L’article suivant explique comment les groupes de budget peuvent être établis à l’aide des métadonnées des employés dans le fichier utilisateur. La structure d’un groupe de budget est similaire à un arbre généalogique : le groupe de budget (budget parent) est le tronc, et les sous-budgets (budgets enfants) sont les branches. Les sous-budgets peuvent être subdivisés en sous-groupes, créant des niveaux supplémentaires, un peu comme de petites brindilles qui partent d’une branche. Cette fonctionnalité aide les gestionnaires et les personnes ayant accès au budget à maintenir une certaine flexibilité face aux changements organisationnels. Consultez l’article et la vidéo ci-dessous pour apprendre comment ajouter un groupe de budget, gérer les budgets enfants, créer des sous-groupes et exploiter les groupes de budget dans les programmes de reconnaissance. Veuillez communiquer avec votre contact chez Awardco pour activer cette fonctionnalité.
- Ajouter un groupe de budget
- Gérer les groupes de budget
- Exploiter les groupes de budget dans les programmes de reconnaissance
Ajouter un groupe de budget
Pour accéder aux Budgets en tant qu’administrateur Awardco :
- Connectez-vous.
- Cliquez sur « Admin » pour accéder aux paramètres d’administration.
- Sélectionnez « Budgets ».
Cette page affichera tous les budgets existants, leurs soldes et les personnes ayant accès au budget. Sélectionnez « Créer un groupe » pour commencer à créer un groupe de budget. Nommez le groupe, sélectionnez le centre de coûts du budget (si votre organisation utilise des centres de coûts pour la budgétisation) et désignez le budget comme imposable ou non imposable (cette désignation est uniquement à des fins de rapport et n’a aucun impact sur le fonctionnement du budget). Le statut fiscal défini s’appliquera à tous les sous-budgets sous ce groupe de budget.
Ensuite, déterminez le type de groupe de budget. Les sections suivantes expliqueront en détail chaque type de groupe de budget et leurs cas d’utilisation spécifiques.
Métadonnées
Le type de groupe de budget Métadonnées crée des budgets basés sur les métadonnées spécifiées dans les téléchargements de fichiers utilisateurs. Lorsque ce type est sélectionné, un budget est automatiquement généré pour chaque valeur unique dans le champ de métadonnées choisi. Par exemple, si « #Department » est sélectionné comme champ de métadonnées, chaque département listé recevra un budget, et les utilisateurs de ces départements y auront accès. Les utilisateurs sans valeur de métadonnées correspondante seront placés dans une catégorie « Budget non défini » au sein de chaque groupe et sous-groupe.
Spécifiez le champ de métadonnées qui déterminera les groupes et l’accès au budget en utilisant le menu déroulant du champ de métadonnées.
Hiérarchie
Remarque : Cette structure de budget est uniquement disponible pour les clients qui l’utilisaient déjà avant le 26/02/25 et ne peut pas être mise en œuvre pour la première fois.
Le type de groupe de budget Hiérarchie crée une structure budgétaire basée sur les identifiants de superviseur fournis dans le fichier utilisateur. Ce type de groupe de budget est utile pour organiser les budgets en fonction des hiérarchies organisationnelles.
Après avoir basculé le type sur « Hiérarchie », désignez l’utilisateur de niveau supérieur, ou l’utilisateur qui commencera la structure budgétaire hiérarchique, dans le champ libre « Niveau supérieur ».
Gestionnaire
Le type de budget Gestionnaire attribue un budget à chaque individu ayant au moins un subordonné direct, déterminé par l’« ID de superviseur » dans le fichier utilisateur. Cette option simplifie le processus en attribuant automatiquement des budgets à tous les gestionnaires de votre organisation, éliminant ainsi le besoin de créer manuellement des budgets pour chacun.
Vous pouvez également limiter les gestionnaires qui reçoivent un budget en sélectionnant des métadonnées spécifiques dans le fichier utilisateur. Exemple : Je veux que seuls les gestionnaires dont le niveau est Exécutif, VP ou Directeur reçoivent un budget.
Accorder l’accès au budget : Donneur ou Bénéficiaire
Le bouton bascule « Basé sur » détermine comment l’accès au budget est accordé aux utilisateurs. Les options sont Bénéficiaire ou Donneur. Sélectionner « Donneur » accorde l’accès basé sur l’utilisateur qui donne les fonds, tandis que « Bénéficiaire » accorde l’accès au budget basé sur la personne recevant les points. Voici la compatibilité des paramètres d’accès au budget avec les types de groupes de budget disponibles :
- Métadonnées : Donneur et Bénéficiaire
- Hiérarchie : Donneur et Bénéficiaire
- Gestionnaire : Donneur
Rechargement automatique du budget
Si vous souhaitez que les points se rechargent automatiquement à intervalles réguliers, activez cette option. Ensuite, sélectionnez une règle de rechargement automatique du budget dans le menu déroulant. Si vous n’avez pas encore créé de règle de rechargement automatique, suivez les étapes ci-dessous :
- Cliquez sur l’onglet « Règles de rechargement automatique » au-dessus du bouton bascule Actif-Archivé sur la page Budgets.
- Cliquez sur « Ajouter une règle » pour commencer la configuration de la règle.
- Déterminez la cadence de rechargement, la quantité de points à recharger et les budgets affectés par la règle. Passez en revue le résumé des paramètres de la règle et sélectionnez « Ajouter une règle ».
Consultez l’article d’aide sur le rechargement automatique du budget pour plus d’informations sur chaque paramètre du processus de configuration et les subtilités du rechargement automatique du budget.
Après avoir cliqué sur « Enregistrer », le groupe de budget nouvellement créé apparaîtra dans l’onglet Budgets.
Gérer les groupes de budget
Pour modifier le nom du groupe de budget, changer les informations fiscales, ajouter des points à un budget ou transférer des points, sélectionnez les points de suspension à droite du budget. Les champs Centre de coûts et Métadonnées ne peuvent pas être modifiés. Sélectionner les points de suspension sur un budget parent donnera également l’option d’archiver le groupe de budget. Les groupes de budget ne peuvent être archivés que de cette manière, et non via un téléchargement CSV.
Pour les groupes de budget Gestionnaire, la destination des points une fois le budget archivé est contrôlée par le bouton bascule « Les budgets gestionnaires archivés conservent les fonds » dans les Paramètres avancés de la plateforme.
- Lorsque ce bouton bascule est désactivé (par défaut), l’archivage d’un budget Gestionnaire renvoie les points restants au compte de l’entreprise et masque le budget de la page Budgets.
- Lorsque ce bouton bascule est activé, les budgets Gestionnaire archivés sont déplacés vers l’onglet Archivé, conservent leur solde restant et peuvent toujours être utilisés comme source lors du transfert de points vers d’autres budgets. Les administrateurs et les propriétaires de budget ayant accès au budget Gestionnaire archivé peuvent transférer des points de ce budget archivé vers d’autres budgets selon les besoins.
Modifier les groupes de budget par métadonnées
Le symbole de verrou sur chaque valeur de métadonnée dans les champs d’accès aux budgets enfants individuels d’un groupe de budget Métadonnées indique que les valeurs de métadonnées des budgets enfants ne peuvent pas être ajustées. Par défaut, tous les types de rôle dans la valeur Métadonnées ont accès au budget. Si vous souhaitez limiter l’accès aux Métadonnées à des rôles spécifiques, cliquez dans le champ de recherche du budget et ajoutez le nom du rôle dans les paramètres d’accès au budget. Recherchez et ajoutez d’autres individus ou groupes de gestionnaires que vous souhaitez assigner. Des métadonnées peuvent être ajoutées à l’accès au budget des sous-budgets tant qu’elles ne sont pas les métadonnées utilisées par le budget parent.
Cliquez sur l’icône des points de suspension à droite du budget enfant pour modifier le nom du budget, le centre de coûts et les propriétaires du budget. De plus, vous avez la possibilité d’ajouter/retirer des points et de transférer des points vers tout autre budget ou sous-budget. Le menu présente également l’option « Créer un nouveau sous-groupe », ce qui vous permet de définir davantage l’accès au budget en utilisant une autre valeur de métadonnée basée sur le champ de métadonnée désigné du groupe de budget.
Créer des sous-groupes
Après avoir sélectionné l’option pour créer des budgets de sous-groupe, vous serez dirigé vers une page qui vous permet de nommer le sous-groupe, de sélectionner un centre de coûts (le cas échéant) et de sélectionner un nouveau champ de métadonnée qui définira l’accès au budget. Lors de la création des budgets de sous-groupe, tous les points existants dans le budget enfant seront retournés au compte de l’entreprise et devront être réaffectés à tout budget enfant et sous-groupe.
Dans cet exemple, je crée des budgets de sous-groupe au sein du budget enfant « Succès client ». J’assigne ce sous-groupe au Centre de coûts 1 et utilise le champ de métadonnée #Niveau d’emploi. Cliquez sur « Enregistrer ».
Trois nouveaux budgets de sous-groupe ont été créés pour les employés du Succès client de niveau d’emploi 1, 2 et 3. Les points qui étaient dans le budget Succès client ont été retournés au compte de l’entreprise, et des points devront maintenant être ajoutés à ces deux budgets de sous-groupe.
Modifier les groupes de budget Hiérarchie et Gestionnaire
Cliquez sur l’icône des points de suspension à droite de tout budget parent dans un groupe de budget pour modifier le nom du groupe de budget, les informations fiscales ou ajouter des règles de rechargement automatique. De plus, vous pouvez archiver le groupe, rechercher la liste des utilisateurs ayant accès au budget dans le groupe de budget ou ajouter des budgets enfants.
Sur tout budget parent, cliquez sur l’icône des points de suspension pour modifier les éléments suivants :
Budget parent Hiérarchie
- Nom
- Informations fiscales
- Règle de rechargement automatique
Budget parent Gestionnaire
- Nom
- Informations fiscales
- Quels gestionnaires doivent être inclus ? (Tous, Limiter)
- Limitez les gestionnaires inclus en sélectionnant des métadonnées dans le menu déroulant.
- Règle de rechargement automatique
Sur tout budget enfant, cliquez sur l’icône des points de suspension pour modifier les éléments suivants :
Budgets enfants Hiérarchie
- Centre de coûts (le cas échéant)
- Propriétaires du budget
- Règle de rechargement automatique
Budgets enfants Gestionnaire
- Nom
- Centre de coûts (le cas échéant)
- Informations fiscales
- Quels gestionnaires doivent être inclus ? (Tous, Limiter)
- Incluez tous les gestionnaires s’ils ont 1+ subordonnés directs, ou limitez les gestionnaires via des métadonnées.
- Propriétaires du budget
- Règle de rechargement automatique
Exploiter les groupes de budget dans les programmes de reconnaissance
Les groupes de budget peuvent être utilisés dans les paramètres de budget des programmes de reconnaissance (Admin > Paramètres > Programmes de reconnaissance > sélectionnez le nom du programme > Règles). Dans la section Budget des paramètres du programme de reconnaissance, basculez les paramètres d’accès au budget sur « Budgets d’accès autorisés » ou « Groupe de budget de base du bénéficiaire » (les programmes basés sur le bénéficiaire doivent correspondre aux groupes de budget basés sur le bénéficiaire). L’accès au budget central permet à toute personne éligible à reconnaître dans le programme d’accéder au programme sélectionné, même si l’accès n’a pas été établi dans l’onglet Budgets. Tapez le nom du budget parent dans la barre de recherche.
Remarque : Avant de quitter les paramètres du programme de reconnaissance, assurez-vous que l’option « Permettre au nominant de suggérer un montant » est activée dans la section Financement.
Maintenant, toute personne ayant accès au budget dans le groupe de budget Département éligible à reconnaître dans ce programme verra l’option de sélectionner leur budget dédié dans le formulaire de reconnaissance. De plus, toute personne ayant accès au budget dans le groupe de budget Département et approuvant pourra financer la reconnaissance nécessitant leur approbation à partir de leur budget.
Ci-dessus, un employé à temps plein du département Succès client reconnaît à partir du budget de sous-groupe Temps plein.
Dans la file d’approbation, cet approbateur est en mesure d’attribuer des points à partir du budget enfant Ventes.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.