El siguiente artículo explica cómo se pueden establecer grupos de presupuesto utilizando metadatos de empleados en el archivo de usuarios. La estructura de un grupo de presupuesto es similar a un árbol genealógico: el Grupo de Presupuesto (presupuesto principal) es el tronco, y los subpresupuestos (presupuestos secundarios) son las ramas. Los subpresupuestos pueden dividirse aún más en subgrupos, creando niveles adicionales, al igual que ramitas más pequeñas que surgen de una rama. Esta función ayuda a los gerentes y a quienes tienen acceso al presupuesto a mantener la flexibilidad ante cambios organizacionales. Consulte el artículo y el video a continuación para aprender cómo agregar un grupo de presupuesto, gestionar presupuestos secundarios, crear subgrupos y aprovechar los grupos de presupuesto en programas de reconocimiento. Por favor, hable con su contacto de Awardco para habilitar esta función.
- Agregar un Grupo de Presupuesto
- Gestión de Grupos de Presupuesto
- Transferir Puntos en Masa
- Aprovechar los Grupos de Presupuesto en Programas de Reconocimiento
Agregar un Grupo de Presupuesto
Para acceder a Presupuestos como administrador de Awardco:
- Inicie sesión en Awardco.
- En la página principal, seleccione el botón Admin en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- En el menú de navegación izquierdo, seleccione Finanzas y luego Presupuestos.
Esta página muestra todos sus presupuestos existentes, sus saldos y quién tiene acceso al presupuesto. Para crear un Grupo de Presupuesto, seleccione Crear Grupo.
Luego, nombre el grupo, seleccione el centro de costos del presupuesto (si su organización los utiliza para presupuestar) e indique si el presupuesto es gravable o no gravable. Nota: Esta designación fiscal es solo para informes y no afectará el funcionamiento del presupuesto. El estado fiscal que establezca aquí se aplicará a todos los subpresupuestos dentro de este grupo de presupuesto.
Después, decida el tipo de grupo de presupuesto. Las siguientes secciones explican cada tipo en detalle, junto con sus usos específicos.
Metadatos
El tipo de grupo de presupuesto por Metadatos crea automáticamente presupuestos basados en los metadatos en sus cargas de archivos de usuario. Cuando elige este tipo, el sistema genera un presupuesto para cada valor único en el campo de metadatos que seleccione.
Por ejemplo, si selecciona '#Departamento' como campo de metadatos, se creará un presupuesto para cada departamento listado. Los usuarios en esos departamentos tendrán acceso al presupuesto de su departamento. Los usuarios sin un valor para el campo de metadatos elegido serán colocados en una categoría de 'Presupuesto indefinido' dentro de cada grupo y subgrupo.
Use el menú desplegable del campo de metadatos para especificar el campo de metadatos que determinará los grupos y el acceso al presupuesto.
Jerarquía
Nota: Esta estructura de presupuesto solo está disponible para clientes que ya la estaban usando antes del 26 de febrero de 2025 y no puede implementarse de nuevo.
El tipo de grupo de presupuesto por Jerarquía estructura los presupuestos basándose en los ID de supervisores en su archivo de usuario. Este tipo es útil para alinear los presupuestos con la jerarquía organizacional.
Después de seleccionar 'Jerarquía', designe al usuario de Nivel Superior (el usuario en la cima de su jerarquía) en el campo Nivel Superior. Este usuario será el punto de partida para la estructura de presupuesto jerárquica.
Gerente
El tipo de presupuesto Gerente asigna automáticamente un presupuesto a cada individuo que tiene al menos un reporte directo, según el 'ID de Supervisor' en el archivo de usuario. Esto simplifica el proceso al eliminar la necesidad de crear manualmente presupuestos para cada gerente en su organización.
También puede limitar qué gerentes reciben presupuestos seleccionando metadatos específicos en el archivo de usuario. Por ejemplo, podría elegir otorgar presupuestos solo a gerentes cuyo 'Nivel' sea 'Ejecutivo', 'VP' o 'Director'.
Conceder Acceso al Presupuesto: Otorgante o Receptor
El interruptor Basado en determina cómo se concede el acceso al presupuesto a los usuarios. Puede elegir entre Receptor u Otorgante.
- Seleccionar Otorgante concede acceso al presupuesto basado en el usuario que está dando los puntos de reconocimiento.
- Seleccionar Receptor concede acceso al presupuesto basado en la persona que está recibiendo los puntos.
Así es como funcionan las configuraciones de acceso al presupuesto con cada tipo de grupo de presupuesto:
- Metadatos: Otorgante y Receptor
- Jerarquía: Otorgante y Receptor
- Gerente: Otorgante
Recarga Automática del Presupuesto
Si desea que los puntos se recarguen automáticamente en un horario regular, active la opción Recarga Automática del Presupuesto. Luego, seleccione una regla de recarga automática en el menú desplegable.
Si aún no ha creado una regla de recarga automática, siga estos pasos:
- En la página de Presupuestos, haga clic en la pestaña Reglas de Recarga Automática (encima del interruptor Activo-Archivo).
- Haga clic en Agregar Regla para comenzar a configurar una nueva regla.
- Defina la frecuencia de recarga, la cantidad de puntos a recargar y los presupuestos a los que se aplicará la regla.
- Revise el resumen de la configuración de su regla y haga clic en Agregar Regla.
Consulte el artículo de soporte de Recarga Automática del Presupuesto para más información sobre cada configuración en el proceso de configuración y los detalles de la recarga automática del presupuesto.
Después de hacer clic en ‘Guardar’, el grupo de presupuesto recién creado aparecerá en la pestaña Presupuestos.
Gestión de Grupos de Presupuesto
Para editar el nombre de un grupo de presupuesto, cambiar su estado de gravabilidad, agregar puntos o transferir puntos fuera, haga clic en los puntos suspensivos (tres puntos) a la derecha del presupuesto. Nota: No puede editar los campos de Centro de Costos y Metadatos después de que se crea el grupo de presupuesto.
Al hacer clic en los puntos suspensivos en un presupuesto principal también tendrá la opción de Archivar Grupo de Presupuesto. Los Grupos de Presupuesto solo pueden archivarse de esta manera; no se pueden archivar mediante carga CSV.
Para los grupos de presupuesto Gerente, el destino de los puntos una vez archivado el presupuesto está controlado por el interruptor "Los Presupuestos de Gerentes Archivados Retienen Fondos" en la Configuración Avanzada de la Plataforma.
- Cuando este interruptor está desactivado (por defecto), archivar un presupuesto de Gerente devuelve los puntos restantes a la Cuenta de la Compañía y oculta el presupuesto de la página de Presupuestos.
- Cuando este interruptor está activado, los presupuestos de Gerente archivados se trasladan a la pestaña Archivados, mantienen su saldo restante y aún pueden usarse como fuente al transferir puntos a otros presupuestos. Los administradores y propietarios de presupuesto con acceso al presupuesto de Gerente archivado pueden transferir puntos desde ese presupuesto archivado a otros presupuestos según sea necesario.
Editar Grupos de Presupuesto por Metadatos
En un grupo de presupuesto por Metadatos, el símbolo de candado en cada valor de metadatos en los campos individuales de acceso al presupuesto secundario indica que estos valores de metadatos de presupuestos secundarios no pueden cambiarse.
Por defecto, todos los tipos de rol asociados con un valor de Metadatos tienen acceso al presupuesto. Si necesita limitar el acceso a roles específicos, haga clic dentro del campo de búsqueda del presupuesto y agregue el nombre del rol a los parámetros de acceso al presupuesto. También puede buscar y agregar a otras personas o Grupos de Gerentes para otorgarles acceso al presupuesto. Puede agregar metadatos al acceso del presupuesto de un subpresupuesto siempre que no sean los mismos metadatos usados por el presupuesto principal.
Para editar el nombre de un subpresupuesto, el Centro de Costos y los Propietarios del Presupuesto, haga clic en el icono de puntos suspensivos a la derecha del subpresupuesto. También puede agregar o eliminar puntos y transferir puntos a cualquier otro presupuesto o subpresupuesto desde este menú. Además, encontrará la opción Crear Nuevo Subgrupo, que le permite refinar aún más el acceso al presupuesto usando otro valor de metadatos basado en el campo de metadatos original del Grupo de Presupuesto.
Creación de Subgrupos
Después de seleccionar la opción para crear presupuestos de subgrupo, será llevado a una página donde podrá:
- Nombrar el subgrupo
- Seleccionar un centro de costos (si aplica)
- Elegir un nuevo campo de metadatos para definir el acceso al presupuesto
Importante: Cuando crea presupuestos de subgrupo, los puntos que actualmente están en el subpresupuesto se devolverán a la cuenta de la empresa. Luego deberá reasignar estos puntos a los nuevos presupuestos secundarios y subgrupos según sea necesario.
Ejemplo:
Supongamos que está creando presupuestos de subgrupo dentro del subpresupuesto 'Éxito del Cliente'. Asigna este subgrupo al 'Centro de Costos 1' y usa el campo de metadatos '#Nivel de Trabajo'. Después de hacer clic en 'Guardar', se crearán tres nuevos presupuestos de subgrupo para empleados de Éxito del Cliente con Niveles de Trabajo 1, 2 y 3. Los puntos que estaban en el presupuesto principal 'Éxito del Cliente' ahora están en la Cuenta de la Compañía y deben agregarse a estos nuevos presupuestos de subgrupo.
Editar Grupos de Presupuesto por Jerarquía y Gerente
Haga clic en el icono de puntos suspensivos a la derecha de cualquier presupuesto principal en un grupo de presupuesto para editar el nombre del grupo, la información fiscal o agregar reglas de recarga automática. Además, podrá archivar el grupo, buscar en la lista de usuarios que tienen acceso al presupuesto del grupo o agregar presupuestos secundarios.
En cualquier presupuesto principal, haga clic en el icono de puntos suspensivos para editar lo siguiente:
Presupuesto Principal de Jerarquía
- Nombre
- Información fiscal
-
¿Qué gerentes deben incluirse? (Todos, Limitar)
- Limite qué gerentes deben incluirse seleccionando metadatos del menú desplegable.
- Regla de Recarga Automática
Presupuesto Principal de Gerente
- Nombre
- Información fiscal
-
¿Qué gerentes deben incluirse? (Todos, Limitar)
- Limite qué gerentes deben incluirse seleccionando metadatos del menú desplegable.
-
Propietarios del Presupuesto
- Use este campo para agregar en masa un propietario de presupuesto a todos los presupuestos dentro del Grupo de Presupuesto de Gerente.
- Regla de Recarga Automática
En cualquier subpresupuesto, haga clic en el icono de puntos suspensivos para editar lo siguiente:
Presupuestos Secundarios de Jerarquía
- Centro de Costos (si aplica)
- Propietarios del Presupuesto
- Regla de Recarga Automática
Presupuestos Secundarios de Gerente
- Nombre
- Centro de Costos (si aplica)
- Información fiscal
-
¿Qué gerentes deben incluirse? (Todos, Limitar)
- Incluya a todos los gerentes si tienen 1 o más reportes directos, o limite a los gerentes mediante metadatos.
- Propietarios del Presupuesto
- Regla de Recarga Automática
Transferir Puntos en Masa
Los administradores y propietarios de presupuesto pueden rellenar rápidamente múltiples presupuestos dentro de un grupo de presupuesto usando la función de transferencia en masa. Esto es especialmente útil para propietarios de presupuesto encargados de gestionar puntos para un gran grupo de gerentes.
- Navegue al grupo de presupuesto específico que desea rellenar.
-
Haga clic en el botón "Transferir Puntos en Masa". Esta acción solo es visible cuando está viendo el Grupo de Presupuesto de Gerente específico.
- En el modal, exporte la plantilla CSV.
- En el CSV, proporcione el ID del presupuesto "de" (el presupuesto del que se transferirán los puntos, generalmente un presupuesto individual que posee el propietario del presupuesto) y la cantidad de puntos que desea enviar a cada subpresupuesto en el grupo.
- Cargue el CSV completado a través del modal para ejecutar la transferencia en masa.
Nota sobre el Acceso de Propietario de Presupuesto: Un propietario de presupuesto con acceso a un Grupo de Presupuesto de Gerente tendrá acceso a la página de Presupuestos, pero solo podrá ver presupuestos donde esté asignado explícitamente como propietario del presupuesto. La función 'Transferir Puntos en Masa' se encuentra dentro de la página del Grupo de Presupuesto de Gerente.
Aprovechar los Grupos de Presupuesto en Programas de Reconocimiento
Puede usar los Grupos de Presupuesto en la configuración de presupuesto de sus Programas de Reconocimiento (Admin > Programas > Programas de Reconocimiento > seleccione el nombre del programa > Puntos).
En la sección de Puntos de la configuración del Programa de Reconocimiento, ajuste la configuración de Acceso al Presupuesto para:
- Presupuestos con Acceso Permitido: Esto permite que los usuarios con acceso a presupuestos específicos en el Grupo de Presupuesto usen esos presupuestos para reconocimiento.
- Grupo de Presupuesto Base del Receptor: (Para programas basados en receptor) Esto alinea el acceso al presupuesto del programa con grupos de presupuesto basados en receptores.
Nota: El acceso Central al Presupuesto permite que cualquier persona elegible para dar reconocimiento en el programa acceda al presupuesto del programa seleccionado, incluso si no se le otorgó acceso específico en la pestaña de Presupuestos.
Para usar un Grupo de Presupuesto, escriba el nombre del presupuesto principal en la barra de búsqueda.
Importante: Antes de salir de la configuración del programa de reconocimiento, asegúrese de que la opción Permitir que el Nominador Sugiera la Cantidad esté activada en la sección de Financiamiento.
Ahora, cualquier persona con acceso al presupuesto dentro del Grupo de Presupuesto especificado que sea elegible para dar reconocimiento en este programa verá la opción de seleccionar su presupuesto designado en el formulario de reconocimiento. De manera similar, cualquier persona con acceso al presupuesto en el mismo Grupo de Presupuesto que necesite aprobar un reconocimiento podrá financiarlo desde su propio presupuesto.
Ejemplo:
En la cola de aprobaciones, este aprobador puede otorgar puntos desde el subpresupuesto 'Ventas' dentro del grupo de presupuesto 'Departamento'.
En la cola de aprobaciones, este aprobador puede otorgar puntos desde el subpresupuesto Ventas.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.