Le nouveau cadre des rôles et permissions permet la création de rôles uniques avec une visibilité des données et un accès aux fonctionnalités spécifiés au sein de la plateforme Awardco. Lors de la définition des permissions pour un rôle, l’outil permet aux administrateurs de spécifier qui est éligible pour le rôle, les données qu’ils peuvent voir et les fonctionnalités qu’ils peuvent utiliser. Référez-vous à l’article ci-dessous pour obtenir des instructions sur la façon d’ajouter un rôle, de modifier l’accès et les capacités du rôle, et d’effectuer des tests pour assurer que les paramètres sont corrects. De plus, nous expliquons les endroits spécifiques dans la plateforme où les rôles nouvellement créés peuvent être appliqués.
Navigation vers les permissions
Pour accéder à la fonctionnalité qui permet de définir les nouveaux rôles et permissions :
- Cliquez sur le bouton Admin sur la page d’accueil.
- Sélectionnez l’onglet Paramètres.
- Sélectionnez Permissions sous Paramètres de l’entreprise.
Nous disposons de trois « rôles standards » qui sont visibles lorsqu’un compte est créé pour la première fois — « Super Admin », « Tous les rapports » et « Gestionnaire ».
Ajout/Modification d’un rôle
Sélectionnez l’icône « ... » à droite de n’importe quel rôle pour modifier les paramètres, la visibilité et les permissions du rôle. Pour créer un nouveau rôle, cliquez sur Ajouter un rôle en haut à droite de la page.
Paramètres du rôle
Indiquez le nom désiré pour le rôle.
Ensuite, sélectionnez dans le menu déroulant les métadonnées qui relèvent de ce rôle. Plusieurs valeurs dans la même entrée de métadonnées seront considérées avec une logique « ou » (par exemple, les utilisateurs avec les valeurs « Succès client » ou « Produit » ou « Ventes » sous #Département auront des permissions sous ce rôle), et plusieurs métadonnées sélectionnées seront considérées avec une logique « et » (par exemple, les utilisateurs avec la valeur « Succès client » sous #Département et « Temps plein » sous #Groupe d’emploi auront des permissions sous ce rôle).
Si nécessaire, des utilisateurs spécifiques peuvent également être ajoutés individuellement en sélectionnant Utilisateurs dans le menu déroulant, en recherchant l’utilisateur ou les utilisateurs que vous souhaitez ajouter, puis en les sélectionnant. Les utilisateurs ajoutés individuellement au rôle outrepasseront ce paramètre et recevront les permissions. Il est recommandé d’utiliser les métadonnées dans le champ Membres.
Basculez « Oui » ou « Non » pour limiter les paramètres du rôle à inclure uniquement les superviseurs (utilisateurs avec des rapports directs) dans les métadonnées sélectionnées. Si aucune métadonnée n’est sélectionnée, les paramètres du rôle doivent être définis pour tous les superviseurs, ou utilisateurs avec des rapports directs.
Cliquez sur Suivant.
Visibilité des données
Dans le menu déroulant, déterminez les données que le rôle peut voir. Les données sélectionnées ici seront incluses dans le Tableau de bord Admin, l’onglet Utilisateurs, Rapports, et la file d’attente MemoryBook.
Les options de visibilité des données comprennent : Personne (personne dans leur hiérarchie), Tous (tous les utilisateurs de l’organisation), Tous les rapports (tous les rapports sous le visualiseur dans la hiérarchie), Rapports directs (seulement les rapports directs du visualiseur), et Pairs (ceux ayant le même gestionnaire que l’utilisateur).
En plus de la visibilité hiérarchique définie ci-dessus, vous pouvez utiliser des noms d’utilisateurs ou des métadonnées pour élargir la visibilité des données pour les membres du rôle. Si toute autre option de visibilité que « Tous » est sélectionnée, vous pouvez élargir la visibilité des données pour les membres du rôle par métadonnées/utilisateurs. Comme pour les paramètres du rôle, plusieurs valeurs dans la même entrée de métadonnées seront considérées avec une logique « ou » (par exemple, les utilisateurs avec les valeurs « Succès client » ou « Produit » ou « Ventes » sous #Département auront leurs données visibles pour ce rôle), et plusieurs métadonnées sélectionnées seront considérées avec une logique « et » (par exemple, les utilisateurs avec la valeur « Succès client » sous #Département et « Temps plein » sous #Groupe d’emploi auront leurs données visibles pour ce rôle).
Sélectionnez Suivant.
Permissions
À l’aide des cases à cocher, sélectionnez les outils auxquels vous souhaitez que les membres du rôle créé aient accès :
- Administration du budget : Accorde un accès complet pour voir et modifier tous les budgets dans l’onglet Budgets du portail Admin.
-
Utilisateurs : Permet de voir, modifier, usurper l’identité et ajuster les soldes de points dans l’onglet Utilisateurs du portail Admin. Cliquez sur l’icône caret pour voir toutes les options de permission utilisateur disponibles :
- Peut voir les autres
- Peut modifier les autres
- Peut modifier soi-même
- Importation en masse des utilisateurs
- Peut usurper l’identité
- Ajuster le solde
-
Toutes les approbations en attente : Permet de voir toutes les approbations en attente dans l’organisation.
- Super Approve : Le rôle peut approuver directement une nomination indépendamment de la chaîne d’approbation.
- Modifier les approbateurs : Le rôle peut ajouter ou retirer des approbateurs aux approbations en attente.
- Reconnaissance en masse : Donne accès à l’onglet Files d’attente dans le portail Admin et la capacité d’envoyer des reconnaissances en masse.
-
MemoryBook
- Gestion de la file d’attente MemoryBook : Permet de voir la file d’attente MemoryBook dans l’onglet Files d’attente, y compris les détails de participation et le renvoi des invitations par courriel MemoryBook.
- Création unique de MemoryBook : Accorde la capacité de créer des MemoryBooks ponctuels.
-
Rapports : Permet de voir tous ou certains rapports dans l’onglet Rapports du portail Admin. Cliquez sur l’icône caret pour voir tous les groupes de rapports disponibles :
- Rapports financiers
- Rapport de compte d’argent
- Rapport des dépenses d’argent
- Rapport des dépôts d’argent
- Rapport de rapprochement des fonds
- Rapports de reconnaissance
- Rapport des détails de reconnaissance
- Rapport de statut de reconnaissance
- Rapport du programme de reconnaissance
- Rapports de points
- Rapport des points échangés
- Rapport des transactions de points
- Rapport des budgets de points
- Rapport du solde de points des utilisateurs
- Rapport du score de points de rachat (FIFO)
- Utilisateurs et engagement
- Rapport des utilisateurs
- Rapport de connexion et d’engagement
- Rapport du score d’engagement (voir l’article du widget d’engagement d’équipe pour plus d’informations)
- Rapports de réalisation
- Rapport de réalisation client
- Rapports hérités
- Rapports financiers
- Paramètres Admin : Donne un accès complet pour voir et modifier toutes les options dans l’onglet Paramètres du portail Admin, y compris toutes les configurations.
- Paramètres avancés : Permet la modification des paramètres dans l’onglet Paramètres avancés du portail Admin. Note : la permission Paramètres Admin doit également être sélectionnée.
- Contenu signalé par l’Admin : Envoie des notifications par courriel à la boîte de réception de l’utilisateur pour informer du contenu signalé sur le fil social.
-
Intégrations Admin
- Paramètres API : Les utilisateurs peuvent configurer des clés API, ce qui peut donner accès à d’autres zones de la plateforme via l’API.
- Intégrations : Donne accès à la Bibliothèque d’intégrations et la capacité d’initier toutes les intégrations offertes par Awardco.
- Importation de l’historique utilisateur : Permet de voir et de télécharger les données de l’historique d’importation des utilisateurs. Au moins une permission « Utilisateurs » est requise pour que cette option soit visible.
- Feuille de route produit : Donne accès à l’onglet Feuille de route dans le portail Admin, montrant les mises à jour/versions en considération, en cours, en test bêta et lancées.
- Facturation : Permet l’accès à la page Facturation dans le portail Admin et la capacité de faire des dépôts sur le compte de rachat.
- Voir le résumé de financement : Accorde la capacité de voir tous les détails du Résumé de financement dans l’onglet Budgets du portail Admin.
- Gestion des points : Permet d’ajouter des points au compte de l’entreprise via la page de gestion des points.
- Voir le résumé des points : Permet de voir tous les détails dans le Résumé des points dans l’onglet Budgets du portail Admin.
-
Gestion du fil
- Contourner le filtre du fil, retirer un destinataire, modifier et supprimer des reconnaissances
- Imprimer des reconnaissances
- Filtrer le fil par tous les programmes : Permet de filtrer le fil par n’importe quel programme dans la plateforme, pas seulement ceux auxquels le rôle est impliqué.
-
Peut recevoir des notifications privées pour : Permet de recevoir des notifications privées de reconnaissance pour les utilisateurs suivants :
- Rapports directs : Utilisateurs dans l’équipe du rôle selon la hiérarchie établie par le fichier utilisateur.
- Métadonnées : Utilisateurs avec des balises de métadonnées spécifiques.
- Tous
- Examens des reconnaissances externes : Le rôle pourra voir l’onglet « Reconnaissances externes » dans la file d’approbation et approuver les reconnaissances externes.
-
Enquêtes
- Modification des enquêtes : Permet la création et la modification de toutes les enquêtes.
- Résultats des enquêtes : Permet de voir tous les résultats des enquêtes.
Note : Toutes les permissions sont requises pour le rôle Super Admin et ne peuvent pas être modifiées.
Une fois toutes les permissions définies, cliquez sur « Enregistrer et appliquer ». Un rôle ne peut être supprimé ni laissé sans utilisateurs/groupes assignés une fois créé.
Les rôles créés avec cet outil seront automatiquement mis à jour lors de la prochaine importation d’utilisateurs, ou les changements peuvent être appliqués manuellement. Cliquez sur « Télécharger » pour obtenir un fichier CSV des utilisateurs avec leurs rôles afin de voir quels rôles spécifiques leur ont été assignés.
Utilisation des rôles
Les rôles créés avec cet outil peuvent être utilisés dans les zones suivantes de la plateforme :
- Attribution de l’accès au budget
- Définition des limites de nomination dans les paramètres du programme de Reconnaissance
- Notifications de métadonnées de mon compte
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.