Financiando su Cuenta

Cada organización cuenta con una cuenta de redención. Luego, las organizaciones financian esa cuenta antes de usar puntos para comprar productos. Al igual que un banco requiere que un cheque esté respaldado por efectivo, los puntos en la plataforma Awardco deben estar respaldados con suficiente efectivo para cumplir con todas las redenciones de productos. Awardco no anticipa el costo de los artículos o compras de su empresa. Cada organización es responsable de financiar sus propias redenciones en la plataforma Awardco. Los pedidos no financiados no serán procesados y permanecerán pendientes hasta que se reciba el pago.

La Cuenta de Redención de su organización es una cuenta corriente comercial sin intereses mantenida por Awardco. Los fondos depositados en esta cuenta se utilizan para procesar y pagar las redenciones realizadas por sus usuarios autorizados en la plataforma Awardco. Piénselo como un lugar de custodia para los fondos de su empresa dedicados a cumplir con las recompensas para empleados. Estos fondos son tratados como un pasivo por Awardco, reflejando que siguen siendo propiedad suya hasta que se utilicen para redenciones.

La Cuenta de Redención opera bajo los PCGA de EE. UU. (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados), lo que significa que Awardco contabiliza las remesas a la Cuenta de Redención como un activo prepagado, y los montos solo se contabilizan como gasto una vez que ocurren las redenciones. Puede monitorear el saldo y las transacciones dentro de su Cuenta de Redención mediante los informes "Dinero Gastado" y "Cuenta de Dinero" disponibles en la plataforma. Es importante destacar que la Cuenta de Redención está separada de las cuentas operativas de Awardco, y sus fondos en ella se usan únicamente para las redenciones de su organización.

¿Cómo debe contabilizarse la Cuenta de Redención?

En línea con los PCGA de EE. UU. (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados) y el principio de correspondencia, Awardco recomienda que los clientes contabilicen las remesas a la Cuenta de Redención como un activo prepagado. Los montos solo se contabilizan como gasto una vez que las redenciones realmente ocurren.

Para ayudarle a conciliar su cuenta de activo prepagado, puede utilizar dos informes disponibles en la plataforma Awardco:

• El informe "Dinero Gastado" realiza un seguimiento de las redenciones.
• El informe "Cuenta de Redención" muestra tanto los depósitos como las redenciones de su cuenta.

Métodos de Financiamiento

Hay dos métodos mediante los cuales las organizaciones pueden financiar sus puntos:

1) Facturación gestionada por el cliente: Los administradores pueden agregar puntos a su plataforma depositando primero fondos para respaldar esos puntos a través de la Página de Facturación. Hay tres formas de agregar fondos:

1. Tarjeta de crédito - Los administradores pueden depositar fondos en la plataforma con su tarjeta de crédito. Tenga en cuenta que el procesamiento de tarjetas de crédito a través de Stripe en la Página de Facturación (agregar fondos/pagar facturas/etc.) está actualmente disponible solo para organizaciones en nuestra instancia de EE. UU. que usan la moneda USD. Las tarifas por procesamiento de tarjeta varían según el monto pagado:
   • 0-$499.99 = 5% de tarifa
   • $500-$999.99 = 4% de tarifa
   • $1000+ = 3% de tarifa
2. ACH - Los administradores pueden cargar su información bancaria para iniciar pagos ACH directamente en la plataforma. Sin tarifa. Los puntos están disponibles para uso cuando los fondos se reciben y depositan en la cuenta de redención, lo que típicamente tarda de 3 a 5 días hábiles.
3. Solicitar Factura - Los administradores pueden solicitar una factura que será enviada dentro de 1-2 días hábiles después de la solicitud. Una vez que el pago se recibe y deposita en la cuenta de redención, los puntos estarán disponibles para uso. Para organizaciones que no están en nuestra instancia de EE. UU. o que usan monedas distintas a USD, este es el método principal para financiar su cuenta.

2) Factura emitida mensualmente sobre los puntos otorgados*: En su portal de administrador en la plataforma Awardco, agregue puntos semanalmente, mensualmente, trimestralmente, anualmente o de manera intermitente según sea necesario. El primer día de cada mes, se emitirá una factura a las organizaciones por la cantidad de puntos otorgados durante el mes anterior. Debido a que no hay fondos iniciales en la cuenta de redención, esta opción requiere un depósito de seguridad por adelantado. El depósito de seguridad también sirve como protección contra sobregiros por puntos agregados, otorgados o redimidos durante el mes entre facturas. Esto ayuda a asegurar que las redenciones continúen sin problemas durante el mes. Awardco recomienda un 20% del presupuesto anual estimado de la organización como depósito de seguridad, pero esto puede discutirse con su gerente de cuenta. Si hay fondos insuficientes en la cuenta de redención, los pedidos no serán procesados y permanecerán pendientes hasta que se reciba el pago.

            Facturación de Puntos Otorgados Más Crédito – Si su organización ha cumplido internamente con los artículos mostrados para redención en su plataforma Awardco, este método de facturación facturará por los puntos otorgados y acreditará (restará) cualquier redención cumplida por el cliente del monto total. Se puede proporcionar un informe csv a solicitud que muestra los puntos otorgados del mes anterior con una línea de crédito al final que representa el valor de los puntos redimidos en artículos internos. 

NOTA: Tenga en cuenta que este no es un modelo de usar o perder. Volviendo a la analogía del banco, este es su dinero. El propósito de la cuenta de redención es simplemente financiar sus puntos y asegurar que los pedidos se procesen con éxito.

*Cuando se usa PPP, la cantidad facturada se determina por el valor base de los puntos otorgados, no necesariamente por la cantidad de puntos otorgados. El valor de los puntos al momento de la redención puede no coincidir con la cantidad facturada debido a posibles cambios en los valores PPP desde el momento de la emisión hasta el momento de la redención. Se realiza un anuncio cuando hay valores PPP actualizados disponibles, pero antes de hacer cualquier cambio, dando la oportunidad de solicitar no actualizar los valores PPP.

Facturas de Solicitud de Financiamiento

Es posible que periódicamente reciba "Facturas de Solicitud de Financiamiento" de Awardco. Estas son recomendaciones sobre fondos estimados necesarios para cumplir con futuras redenciones y están diseñadas para ayudarle a mantener un saldo positivo en su Cuenta de Redención, similar a una cuenta de depósito en una institución financiera.

Es importante entender que estas solicitudes (a menudo etiquetadas con nombres de archivo como "SO#####") no son facturas reales y no representan una obligación de pago hacia Awardco. Son simplemente sugerencias para asegurar un procesamiento ininterrumpido de redenciones para sus empleados. Aunque no está contractualmente obligado a pagarlas, se recomienda mantener un saldo suficiente para una experiencia fluida en la plataforma. También puede depositar fondos proactivamente sin recibir una Factura de Solicitud de Financiamiento.

Cómo Depositar Fondos en su Cuenta de Redención

La información para remesas para depositar fondos se puede encontrar en cualquiera de sus facturas o Facturas de Solicitud de Financiamiento. Actualmente, Awardco acepta las siguientes formas de pago:

• ACH
• Transferencia Bancaria
• Cheque
• Tarjeta de Crédito: También puede pagar las Facturas de Solicitud de Financiamiento con tarjeta de crédito a través de la página de facturación en su plataforma. (Tenga en cuenta que actualmente no se aceptan tarjetas de crédito para pagos directos de facturas por suscripciones, servicios profesionales o artículos de regalos corporativos).

Nota Importante: Aunque Awardco usa la misma cuenta bancaria para recibir pagos tanto de Facturas de Solicitud de Financiamiento como de otras facturas, los fondos se revisan diariamente y se asignan a sus respectivas cuentas (es decir, la Cuenta de Redención para pagos de Facturas de Solicitud de Financiamiento y la cuenta operativa de Awardco para otros pagos de facturas).