo de promedio ponderado para generar una cantidad de premio sugerida.

 

El usuario puede entonces aceptar esta cantidad recomendada o seleccionar cualquier otro valor preajustado o personalizado disponible (si los montos personalizados están habilitados para el programa). La recomendación actúa como un punto de partida sólido, pero el otorgante conserva la decisión final. 

Creación de Preajustes de Premios (Paso Previo)

La Guía de Asignación requiere que su programa de reconocimiento tenga Preajustes de Premios preconfigurados para funcionar, ya que las preguntas de la guía se asignan directamente a estos valores. Es obligatorio tener al menos dos o más preajustes de premios activos para habilitar la Guía de Asignación.

Para crear o administrar Preajustes de Premios:

1. Seleccione el botón “Admin” en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
2. Desde el menú de navegación izquierdo, seleccione “Reconocimiento,” "Programas," luego "Programas de Reconocimiento.”
3. Seleccione el programa deseado.
4. Haga clic en la pestaña “Puntos”.
5. En la sección “Mostrar Preajuste de Premio Como”, marque las siguientes casillas (recomendado pero opcional):
   • Etiqueta del preajuste (requerido)
   • Valor del premio en puntos
   • Valor del premio en moneda local
6. En la sección “Preajustes” que aparece, ingrese una etiqueta descriptiva para el preajuste (por ejemplo, Pequeño Agradecimiento) a la izquierda y el valor equivalente en puntos en el campo a la derecha.
7. Repita este proceso para cada preajuste de premio. Importante: Deben estar activos dos o más preajustes para habilitar la Guía de Asignación.
   
   
   
    
8. Una vez finalizado, haga clic en “Guardar Cambios.” Proceda a la siguiente sección.

Activación de la Guía de Asignación

Una vez que sus Preajustes de Premios estén configurados, puede activar la Guía de Asignación para el programa de reconocimiento específico.

1. Desplácese hasta la parte inferior de la pestaña “Puntos” en el programa de reconocimiento deseado.
2. Active el interruptor de la Guía de Asignación.
   
    

Debe crear al menos una métrica en la rúbrica de la Guía de Asignación antes de poder guardar este cambio. Si intenta guardar sin una métrica, se generará un error. Proceda a la siguiente sección. 

Configuración de la Guía de Asignación

Después de activar la guía, configure su apariencia frontal y requisito de flujo:

1. Título: Este nombre se mostrará en el formulario de reconocimiento.
2. Descripción: Proporcione una visión general de la guía e instrucciones breves para los otorgantes.
3. ¿Esta Guía de Asignación es obligatoria u opcional para este programa?
   • Opcional: Los usuarios pueden elegir manualmente su cantidad de puntos o hacer clic en la guía para obtener una recomendación.
   • Obligatoria: La rúbrica de la Guía de Asignación aparecerá automáticamente al seleccionar el programa. El usuario debe completar la guía, aunque aún puede seleccionar una cantidad distinta a la recomendada.

Debe crear al menos una métrica en la rúbrica de la Guía de Asignación antes de poder guardar este cambio. Si intenta guardar sin una métrica, se generará un error. Proceda a la siguiente sección para crear una rúbrica.

Creación de la Rúbrica de la Guía de Asignación

La rúbrica es el núcleo de la Guía de Asignación, definiendo las métricas y criterios que conducen a una recomendación de puntos.

1. Comience seleccionando “Crear Guía de Asignación.”
2. Aparecerá una ventana emergente con una guía en blanco. Configurará su primera Métrica.
   • Título de la Métrica: Ingrese una métrica para medir (por ejemplo, Impacto, Esfuerzo, Iniciativa).
   • Descripción de la Métrica: Se recomienda encarecidamente ingresar una pregunta aquí para guiar al reconocedor (por ejemplo, ¿Qué nivel de impacto tuvo esta acción en la organización?).
   • Campos de Respuesta: En los campos a la derecha, ingrese una descripción/respuesta que corresponda a los posibles niveles de premio (por ejemplo, Impacto Bajo, Impacto Moderado, Impacto Alto). El número de respuestas debe corresponder al número de preajustes de premios que haya creado.
     
     
     
      
3. Haga clic en el botón + debajo de la métrica para agregar más métricas. Se recomienda mantener la guía en no más de 4 métricas para la mejor experiencia de usuario.
4. Para duplicar o eliminar una métrica, haga clic en los tres puntos a la derecha del título de la métrica.
   
   
   
    
5. Una vez terminada la configuración de todas las métricas, haga clic en 'Listo' en la ventana emergente.
6. Finalmente, haga clic en “Guardar Cambios” en la página principal de configuración del Programa.

Pruebe la Experiencia del Usuario

• Asegúrese de que el programa esté en “Estado Activo.”
• Haga clic en “Salir de Admin” en la esquina superior derecha.
• Comience el proceso de reconocimiento seleccionando el programa para el cual creó la Guía de Asignación.

Edición de una Guía de Asignación

Si necesita hacer ajustes a su Guía de Asignación:

1. Seleccione el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
2. Desde el menú de navegación izquierdo, seleccione “Reconocimiento,” "Programas," luego "Programas de Reconocimiento.”
3. Seleccione el programa deseado y haga clic en la pestaña “Puntos”.
4. Desplácese hasta la sección de la Guía de Asignación. Puede ajustar directamente el Título, la Descripción y la configuración Obligatoria/Opcional aquí.
5. Para editar la rúbrica en sí (métricas, descripciones o respuestas), haga clic en ‘Editar Guía de Asignación’. Puede cambiar el orden de las métricas, eliminar y/o agregar nuevas.
   
   

Edición de Valores Preajustados

Si cambia los valores en puntos de sus Preajustes de Premios, necesitará revisar y actualizar su rúbrica de la Guía de Asignación para asegurar que las descripciones sigan alineadas con los nuevos montos.

1. Acceda a la pestaña “Puntos” en el programa de reconocimiento.
2. Agregue, elimine y/o modifique sus etiquetas y valores preajustados.
3. Haga clic en “Guardar Cambios.”
   • Si modifica una etiqueta o cantidad de puntos existente: El cambio se guardará sin error.
   • Si elimina un preajuste existente: Aparecerá un aviso informando que el preajuste fue eliminado y que la Guía de Asignación necesita una actualización. Haga clic en “Guardar” nuevamente.
   • Si agrega un nuevo preajuste: Aparecerá un aviso que dice: "Actualización necesaria para la Guía de Asignación: Ha cambiado sus preajustes de premios. Para evitar errores, la Guía de Asignación debe actualizarse para coincidir con los preajustes de premios actualizados antes de que la página pueda guardarse exitosamente." Haga clic en “Guardar” nuevamente.
     
     
     
      
4. Desplácese a la sección de la Guía de Asignación y haga clic en “Editar Guía de Asignación.”
5. Actualice las descripciones de los preajustes dentro de la rúbrica para reflejar con precisión sus nuevos valores en puntos, haga clic en “Listo,” y luego en “Guardar Cambios” en la página principal del programa.

Ideas de Métricas para la Guía de Asignación 

Preguntas Frecuentes

• P: ¿Puedo optar por no usar la función Guía de Asignación? 
  • R: Sí. El bloque de configuración de la Guía de Asignación estará disponible para sus programas monetarios, pero no está obligado a activar la función.
• P: ¿La Guía de Asignación funciona con programas que solo usan Montos Personalizados? 
  • R: No. El programa debe tener valores de premios preajustados configurados porque el algoritmo de la guía se basa en estos niveles predefinidos. Aún puede habilitar montos personalizados junto con preajustes, pero los preajustes son obligatorios para que la guía funcione.
• P: ¿Cuántas métricas y opciones preajustadas debo agregar a la Guía de Asignación?
  • R: Mejor práctica: Se recomienda usar 3 o 4 métricas para asegurar la mejor experiencia de usuario y evitar la fatiga de decisión. El número de opciones preajustadas (respuestas) por métrica debe coincidir con el número total de Preajustes de Premios activos configurados para el programa. La mayoría de las organizaciones encuentran que 4 a 5 preajustes de premios ofrecen el mejor equilibrio entre simplicidad y distinción entre niveles de premios.
• P: ¿Puedo hacer que la Guía de Asignación sea obligatoria solo para ciertos usuarios o metadatos? 
  • R: No, la configuración Obligatoria/Opcional es actualmente para todo el programa. Sin embargo, si un programa está configurado para permitir que solo ciertos usuarios otorguen premios, la guía solo será visible para esos usuarios.
• P: ¿La cantidad recomendada es final o el usuario puede elegir un valor diferente?
  • R: El usuario siempre puede elegir un valor diferente. La Guía de Asignación es una herramienta de asesoramiento que recomienda un premio; no obliga al usuario a seleccionar esa cantidad específica.
• P: ¿Cómo determina la Guía de Asignación la cantidad recomendada?
  • R: La guía utiliza un algoritmo simple basado en promedio que calcula la puntuación a partir de las selecciones del otorgante contra las métricas y niveles de premios configurados. No es una función de IA y no realiza análisis de sentimiento en el texto de la razón del reconocimiento.
• P: ¿La información de la Guía de Asignación se incluirá en mis informes?
  • R: Sí. Se agregarán columnas adicionales al informe de Detalles de Reconocimiento para incluir los nombres de las métricas, las respuestas seleccionadas y la cantidad recomendada de la Guía de Asignación. Estos datos también se incluyen en el Flujo de Aprobaciones.
    
    
    
    
     

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