Nous recommandons fortement d’utiliser les approbations uniquement lorsque cela est absolument nécessaire. Plus il y a d’approbations et de niveaux d’approbation, plus les reconnaissances seront lentes à être envoyées. Les reconnaissances sont les plus efficaces lorsqu’elles sont opportunes. Vous trouverez ci-dessous des informations détaillées sur la façon de configurer et de gérer les approbations.
Paramètres
Quatre niveaux sont permis, chaque niveau étant basé sur un montant monétaire. Les approbations peuvent être configurées en utilisant l’une des quatre options de configuration des approbateurs (superviseurs, métadonnées, utilisateurs spécifiques ou par désignation par utilisateur).
Niveaux
Il est possible de configurer jusqu’à quatre niveaux d’approbation. Par exemple, vous pouvez désigner chaque niveau par un montant monétaire (0 $ à 50 $ vont au niveau 1 ; plus de 50 $ vont au niveau 2). Il est également possible que plusieurs personnes examinent la même récompense en listant plusieurs approbateurs au même montant dans un seul niveau. Ainsi, plusieurs pourraient examiner, mais une seule approbation est nécessaire.
Lorsque plusieurs niveaux d’approbation sont configurés, les reconnaissances passeront par les niveaux un à la fois, en commençant par le niveau 1. Le premier niveau d’approbation peut être basé soit sur le nominateur, soit sur le bénéficiaire. Les deuxième, troisième et quatrième niveaux d’approbation peuvent également être basés sur le nominateur, le bénéficiaire ou le dernier approbateur. Ci-dessous, vous voyez un exemple d’un processus d’approbation par paliers et les différentes options que vous pouvez choisir pour configurer les approbations. Notez que les niveaux par paliers doivent être enregistrés comme règles séparées. N’oubliez pas de cliquer sur « Ajouter une approbation » une fois que vous avez terminé de configurer chaque règle afin qu’elle soit enregistrée dans ce programme.
Approbateurs
1. Approbations basées sur le superviseur
Les approbateurs sont définis par le superviseur inscrit pour l’individu dans le fichier utilisateur.
Exemple : Un programme est configuré avec le premier niveau d’approbation basé sur le superviseur du bénéficiaire, et le deuxième basé sur le superviseur du dernier approbateur. Jordan est reconnu. La première approbation ira au superviseur de Jordan, Adam. Le deuxième niveau d’approbation ira au superviseur d’Adam, Michael. *Cela est basé sur la hiérarchie présentée ci-dessous.
2. Approbations basées sur les métadonnées
Les approbateurs sont définis en utilisant une valeur de métadonnée ajoutée dans le fichier utilisateur. En partant du nominateur, du bénéficiaire ou du dernier approbateur, le système remontera la hiérarchie jusqu’à identifier quelqu’un correspondant à cette valeur. Si personne ne correspond à cette valeur, la nomination est envoyée à tous les administrateurs pour qu’un d’eux puisse l’approuver.
Exemple : Un programme est configuré où chaque reconnaissance doit être approuvée par un vice-président et la hiérarchie est basée sur le bénéficiaire. Si Mason est reconnu, le système vérifiera John pour voir s’il est vice-président, puis Carly, puis Sarah. Lorsqu’il vérifie que Sarah est vice-présidente, la nomination sera envoyée à Sarah pour approbation. Si Sarah n’était pas vice-présidente et qu’aucun vice-président n’était au-dessus de Mason, la nomination serait envoyée aux administrateurs pour approbation.
3. Approbation basée sur les métadonnées associées
Avec ce paramètre, les approbations peuvent être validées par des utilisateurs qui ne sont pas les gestionnaires directs du nominateur ou du bénéficiaire. Pour utiliser ce flux d’approbation, vous devez avoir une colonne de métadonnées associées ajoutée au fichier utilisateur (voir l’article sur le formatage des fichiers utilisateurs). Si l’Association est sélectionnée comme règle d’approbation, seules les valeurs de métadonnées associées apparaîtront dans le menu déroulant du champ Métadonnées.
4. Approbation basée sur un utilisateur spécifique
Un ou des utilisateurs spécifiques sont définis comme approbateurs. Cela peut varier selon le niveau.
Exemple : Nous identifions le premier approbateur comme Jake, le deuxième comme Sarah, et le troisième comme Michael ou Karl. Si Nathan est nommé, Jake sera le premier approbateur, Sarah le deuxième, et Michael et Karl pourront faire la dernière approbation. Une seule de leurs approbations est nécessaire.
5. Approbation basée sur une désignation par utilisateur ou « remplacement manuel »
Contactez votre consultant en implantation ou votre gestionnaire de la réussite client pour toute question spécifique concernant les remplacements manuels.
Les approbations sont spécifiées pour chaque utilisateur en fonction du bénéficiaire ou du nominateur pour un premier niveau d’approbation et en fonction du bénéficiaire, du nominateur ou du dernier approbateur pour un deuxième, troisième ou quatrième niveau d’approbation. Vous ne pouvez pas être listé comme votre propre approbateur dans le fichier utilisateur. Si le champ est vide, l’approbation sera envoyée au superviseur de cette personne. Si la personne n’a pas de superviseur, l’approbation ira à tous les administrateurs.
Exemple : Le premier niveau d’approbation est basé sur le bénéficiaire et le deuxième niveau est basé sur le dernier approbateur. Les deux niveaux sont mappés à la même colonne « Identifiant employé de l’approbateur ». Lorsque Suzanne est nommée, l’identifiant employé 8746, Michael, sera le premier approbateur (voir ci-dessus). Une fois que Michael approuve, le prochain et dernier approbateur sera l’identifiant employé 4953, Karl (voir ci-dessus).
FAQ sur les approbations
Cloche d’approbation et notifications
- La cloche d’approbation peut prendre jusqu’à une heure pour s’activer initialement une fois que les programmes sont activés.
- Les approbations classiques de reconnaissance ne seront pas transférées à la cloche ni affichées dans la cloche pour les programmes de reconnaissance.
- Si activées, les rappels d’approbation sont envoyés chaque lundi matin.
Niveaux d’approbation
- Si une approbation est envoyée à plusieurs personnes (même niveau d’approbation), une seule personne doit l’approuver.
Contournements d’approbation
- Dans la plupart des cas, vous ne pouvez pas approuver une nomination que vous avez soumise ou dans laquelle vous êtes reconnu.
- Si vous et d’autres êtes listés comme approbateurs (utilisateurs spécifiques), l’approbation ira à tous les autres sauf à vous.
- Si vous êtes le seul approbateur, l’approbation ira à votre superviseur. Si vous n’avez pas de superviseur, elle ira aux administrateurs pour approbation. Si vous êtes un administrateur, cela signifie que vous pouvez techniquement approuver votre propre soumission.
- Vous pouvez approuver quelque chose que vous avez déjà approuvé. (ex. si la même reconnaissance doit être approuvée par la personne A au niveau 1 et par la personne A encore au niveau 2.)
Utilisateurs archivés
- Les nominations en attente ne changent pas de file d’attente, que l’approbateur soit archivé ou que des modifications aient été apportées au fichier utilisateur.
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.