Integración con Workday HRIS (Legado)

"Integración" puede parecer solo otra palabra de moda, pero en este caso, se trata de aumentar tu eficiencia transfiriendo automáticamente los datos de tus usuarios a Awardco. ¡Imagina recuperar tiempo reduciendo las tareas administrativas!

Si Workday es tu HRIS y cuentas con un proveedor de integración de terceros, ellos son un excelente primer punto de contacto para asistencia.

Por favor, también consulta nuestra Integración con Workday (Nómina).

Importante: Si ya tienes datos de empleados en Awardco, verifica que los ID de Empleado en tu nueva fuente de datos coincidan exactamente con los datos de usuario actuales. De lo contrario, podrías terminar con perfiles de usuario duplicados, errores en los reconocimientos y un desorden en tus datos.
 

1. Crear Informe Personalizado
2. Agregar Campos al Informe
3. Crear un Usuario del Sistema de Integración (ISU)
4. Crear Grupo de Seguridad para Acceso del ISU/Informe
5. Asignar Dominios al Grupo de Seguridad
6. Compartir el Informe
7. Transferir la Propiedad del Informe
8. Enviar Credenciales del ISU y URL del Informe a Awardco
9. Finalizar la Integración de Workday en la plataforma Awardco
10. Configuraciones de Conexión
11. Configuraciones Avanzadas

Crear Informe Personalizado

1. Accede a tu Workday HRIS e inicia sesión.
2. Haz clic en "Crear un Informe Personalizado."
3. Ponle un nombre a tu informe.
4. Selecciona "Avanzado" como Tipo de Informe.
5. Marca la casilla junto a "Habilitar como Servicio Web."
6. Desmarca "Optimizado para Rendimiento" (deberás hacer esto para seleccionar la fuente de datos correcta).
7. Selecciona "Todos los Empleados Activos" como Fuente de Datos.
8. Haz clic en "Aceptar."

Agregar Detalles al Informe

1. Haz clic en el ícono "+" para agregar campos.
2. En la columna "Campo", escribe palabras clave para encontrar los campos que necesitas. Awardco requiere estos para cargar la información del usuario. Tu representante de implementación de Awardco o Gerente de Éxito del Cliente (CSM) te informará sobre cualquier otro dato estándar y metadatos que puedas querer incluir:
   • Nombre
   • Apellido
   • Correo Electrónico Laboral
   • Código de País (abreviatura de dos dígitos)
3. Sustitución del Encabezado de Columna: No configures esto ahora. Una vez que tu archivo sea compartido, sobrescribirás la información del encabezado en la configuración de Administración de la plataforma Awardco.
   • 
4. Alias XML para la Sustitución del Encabezado de Columna: Workday lo completa automáticamente. No necesitas modificarlo.

Después de terminar, debería verse algo así: (Intencionalmente dejado en blanco ya que no se proporciona representación visual en el texto original)
 

Crear un Usuario del Sistema de Integración (ISU)

Necesitarás un ISU para poseer y ejecutar el informe:

1. Ve a la barra de búsqueda de Workday y escribe "Crear Usuario del Sistema de Integración", luego haz clic en la tarea.
2. Crea un nombre de usuario y contraseña (los compartirás con Awardco, ¡así que tenlos a mano!).
3. Es recomendable que tu nombre de usuario ISU comience con "ISU_" (por ejemplo, ISU_Awardco).
4. Asegúrate de que tu contraseña sea fuerte, siguiendo las mejores prácticas de Workday. (Puedes actualizarla luego si es necesario.) Para cambiar la contraseña:
   • Busca tu ISU en la barra de búsqueda.
   • Asegúrate de que la categoría de búsqueda sea "Todo Workday."
   • Haz clic en tu ISU y en la página "Ver Cuenta de Workday", ve a "Acciones Relacionadas", pasa el cursor sobre "Perfil de Seguridad" y haz clic en "Editar Cuenta de Workday."
5. Marca la casilla “No permitir sesiones de interfaz de usuario” (esto impide que alguien inicie sesión en Workday con las credenciales del ISU, pero el ISU aún puede usar servicios web e integraciones).
6. Haz clic en "Aceptar."

Crear Grupo de Seguridad para Acceso del ISU/Informe

A continuación, crearás un grupo de seguridad para asignar al ISU:

1. En la barra de búsqueda, escribe "Crear Grupo de Seguridad" y haz clic en la tarea.
2. Para "Tipo de Grupo de Seguridad Arrendado," selecciona "Grupo de Seguridad del Sistema de Integración (Sin Restricciones)."
3. Nombra el grupo de seguridad. Es buena práctica incluir "ISSG" en el nombre (por ejemplo, ISSG_Awardco).
4. Haz clic en "Aceptar."
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5. En la siguiente pantalla, bajo "Usuarios del Sistema de Integración," selecciona el ISU que acabas de crear y haz clic en "Aceptar."

Asignar Dominios al Grupo de Seguridad

Así es como asignarás los dominios de seguridad necesarios a tu nuevo grupo:

1. En la barra de búsqueda, ejecuta la tarea Mantener Permisos para Grupo de Seguridad.
2. En la sección Operación, asegúrate de que esté seleccionada la opción Mantener.
3. En la sección Grupo de Seguridad Fuente, selecciona tu grupo de seguridad recién creado.
4. Selecciona Aceptar.
5. En el área Permisos de Política de Seguridad de Dominio, haz clic en el botón "+" para agregar nuevas filas.
6. Agrega los siguientes permisos:
   • Acceso "Ver y Modificar" para:
     • Gestionar: Todos los Informes Personalizados
     • Creación de Informes Personalizados
     • Administración de Informes Personalizados
   • Acceso "Solo Obtener" para:
     • Datos de Persona: Información de Contacto en Casa
     • Datos de Persona: Información de Contacto Laboral
     • Datos de Trabajador: Empleados Activos
     • Datos de Trabajador: Información Actual de Personal
     • Datos de Trabajador: ID de Trabajador
   • Nota: Si no puedes encontrar la información correcta para los Permisos de Integración, puede que necesites dar permiso ISSG al dominio principal antes de poder seleccionar los específicos.
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7. Selecciona Aceptar y luego Hecho.
8. En la barra de búsqueda, ejecuta la tarea Activar Cambios Pendientes de Política de Seguridad.
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9. Ingresa cualquier comentario y selecciona Aceptar.
10. Selecciona Confirmar y luego Aceptar.
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Compartir el Informe

1. Regresa a tu informe. En la pestaña "Compartir", puedes especificar quién obtiene acceso.
2. Nota: Si no compartes la definición del informe con nadie (incluyéndote a ti mismo) y luego transfieres la propiedad al ISU (el siguiente paso), necesitarás usar la tarea "Ver Informe Personalizado" para encontrarlo después. ¡Se recomienda encarecidamente compartirlo contigo mismo!
3. Al compartir, tienes estas opciones: (El texto original no lista opciones específicas aquí, por lo que lo he dejado general) 

Transferir la Propiedad del Informe

1. Navega a tu informe. En "Acciones Relacionadas" del informe, pasa el cursor sobre "Informe Personalizado" y haz clic en "Transferir Propiedad."
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2. Selecciona el ISU que creaste como nuevo propietario y haz clic en "Aceptar."
   • 

Enviar Credenciales del ISU y URL del Informe a Awardco

1. Para permitir que Awardco acceda a los datos, necesitarán las credenciales del ISU y la URL del informe:
2. Usuario: ISU_Awardco (o el nombre que le hayas puesto a tu Usuario del Sistema de Integración)
3. Contraseña: La contraseña que configuraste al crear el ISU
4. Para encontrar la URL del Informe, ve a tu informe y accede a "Acciones Relacionadas". Pasa el cursor sobre "Servicio Web" y haz clic en "Ver URLs."
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5. Verás varias opciones de salida, pero nuestro sistema requiere que selecciones ".csv" como formato de archivo. Encuentra la sección correcta y haz clic en el ícono de caja para abrir la URL de salida.
6. Copia esta URL y envíala a tu CSM o Consultor de Implementación. Puede que aparezca una ventana de inicio de sesión, pero no necesitas iniciar sesión para obtener la URL. Sin embargo, puedes probar las credenciales del ISU aquí para ver si se cargan los datos.
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Si no puedes ver la URL, sigue este patrón:

https://///?=&=&format=csv

Ejemplo de URL:

https://www.myworkday.com/gms/lmcneil/Organization_Headcount?Organization%21WID=cb550da820584750aae8f807882fa79&Include_Subordinate_Organizations=1&format=csv

Finalizar la Integración de Workday en la Plataforma Awardco

1. Inicia sesión en tu cuenta de Awardco.
2. Selecciona el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
3. Desde el menú de navegación izquierdo, haz clic en “Integraciones” y luego en “Biblioteca de Integraciones.”
4. Busca y haz clic en “Workday (HRIS).”
5. Haz clic en “Comenzar Configuración.”
6. Ingresa el nombre de usuario y contraseña del ISU, junto con la URL del informe. Haz clic en “Siguiente.”
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7. Relaciona las etiquetas de tu archivo .csv con los campos correspondientes en Awardco.
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8. También puedes agregar más etiquetas como metadatos usando el botón "Agregar Metadatos" en la parte inferior de la página. Las etiquetas que usaste antes también pueden agregarse como campos de metadatos.
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9. Haz clic en “Guardar.”
10. Finaliza la Configuración

Estado de la Integración: Mientras esto aparezca como "conectado", la importación se ejecutará. Haz clic en "desconectar" si deseas detener futuras importaciones.

Importación Manual: Haz clic aquí para ejecutar la importación y procesar el archivo inmediatamente.

Configuraciones CSV: Haz clic en "editar" para volver a la pantalla donde puedes mapear etiquetas o agregar metadatos.

Configuraciones de Conexión

Puedes editar el Nombre de Usuario, Contraseña y URL del Informe aquí si alguno de esos datos cambia.

Frecuencia: Elige con qué frecuencia debe ocurrir la importación. Se ejecutará la noche después de configurar la frecuencia y seguirá ese horario. Por ejemplo, si lo configuras un lunes y eliges semanal, se ejecutará cada lunes por la noche/madrugada del martes (dependiendo de la zona horaria).

Configuraciones Avanzadas

Por favor, contacta a tu Consultor de Implementación o Gerente de Éxito del Cliente para ayuda con estas configuraciones:

• Archivo: Configurar esto en "Sí" archivará a los usuarios en Awardco que no estén incluidos en el archivo importado.
• Sustitución de Correo Electrónico: Si se establece en "Sí," reemplazará las direcciones de correo electrónico que los usuarios tienen en Awardco con las direcciones del archivo .csv.
• Sustitución de Idioma: Si se establece en "Sí," reemplazará los idiomas que los usuarios tienen en Awardco con el idioma del archivo .csv.
• Sustitución de Contraseña: Esto te permite reemplazar las contraseñas de los usuarios. "Todos" sobrescribirá todas las contraseñas. "Nunca ha iniciado sesión" solo sobrescribirá las contraseñas de usuarios que no hayan iniciado sesión antes.
• No Archivar: Aquí puedes listar los ID de Empleado de usuarios que siempre deben permanecer activos en Awardco, incluso si no están en el archivo .csv.
• Mapeos de Aprobadores: Esto se usa para actualizar las anulaciones de aprobación para programas de reconocimiento. Contacta a tu Consultor de Implementación o Gerente de Éxito del Cliente para configurarlo.

Comparación de Integración Workday HRIS

If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.