Note : Cet article s'applique uniquement aux clients Awardco Recognition. Si votre organisation utilise Awardco Engage uniquement pour les sondages, vous n'utilisez pas de budgets, de points ou de remboursements. Par conséquent, les processus financiers et de facturation décrits ci-dessous ne s'appliquent pas à votre plateforme.
Awardco est partenaire de nombreuses organisations mondiales et nous comprenons qu'il existe des considérations fiscales et financières supplémentaires dans les pays que nous desservons. Nous souhaitons que vos programmes de reconnaissance fonctionnent sans accroc et que vous compreniez parfaitement votre configuration financière avec Awardco. Cet article présente les 3 méthodes par lesquelles votre organisation peut être facturée, détaille ce que Awardco fait en interne pour traiter les remboursements et répond aux questions fréquemment posées concernant le traitement financier international.
Note : Cet article traitera uniquement de la taxe transactionnelle et non de l'impôt sur le revenu.
Facturation
Chaque organisation signataire avec Awardco est configurée avec un compte en espèces. Les organisations financent ce compte avant d'utiliser des points pour acheter des produits. Comme une banque exige qu'un chèque soit couvert par des fonds, les points sur la plateforme Awardco doivent être garantis par des fonds suffisants pour couvrir tous les remboursements de produits. En termes de facturation pour ces fonds, les mêmes méthodes sont offertes aux clients de tous les pays : Préfinancement, Points attribués et Financement géré par le client.
- Préfinancement : Cette méthode permet aux clients de déposer leur budget annuel complet dans leur compte de remboursement, et aucune facture n'est envoyée régulièrement.
- Points attribués : Les clients qui acceptent d'être facturés sur la base des Points attribués recevront une facture mensuelle basée sur la valeur des points émis le mois précédent. Cette méthode nécessite un dépôt initial de 20 % du budget annuel.
- Financement géré par le client : Cette méthode permet aux clients d'ajouter des fonds et des points selon les besoins. Lorsqu'on ajoute des points au compte de l'entreprise, une facture est générée et les points sont ajoutés au compte de l'entreprise.
Le diagramme ci-dessous décrit le mouvement des fonds et des points à travers la plateforme. Les fonds entrent dans le compte en espèces soit par un dépôt initial au lancement, soit par le paiement d'une facture. La flèche allant des Points attribués à la Facture générée montre le processus de facturation basé sur les Points attribués : une facture est générée, envoyée, puis les fonds sont transférés dans le compte en espèces pour couvrir les articles de remboursement.
Il est important de noter que l'argent et les points ne sont pas la même chose. Lorsqu'une commande est passée, l'argent dans votre compte de remboursement est utilisé pour payer ces remboursements. Les points sont la monnaie interne à la plateforme utilisée par le système pour distribuer le pouvoir d'achat de votre organisation, via les budgets, à vos employés. Les points passent du téléchargement initial, au compte de l'entreprise, aux budgets, aux portefeuilles des employés, puis sont remboursés. Les points sont ensuite retirés de la plateforme et transférés à la section remboursements du Résumé du financement. Lorsque les factures du compte de remboursement sont payées, le montant payé est reflété dans la section des dépôts du Résumé du financement.
Les factures arrivent à votre équipe de paie dans la devise de base de la plateforme, et non dans des devises séparées. Si vous êtes facturé selon le préfinancement ou le financement géré par le client, vous pouvez vous attendre à ce que la facture contienne la note saisie lors de l'ajout des points au compte de l'entreprise (par exemple, Récompenses pour le T3 2022). Si vous êtes facturé selon les Points attribués, la note de la facture indiquera quelque chose comme : « Compte de remboursement - Points attribués mai 2022 ». Une facture plus détaillée avec un rapport Transactions en pièce jointe peut être fournie sur demande.
Traitement financier international
Tous les remboursements, peu importe leur emplacement, retireront le prix total de l'article dans la devise de base de la plateforme (CAD, GBP, EUR, etc.) du compte en espèces. Quel que soit le coût de l'article remboursé, c'est ce que Awardco prélève et débite du compte en espèces de votre organisation.
La taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur les remboursements est détaillée dans les rapports tels que les rapports Dépenses et Points remboursés. Lorsque les détails de la TVA sont fournis par les fournisseurs de produits, ces montants sont reflétés dans les données sources de la plateforme. Il existe de légères nuances quant à la manière dont la TVA est appliquée aux différentes options de remboursement :
- Articles Amazon : Le coût réel de l'article est prélevé du compte en espèces. Si le tampon fiscal est appliqué, seuls les points nécessaires pour rembourser l'article (coût de base en points + tampon) sont utilisés. La TVA s'applique uniquement à l'argent remboursé et non aux points attribués. Le prix est mis à jour dans les rapports, mais il peut y avoir un écart entre les points et l'argent remboursés.
- Cartes-cadeaux électroniques (eGift cards) : Parce que les cartes-cadeaux électroniques ne sont pas des bons ou certificats pour des articles spécifiques, la TVA n'est pas appliquée. La TVA est évaluée au moment du remboursement de la carte-cadeau/point de vente.
- Cartes prépayées virtuelles : Parce que les cartes prépayées virtuelles ne sont pas des bons ou certificats pour des articles spécifiques, la TVA n'est pas appliquée. La TVA est évaluée au moment du remboursement de la carte-cadeau/point de vente.
- Hôtels : Lorsqu'un employé rembourse ses points pour un hôtel, la TVA est appliquée mais incluse dans la valeur de la réservation d'hôtel. La réservation est faite au nom de l'employé, qui peut obtenir un reçu de l'hôtel fournissant un détail de la TVA appliquée.
Le graphique ci-dessous illustre le mouvement de l'argent et la manière dont la TVA est appliquée. Le client commence son partenariat avec Awardco en payant des frais de licence. C'est à ce moment que Awardco gère la TVA. Lors de l'entrée d'argent dans le compte de remboursement, la TVA ne sera pas évaluée par Awardco. Lorsque les employés remboursent pour Amazon, cartes-cadeaux électroniques ou cartes prépayées virtuelles, Awardco aide à la réalisation de ces articles, et le client sera responsable de réclamer la TVA sur ces articles.
Intégration Deloitte
Awardco a formé une alliance avec Deloitte pour aider à conseiller les clients sur la conformité fiscale. Avec des employés partout dans le monde, il peut être difficile de suivre toutes les préoccupations réglementaires fiscales dans chaque pays. Consultez cet article pour découvrir dans quels pays ce service est disponible et si cette option convient à votre organisation.
Questions fréquemment posées
1. Comment Awardco gère-t-il la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) dans l'Union européenne ?
Awardco n'évalue, ne déclare, ne dépose ni ne reverse la TVA pour aucune transaction commerciale via sa société américaine. Toute responsabilité fiscale résultant de ce commerce inter-pays incombe entièrement à l'entité assujettie à la TVA pour l'auto-évaluation et le reversement aux autorités fiscales compétentes. Puisqu'Awardco n'évalue pas la TVA sur la facturation, ni ne l'aborde dans le contrat de service (MSA), la récupération de ces coûts incombe au client.
Les remboursements sont gérés par les méthodes de paiement d'Awardco. Awardco détient cependant les fonds du client en bonne foi et les utilise pour payer les remboursements. Des taxes TVA sont évaluées sur ces articles et peuvent être récupérées par le client, s'il le souhaite, en téléchargeant les rapports hébergés sur la plateforme Awardco qui détaillent ces répartitions fiscales. L'autorité fiscale à laquelle ils doivent réclamer la récupération n'est pas directement indiquée dans ces rapports, mais peut probablement être déduite du pays de résidence de l'employé, à condition que cette information soit fournie au système.
Awardco ne peut pas contrôler la manière dont la TVA est évaluée par les fournisseurs. Les fournisseurs proposant des options de remboursement Awardco suivent leurs propres obligations. De ce fait, Awardco n'est pas impliqué dans cette chaîne de taxation, car la transaction se fait entre le fournisseur et le client.
2. Awardco réclame-t-il les récompenses ou remboursements de mon entreprise dans ses impôts commerciaux ?
Awardco ne réclame pas les récompenses ou remboursements des clients dans les impôts de l'entreprise.
3. Le tampon fiscal s'applique-t-il aux hôtels, billets ou cartes-cadeaux électroniques ?
Non ; le tampon fiscal ne s'applique qu'aux articles Amazon.
4. Une fois lancé, où puis-je obtenir des documents actuels à partager avec mon équipe financière pour la paie et les impôts de mon entreprise ?
Notre fonctionnalité Rapports dans les paramètres administrateur permet d'accéder à des rapports détaillant les données relatives aux récompenses et remboursements des employés. Les administrateurs Awardco peuvent accéder aux rapports, appliquer des filtres de données et de temps, et télécharger des feuilles de calcul pour fournir exactement ce que recherchent les parties prenantes. De nombreuses équipes de paie trouvent les rapports Détails de la reconnaissance, Points remboursés et Remboursement FIFO utiles.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.