Utilice grupos para organizar a las personas en Awardco, de modo que pueda gestionar la visibilidad, la membresía y la comunicación basada en grupos con mayor facilidad.
Nota: Awardco Connection está actualmente en acceso anticipado y aún no está disponible de forma general. Si desea acceso anticipado a Grupos, comuníquese con su contacto en Awardco. Se planea una disponibilidad más amplia para más adelante.
- ¿Por qué usar grupos?
- Antes de comenzar
- Navegando a Grupos
- Creando un nuevo grupo
- Gestionar la configuración del grupo en la página del grupo
- Agregar el widget “Mis Páginas” en la página principal
- Qué pueden ver y hacer las personas con los grupos
- Implicaciones y cosas a considerar
- Preguntas frecuentes
¿Por qué usar grupos?
Los grupos le ayudan a organizar a los empleados por equipo, departamento, ubicación u otras reglas que elija. También pueden ayudar a los empleados a reunirse en torno a intereses o comunidades compartidas, como un ERG de Mujeres, Club de Pickleball o Club de Lectura. Los grupos también pueden tener sus propias páginas de grupo. Para obtener más información sobre las páginas de grupo, consulte el artículo “Creación y gestión de páginas de grupo”.
Antes de comenzar
Antes de crear un grupo, es útil conocer algunos ajustes clave:
- Los grupos pueden ser públicos o privados, con membresía abierta o gestionada.
- Puede agregar miembros directamente, usar reglas de metadatos para construir un grupo automáticamente o cargar un archivo CSV en masa.
- También puede excluir a personas específicas de un grupo.
- Puede asignar propietarios de grupo para ayudar a gestionar el grupo.
- Puede elegir si los propietarios pueden enviar anuncios al grupo.
- Puede elegir si los miembros pueden abandonar el grupo.
Navegando a Grupos
Para navegar a Grupos, siga estos pasos:
- Inicie sesión en su plataforma Awardco.
- En la página principal, seleccione el botón “Admin” en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- En el menú de navegación izquierdo, haga clic en “Usuarios” y luego en “Grupos”.
Pestaña de Grupos
En esta pestaña principal, verá los grupos creados, su nombre, quién los creó y la fecha de creación. Los grupos también pueden ser editados y eliminados en esta pestaña.
Configuración de Grupos
En esta pestaña de configuración, verá los siguientes ajustes:
Página Connection:
- Habilitar esta configuración añade la página Connection a la navegación del usuario, donde los usuarios pueden explorar páginas de grupos en toda la organización. Deshabilitarla oculta la página y su elemento de navegación.
Etiquetas:
- La etiqueta Páginas de Grupo controla el nombre del encabezado en el widget de la página principal y en la página Connection.
Grupos Privados:
- Habilitar esta configuración permitirá a todos los usuarios crear grupos privados para usar en reconocimientos. Deshabilitar esta configuración evitará que se creen grupos adicionales, pero no afectará a los grupos existentes.
Creando un nuevo grupo
Hay dos formas de crear un grupo, dependiendo de sus permisos.
Para administradores con permisos:
Para crear un grupo, siga estos pasos:
- Inicie sesión en su plataforma Awardco.
- En la página principal, seleccione el botón “Admin” en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- En el menú de navegación izquierdo, haga clic en “Usuarios” y luego en “Grupos”.
- Seleccione “+ Crear Grupo”.
- Ingrese el nombre del grupo.
Para usuarios que crean grupos privados:
Si su empresa ha habilitado grupos privados, los usuarios pueden crear sus propios grupos privados desde la pestaña Conexiones en su perfil. Este flujo utiliza una versión simplificada de la experiencia de configuración de grupos.
Pestaña de Configuración
En esta pestaña de configuración, verá los siguientes ajustes:
Visualización:
- Nombre del Grupo
- Imagen: Los mejores resultados provienen de imágenes cuadradas.
Configuración:
- Visibilidad: Quién puede ver el grupo. Privado solo permite que los miembros vean este grupo. Público permite que cualquiera vea este grupo.
- Membresía: Quién puede unirse al grupo. Gestionado significa membresía limitada. Abierto permite que cualquiera se una a este grupo.
- Permitir que los miembros abandonen: seleccionar esta opción permite que los miembros abandonen el grupo si así lo desean.
- Permitir que los propietarios envíen anuncios: seleccionar esta opción permite que cualquier propietario, además del superadministrador que creó el grupo, envíe un anuncio al grupo.
Propietarios:
- Seleccionar usuario para incluir: esto comparte la propiedad del grupo para que las personas puedan gestionar miembros, propietarios y la configuración de visualización del grupo.
Página:
- Activar esta función permite que haya una página específica para este grupo. Consulte el artículo “Creación y gestión de páginas de grupo” para más información sobre páginas de grupo.
- Tenga en cuenta que solo los grupos creados por superadministradores pueden tener páginas. Los grupos creados por usuarios no pueden tener páginas.
Pestaña de Miembros
Miembros:
- Seleccione “Ver todos los miembros” para ver quiénes forman parte del grupo.
Seleccionar usuarios para incluir:
- Los usuarios pueden agregarse individualmente con “Usuario individual”.
- Los usuarios pueden agregarse mediante metadatos.
- Nota: esto usa lógica ‘y’, no ‘o’. En otras palabras, si selecciona la Oficina de NY y el departamento de RRHH, serán los usuarios del departamento de RRHH en la Oficina de NY, no todos los usuarios de RRHH y de la Oficina de NY.
- Se puede agregar en masa (ID de empleado o correo electrónico) mediante la carga de un archivo CSV.
- Nota: Los creadores y propietarios del grupo no se incluyen automáticamente como miembros. Aún deben ser añadidos al grupo.
Seleccionar usuarios para excluir:
- Agregue usuarios que deben ser excluidos del grupo. Los usuarios excluidos siempre quedarán fuera, incluso si coinciden con una regla de inclusión.
- Las personas que se autoexcluyen aparecerán en esta lista, así como las excluidas manualmente.
- Se puede excluir en masa (ID de empleado o correo electrónico) mediante la carga de un archivo CSV.
Gestionar la configuración del grupo en la página del grupo
Puede ajustar la configuración del grupo en cualquier momento en la Página del Grupo. En la página principal, vaya al widget “Mis Páginas” y seleccione el grupo del que forma parte. Consulte la información “Agregar el widget Mis Páginas en la página principal” sobre cómo añadir el widget “Mis Páginas” a la página principal. Desde allí, seleccione el botón “Gestionar Grupo”.
Las configuraciones gestionables del grupo incluyen:
- Configuraciones de visualización con nombre e imagen.
- Usuarios en el grupo.
- Propietarios del grupo.
Agregar el widget “Mis Páginas” en la página principal
El widget “Mis Páginas” aparece en un widget dedicado en la página principal para máxima visibilidad. Desde el widget, los empleados pueden hacer clic para acceder rápidamente a las páginas de los grupos a los que pertenecen.
Configuración del widget “Mis Páginas”:
- En la página principal, seleccione el botón “Admin” en la parte inferior del menú de navegación izquierdo.
- En el menú de navegación izquierdo, haga clic en “Personalizar” y luego en “Editor de página principal”.
- En el lado izquierdo o derecho del editor de la página principal, haga clic en “Agregar contenido” y añada “Mis Páginas”.
- Agregue también el widget “Mis Páginas” al diseño de la página principal móvil, asegurándose de que sea visible y fácil de acceder.
NOTA: Se recomienda mover este widget más cerca de la parte superior de su página principal. Asegúrese de previsualizar la ubicación del widget también en la página principal móvil.
Para instrucciones más detalladas sobre cómo personalizar su diseño, consulte nuestro artículo de soporte sobre el Editor de página principal.
Qué pueden ver y hacer las personas con los grupos
Los grupos pueden aparecer en los perfiles de usuario de los empleados, lo que ayuda a las personas a ver a qué grupos pertenece una persona. Los grupos también pueden usarse en anuncios, lo que los hace útiles para la comunicación dirigida. Si su empresa activa esta configuración, los usuarios pueden crear sus propios grupos privados. Los grupos también son elegibles para reconocimientos, de modo que un individuo puede reconocer a todos los miembros de un grupo público.
Implicaciones y cosas a considerar
Al planificar y mantener sus grupos, tenga en cuenta estos puntos:
- Decida desde el principio si el grupo debe ser público o privado y cómo será la membresía, ya que eso afecta quién puede verlo y unirse.
- Planifique cómo gestionará la membresía a lo largo del tiempo. Puede agregar o eliminar usuarios individuales, actualizar reglas basadas en metadatos y excluir a personas que deben permanecer fuera del grupo incluso si coinciden con las reglas.
- Si permite que los miembros abandonen un grupo, prepárese para que la lista de excluidos crezca con el tiempo.
- Asigne uno o más propietarios cuando desee compartir responsabilidades de gestión del grupo y confirme antes del lanzamiento si los propietarios deben poder enviar anuncios.
- Los grupos no están soportados en los informes de Awardco en este momento.
- Para probar grupos y páginas, espere para agregar miembros hasta que esté listo para lanzar el grupo.
- Puede usar grupos en reconocimientos con hasta 25,000 miembros. Los grupos privados no son elegibles para reconocimientos grupales.
Preguntas frecuentes
¿Un grupo puede ser público o privado?
Sí. Los grupos pueden configurarse como públicos o privados.
¿Los propietarios de grupo pueden ayudar a gestionar un grupo?
Sí. Los administradores pueden asignar propietarios de grupo para delegar la gestión del grupo.
¿Cómo gestionan los propietarios a los miembros sin acceso de Superadministrador?
Si el grupo tiene una página, cualquier propietario del grupo puede editarla. Los propietarios del grupo también pueden actualizar la configuración del grupo, incluyendo visualización, miembros y propietarios, en esa página.
¿Los miembros pueden abandonar un grupo?
Sí, si esa configuración está activada para el grupo.
¿Los usuarios pueden crear sus propios grupos?
Pueden crear sus propios grupos privados si su empresa ha habilitado esa configuración.
¿Dónde aparecen los grupos para los empleados?
Las páginas de grupo pueden aparecer en los perfiles de usuario, en el widget “Mis Páginas” en la página principal y en la página Connection.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.