Como administrador, la Página de Facturación le permite realizar depósitos en la cuenta de redención mediante tarjeta de crédito o ACH para asegurar redenciones oportunas de empleados. Esta guía cubre la navegación en la Página de Facturación, la adición y verificación de métodos de pago, la realización de depósitos, el manejo de facturas y la configuración del acceso de usuarios. Para habilitar la Página de Facturación en su portal de administrador, contacte a su representante de Awardco.
- Navegar a la Página de Facturación
- Agregar un Método de Pago
- Verificar un Método de Pago
- Realizar un Depósito vía Tarjeta de Débito/Crédito
- Realizar un Depósito vía Pago ACH
- Solicitar una Factura
- Ver Facturas Generadas
- Determinar Quién Tiene Acceso a la Página de Facturación
- Preguntas Frecuentes
Navegar a la Página de Facturación
Siga estos pasos para acceder a la Página de Facturación:
- Inicie sesión en su cuenta.
- En la página principal, seleccione el botón Administrador en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- Seleccione “Finanzas” y luego “Facturación” en el menú de navegación izquierdo.
Agregar un Método de Pago
Para agregar un método de pago:
- Vaya a la pestaña Métodos de Pago y haga clic en Agregar Método de Pago.
Para Tarjeta de Débito/Crédito:
- Ingrese el número de tarjeta, fecha de expiración, número CVC, país de facturación y código postal.
- Marque la casilla de acuerdo y haga clic en Guardar Método de Pago.
Para Pagos ACH (Cuenta Bancaria):
- Cambie a Cuenta Bancaria.
- Proporcione el nombre completo asociado con la cuenta, tipo de cuenta (Empresa o Personal), dirección de correo electrónico, y los números de ruta y cuenta.
- Marque las casillas de acuerdo y haga clic en Guardar Método de Pago.
Verificar un Método de Pago
Después de agregar un método de pago, deberá ser verificado por su banco o empresa de tarjeta de débito/crédito. Aquí le mostramos cómo verificarlo:
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Haga clic en el ícono de tres puntos junto al método de pago y seleccione Verificar.
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Su cuenta será verificada mediante uno de dos métodos:
- Microdepósitos: Confirme los montos de dos pequeños depósitos realizados a su cuenta.
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Código de Verificación: Confirme un código encontrado en la descripción de un depósito de $0.01 enviado a su cuenta.
- Una vez que haya ingresado la información de verificación, haga clic en Verificar Cuenta.
Realizar un Depósito vía Tarjeta de Débito/Crédito
Para depositar fondos usando una tarjeta de débito o crédito:
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Haga clic en Agregar Fondos e ingrese el monto del depósito.
- Seleccione Tarjeta como tipo de pago.
- Ingrese una dirección de correo electrónico para la confirmación del depósito y agregue una nota detallando el motivo del depósito.
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Revise el desglose del pago. Los depósitos realizados con tarjeta de débito/crédito incluyen una tarifa de procesamiento variable
- $0–$499.99 = tarifa del 5%
- $500–$999.99 = tarifa del 4%
- $1,000+ = tarifa del 3%
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Haga clic en Continuar.
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Confirme el CVC de su tarjeta y seleccione Procesar Pago.
La presentación del pago aparecerá en la pestaña Procesados en la página de Facturación.
Realizar un Depósito vía Pago ACH
Para hacer un depósito usando un pago ACH (bancario):
- Haga clic en Agregar Fondos e ingrese el monto del depósito.
- Seleccione Cuenta Bancaria como tipo de pago.
- Proporcione una dirección de correo electrónico para la confirmación y agregue una nota detallando el propósito del depósito.
- Revise el desglose del pago y haga clic en Procesar Pago.
La presentación del pago aparecerá en la pestaña Pendientes en la página de Facturación. Los pagos ACH tardan de 3 a 5 días hábiles en procesarse.
Solicitar una Factura
Para agregar fondos adicionales a su cuenta de redención o para prefinanciar un programa grande, use la función "Solicitar Factura" en la Página de Facturación. Siga estos pasos para solicitar una factura:
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Navegue a la pestaña Facturas, luego haga clic en Solicitar Factura.
- Ingrese el monto solicitado para la factura y haga clic en Continuar.
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Especifique si la factura es para prefinanciar un programa/presupuesto/grupo de metadatos:
- Si es así, seleccione el programa/presupuesto/criterios de metadatos que desea prefinanciar.
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Proporcione los detalles necesarios:
- Dirección de Correo Electrónico: Donde se enviará la confirmación de la factura.
- Número de Orden de Compra: Esto es típicamente un identificador interno o único para su organización.
- Nota: Agregue cualquier información relevante o motivo para la solicitud de la factura.
- Revise el desglose del pago, luego haga clic en Enviar Solicitud. Aparecerá un aviso de confirmación notificándole que su solicitud ha sido enviada con éxito. Las facturas solicitadas se envían dentro de las 24-48 horas hábiles posteriores a la presentación.
Ver Facturas Generadas
Para ver facturas anteriores:
- Vaya a la pestaña Facturas para ver todas las facturas generadas previamente, incluyendo la fecha solicitada, tipo, monto y estado.
- Haga clic en el nombre de la factura para descargarla en formato PDF.
- Para ver más detalles, haga clic en el ícono de tres puntos junto a la factura y seleccione Ver Factura.
- Si desea pagar una factura usando tarjeta de débito/crédito o ACH, haga clic en Pagar Factura.
Determinar Quién Tiene Acceso a la Página de Facturación
Administre el acceso y la edición de la Página de Facturación mediante la función Roles y Permisos:
- Superadministradores: Por defecto, los Superadministradores tienen acceso completo a todos los permisos de la plataforma.
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Otros Usuarios: Si desea que usuarios específicos (como los del departamento financiero) accedan a la Página de Facturación, se recomienda crear un rol separado. Asigne este rol en Configuración de Roles y otorgue los siguientes permisos en Configuración de Permisos:
- Facturación
- Ver Resumen de Fondos
- Ver Resumen de Puntos
Preguntas Frecuentes
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¿Qué es una Cuenta de Redención? ¿Cómo se contabiliza?
- Esta cuenta sin intereses mantiene los fondos del cliente para las redenciones de empleados. Awardco registra estos fondos como un pasivo hasta que se redimen. Los clientes deben tratar los depósitos como activos prepagados y contabilizarlos como gasto al momento de la redención. Use los informes "Dinero Gastado" y "Cuenta de Redención" para la conciliación. Consulte Financiando Su Cuenta para más detalles.
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¿Qué son las Facturas de Solicitud de Fondos?
- Son recomendaciones periódicas, no facturas, que sugieren los fondos estimados necesarios para futuras redenciones y evitar interrupciones. Aunque se etiquetan como "facturas" para algunas preferencias de pago de clientes, no son obligaciones de pago. Se recomienda mantener un saldo positivo en la Cuenta de Redención para redenciones sin problemas. Los clientes pueden depositar fondos incluso sin recibir una.
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¿Cómo deposito fondos en mi Cuenta de Redención?
- Los administradores pueden depositar mediante tarjeta de crédito o ACH en la Página de Facturación (Administrador → Finanzas → Facturación). Primero deberá agregar y verificar un método de pago.
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¿Cómo puedo solicitar una factura para depositar fondos?
- En la Página de Facturación, vaya a la pestaña Facturas y haga clic en Solicitar Factura. Ingrese el monto, especifique si es para prefinanciar (y seleccione los criterios), proporcione su correo electrónico y número de orden de compra (si aplica), agregue notas y envíe la solicitud. Las facturas se envían típicamente en 24-48 horas hábiles.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.