Une grande partie de la gestion de votre plateforme Awardco consiste à s'assurer que le fichier des utilisateurs est à jour. Cela est crucial pour deux raisons principales :
- Reconnaissance : Assure que toutes les récompenses prévues pour les employés actifs sont attribuées en temps voulu, et que les points et budgets sont gérés avec précision.
- Engagement (Sondages) : Garantit que tous les utilisateurs éligibles peuvent participer aux sondages et que les données d’engagement sont correctement liées aux employés actifs pour analyse.
Des changements organisationnels surviennent avec les départs ou licenciements d’employés, et ces modifications doivent être reflétées dans votre plateforme Awardco afin que les récompenses ne soient pas attribuées par erreur et que les données des sondages restent propres. Cet article explique comment gérer les départs et licenciements d’employés sur votre plateforme.
- Téléchargements de fichiers utilisateurs (s’applique à Reconnaissance et Engagement)
- Réactivation des employés (s’applique à Reconnaissance et Engagement)
- Surveillance des files d’attente (spécifique à Reconnaissance)
- Où vont les points des employés archivés ? (spécifique à Reconnaissance)
Téléchargements de fichiers utilisateurs
En ce qui concerne les téléchargements de fichiers utilisateurs et pour s’assurer que seuls les employés actifs figurent sur la plateforme, le processus est le même pour tous les clients Awardco :
- Automatisez vos transferts de fichiers utilisateurs : Awardco propose des options sécurisées et automatisées (SFTP, API, intégrations HRIS) pour transférer régulièrement votre fichier utilisateur depuis votre HRIS, réduisant ainsi le travail manuel et les erreurs. Nous recommandons un calendrier de transfert fréquent (quotidien, hebdomadaire ou bihebdomadaire).
- Activez le paramètre « Archiver » : le paramètre « Archiver » doit être activé dans les réglages d’importation des utilisateurs. L’activation de ce paramètre archivera automatiquement tout employé qui ne figure pas dans le fichier utilisateur ; ce paramètre fonctionne avec toutes les méthodes de transfert des utilisateurs. Veuillez en discuter avec votre contact Awardco pour configurer cela.
Pour s’assurer que les anciens employés sont archivés, mettez régulièrement à jour le fichier utilisateur avec les informations actuelles des employés et activez « Archiver » dans les réglages d’importation des utilisateurs. L’archivage manuel est possible pour les petites équipes, mais n’est pas recommandé, car les processus automatisés réduisent la charge administrative. Notez que les téléchargements de fichiers utilisateurs écraseront toute modification manuelle effectuée sur la plateforme.
Réactivation des employés
Une fois qu’un employé est archivé, soit via un téléchargement de fichier utilisateur, soit manuellement, ses informations restent accessibles dans l’onglet « Utilisateurs » des paramètres administrateur.
Vous pouvez réactiver l’employé manuellement en sélectionnant l’icône des ellipses à droite de son nom et en choisissant « Restaurer l’utilisateur », mais cette méthode n’est pas recommandée, car les processus manuels laissent plus de place à l’erreur.
Pour automatiser, la meilleure pratique consiste à inclure les informations de l’employé que vous souhaitez réactiver dans votre prochain téléchargement de fichier utilisateur. Assurez-vous que son ID employé est le même qu’auparavant, sinon un nouveau compte sera créé pour cet utilisateur. En cas de circonstances exceptionnelles, contactez votre gestionnaire de succès client pour obtenir de l’aide concernant les comptes archivés.
Surveillance des files d’attente (spécifique à Reconnaissance)
Les récompenses automatisées pour les employés (Récompense de service, MemoryBooks, Anniversaire, Intégration) ainsi que les reconnaissances en masse apparaissent dans l’onglet Files d’attente des paramètres administrateur. Les récompenses sont planifiées 35 jours à l’avance et s’affichent dans l’onglet « En attente » jusqu’à leur envoi à la date de reconnaissance. Une fois envoyées, elles passent dans l’onglet « Complété ». Les problèmes tels que les employés archivés ou un budget insuffisant placent les récompenses dans l’onglet « Erreurs ».
Si des employés sont archivés et qu’ils ont une récompense en attente, vous pouvez cocher la case à gauche de la reconnaissance et cliquer sur « Supprimer ». Si cette étape n’est pas complétée, ce n’est pas une source d’inquiétude. Les récompenses apparaîtront dans l’onglet « Erreurs » avec l’erreur « Utilisateur archivé ».
Où vont les points des employés archivés ? (spécifique à Reconnaissance)
Si les employés archivés ont encore un solde dans leur portefeuille et que la fonction « Archiver les points utilisateurs » est activée, les points restants retourneront au compte de l’entreprise ; ce montant sera visible dans le résumé des points sous l’onglet « Budgets ».
- Rétention des points : Parlez avec votre représentant Awardco si vous souhaitez activer la fonction Archiver les points utilisateurs, qui permet aux points des employés de rester dans leur portefeuille pendant un certain nombre de jours après leur archivage.
- Utilisation des points : Découvrez notre fonctionnalité Rachat automatique des points pour offrir aux employés archivés leur solde restant sous forme de carte prépayée virtuelle.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.