En tant qu'administrateur de la plateforme, configurer l'automatisation des récompenses d'anniversaire est l'un des moyens les plus simples de vous décharger d'une tâche récurrente. Que vous offriez une récompense monétaire pour les anniversaires ou que vous envoyiez simplement un courriel de félicitations, l'automatisation s'en chargera pour vous. Dans le cadre de l'automatisation, vous pouvez programmer une notification au gestionnaire à envoyer le jour même ou avant l'anniversaire de l'employé afin de vous assurer que le gestionnaire de l'employé est informé de l'événement à venir.
Remarque : Si certains employés souhaitent ne pas être reconnus pour leur anniversaire, ils devront suivre les instructions indiquées dans l'article Se désinscrire des reconnaissances d'anniversaire. Une fois qu'un employé se désinscrit des reconnaissances d'anniversaire, les administrateurs et gestionnaires ne pourront plus voir la date de naissance de l'employé dans leur compte. Cette action est réversible si l'employé le souhaite.
- Création d'un programme de reconnaissance des récompenses d'anniversaire
- Accéder à l'automatisation des récompenses d'anniversaire
- Paramètres par défaut
- Ajouter/Modifier des règles
- Lancement de l'automatisation des récompenses d'anniversaire
- Téléverser un fichier CSV
Création d'un programme de reconnaissance des récompenses d'anniversaire
Avant de commencer, créez un programme de reconnaissance « placeholder ». Cela garantira des rapports clairs qui reflètent avec précision les reconnaissances envoyées via l'automatisation des récompenses d'anniversaire. Pour configurer un programme de reconnaissance d'anniversaire :
- Cliquez sur le bouton Admin en haut à droite de la page d'accueil.
- Allez à l'onglet Paramètres.
- Sélectionnez Créer un programme automatisé sur la page des paramètres du programme de reconnaissance.
- Entrez le nom du programme (par exemple, Anniversaires), le type de programme (Anniversaire) et le Réseau de récompense (le réseau des options de rédemption disponibles pour les points gagnés lors des anniversaires).
- Cliquez sur Créer le programme.
Voilà! Vous êtes maintenant prêt à configurer l'automatisation des anniversaires.
Accéder à l'automatisation des récompenses d'anniversaire
Pour accéder aux paramètres de l'automatisation des récompenses d'anniversaire :
- Sélectionnez le bouton Admin en haut à droite de la page d'accueil
- Cliquez sur l'onglet Paramètres
- Cliquez sur Récompenses d'anniversaire dans le menu à gauche de la page
Paramètres par défaut
Avant d'ajouter de nouvelles règles, vous devez ajuster les paramètres par défaut. Commencez la configuration des paramètres par défaut en cliquant sur le bouton Paramètres par défaut. Suivez les étapes ci-dessous pour compléter la configuration. Gardez à l'esprit que ces paramètres s'appliqueront à toutes les règles de récompenses d'anniversaire, sauf si remplacés par la fonction de téléversement CSV.
Général
- De - Sélectionnez l'utilisateur à partir duquel la reconnaissance sera envoyée (cet utilisateur est généralement un compte de reconnaissance général) ou cochez l'option « De la superviseure » pour que la reconnaissance provienne du superviseur direct de chaque bénéficiaire.
- Note - Entrez un message qui sera affiché avec la reconnaissance dans le champ de reconnaissance. Selon la configuration de votre modèle de courriel attaché, cette note peut être envoyée directement dans la boîte de réception de l'employé. Ces notes sont généralement courtes, mais il est possible d'inclure un message long dans ce champ. Ce message est limité à 1000 caractères.
- Visibilité - Rendez cette reconnaissance visible sur le fil social ou privée en utilisant ce menu déroulant. Nous recommandons de garder les reconnaissances publiques afin que tous les anniversaires puissent être reconnus par les autres sur le fil social.
- Nom du programme - Désignez le programme sous lequel la récompense est soumise en utilisant ce menu déroulant. Sélectionner un programme est optionnel, mais cela vous permet de rester cohérent dans vos rapports et peut aider à restreindre les récompenses à certains réseaux de récompense. Pour créer un programme de reconnaissance automatisé :
- Allez aux paramètres du programme de reconnaissance
- Cliquez sur Ajouter un programme automatisé
- Nommez le programme, sélectionnez le type de programme et le Réseau de récompense, puis cliquez sur Soumettre.
- Budget - Sélectionnez un budget dans le menu déroulant à partir duquel les points seront prélevés.
Cliquez sur Enregistrer.
Notifications
- Heure d'envoi de la notification - Sélectionnez l'heure à laquelle la notification d'anniversaire sera envoyée au bénéficiaire. Le fuseau horaire de chaque employé sera basé sur le code pays associé dans le fichier utilisateur ; consultez ce tableau pour connaître le fuseau horaire associé à chaque code pays. Cochez la case si vous souhaitez que les notifications soient envoyées les samedis et dimanches. Si cette case est cochée et que la date d'anniversaire tombe un week-end, la notification sera envoyée le jour ouvrable précédant l'événement.
- Envoyer selon - Envoyez la récompense le jour de l'anniversaire de l'utilisateur, le lundi avant l'anniversaire, ou le premier jour du mois de l'anniversaire.
- Envoyer la notification à l'employé - Activez cette option si vous souhaitez qu'une notification soit envoyée au bénéficiaire de la récompense d'anniversaire. Ensuite, désignez le modèle de courriel qui sera utilisé pour informer le bénéficiaire de la reconnaissance en sélectionnant un nom de modèle de courriel dans le menu déroulant. Vérifiez le modèle de courriel que vous souhaitez utiliser dans l'onglet Modèles de courriel dans les Paramètres d'administration.
- Envoyer la notification au gestionnaire - Activez cette option si vous souhaitez qu'une notification soit envoyée au gestionnaire du bénéficiaire de la récompense d'anniversaire. Ensuite, désignez le modèle de courriel qui sera utilisé pour informer le gestionnaire en sélectionnant un nom de modèle de courriel dans le menu déroulant. Vérifiez le modèle de courriel que vous souhaitez utiliser dans l'onglet Modèles de courriel dans les Paramètres d'administration. Ensuite, définissez la date à laquelle le gestionnaire sera notifié de l'anniversaire à venir de son subordonné direct avec le champ Timing de notification. Entrer « 0 » enverra le courriel de notification au gestionnaire le jour même de l'anniversaire du bénéficiaire.
Cliquez sur Enregistrer.
Exclusions
Activez les paramètres d'exclusions Activé pour rendre certains groupes ou personnes inéligibles à recevoir des récompenses d'anniversaire. Ensuite, entrez les individus ou les valeurs de métadonnées inéligibles aux récompenses d'anniversaire.
Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter/Modifier des règles
Pour ajouter une règle de récompense d'anniversaire, cliquez sur le bouton Ajouter une règle. Entrez le montant à attribuer. Le cas échéant, entrez une valeur de métadonnée dans le champ Métadonnée admissible pour déterminer qui est éligible à la récompense d'anniversaire. Cliquez sur Enregistrer.
Votre règle enregistrée apparaîtra sur la page d'automatisation des récompenses d'anniversaire. Cliquez sur l'icône du crayon pour modifier la règle. Sélectionnez l'icône des pages pour copier la règle. Cliquez sur l'icône de la corbeille pour supprimer la règle.
Lancement de l'automatisation des récompenses d'anniversaire
Pour lancer l'automatisation des récompenses d'anniversaire, cliquez sur le bouton Lancer maintenant. Si vous souhaitez que le lancement soit programmé à une date ultérieure, cliquez sur le lien Planifier le lancement et sélectionnez une date de début.
Chaque fois que vous souhaitez désactiver l'automatisation des récompenses d'anniversaire, cliquez sur Afficher les paramètres avancés sur la page d'automatisation des récompenses d'anniversaire, puis sélectionnez Désactiver les récompenses d'anniversaire.
Téléverser un fichier CSV
L'automatisation des récompenses d'anniversaire peut être configurée à l'aide d'un fichier CSV. Pour ce faire, cliquez sur Téléverser un CSV et téléchargez le modèle fourni. Consultez cet article d'assistance pour vous aider à remplir et téléverser le fichier.
Configurer l'automatisation des récompenses d'anniversaire avec un fichier CSV est particulièrement utile si vous souhaitez que les paramètres dans Paramètres par défaut varient pour chaque reconnaissance d'anniversaire. Par exemple, vous pouvez assigner un expéditeur différent pour différents groupes méta, personnaliser les messages, ajuster la visibilité, définir des budgets uniques, et plus encore.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.