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Listas de Participantes de Encuestas con Actualización Automática

Actualización

Aprenda a usar la configuración de Actualización Automática de la Lista de Participantes para asegurar que los datos de su encuesta se mantengan precisos según la estructura de su organización, incluyendo sin problemas a los nuevos empleados en sus resultados.

 

  1. Qué hace la Actualización Automática
  2. Cuándo usar la Actualización Automática
  3. Cómo cambiar la configuración de Actualización Automática
  4. Qué sucede cuando la Actualización Automática está desactivada
  5. Qué sucede cuando la Actualización Automática está activada
  6. Implicaciones y “puntos críticos” de la Actualización Automática
  7. Preguntas Frecuentes

 

Qué hace la Actualización Automática

La configuración de Actualización Automática de la Lista de Participantes controla si la lista de participantes de su encuesta permanece bloqueada o si se actualiza automáticamente mientras la encuesta está activa.

  • Cuando la lista está bloqueada, solo se usan en sus resultados las personas y metadatos (gerente, departamento, etc.) desde el momento del lanzamiento.
  • Cuando la lista se actualiza automáticamente, las personas nuevas que se agregan a su archivo de usuarios (o que obtienen acceso según sus reglas) pueden ver y responder la encuesta mientras esta sigue abierta.

Esto aplica a:

Por defecto, las Listas de Participantes de Encuestas están bloqueadas al lanzamiento de la encuesta. Esto asegura que los metadatos y la jerarquía permanezcan iguales durante todo el periodo de la encuesta. Esto significa que para un programa de compromiso, incluso si cambia de departamento o de gerente, los resultados reflejan consistentemente la jerarquía en la fecha de lanzamiento.

 

Cuándo usar la Actualización Automática

Use una lista bloqueada (Actualización Automática desactivada) cuando:

  • Desee que los resultados coincidan exactamente con la estructura organizacional del día del lanzamiento.
    • Por ejemplo, grandes encuestas anuales de compromiso

Use una lista con actualización automática (Actualización Automática activada) cuando:

  • Desee que nuevos empleados o empleados recién elegibles puedan unirse mientras la encuesta está activa.
  • Su encuesta es más “siempre activa” y le importa menos una fotografía congelada en el tiempo.
    • Por ejemplo, encuesta de retroalimentación anónima continua para RRHH (“Comparta cualquier comentario con RRHH”).

 

Cómo cambiar la configuración de Actualización Automática

Siga estos pasos para encontrar y ajustar la configuración de Actualización Automática de la Lista de Participantes para una encuesta:

  1. Inicie sesión en su plataforma de reconocimiento.
  2. Seleccione “Encuestas” bajo “Compromiso” en el menú de navegación izquierdo.

 

 

  1. Haga clic en “Editar” en la encuesta que desea modificar.
  2. Vaya a la pestaña “Participantes y Recompensas”.
  3. Desplácese hacia abajo hasta “Configuraciones Avanzadas”.
  4. Active “Actualizar automáticamente la Lista de Participantes” para actualizar automáticamente el acceso a la encuesta cuando se agreguen o eliminen usuarios nuevos o existentes del grupo de metadatos de participantes, incluso después de publicar.
  5. Haga clic en “Guardar Cambios” cuando termine.

 

 

Qué sucede cuando la Actualización Automática está desactivada

Cuando la Actualización Automática de la Lista de Participantes está desactivada, la lista de participantes está bloqueada por defecto al lanzamiento.

Esto significa:

  • Las personas en la lista no cambian durante la encuesta.
  • La información de gerente y departamento en sus resultados de encuesta permanece vinculada a cómo estaba al momento del lanzamiento, incluso si alguien cambia de equipo o de gerente a mitad de la encuesta.

 

Casos especiales cuando la Actualización Automática está desactivada

Para encuestas sin fecha de finalización:

  • La jerarquía (quién reporta a quién, en qué departamento están las personas) se reinicia al inicio de cada mes.
  • Al inicio del mes:
    • El sistema vuelve a bloquear la jerarquía para ese grupo.
    • Las personas nuevas elegibles pueden comenzar a ver la encuesta desde ese mes en adelante.

Para encuestas Pulsos continuas:

  • La jerarquía se reinicia al inicio de cada nuevo ciclo de pulso.
  • Por ejemplo, si envía cuatro preguntas cada dos meses, después de que ese ciclo termina:
    • La jerarquía se reinicia.
    • Las personas recién elegibles pueden obtener acceso al inicio del siguiente ciclo.

 

Qué sucede cuando la Actualización Automática está activada

Cuando la Actualización Automática de la Lista de Participantes está activada, la encuesta se comporta así:

  • Si su público objetivo de la encuesta está basado en metadatos (como departamento, ubicación o gerente) o está abierto a “todos”:
    • Las personas que califican recientemente (por ejemplo, nuevos empleados o nuevos departamentos) pueden obtener acceso mientras la encuesta sigue abierta.
  • Estas personas nuevas pueden ver y responder la encuesta una vez que su información de usuario se actualice.

 

Comportamiento importante para encuestas confidenciales o no anónimas

Para encuestas confidenciales y no anónimas:

  • Si una persona obtiene acceso durante el periodo activo de la encuesta y responde:
    • Sus respuestas solo se incluyen en los resultados agregados a nivel de toda la empresa.
    • Sus respuestas no aparecerán en vistas de gerentes ni en desgloses filtrados (como por departamento o ubicación).

Esto mantiene los datos sensibles seguros cuando solo hay unas pocas respuestas nuevas vinculadas a un grupo.

 

Implicaciones y “puntos críticos” de la Actualización Automática

Si la Actualización Automática está desactivada

  • Bueno para: comparaciones limpias a lo largo del tiempo (misma estructura desde el lanzamiento hasta el cierre).
  • Cuidado con:
    • Las personas que cambian de equipo o gerente a mitad de la encuesta siguen apareciendo bajo su equipo anterior en los resultados.
    • Los nuevos empleados durante el periodo de la encuesta pueden no ver la encuesta hasta que:
      • Comience el siguiente mes (para encuestas sin fecha de finalización), o
      • Comience el siguiente ciclo de pulso (para encuestas Pulsos).

 

Si la Actualización Automática está activada

  • Bueno para: incluir a la mayor cantidad posible de personas en la encuesta, incluyendo nuevos empleados.
  • Cuidado con:
    • En encuestas confidenciales y no anónimas, las personas nuevas agregadas a mitad de la encuesta:
      • Solo aparecen en resultados a nivel de toda la empresa.
      • No aparecen en desgloses por grupos pequeños (por gerente, departamento, etc.).

 

Preguntas Frecuentes

  • P: ¿Activar la Actualización Automática cambia los resultados pasados?
    • R: Generalmente, no. Principalmente afecta quién puede unirse y cómo se agrupan los resultados mientras la encuesta está activa. Para encuestas con preguntas abiertas, si el metadato de una persona (como gerente o departamento) cambia después, sus respuestas de texto pasadas pueden mostrarse bajo el nuevo grupo cuando filtre por ese campo.
  • P: Quiero datos “limpios” de encuestas de compromiso año tras año. ¿Qué configuración debo usar?
    • R: Mantenga la Actualización Automática desactivada para que su lista de participantes y jerarquía se mantengan vinculadas a la fecha de lanzamiento. Esto mantiene la estructura estable para reportes y comparaciones.
  • P: Quiero que los nuevos empleados respondan una encuesta de larga duración tan pronto se unan. ¿Qué debo hacer?
    • R: Active la Actualización Automática activada para que los nuevos usuarios elegibles puedan ver y responder la encuesta sin esperar al siguiente mes o ciclo.
  • P: ¿Por qué algunos nuevos encuestados no aparecen en vistas de gerente o departamento?
    • R: En encuestas confidenciales y no anónimas con Actualización Automática activada, las personas nuevas que se unen a mitad de la encuesta solo se cuentan en totales a nivel de toda la empresa, no en vistas filtradas o a nivel de gerente.





 

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