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Recarga Automática de Presupuesto

Actualización

La Recarga Automática de Presupuesto es una función diseñada para reponer automáticamente los puntos de presupuesto en un horario recurrente. Esta herramienta garantiza la financiación constante del presupuesto sin necesidad de intervención manual, ahorrándole tiempo y facilitando la administración de la plataforma de reconocimiento. En este artículo, aprenderá cómo acceder a la herramienta de Recarga Automática de Presupuesto, configurar sus ajustes, crear y gestionar reglas, y solucionar problemas comunes.

 

  1. Agregar una Regla
  2. Gestionar Reglas
  3. Errores
  4. Preguntas Frecuentes

 

Agregar una Regla

  1. En la página principal, seleccione el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
  2. Haga clic en “Finanzas” y luego en “Presupuestos”. 
  3. Haga clic en la pestaña “Reglas de Recarga Automática” sobre el interruptor Activo-Archivo. Aquí verá una lista de todas sus reglas de recarga automática creadas, junto con sus IDs.
  4. Haga clic en “Agregar Regla” para comenzar el proceso de configuración de la regla.

 

 

Cadencia

Configure los siguientes ajustes en la sección Cadencia:

  • Nombre la regla de recarga automática. Elija un nombre descriptivo para facilitar su identificación.
  • Seleccione la frecuencia de recarga. Las opciones incluyen semanal, mensual, trimestral, semestral o anual.
  • Elija la fecha de inicio para la primera recarga del presupuesto. La fecha proyectada para la siguiente recarga automática aparecerá junto al selector de fecha.
  • Seleccione la hora y la zona horaria para la recarga.
  • Haga clic en "Siguiente".

  

 

Puntos

Ajuste los siguientes parámetros en la sección Puntos:

  • Elija un método de recarga:
    • Cantidad Fija: Se añadirá un número fijo de puntos con cada recarga.
    • Recuento de Personas: Los puntos se calculan en función del número de personas asociadas a un presupuesto, utilizando uno de los siguientes métodos:
      • Grupo de Presupuesto de Gerentes: Los puntos se calculan según el número de subordinados directos del gerente.
        • Ejemplo: Para una regla de 100 puntos por subordinado directo por mes, un gerente con 3 subordinados directos recibiría 300 puntos por recarga (100 puntos×3 subordinados=300 puntos).
      • Grupo de Presupuesto Jerárquico: Los puntos se calculan en función del número de personas que tienen acceso al presupuesto.
        • Ejemplo: Para una regla de 100 puntos por persona por mes, un presupuesto jerárquico con 5 personas con acceso recibiría 500 puntos por recarga (100 puntos×5 personas=500 puntos).
  • Decida si los puntos deben acumularse en cada periodo de recarga. Si esta opción no está marcada, los puntos no usados se complementarán con nuevos puntos para alcanzar la cantidad de recarga especificada.
  • Ingrese la cantidad de puntos a recargar:
    • Cantidad Fija: Ingrese el número fijo de puntos por ciclo de recarga.
    • Recuento de Personas: Ingrese los puntos por persona por ciclo de recarga (solo aplicable para grupos de presupuesto de Gerentes y Jerárquicos).
  • Haga clic en "Siguiente" para continuar.

 

 

Presupuestos

Seleccione el/los presupuesto(s) o grupo(s) de presupuestos a los que se aplicará la regla:

  • Aplicar la regla a un grupo de presupuestos la aplicará automáticamente a cada presupuesto dentro de ese grupo.
  • Cualquier presupuesto que esté en gris indica una de las siguientes situaciones:
    • Ya hay una regla aplicada a ese presupuesto o grupo (solo se puede aplicar una regla).
    • El presupuesto no puede acomodar el tipo específico de regla. Por ejemplo, las reglas de recarga por recuento de personas no pueden aplicarse a presupuestos regulares o grupos de presupuestos de metadatos.

Este paso es opcional. También puede aplicar reglas a presupuestos después de crear la regla, ya sea individualmente o en bloque mediante una carga CSV. Para hacerlo, después de crear la regla y los presupuestos, haga clic en el ícono de tres puntos junto al presupuesto y seleccione "Editar Presupuesto" para aplicar la regla.

 

 

Resumen

Revise el resumen de los presupuestos y grupos de presupuestos afectados. Si actualmente no se aplica ninguna regla, continúe seleccionando "Agregar Regla".
 

 

Para aplicar la regla inmediatamente en lugar de esperar a la próxima ejecución programada, marque la casilla junto a "Ejecutar regla inmediatamente después de agregar". Al hacer clic en "Agregar Regla", se añadirán puntos inmediatamente a cualquier presupuesto asociado con la regla recién creada.
 

 

Gestionar Reglas

En la pestaña "Reglas de Recarga Automática", puede ver todas las reglas creadas, incluyendo el total de puntos asignados, la frecuencia de recarga (cadencia), la fecha de la última ejecución, la fecha de la próxima recarga programada y los presupuestos que están utilizando cada regla específica. Las siguientes secciones proporcionan instrucciones para editar o eliminar reglas y para aplicar o eliminar reglas de presupuestos o grupos de presupuestos.
 

Editar/Eliminar una Regla

Ubique la regla que desea modificar o eliminar en la pestaña "Reglas de Recarga Automática".

Haga clic en el ícono de tres puntos junto a la regla.

Seleccione entre las siguientes opciones:

  • "Ejecutar regla ahora": Para activar una recarga inmediata.
  • "Editar": Para modificar la configuración de la regla.
  • "Eliminar": Para eliminar la regla.

  

 

Aplicar una Regla a un Presupuesto/Grupo de Presupuestos

Para aplicar una regla existente a un presupuesto recién creado:

  1. Haga clic en los tres puntos junto al presupuesto o grupo de presupuestos deseado en la pestaña "Presupuestos".
  2. Seleccione "Editar Presupuesto".
  3. Elija la regla aplicable del menú desplegable "Regla de Recarga Automática de Presupuesto".
    • Nota: Las reglas en gris no pueden aplicarse (por ejemplo, reglas de recarga por recuento de personas en presupuestos regulares).
  4. Haga clic en "Guardar".
  5. La regla se aplicará y el presupuesto se recargará en la próxima fecha programada. Para activar una recarga inmediata, seleccione "Ejecutar Regla Ahora" en la pestaña "Reglas de Recarga Automática".

 

También puede aplicar una regla a múltiples presupuestos subiendo un archivo CSV con el ReloadRuleId o ReloadRuleName para cada presupuesto.

 

 

Eliminar una Regla de un Presupuesto/Grupo de Presupuestos

Para cambiar o eliminar una regla de un presupuesto o grupo de presupuestos:

  1. Haga clic en los tres puntos junto al presupuesto o grupo de presupuestos en la pestaña "Presupuestos".
  2. Seleccione "Editar Presupuesto".
  3. Elimine la regla aplicada actualmente haciendo clic en el ícono "x" junto a la regla seleccionada en el menú desplegable "Regla de Recarga Automática de Presupuesto". Para aplicar una regla diferente, selecciónela en el menú desplegable. Para eliminar la regla sin aplicar una nueva, deje el menú desplegable en blanco.
  4. Haga clic en "Guardar".

 

 

Si ha aplicado una regla a todo un grupo de presupuestos pero desea eliminarla de un presupuesto específico dentro de ese grupo:

  1. Haga clic en el nombre del grupo de presupuestos.
  2. Seleccione los tres puntos junto al presupuesto específico.
  3. Seleccione "Editar Presupuesto".
  4. Haga clic en el ícono "x" junto a la regla seleccionada en el menú desplegable "Regla de Recarga Automática de Presupuesto".
  5. Haga clic en "Guardar".

 

 

Aunque puede aplicar diferentes reglas a presupuestos individuales dentro del mismo grupo, recomendamos mantener reglas consistentes en todos los presupuestos dentro de un grupo para facilitar la administración.

 

Errores

Si ocurre un error durante una recarga automática de presupuesto, los Super Administradores recibirán una notificación por correo electrónico. Los errores también se indicarán en la pestaña "Reglas de Recarga Automática".

 

 

Las causas comunes de errores incluyen un número insuficiente de puntos en la Cuenta de la Compañía para asignar. Para resolver esto:

  1. Agregue puntos a la cuenta de la Compañía (consulte el artículo Agregar Puntos a su Plataforma). 
  2. Haga clic en el ícono de tres puntos junto a la regla en la pestaña ‘Reglas de Recarga Automática’ y seleccione ‘Ejecutar Regla Ahora’. Aparecerá un aviso de éxito.

 

Preguntas Frecuentes

  • ¿Qué configuraciones deben modificarse en los ajustes de Reconocimiento y Programa de Ganancias para que las reglas de recarga automática funcionen correctamente?
    • Los nuevos usuarios se agregarán automáticamente a su grupo designado de metadatos, jerarquía o presupuesto de gerente según sus metadatos y ID de Supervisor. Sin embargo, los presupuestos no se recargarán hasta la próxima fecha programada de recarga automática.
  • Si los presupuestos ya tienen reglas de recarga automática aplicadas, ¿qué cambios podrían ser necesarios en los ajustes de Reconocimiento y Programa de Ganancias?
  • El ‘Acceso al Presupuesto’ en Programa de Reconocimiento y Programa de Ganancias debe estar configurado como “Acceso Permitido.” Configure los Presupuestos Permitidos como “Todos” o “Limitados” para restringir a los usuarios a otorgar puntos solo desde presupuestos específicos. Luego, seleccione el/los presupuesto(s) o grupo(s) de presupuestos relevantes.

 

 

  • ¿Existen restricciones sobre qué tipos de presupuestos pueden tener reglas de recarga automática aplicadas? Sí, solo se puede aplicar una regla de recarga automática por presupuesto. Los tipos de regla de recarga automática disponibles para cada grupo de presupuesto son los siguientes:
    • Presupuestos regulares: Solo reglas de recarga automática de cantidad fija.
    • Presupuestos de metadatos: Solo reglas de recarga automática de cantidad fija.
    • Presupuestos jerárquicos: Reglas de recarga automática de cantidad fija y por recuento de personas.
    • Presupuestos de gerentes: Reglas de recarga automática de cantidad fija y por recuento de personas.


 

 

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