Recarga Automática de Presupuesto (Legado)

La Recarga Automática de Presupuesto está diseñada para automatizar la reposición de puntos de presupuesto de forma regular. Esta herramienta garantiza que los presupuestos se financien de manera constante sin intervención manual, ahorrando tiempo y reduciendo las tareas administrativas de la plataforma de reconocimiento. En este artículo, aprenderás cómo acceder a la herramienta de Recarga Automática de Presupuesto, configurar sus ajustes, crear y gestionar reglas, y resolver problemas comunes.

1. Agregar una Regla
   • Cadencia
   • Puntos
   • Presupuestos
   • Resumen
2. Gestionar Reglas
   • Editar/Eliminar una Regla
   • Aplicar una Regla a un Presupuesto/Grupo de Presupuesto
   • Quitar una Regla de un Presupuesto/Grupo de Presupuesto
3. Errores
4. Preguntas Frecuentes

Agregar una Regla

1. Selecciona el botón ‘Admin’ en la parte superior derecha de la página principal.
2. Haz clic en la pestaña ‘Presupuestos’.
3. Haz clic en la pestaña ‘Reglas de Recarga Automática’ sobre el interruptor Activo-Archivo.
4. Haz clic en ‘Agregar Regla’ para comenzar el proceso de configuración de la regla.

Cadencia

Configura los ajustes en la sección Cadencia:

1. Nombra la regla de recarga automática.
2. Selecciona la frecuencia de recarga (semanal, mensual, trimestral, semestral o anual).
3. Elige la fecha de inicio para la primera recarga del presupuesto. La fecha proyectada para la segunda recarga automática aparecerá junto al selector de fecha.
4. Selecciona la hora y la zona horaria para la recarga.
5. Haz clic en ‘Siguiente’.

 
 

Puntos

Ajusta los parámetros en la sección Puntos:

1. Elige un método de recarga:
   • Cantidad Fija: Un número fijo de puntos por recarga.
   • Recuento de Personas: Los puntos se calculan según el número de personas asociadas a un presupuesto, usando uno de los siguientes métodos:

• Grupo de Presupuesto de Gerentes: Los puntos se calculan según el número de reportes directos del gerente.
  • Ejemplo: Para una regla de 100 puntos por reporte directo por mes, un gerente con 3 reportes directos recibiría 300 puntos por recarga (100 puntos x 3 reportes directos = 300 puntos).
• Grupo de Presupuesto Jerárquico: Los puntos se calculan según el número de personas que tienen acceso al presupuesto.
  • Ejemplo: Para una regla de 100 puntos por persona por mes, un presupuesto jerárquico con 5 personas con acceso recibiría 500 puntos por recarga (100 puntos x 5 personas = 500 puntos).

2. Decide si los puntos deben acumularse en cada período de recarga. Si no está marcado, los puntos no usados serán complementados con nuevos puntos para igualar la cantidad de recarga especificada.
3. Introduce el número de puntos a recargar:
   • Cantidad Fija: Introduce los puntos por cada ciclo de recarga.
   • Recuento de Personas: Introduce los puntos por persona por cada ciclo de recarga (solo para grupos de presupuesto de Gerentes y Jerárquicos).
4. Haz clic en ‘Siguiente’ para continuar.

Presupuestos

Selecciona el/los presupuesto(s) o grupo(s) de presupuesto a los que se aplicará la regla:

1. Aplica la regla a un grupo de presupuesto para añadirla a cada presupuesto dentro del grupo.
2. Cualquier presupuesto en gris indica que:
   • Ya tiene una regla aplicada (solo una regla por presupuesto/grupo)
   • No puede acomodar una regla específica:
     • Las reglas con método de recarga por recuento de personas no pueden aplicarse a presupuestos regulares o grupos de presupuesto de metadatos.

Este paso es opcional, y las reglas pueden aplicarse a los presupuestos después de crear la regla. Después de crear la regla y los presupuestos, haz clic en el icono de tres puntos junto al presupuesto y selecciona ‘Editar Presupuesto’ para aplicar la regla.
 

Resumen

Revisa el resumen de los presupuestos/grupos de presupuesto afectados. Si no se aplica ninguna regla, continúa seleccionando ‘Agregar Regla’.
 

 
 

Para aplicar la regla inmediatamente en lugar de esperar la siguiente ejecución programada, marca la casilla junto a ‘Ejecutar regla inmediatamente después de agregar’. Al hacer clic en ‘Agregar Regla’, los puntos se añadirán de inmediato a cualquier presupuesto vinculado a la regla creada.
 

Gestionar Reglas

En la pestaña de Reglas de Recarga Automática, visualiza todas las reglas creadas, incluyendo los puntos asignados, cadencia, fecha de última ejecución, próxima fecha de recarga y los presupuestos que usan reglas específicas. A continuación, se presentan instrucciones para editar/eliminar reglas y aplicar/quitar reglas de presupuestos/grupos.
 

Editar/Eliminar una Regla

Encuentra la regla recién creada en la pestaña ‘Reglas de Recarga Automática’. Haz clic en el icono de tres puntos para:

1. Ejecutar la regla ahora.
2. Editar los ajustes de la regla.
3. Eliminar la regla. 

Aplicar una Regla a un Presupuesto/Grupo de Presupuesto

Para aplicar una regla existente a un presupuesto recién creado:

1. Haz clic en los tres puntos junto a un presupuesto/grupo de presupuesto en la pestaña ‘Presupuestos’.
2. Selecciona ‘Editar Presupuesto’.
3. Elige la regla aplicable en el menú desplegable ‘Regla de Recarga Automática de Presupuesto’.
   • Las reglas en gris no pueden aplicarse (por ejemplo, reglas de recarga por recuento de personas a presupuestos regulares).
4. Haz clic en ‘Guardar’.
5. Espera la siguiente recarga automática o ejecuta la regla manualmente seleccionando ‘Ejecutar Regla Ahora’ en la pestaña ‘Reglas de Recarga Automática’.

Quitar una Regla de un Presupuesto/Grupo de Presupuesto

Para cambiar o eliminar una regla:

1. Haz clic en los tres puntos junto a un presupuesto/grupo de presupuesto en la pestaña ‘Presupuestos’.
2. Selecciona ‘Editar Presupuesto’.
3. Elimina la regla haciendo clic en el icono ‘x’ junto a la regla seleccionada en el menú desplegable ‘Regla de Recarga Automática de Presupuesto’. Déjalo en blanco para no aplicar otra regla o selecciona una regla diferente.
4. Haz clic en ‘Guardar’.

Si aplicaste una regla a un grupo de presupuesto pero deseas quitar una regla de recarga automática de un presupuesto específico:

1. Haz clic en el grupo de presupuesto.
2. Selecciona los tres puntos junto a un presupuesto específico.
3. Selecciona ‘Editar Presupuesto’
4. Haz clic en el icono x junto a la regla seleccionada en el menú desplegable ‘Regla de Recarga Automática de Presupuesto’.
5. Haz clic en ‘Guardar’. 

Puedes aplicar diferentes reglas para distintos presupuestos bajo el mismo grupo de presupuesto, pero recomendamos mantener todas las reglas consistentes en los grupos de presupuesto para facilitar la administración.

Errores

Si ocurre un error durante una recarga automática de presupuesto, los Super Administradores recibirán una notificación por correo electrónico. Los errores también se reflejan en la pestaña ‘Reglas de Recarga Automática’.

Si ocurre un error, generalmente se debe a que hay una cantidad insuficiente de puntos en la Cuenta de la Compañía para asignar. Para solucionarlo:

1. Agrega puntos a la cuenta de la Compañía (consulta el artículo Agregar Puntos a tu Plataforma). 
2. Haz clic en el icono de tres puntos junto a la regla en la pestaña ‘Reglas de Recarga Automática’ y selecciona ‘Ejecutar Regla Ahora’. Aparecerá un aviso de éxito.

Preguntas Frecuentes

¿Qué ajustes deben modificarse en los ajustes de Reconocimiento y Programa Earn para las reglas de recarga automática?

• Los nuevos usuarios serán añadidos a su grupo de presupuesto de metadatos, jerárquico o de gerente basado en sus metadatos y el ID de Supervisor. Los presupuestos no se recargarán hasta la siguiente fecha programada.

Si los presupuestos tienen reglas de recarga automática aplicadas, ¿qué ajustes deben modificarse en Reconocimiento y Programa Earn?

• La sección ‘Acceso al Presupuesto’ bajo los ajustes de Programa de Reconocimiento y Programa Earn en un programa debe establecerse como “Acceso Permitido” y el ajuste de Presupuestos Permitidos debe configurarse como “Todos” o “Limitados” para que los usuarios con acceso a varios presupuestos solo puedan recibir puntos de los presupuestos especificados a través de ese programa; asegúrate de seleccionar el/los presupuesto(s)/grupo(s) de presupuesto aplicable(s) en el campo presentado.

¿Existen límites sobre qué presupuestos pueden tener reglas de recarga automática?

• Sí, solo se puede aplicar una regla de recarga automática por presupuesto. Los tipos de reglas de recarga automática disponibles para cada grupo de presupuesto son los siguientes:
  • Presupuestos regulares: 
    • Reglas de recarga automática de cantidad fija
  • Presupuestos de metadatos: 
    • Reglas de recarga automática de cantidad fija
  • Presupuestos jerárquicos:
    • Reglas de recarga automática de cantidad fija
    • Reglas de recarga automática por recuento de personas
  • Presupuestos de gerentes:
    • Reglas de recarga automática de cantidad fija
    • Reglas de recarga automática por recuento de personas

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