Cet article vous aidera à automatiser vos Récompenses de Service. L'automatisation des récompenses de service est une fonctionnalité incontournable sur la plateforme Awardco. Plutôt que de gérer des listes compliquées des anniversaires d'employés ou de vous soucier des rappels pour planifier un grand nombre de récompenses imminentes, configurez l'automatisation dans votre plateforme Awardco et ne vous préoccupez plus jamais de l'administration des célébrations.
- Créer un programme de reconnaissance des Récompenses de Service
- Accéder à l'automatisation des Récompenses de Service
- Paramètres par défaut
- Ajouter/Modifier des règles
- Lancer l'automatisation des Récompenses de Service
- Télécharger un fichier CSV
Créer un programme de reconnaissance des Récompenses de Service
Avant de commencer, créez un programme de reconnaissance « temporaire ». Cela garantira des rapports clairs qui reflètent précisément les reconnaissances envoyées via l'automatisation des récompenses de service. Pour configurer un programme de reconnaissance des Récompenses de Service :
- Cliquez sur le bouton Admin en haut à droite de la page d'accueil.
- Allez à l'onglet Paramètres.
- Sélectionnez Créer un programme automatisé sur la page des paramètres du programme de reconnaissance.
- Entrez le nom du programme (ex. Récompenses de Service), le type de programme (Récompenses de Service) et le Réseau de Récompenses (le réseau d'options de rédemption disponibles pour les points gagnés via les récompenses de service).
- Cliquez sur Créer le programme.
Voilà! Vous êtes maintenant prêt à configurer l'automatisation des récompenses de service.
Accéder à l'automatisation des Récompenses de Service
Pour accéder aux paramètres de l'automatisation des Récompenses de Service :
- Sélectionnez le bouton Admin en haut à droite de la page d'accueil
- Cliquez sur l'onglet Paramètres
- Cliquez sur Récompenses de Service sur le côté gauche de la page
Paramètres par défaut
Avant d'ajouter de nouvelles règles, vous devez ajuster les paramètres par défaut. Commencez à configurer les paramètres par défaut en cliquant sur le bouton Paramètres par défaut. Suivez les étapes ci-dessous pour compléter la configuration. Gardez à l'esprit que ces paramètres s'appliqueront à toutes les règles de récompenses de service, sauf s'ils sont remplacés par la fonction de téléchargement CSV.
Général
- De - Sélectionnez l'utilisateur de qui viendra la reconnaissance (cet utilisateur est habituellement un compte général de reconnaissance) ou cochez l'option « De la part du superviseur » pour que la reconnaissance provienne du superviseur direct de chaque récipiendaire.
- Note - Saisissez un message qui sera affiché avec la reconnaissance dans le fil de reconnaissance. Selon la configuration de votre modèle de courriel associé, cette note peut être envoyée directement dans la boîte de réception de l'employé. Ces notes sont généralement courtes, mais il est possible d'inclure un message long dans cette cellule. Ce message a une limite de 1000 caractères. Ajoutez {Year} pour insérer dynamiquement le nombre d'années d'ancienneté (ex. Félicitations pour votre {year}e anniversaire!).
- Visibilité - Rendez cette reconnaissance visible sur le fil social ou privée en utilisant ce menu déroulant. Nous recommandons de garder les reconnaissances publiques afin que tous les anniversaires puissent être reconnus par d'autres sur le fil social.
- Nom du programme - Désignez le programme sous lequel la récompense est soumise à l'aide de ce menu déroulant. Sélectionner un programme est optionnel mais vous permet de rester cohérent dans vos rapports et peut aider à restreindre les récompenses à certains réseaux de récompenses. Pour créer un programme de reconnaissance automatisé :
- Allez aux paramètres du programme de reconnaissance
- Cliquez sur Ajouter un programme automatisé
- Nommez le programme, sélectionnez le type de programme et le Réseau de Récompenses, puis cliquez sur Soumettre.
- Budget - Sélectionnez un budget dans le menu déroulant à partir duquel les points seront prélevés.
Cliquez sur Enregistrer.
Notifications
- Heure d'envoi de la notification - Sélectionnez l'heure à laquelle la notification de récompense de service sera envoyée au récipiendaire. Le fuseau horaire de chaque employé sera basé sur le code pays associé dans le fichier utilisateur; consultez ce tableau pour connaître le fuseau horaire lié à chaque code pays. Cochez la case si vous souhaitez que les notifications soient envoyées les samedis et dimanches. Si cette case est cochée et que l'anniversaire tombe un week-end, la notification sera envoyée le vendredi.
- Envoyer une notification à l'employé - Activez cette option si vous souhaitez qu'une notification soit envoyée au récipiendaire de la récompense de service. Ensuite, désignez quel modèle de courriel sera utilisé pour informer le récipiendaire de la reconnaissance en sélectionnant un nom de modèle de courriel dans le menu déroulant. Vérifiez le modèle de courriel que vous souhaitez utiliser dans l'onglet Modèles de courriel dans les Paramètres Admin.
- Envoyer une notification au gestionnaire - Activez cette option si vous souhaitez qu'une notification soit envoyée au gestionnaire du récipiendaire de la récompense de service. Ensuite, désignez quel modèle de courriel sera utilisé pour informer le gestionnaire de la reconnaissance en sélectionnant un nom de modèle de courriel dans le menu déroulant. Vérifiez le modèle de courriel que vous souhaitez utiliser dans l'onglet Modèles de courriel dans les Paramètres Admin. Ensuite, définissez la date à laquelle le gestionnaire sera notifié de l'anniversaire à venir de son subordonné direct avec le champ Timing de la notification. Entrer “0” enverra l'email de notification au gestionnaire le jour de l'anniversaire du récipiendaire.
Cliquez sur Enregistrer.
Exclusions
Activez les paramètres d'exclusion Activé pour rendre certains groupes ou personnes inéligibles à recevoir des récompenses de service. Ensuite, saisissez les individus ou les valeurs de métadonnées inéligibles aux récompenses de service.
Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter des règles
Pour ajouter une règle d'année de service, cliquez sur le bouton Ajouter une règle. Entrez l'année de service et le montant associé à attribuer. Si applicable, saisissez une valeur de métadonnée dans le champ Métadonnée éligible pour déterminer qui est admissible à la récompense de service. Cliquez sur Enregistrer.
Votre règle enregistrée apparaîtra sur la page d'automatisation des Récompenses de Service. Cliquez sur l'icône du crayon pour modifier la règle. Sélectionnez l'icône des pages pour copier la règle; si des remplacements de paramètres sont liés à la règle copiée, ils s'appliqueront également à la nouvelle règle créée. Cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer la règle. Supprimer une règle retirera les règles existantes correspondantes dans la file d'attente (sauf si elles sont liées à un MemoryBook); cependant, désactiver un programme permettra aux récompenses de rester dans la file d'attente.
Lancer l'automatisation des Récompenses de Service
Pour lancer l'automatisation des Récompenses de Service, cliquez sur le bouton Lancer maintenant. Si vous souhaitez que le lancement soit planifié à une date ultérieure, cliquez sur le lien Planifier le lancement et sélectionnez une date de début.
Chaque fois que vous souhaitez désactiver l'automatisation des Récompenses de Service, cliquez sur Afficher les paramètres avancés sur la page d'automatisation des Récompenses de Service, puis sélectionnez Désactiver les Récompenses de Service.
Note - Si une récompense de service a un MemoryBook lié, la seule façon de la supprimer de la file d'attente est de le faire manuellement (Admin > Files d'attente > MemoryBooks).
Télécharger un fichier CSV
L'automatisation des Récompenses de Service peut être configurée à l'aide d'un fichier CSV. Pour ce faire, cliquez sur Télécharger CSV et téléchargez le modèle fourni. Consultez cet article d'assistance pour des conseils sur la complétion et le téléchargement du fichier.
Configurer l'automatisation des Récompenses de Service avec un fichier CSV est particulièrement utile si vous souhaitez que les paramètres dans Paramètres par défaut varient selon l'année de reconnaissance. Par exemple, vous pouvez attribuer un expéditeur différent pour des années spécifiques, personnaliser les messages, ajuster la visibilité, définir des budgets uniques, et plus encore.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.