Configure la integración de Workday Anytime Feedback para asegurar un flujo continuo de datos de reconocimiento entre Awardco y Workday. Completar estos pasos reduce la fricción administrativa y garantiza que el reconocimiento impactante se capture con precisión y seguridad en Workday. Este recurso sirve como su hoja de ruta definitiva para cerrar la brecha entre el reconocimiento diario y la gestión formal del desempeño.
¿Qué hace la integración?
Los reconocimientos se envían automáticamente desde Awardco a Workday y se registran como "Feedback" del empleado para ser usados en reuniones 1:1 con el gerente, evaluaciones de desempeño, etc.
Configuración de la integración
Crear un Usuario de Sistema de Integración (ISU)
Necesitará un ISU para poseer y ejecutar el informe:
- Vaya a la barra de búsqueda de Workday y escriba "Crear Usuario de Sistema de Integración", luego haga clic en la tarea.
- Cree un nombre de usuario.
- Es recomendable comenzar el nombre de usuario ISU con "ISU_" (por ejemplo, ISU_Awardco).
- Asegúrese de que su contraseña sea fuerte, siguiendo las mejores prácticas de Workday. (Puede actualizarla más tarde si es necesario.) Para cambiar la contraseña:
- Busque su ISU en la barra de búsqueda.
- Asegúrese de que la categoría de búsqueda sea "Todo Workday".
- Haga clic en su ISU y en la página "Ver cuenta de Workday", vaya a "Acciones relacionadas", pase el cursor sobre "Perfil de seguridad" y haga clic en "Editar cuenta de Workday".
- Marque la casilla “No permitir sesiones UI” (esto impide que alguien inicie sesión en Workday con las credenciales ISU, pero el ISU aún puede usar servicios web e integraciones).
- Haga clic en "Aceptar".
Crear grupo de seguridad para acceso de ISU/Informe
A continuación, creará un grupo de seguridad para asignar el ISU:
- En la barra de búsqueda, escriba "Crear grupo de seguridad" y haga clic en la tarea.
- Para "Tipo de grupo de seguridad con inquilino", seleccione "Grupo de seguridad del sistema de integración (sin restricciones)".
- Nombre el grupo de seguridad. Es una buena práctica incluir "ISSG" en el nombre (por ejemplo, ISSG_Awardco).
- Haga clic en "Aceptar".
- En la siguiente pantalla, bajo "Usuarios del sistema de integración", seleccione el ISU que acaba de crear y haga clic en "Aceptar".
Asignar dominios al grupo de seguridad
- Ejecute la tarea "Mantener permisos para grupo de seguridad" y busque el grupo de seguridad que acaba de crear.
- En la pestaña “Permisos de política de seguridad de dominio”, haga clic en el signo más para agregar un permiso de política de seguridad de dominio. En la sección “Acceso para ver/modificar”, agregue “Acceso para ver y modificar”. En la sección “Política de seguridad de dominio”, agregue “Datos del trabajador: Anytime Feedback”. Esto permite el acceso de Awardco a Anytime Feedback. Vea la captura de pantalla a continuación:
- Presione “Aceptar” y luego “Listo” para enviar sus cambios a la política.
- Agregar grupo de seguridad a la política de seguridad del proceso empresarial:
- Vaya a la barra de búsqueda y busque “Editar política de seguridad del proceso empresarial”.
- Seleccione “Dar feedback”.
- Bajo “Acción iniciadora: Dar feedback (Servicio web)” y “Ver todo” agregue su grupo de seguridad recién creado a “Grupos de seguridad”.
- Bajo “Quién puede realizar acciones en todo el proceso empresarial” agregue su grupo de seguridad recién creado a “Grupos de seguridad”.
- Haga clic en “Aceptar” y luego en “Listo” para enviar sus cambios.
- Activar actualizaciones pendientes de la política de seguridad:
- Vaya a la barra de búsqueda y busque “Activar cambios pendientes de política de seguridad”.
- Agregue su comentario para el cambio.
- Seleccione “Aceptar”.
- Marque la casilla Confirmar y seleccione “Aceptar”.
- Ejecute la tarea “Registrar cliente API para integraciones” en el tenant de Workday con los siguientes campos:
- Nombre del cliente: Awardco_Feedback
- Tokens de actualización sin expiración: marcado.
- Alcance: Perfil y habilidades del trabajador, habilitación del desempeño
- Anote los siguientes valores:
- ID de cliente
- Secreto de cliente
- Estos valores se ingresarán más adelante en la plataforma Awardco.
- Obtener el endpoint SOAP API:
- Ejecute la tarea "Servicios web públicos"
- Busque "Talent (Public)" en la lista (control/comando f)
- Desde el menú de puntos suspensivos, seleccione Servicio Web y luego Ver WSDL
- Control/comando+f para buscar "soapbind:address location" y la URL estará después del signo = entre comillas
- Ejecute la tarea Ver clientes API en Workday.
- Anote el ‘Endpoint de token’ en la parte superior de la página.
- Vaya a la pestaña Cliente API para integraciones.
- Haga clic en el menú de 3 puntos junto a su cliente API, seleccione Cliente API y luego seleccione “Gestionar tokens de actualización para integración”.
- En el desplegable Cuenta de Workday, seleccione su ISU que creó anteriormente.
- Seleccione la casilla “Generar nuevo token de actualización” y luego haga clic en “Aceptar”.
- Anote el token de actualización generado y cópielo en Awardco.
Crear una insignia para Awardco Feedback
Se puede crear una insignia específica en Workday y luego Awardco puede usar esa insignia para que sepa qué elementos de feedback provienen de reconocimientos.
Encontrar y crear insignias
Ejecute la tarea “Ver insignias de feedback” en Workday.
Aquí puede ver una lista de todas las insignias de Feedback existentes.
Si desea crear una insignia personalizada para Awardco, ejecutará la tarea Mantener insignias de feedback.
Haga clic en el símbolo “+” en la parte superior izquierda y luego agregue un nombre y elija un ícono.
¡Luego verá su insignia en la lista!
Para obtener el ID de la insignia que ingresará en Awardco, haga clic en los 3 puntos debajo del nombre de la insignia, luego IDs de integración, y luego ver IDs.
Aquí, el ID que debe proporcionar a Awardco es el Feedback_Badge_ID en la columna ID, NO el ID de Workday.
Registro de Workday en Awardco
Ahora puede completar el proceso de registro dentro de la plataforma Awardco.
- Inicie sesión en su cuenta de Awardco.
- Haga clic en el botón “Admin” en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- Desde el menú de navegación izquierdo, seleccione "Plataforma", "Integraciones" y "Biblioteca de integraciones".
- Busque y seleccione “Workday Feedback”.
- Haga clic en “Comenzar configuración”.
- Si aún no lo ha hecho, siga las instrucciones en la sección “Crear una cuenta de Usuario de Sistema Integrado (ISU)” para crear una cuenta ISU específica para Awardco. Si ya lo hizo, haga clic en “Siguiente”.
- Si no ha registrado Awardco como cliente API para integración en Workday, siga las instrucciones en la sección “Registrar Awardco como cliente API en Workday”. Si ya lo hizo, haga clic en “Siguiente”.
- Ingrese el ID de cliente y el secreto de cliente en los campos correspondientes. Esta información fue proporcionada por Workday y se encuentra al final de la página Registrar cliente API para integraciones. Haga clic en “Siguiente”.
- Nota: Si el ID o secreto del cliente se ingresan incorrectamente, deberá generar un nuevo secreto de cliente. Consulte la sección de preguntas frecuentes de este documento si necesita generar un nuevo secreto de cliente.
- Si aún no lo ha hecho, siga las instrucciones en la sección “Obtener el endpoint SOAP API” para localizar su endpoint SOAP API. Si ya lo hizo, haga clic en “Siguiente”.
- Si aún no lo ha hecho, encuentre su endpoint de token ejecutando la tarea “Ver clientes API” en Workday y tome nota del endpoint de token en la parte superior de la página. Si ya lo hizo, haga clic en “Siguiente”.
- Ingrese el token de actualización. Si no está seguro de dónde encontrar este valor, consulte el paso “Gestionar tokens de actualización para integración” en este artículo de soporte. Haga clic en “Siguiente”.
- En la pantalla de éxito de conexión, haga clic en “Siguiente”.
- Ingrese el ID de la insignia de Workday. Este paso es opcional. Si elige omitir este paso y desea agregar una insignia más tarde, puede regresar a la página de configuración general de la integración después de la configuración para ingresar el ID de la insignia. Para encontrar su ID de insignia, visite la sección “Crear una insignia para Awardco Feedback” en este artículo de soporte. Haga clic en “Siguiente”.
- Seleccione el/los programa(s) deseado(s). El menú desplegable muestra sus programas de reconocimiento y sus ID de programa. Solo los reconocimientos de los programas que seleccione se enviarán a Workday. Puede configurar o ajustar esto más adelante en la página de configuración general de la integración después de la configuración. Haga clic en “Terminar configuración”.
- Nota: Los programas automatizados de premio por servicio, cumpleaños y onboarding no pueden enviarse como feedback a través de esta integración.
Página de configuración general
Una vez configurada la integración de Workday Feedback, tendrá acceso a la “Configuración general” de la integración.
- Pausar exportaciones: Detiene todas las exportaciones. Reanude exportaciones haciendo clic nuevamente en el botón.
- ID de insignia de Workday (opcional): En Workday, esta insignia se asociará con los elementos de feedback enviados desde Awardco.
- Programas incluidos: El menú desplegable muestra sus programas de reconocimiento y sus ID de programa. La integración solo enviará reconocimientos de los programas seleccionados a Workday.
- Exclusiones de palabras clave: Ingrese palabras separadas por comas. Si alguna de estas palabras está incluida en un reconocimiento, este no se enviará a Workday.
- Actualizar cliente API: Si necesita actualizar alguna credencial ingresada durante la configuración, este botón lo llevará nuevamente por el flujo de configuración.
- Eliminar: Elimina su conexión de integración. Siempre puede reconectarse haciendo clic en el botón “Comenzar configuración”.
Preguntas frecuentes
P: ¿Cuánto tiempo tarda en aparecer un reconocimiento como Feedback en Workday?
- R: La integración realiza una sincronización diaria alrededor de las 4 a.m. MST.
P: ¿Cuál es el beneficio de una integración nativa certificada por Workday?
- R: La certificación Workday Certified se logra mediante un proceso riguroso que incluye verificaciones de seguridad, auditorías de cumplimiento y entrevistas con clientes. Este estatus muestra que Awardco es compliant y seguro, ayudando a acelerar las revisiones de seguridad y TI ya que Workday ya aprobó la integración. También legitima a Awardco como un socio clave de Workday.
P: ¿Cuál es la diferencia entre la antigua integración Workday Feedback y esta nueva?
- R: La nueva integración Workday Feedback es una integración nativa certificada por Workday, que es una mejora importante. Las diferencias clave son:
- Estado certificado: Probado y certificado por Workday para seguridad y cumplimiento.
- Velocidad y costo: Esta integración es gratuita, autoservicio y toma solo de 10 a 30 minutos para desplegar. La versión anterior no era autoservicio y tenía un costo asociado.
P: Ya creé un ISU para la integración de importación de usuarios de Workday. ¿Necesito crear otro para la integración Workday Feedback?
- R: Los permisos de ISU entre integraciones son similares pero tienen algunas diferencias. Aunque puede usar el mismo ISU ajustando los permisos, recomendamos comenzar desde cero y crear un ISU nuevo para esta integración para no omitir ningún paso de configuración.
P: Copié incorrectamente el Secreto de Cliente durante el registro. ¿Qué hago?
- R: El secreto de cliente solo puede verse una vez después de su creación. Si lo copió mal, tendrá que generar un nuevo secreto de cliente, lo que invalidará el anterior. Para generar un nuevo secreto:
- Ejecute la tarea “Ver clientes API” en Workday.
- Cambie a la pestaña “Clientes API para integraciones”.
- Encuentre su cliente en la lista y pase el cursor sobre el menú de puntos suspensivos.
- Seleccione la opción “Generar nuevo secreto de cliente”.
- Marque la casilla “Confirmar” y haga clic en “Aceptar”.
- El nuevo secreto de cliente estará disponible en la pantalla siguiente.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.