Les métadonnées sont des données supplémentaires concernant vos employés qui fournissent des informations au-delà de ce qu’Awardco a stocké dans votre plateforme. Les offres de produits d’Awardco ont la capacité d’adapter vos programmes de reconnaissance exactement aux besoins de votre organisation ; c’est là que les métadonnées sont extrêmement utiles. Bien que nous exigions que des données spécifiques sur les employés soient chargées dans le fichier utilisateur de votre organisation, des métadonnées peuvent être ajoutées au fichier pour définir davantage les paramètres du programme et l’accès au budget. Si votre SIRH ne dispose pas de toutes les métadonnées des employés dont vous avez besoin pour gérer efficacement votre plateforme, nous avons une solution. Le Générateur de métadonnées est un outil situé dans les paramètres d’administration pour vous aider à créer des métadonnées basées sur des métadonnées. Ce concept peut sembler abstrait, mais cet article va vous l’expliquer. Nous allons vous expliquer la valeur de cet outil, les mécanismes de base pour créer des métadonnées via le Générateur de métadonnées, ainsi que des exemples où cet outil a été le plus utile.
- Valeur du Générateur de métadonnées
- Paramètres généraux de l’outil
- Règles de métadonnées
- Configuration des règles
- Validation et exécution des règles
- Exemples
Valeur du Générateur de métadonnées
Le téléchargement des données des employés est essentiel pour faire fonctionner votre plateforme Awardco. Les données téléchargées dans le fichier utilisateur permettront aux employés de donner et de recevoir des points pour leur anniversaire de service ou pour un travail bien fait. Bien que nous ayons des champs obligatoires et recommandés à remplir dans le fichier utilisateur, des métadonnées, ou informations supplémentaires, peuvent être ajoutées pour définir davantage l’admissibilité au programme, l’admissibilité au budget, etc.
Lors de la création d’un programme de reconnaissance, vous pourriez rencontrer des limites pour établir l’accès à certains rôles et permissions. Cela peut être dû au fait que les données SIRH fournies dans le fichier utilisateur ne fournissent pas les métadonnées suffisantes pour définir les paramètres souhaités. Le Générateur de métadonnées vous permet de créer les métadonnées dont vous avez besoin et qui ne sont pas disponibles. En créant des règles et des conditions basées sur l’ID de l’employé, le code pays et d’autres métadonnées existantes, vous pouvez configurer votre plateforme exactement comme vous le souhaitez. Ainsi, vos programmes fonctionnent exactement selon vos attentes, vous gagnez du temps en tant qu’administrateur et vous pouvez efficacement instaurer une culture de reconnaissance dans votre organisation.
Paramètres généraux de l’outil
Pour trouver le Générateur de métadonnées :
- Cliquez sur le bouton Admin sur la page d’accueil
- Sélectionnez l’onglet Paramètres en haut de la page
- Trouvez et cliquez sur Générateur de métadonnées sur le côté gauche de la page
La première vue de l’outil Générateur de métadonnées vous donnera une liste de tous les champs de métadonnées créés, les valeurs qui peuplent la colonne des métadonnées créées, et le statut du champ de métadonnées. Si le champ est actif, les métadonnées seront disponibles pour utilisation dans la plateforme (budgets, admissibilité aux programmes, etc.). Une fois le champ de métadonnées créé, vous pouvez accéder à ses paramètres et les modifier à tout moment en cliquant sur le nom, les valeurs ou le statut des métadonnées. Sélectionner l’icône « ... » à droite de la valeur de métadonnée offre l’option de Supprimer la valeur de métadonnée ou de Dupliquer la valeur. Une fois supprimées, les règles de métadonnées et toutes les métadonnées créées avec ce jeu de règles ne peuvent pas être récupérées. Dupliquer une règle peut être utile si vous créez plusieurs métadonnées avec des paramètres de jeu de règles similaires.
Sélectionner « Ajouter un champ » vous amènera à la page où vous commencez à créer les valeurs de métadonnées. Passons en revue chaque paramètre :
- Nom du champ : C’est le nom qui sera enregistré comme en-tête de métadonnée dans votre fichier utilisateur. Tout comme ID employé, prénom et nom, ce nom est un en-tête de colonne avec un « # » devant. Pas besoin d’entrer le « # » vous-même ; une fois que vous ferez des tests, vous verrez que la plateforme placera un « # » devant l’en-tête pour vous.
- Statut : Ce bouton bascule vous permet de rendre la règle active. Vous voudrez laisser la règle sur « Inactive » jusqu’à ce que vous ayez créé les règles et exécuté les tests. Une fois que tout vous convient et fonctionne correctement, basculez sur « Active ».
- Exécution de la règle : Une fois que vous avez créé des règles pour les métadonnées, vous pouvez exécuter un test pour voir si la règle fonctionne comme prévu. En cliquant sur « Exécuter le test », un fichier .csv nommé « test.csv » sera téléchargé. Vos métadonnées de test auront deux astérisques de chaque côté du nom du champ (par exemple **Admissible**). Cette fonctionnalité vous permet d’exécuter autant de tests que nécessaire pour obtenir la configuration des règles désirée.
- Exécution manuelle : Si vous découvrez que vos jeux de règles fonctionnent exactement comme prévu, que vous avez basculé le statut des métadonnées en actif et que vous souhaitez que les métadonnées soient immédiatement disponibles, sélectionnez « Exécuter la règle manuellement ». Ceci est utile si vous souhaitez rendre vos métadonnées créées immédiatement actives sans attendre votre prochain téléchargement de fichier utilisateur. Ce paramètre ne fonctionnera que si vous avez validé les modifications du jeu de règles lors de la création des règles ; cela sera expliqué dans la section Règles de métadonnées de cet article.
Règles de métadonnées
Pour attribuer des valeurs de métadonnées produites par le générateur de métadonnées, nous devons définir des règles et une logique basées sur les informations existantes dans le fichier utilisateur. Si vous êtes familier avec les formules Excel, ces règles sont essentiellement des instructions conditionnelles if-then. Vous pouvez baser les règles sur l’ID employé, le code pays et toute autre métadonnée listée dans le fichier utilisateur. Note : vous ne pouvez pas créer de règles basées sur des métadonnées créées dans le Générateur de métadonnées.
Chaque valeur individuelle et ses conditions de règle associées sont séparées en tuiles comme celle illustrée ci-dessus. S’il y a plusieurs valeurs, le Générateur de métadonnées priorisera les valeurs et conditions de règle dans un ordre descendant. La liste suivante expliquera ce que signifie chaque icône sur la tuile de règle ci-dessus.
- Cette icône permet de glisser la tuile vers le haut ou le bas s’il y a plusieurs tuiles de règles. Le Générateur de métadonnées priorisera les règles dans un ordre descendant, donc utiliser cet outil aide à ordonner les règles.
- Les ellipses en haut à droite de la tuile vous donnent l’option de supprimer ou dupliquer la valeur et les conditions de règle.
- La flèche en forme de carat à gauche de « 1 Condition » replie toutes les règles et groupes de règles associés, et affiche uniquement le nom de la nouvelle valeur.
- Les ellipses à droite de la première condition de règle offrent l’option de supprimer ou dupliquer la règle. De plus, vous pouvez transformer la règle en « Groupe de règles », un concept que nous expliquerons plus loin dans l’article.
- Cliquer sur « Ajouter une règle » vous permet d’ajouter une nouvelle règle ou un groupe de règles.
Configuration des règles
Cliquer sur « Ajouter une règle » vous dirige vers un formulaire où vous configurez les règles. La valeur entrée dans le champ à droite de « Si correspondance trouvée : » est la valeur qui apparaîtra dans votre nouvelle colonne de métadonnées dans la ligne de données d’un employé. Par exemple, si vous voulez déterminer l’admissibilité d’un bénéficiaire pour un programme de reconnaissance, vous pourriez vouloir que cette valeur soit « Admissible ».
Notre première condition de règle comporte deux menus déroulants : le premier vous permet de sélectionner l’ID employé, le code pays, et toute autre valeur de métadonnée existante dans votre fichier utilisateur. Note : les métadonnées créées dans un autre jeu de règles ne peuvent pas être utilisées dans un autre jeu de règles. Le second menu déroulant propose les options suivantes :
- Est
- N’est pas
- Est vide
- N’est pas vide
- Contient
- Ne contient pas
Le champ à droite de ces deux menus déroulants permet d’entrer votre information existante (ID employé, code pays ou métadonnée). Comprendre la signification de ces composants de règle vous permet de construire une condition de règle. Nous allons passer en revue un exemple pour chaque option conditionnelle afin d’illustrer des cas d’utilisation applicables.
Est & N’est pas
Si nous voulions déterminer l’admissibilité pour un programme de reconnaissance pour les employés français, nous créerions une condition désignant l’admissibilité au programme de reconnaissance pour les employés en France. Cette condition pourrait être définie comme « Où le code pays est FR ».
Pour s’assurer que l’admissibilité est réservée uniquement aux employés français, nous pouvons créer une règle désignant l’inadmissibilité pour tous les autres pays dans notre fichier utilisateur. Dans ce cas, la nouvelle valeur serait « Non admissible » et la condition serait configurée comme « Où le code pays n’est pas FR ».
Note : Les options « Est » et « N’est pas » sont sensibles à la casse. Si vous les utilisez, assurez-vous d’entrer la valeur de données exactement comme elle apparaît dans le fichier utilisateur. De plus, il n’est pas nécessaire d’utiliser ces conditions ensemble.
Est vide & N’est pas vide
Souvent, les entreprises avec des milliers d’employés ou des travailleurs saisonniers n’ont pas de métadonnées pour chaque utilisateur. Pour créer une étiquette de métadonnée identifiant les travailleurs saisonniers, nous pouvons établir un nouveau nom de valeur « Saisonnier » et définir la condition « Où le département est vide ». Pour cette condition, aucune spécification de données existantes n’est nécessaire.
Identifier les travailleurs à temps plein fonctionnerait de manière similaire. Un nouveau nom de valeur pourrait être « Temps plein » et la condition pourrait être « Où le département n’est pas vide ». Cette condition ne nécessiterait pas de spécifier des données existantes comme les autres règles disponibles.
Contient & Ne contient pas
Créer un programme Manager vers Pair est une excellente utilisation d’Awardco. Désigner l’admissibilité au programme pourrait être délicat, mais nous pourrions créer des métadonnées basées sur une colonne de métadonnée existante #Titre. Dans cet exemple, nous allons créer une nouvelle valeur « Admissible » et une condition de règle indiquant « Où le titre contient Manager ». Cela capturerait tout titre contenant « Manager » et placerait la valeur « Admissible » dans leur ligne de données dans le fichier utilisateur.
Inversement, vous pouvez désigner l’inadmissibilité pour le programme Manager vers Pair en définissant la nouvelle valeur comme « Non admissible » et la condition de règle comme « Où le titre ne contient pas Manager ». Tout autre titre ne contenant pas « Manager » aurait la valeur « Non admissible » dans leur ligne de données.
Sélectionner cette option dans la condition de règle est une solution « attrape-tout » car elle n’est pas sensible à la casse. C’est pratique au cas où il y aurait des titres variés en fonction de la casse dans vos données SIRH.
Regroupement de règles
Créer un groupe de règles permet d’ajouter plusieurs conditions à un ensemble de règles. Cela est utile lorsque vous souhaitez qu’une valeur de métadonnée réponde à plusieurs critères. Pour illustrer le regroupement de règles, voici un exemple de création de métadonnées pour les employés qui ont des subordonnés directs.
Ci-dessus, nous avons deux groupes de règles : un qui exige que les titres d’emploi des employés contiennent « manager » et que le niveau de poste ne soit pas « 1 », et un autre qui exige que le titre de poste contienne soit « superviseur » soit « chef d’équipe ». Cela signifie que la valeur « Vrai » sera inscrite dans la ligne de données de l’employé s’il est gestionnaire et n’est pas au niveau 1, ou s’il est superviseur ou chef d’équipe.
Lorsque plusieurs règles et groupes de règles sont créés, des menus déroulants apparaissent à gauche offrant l’option « et » et « ou ». « Et » signifie que plusieurs conditions doivent être remplies, tandis que « ou » signifie qu’au moins une des conditions doit s’appliquer pour que la valeur de métadonnée soit enregistrée dans le fichier utilisateur. Cela permet de gérer des complexités potentielles dans les données des employés ou les programmes de reconnaissance de votre organisation. Cet outil puissant peut répondre à vos besoins mais, pour de bonnes pratiques, nous recommandons de ne pas dépasser 4 conditions par valeur.
Validation et exécution des règles
Une fois que vous avez fini de configurer vos règles, sélectionnez « Valider toutes les modifications ». Comme indiqué dans l’avertissement ci-dessus, vous pouvez exécuter des tests avec des modifications non validées. Cliquer sur « Annuler toutes les modifications » supprimera toutes les règles créées.
Vous pouvez tester vos métadonnées nouvellement créées avant de les rendre actives dans votre fichier utilisateur en cliquant sur « Exécuter le test ». Cette option télécharge un fichier .csv d’exemple pour montrer comment les règles créées apparaîtraient lors d’un import en direct du fichier utilisateur. Consultez le .csv et vérifiez si toutes les règles sont configurées correctement. L’en-tête de la colonne des métadonnées d’exemple sera entouré de deux astérisques de chaque côté du titre. Si vous trouvez des erreurs, apportez des ajustements aux règles, validez les modifications et exécutez à nouveau le test. Une fois que les règles fonctionnent à votre satisfaction, basculez le statut sur « Actif ».
Maintenant que vos métadonnées sont actives, elles peuvent être utilisées dans toute la plateforme dans les programmes de reconnaissance, de gains et automatisés. Veuillez faire preuve de prudence lorsque vous modifiez ou supprimez des règles après avoir mis en place les métadonnées créées. Supprimer un jeu de règles supprimera immédiatement les métadonnées associées à ce jeu. Mettre un jeu de règles en statut « Inactif » supprimera les métadonnées associées à ce jeu lors de la prochaine importation ou exécution du jeu de règles. Ces deux scénarios peuvent potentiellement causer des perturbations dans votre plateforme. Veuillez consulter votre gestionnaire de succès client avant de faire des modifications.
Exemples
Nous allons maintenant passer en revue quelques exemples applicables de métadonnées créées à l’aide du Générateur de métadonnées. Chaque exemple couvrira la création de champs, la configuration des conditions, l’exécution des règles et la manière dont les métadonnées créées peuvent être mises en œuvre dans un programme.
Admissibilité aux programmes monétaires
Une entreprise développe un programme de reconnaissance monétaire pour les employés à temps plein aux États-Unis. Elle souhaite utiliser ses données existantes (code pays et #Groupe d’emploi) pour désigner l’admissibilité au programme dans les paramètres du programme de reconnaissance. Après avoir sélectionné « Ajouter un champ » sur la page du Générateur de métadonnées, ils définissent le nom du champ, ou en-tête de métadonnée, comme « Admissibilité aux programmes monétaires ».
Ils ont ensuite ajouté les 2 valeurs : « Faux » et « Vrai ». Pour le jeu de règles « Faux », un groupe de règles a été créé avec la condition « Où le groupe d’emploi est à temps partiel ou le groupe d’emploi est stagiaire » et une condition de règle séparée disant « ou le code pays n’est pas US ». Pour la valeur « Vrai », le jeu de règles comporte deux conditions construites comme « Où le groupe d’emploi est à temps plein et le code pays est US ».
« Valider toutes les modifications » est sélectionné et un test est effectué. Les règles sont correctement reflétées dans le fichier .csv de test.
Le statut est basculé sur Actif puis « Exécuter la règle manuellement » est sélectionné. La règle a été exécutée manuellement sur le fichier utilisateur et continuera à s’exécuter à chaque téléchargement de fichier utilisateur. Maintenant, l’admissibilité du programme pour les nominés et les bénéficiaires peut être définie en utilisant les métadonnées nouvellement créées, et les employés à temps plein aux États-Unis ont un accès complet au programme.
Désactivation de l’automatisation des anniversaires
Un petit groupe d’employés dans une entreprise préfère ne pas être reconnus pour leur anniversaire. Pour les exclure de l’automatisation des anniversaires, ils peuvent utiliser les champs d’ID employé et de code pays dans le fichier utilisateur pour spécifier qui doit ou ne doit pas recevoir une reconnaissance d’anniversaire. Après avoir sélectionné « Ajouter un champ » sur la page du Générateur de métadonnées, ils définissent le nom du champ, ou en-tête de métadonnée, comme « Bénéficiaires anniversaire ».
Ils ont ensuite ajouté les 2 valeurs : « Opt In » et « Opt Out ». Pour le jeu de règles « Opt Out », une condition de règle a été créée pour lire « Où l’ID employé est 54890. ». Quelques autres conditions similaires ont été ajoutées avec différents ID d’employés de ceux qui ne souhaitent pas recevoir de reconnaissance d’anniversaire avec la condition « ou ». Pour la valeur « Opt In », le jeu de règles comporte sept conditions construites comme « Où le code pays est CA », « Où le code pays est CN », « Où le code pays est DE », « Où le code pays est FR », « Où le code pays est GB », « Où le code pays est JP », et « Où le code pays est US ».
« Valider toutes les modifications » est sélectionné et un test est effectué. Les règles sont correctement reflétées dans le fichier .csv de test.
Le statut est basculé sur Actif puis « Exécuter la règle manuellement » est sélectionné. La règle a été exécutée manuellement sur le fichier utilisateur et continuera à s’exécuter à chaque téléchargement de fichier utilisateur. Maintenant, les métadonnées nouvellement créées peuvent être utilisées dans l’automatisation des anniversaires, et le petit groupe d’employés qui souhaitent ne pas être reconnus pour leur anniversaire sera exclu.
Note : Pour que ces métadonnées fonctionnent, le jeu de règles « Opt Out » devra être modifié chaque fois qu’un nouvel employé souhaite se désinscrire des reconnaissances d’anniversaire. Ajoutez la condition, validez les modifications, exécutez un test pour vous assurer que les métadonnées de l’employé sont mises à jour et, au besoin, exécutez la règle.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.