Lorsqu'un employé quitte votre organisation et est archivé dans votre plateforme Awardco, il perd la possibilité de dépenser ses points. Pour les organisations qui imposent des taxes sur les points attribués aux employés, ou même pour celles qui ne le font pas, elles ressentent souvent l'obligation de remettre la valeur des points restants à l'employé. La fonctionnalité de rachat automatique de points pour les utilisateurs archivés peut aider à délivrer cette valeur. Cet article expliquera ce qu'est cette fonctionnalité, comment elle fonctionne, comment la configurer, et inclura une section FAQ générale à la fin.
Rachat automatique de points
Si un employé est archivé pendant la durée prédéterminée, ses points restants éligibles seront automatiquement échangés contre une carte prépayée virtuelle et envoyés à l'adresse courriel secondaire associée à son compte. Les points ne peuvent être rachetés automatiquement que si :
- Une adresse courriel secondaire a été fournie
- Les points sont éligibles pour être dépensés sur une carte prépayée
- Ils respectent les exigences minimales et maximales de dénomination de la carte
Si l'une des exigences ci-dessus n'est pas remplie, les points peuvent soit rester dans le compte de l'utilisateur, soit être retournés au compte de l'entreprise.
Collecte des adresses courriel secondaires
Les adresses courriel secondaires doivent contenir une adresse courriel personnelle, car l'employé n'aura plus accès à son courriel professionnel. Awardco recommande fortement d'envoyer les adresses courriel secondaires via le fichier utilisateur dans une colonne « Courriel secondaire ». Si les courriels secondaires ne sont pas connus pour tous les employés, nous recommandons d'envoyer toutes les adresses connues. Ceux qui n'ont pas d'adresse courriel secondaire incluse dans le fichier utilisateur seront invités à en fournir une lors de leur première connexion après l'activation de la fonctionnalité.
Éligibilité au rachat pour une carte prépayée
Actuellement, la seule option de rachat pour laquelle les points restants d'un utilisateur archivé peuvent être échangés est une carte prépayée. Si votre organisation ne propose pas de cartes prépayées comme option de rachat, les utilisateurs ne pourront pas échanger les points des utilisateurs archivés. La fonctionnalité de rachat automatique de points s'applique uniquement aux points pouvant être dépensés sur des cartes prépayées, et aux points respectant les exigences minimales/maximales de rachat pour les cartes prépayées. Si l'utilisateur archivé a un solde de points inférieur au minimum requis ou supérieur à la limite maximale pour le pays indiqué dans ses informations de compte, le rachat automatique de points ne se déclenchera pas car la totalité des points ne peut pas être échangée, et les points resteront dans le compte de l'utilisateur archivé. Voici les limites quotidiennes des cartes prépayées pour chaque pays selon le pays indiqué dans les informations du compte de l'utilisateur archivé. Si un utilisateur a plus de points que ce qui peut être échangé en un jour, des rachats supplémentaires jusqu'au maximum quotidien auront lieu chaque jour jusqu'à ce que tous les points soient échangés ou que les points restants soient inférieurs au seuil.
- États-Unis (1-1 000 USD)
- Japon (500-100 000 JPY)
- Inde (500-10 000 INR)
- TOUS les autres pays (5-1 000 USD)
Si un utilisateur a été précédemment archivé et remplit toutes les conditions mais que la date de déclenchement est passée, une fois la fonctionnalité activée, ses points seront automatiquement échangés le soir suivant tant que les utilisateurs ont été archivés dans les 30 jours. Si les utilisateurs ont été archivés depuis plus de 30 jours à la date de déclenchement et que la fonctionnalité est activée, leurs points resteront dans les comptes des utilisateurs archivés.
Lorsque les points sont automatiquement échangés contre une carte prépayée, l'utilisateur archivé recevra un courriel dans la boîte de réception de son courriel secondaire. Ce courriel est un modèle de courriel transactionnel identique à celui que les utilisateurs reçoivent lorsqu'ils échangent manuellement des points contre une carte prépayée.
Processus de configuration
Pour configurer cette fonctionnalité, nous devons connaître le nombre de jours après qu'un utilisateur est archivé pour déclencher le rachat automatique de ses points. Nous recommandons fortement d'ajouter quelques jours à la fréquence à laquelle vous envoyez votre fichier utilisateur (par exemple, si vous fournissez votre fichier utilisateur chaque semaine, faites en sorte que cette fonctionnalité se déclenche huit jours ou plus après l'archivage de l'employé. Ainsi, si un employé est archivé par erreur, un nouveau fichier peut corriger l'erreur avant que ses points ne soient automatiquement échangés. Les points seront échangés et une carte prépayée envoyée à la date de déclenchement, même si ce jour est un jour férié ou un week-end.
FAQ
1. Une fois qu'une adresse courriel secondaire a été collectée, peut-elle être modifiée ?
Les employés peuvent modifier leur adresse courriel personnelle dans leur profil à tout moment en allant dans la section « Mon compte ».
2. Où puis-je voir les adresses courriel secondaires ?
Les adresses courriel secondaires peuvent être consultées en naviguant à la page Admin en cliquant sur le bouton « Admin », en cliquant sur l’onglet « Rapports », puis en ouvrant le rapport intitulé « Utilisateurs ». Ce rapport affiche à la fois les adresses courriel principales et secondaires listées dans la plateforme. Si une adresse courriel secondaire n'apparaît pas pour un utilisateur, cela signifie qu'il n'a pas d'adresse courriel secondaire associée à son compte et ses points ne seront pas automatiquement échangés s'il quitte l'entreprise.
3. Tous les employés seront-ils invités à entrer une adresse courriel secondaire personnelle ?
Les employés ne seront invités à fournir une adresse courriel secondaire que si leur organisation utilise la fonctionnalité de rachat automatique de points, s'ils n'en ont pas déjà fourni une eux-mêmes ou si elle n'a pas été soumise pour eux via le fichier utilisateur.
4. Les employés doivent-ils fournir une adresse courriel secondaire ?
Si la fonctionnalité de rachat automatique de points est activée, tous les employés devront saisir une adresse courriel contenant un symbole « @ » et se terminant par « .com/gov/etc. » si une adresse n’a pas déjà été fournie pour eux dans le fichier utilisateur.
5. L'adresse courriel principale et secondaire peuvent-elles être identiques ?
Les adresses courriel principales et secondaires peuvent être identiques. Tous les employés d'une organisation ne se voient pas attribuer une adresse courriel professionnelle. Cela signifie que leurs adresses principales et secondaires seront souvent les mêmes. Cependant, l'adresse secondaire NE DOIT PAS être une adresse courriel professionnelle. Si c'est le cas, les points seront automatiquement échangés contre une carte prépayée et envoyés à l'adresse fournie, qu'elle soit active et que l'utilisateur puisse accéder à la boîte de réception ou non.
6. Quand les employés recevront-ils leur carte prépayée virtuelle ?
La fonctionnalité de rachat automatique de points peut être configurée pour échanger les points des utilisateurs archivés dès deux jours après l'archivage de l'utilisateur. Une fois les points échangés, la carte prépayée virtuelle devrait être reçue dans la boîte de réception courriel de l'utilisateur le même jour.
7. Comment les commandes automatiquement échangées apparaissent-elles dans la plateforme ?
Les cartes prépayées virtuelles automatiquement échangées via la fonctionnalité de rachat automatique de points apparaîtront dans les rapports et dans l'historique des commandes d'un individu comme s'ils avaient acheté la carte eux-mêmes.
8. Si un employé saisit une fausse adresse courriel ou duplique son adresse de travail comme adresse courriel secondaire, les points resteront-ils dans son compte ?
Les points seront automatiquement échangés, et une carte prépayée virtuelle sera envoyée à l'adresse courriel secondaire associée au compte de l'utilisateur archivé. Il revient à l'employé de fournir une adresse courriel précise ou de mettre à jour l'adresse fournie si nécessaire.
9. Combien de jours après qu'un utilisateur est archivé est-il recommandé de déclencher le rachat automatique des points ?
La meilleure pratique est de définir le nombre de jours après lesquels les points seront automatiquement échangés après l'archivage d'un utilisateur à un jour de plus que la fréquence à laquelle le fichier utilisateur de votre organisation est envoyé. Par exemple, si votre fichier utilisateur est envoyé toutes les deux semaines, configurez la fonctionnalité de rachat automatique de points pour se déclencher tous les 15 jours. Le nombre minimum de jours après lesquels les points peuvent être automatiquement échangés après l'archivage d'un utilisateur est de 2 jours.
10. Combien de jours après qu'un utilisateur est archivé est-il recommandé que les points soient archivés (retournés au compte de l'entreprise) si les points ne sont pas éligibles au rachat automatique ?
La meilleure pratique est de définir le nombre de jours après lesquels les points seront archivés (ou retournés au compte de l'entreprise) au moins deux jours après le déclenchement de la fonctionnalité de rachat automatique de points. Par exemple, si les points des utilisateurs archivés sont automatiquement échangés 15 jours après leur archivage, désignez la fonctionnalité d’archivage des points des utilisateurs pour retourner les points non éligibles au rachat automatique au compte de l’entreprise au moins 17 jours après le jour où les utilisateurs ont été archivés. Le nombre minimum de jours après lesquels les points peuvent être archivés (ou retournés au compte de l’entreprise) après l’archivage d’un utilisateur est de 7 jours.
11. Pays sans rachat automatique de points : que se passe-t-il si le rachat automatique de points est activé, mais qu’un pays où se trouve l’employé n’a pas d’option de rachat par carte prépayée ?
Les points ne seront pas automatiquement échangés et resteront soit dans le compte, soit seront retournés au solde de l’entreprise si la fonctionnalité d’archivage des points des utilisateurs est activée.
12. S’il n’y a PAS d’adresse courriel secondaire, que fait le rachat automatique de points ?
Rien. Les points restent dans le solde et aucune carte prépayée virtuelle n’est délivrée parce que le champ Courriel secondaire est vide. Les points restent dans le portefeuille de l’employé lorsqu’aucune adresse courriel secondaire n’est inscrite, généralement jusqu’au déclenchement de l’automatisation la plus courante suivante (suppression d’archive).
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.