Cet article a pour but d’accompagner les administrateurs système dans le processus de création d’un fichier de reconnaissance en masse afin de télécharger des reconnaissances sur leur plateforme en grande quantité pour planifier des reconnaissances à venir. Il est exhaustif et complet. Les colonnes contenues dans le modèle de fichier que vous trouverez dans cet article seront expliquées une par une avec des exemples tout au long du texte. Ici, vous trouverez un modèle vierge pour la reconnaissance en masse et ici un fichier avec des données d’exemple.
Veuillez envisager d’utiliser Bulk Recognition Builder pour télécharger une reconnaissance en masse avant d’utiliser cette option.
Premiers pas
Comme expliqué dans l’article d’aide sur support.awardco.com, naviguez à l’onglet files d’attente dans la section administration de votre compte. Après avoir vérifié que vous êtes sur la page de reconnaissance en masse, cliquez sur le bouton Télécharger CSV en haut à droite. Vous serez dirigé vers la page de téléchargement de reconnaissance en masse. Sur cette page, cliquez sur le lien « Télécharger le modèle » pour exporter un modèle depuis la plateforme. Cela génèrera un document .CSV avec plusieurs en-têtes de colonnes préremplis. Ouvrez le fichier modèle.
Maintenant que vous avez ouvert le modèle sur votre ordinateur, vous pouvez commencer à transférer les détails de reconnaissance nécessaires dans le fichier. Assurez-vous d’avoir accès à votre plateforme de reconnaissance pendant ce processus au cas où vous auriez besoin de consulter des informations stockées dans la plateforme. Rappelez-vous que le fichier que vous créez sera chargé dans la plateforme de reconnaissance et fera référence aux données qu’elle contient. Toute divergence entre le fichier et les données de la plateforme générera des erreurs.
Par exemple, si vous attribuez une reconnaissance à Alexis Henderson et que son courriel d’employée dans votre SIRH est « a.henderson@company.com » mais qu’elle a changé son courriel dans la plateforme Awardco pour « alexis.henderson@gmail.com », le système ne pourra pas associer « a.henderson@company.com » à son compte.
Non seulement les données utilisateur entrées dans le fichier de reconnaissance en masse doivent correspondre aux informations du compte utilisateur dans la plateforme, mais les budgets et modèles d’email référencés dans le fichier doivent aussi correspondre aux informations contenues dans la plateforme.
Par exemple, si un budget s’appelle « Service Awards Budget » et que vous entrez « Service Award » dans la colonne budget du fichier, le système ne reconnaîtra pas ce nom de budget et une erreur sera générée. Il est important d’être précis lors de la création de ce fichier et de s’assurer que vous avez accès aux informations que vous transférez dans le fichier.
Sachez que le modèle de fichier que vous téléchargez est au format .CSV et devra être téléchargé dans ce même format .CSV. Cela signifie que toute mise en forme ou formule créée dans le fichier (par exemple, couleur de remplissage de cellule, couleur de police, formules, etc.) ne sera pas conservée à la fermeture du fichier, même si vous enregistrez le fichier. Les fichiers .CSV ne conservent que les données brutes contenues dans une cellule à la fermeture du fichier.
Explication des colonnes du modèle
Colonne A - Date de reconnaissance (ISO 8601) – Champ obligatoire
La date de reconnaissance est la section la plus importante du modèle. Dès que vous maîtrisez cette colonne, vous maîtrisez le téléchargement du fichier de reconnaissance en masse.
Le format de l’heure dans la colonne A est formaté comme date, heure et décalage de fuseau horaire. Cela signifie que la date vient en premier, AAAA-MM-JJ. Ensuite vient l’heure de la journée en heures, minutes et secondes, 00:00:00. Même si les minutes et secondes sont affichées dans ce format, ces reconnaissances ne seront envoyées qu’à l’heure pile. Enfin, vous entrerez quatre chiffres, +/-00:00, qui décrivent combien de fuseaux horaires vous séparent du Temps Universel Coordonné ou UTC.
L’UTC est la norme horaire selon laquelle le monde régule ses horloges et son temps. Certains fuseaux horaires sont en avance sur l’UTC et utilisent donc un signe « + » avant les quatre chiffres. D’autres sont en retard sur l’UTC et utilisent « - » pour indiquer ce retard. Voici une liste rapide des décalages horaires que vous utiliserez aux États-Unis et au Canada. Vous pouvez aussi consulter l’article suivant qui liste tous les décalages horaires UTC utilisés dans le monde : https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_UTC_time_offsets
Fuseaux horaires des États-Unis :
-04:00 EDT
-05:00 CDT, EST*
-06:00 MDT, CST*
-07:00 PDT, MST, Arizona* -08:00 PST*
*L’heure avancée aux États-Unis est généralement de mars à novembre
En regardant l’exemple ci-dessous, vous remarquerez un « T » entre la date et l’heure. Cela indique au système qui lit le fichier que vous ne tapez plus une date mais une heure. N’oubliez jamais d’inclure ce « T ». Le format complet de la date de reconnaissance est montré ci-dessous :
2019-07-04T09:00:00-04:00
Date, T, heure, +/- décalage horaire par rapport à l’UTC AAAA-MM-JJTXX:XX:XX +/-XX:00
Décomposons cet exemple. 2019-07-04T09:00:00-04:00 signifie que la reconnaissance est programmée pour le 4 juillet 2019 à 9h UTC-04:00, ce qui correspond à l’heure avancée de l’Est.
La dernière chose à dire sur les dates est que toutes les reconnaissances chargées avec une date de reconnaissance déjà passée seront envoyées à l’heure pile suivant le téléchargement. Par exemple, si 2018-01-01T09:00:00-05:00 est entré, la reconnaissance sera envoyée dans l’heure, car cette date et heure sont déjà passées.
Colonne B - De l’utilisateur (ID employé/Courriel) – Champ obligatoire
La colonne « De l’utilisateur » désigne qui attribue la récompense. C’est le nom qui sera attaché à la reconnaissance dans l’email envoyé au destinataire et dans le fil de reconnaissance de votre plateforme. Habituellement, les récompenses de service et les anniversaires sont envoyés depuis le compte de l’entreprise. Ce compte s’appelle souvent « Company Recognition ». Pour les récompenses de sécurité, de performance ou autres incitations, il est courant que le gestionnaire direct de l’employé soit l’utilisateur référencé dans cette colonne. Qui vous entrez ici dépend de vous !
Entrez l’ID employé ou le courriel de l’employé pour désigner dans le fichier qui sera identifié comme l’expéditeur dans les communications à l’employé. Nous recommandons d’utiliser l’ID employé.
Colonne C - À l’utilisateur (ID employé/Courriel) – Champ obligatoire
Le « À l’utilisateur » est le destinataire de la reconnaissance. Bien qu’il soit possible d’utiliser le courriel de l’employé comme identifiant ici, nous recommandons d’utiliser l’ID employé.
Colonne D - Note – Champ obligatoire
La « Note » est le message qui sera affiché avec la reconnaissance dans le fil de reconnaissance et peut être envoyé dans un email à l’employé selon la configuration de votre modèle d’email. Ces notes sont généralement courtes, mais il est possible d’inclure un message plus long dans cette cellule.
Si vous souhaitez taper un message plus long à l’employé, nous recommandons d’en discuter avec votre gestionnaire de réussite client. Si vous tapez un long message pour un seul employé, il peut être préférable d’envoyer la reconnaissance via les programmes de reconnaissance plutôt que par le téléchargement du fichier. Si vous utilisez le même long message pour plusieurs employés, il peut être préférable de créer un nouveau modèle d’email conçu pour ce message particulier. Cela garantira que la mise en forme du modèle d’email correspond correctement à la longueur du message.
Colonne E - Étiquettes - Champ optionnel
La colonne « Étiquettes » sert à taguer vos reconnaissances. Ajoutez plusieurs étiquettes à une reconnaissance en les séparant par un point-virgule. Ces étiquettes apparaîtront comme hashtags une fois téléchargées dans la plateforme. Habituellement, ces étiquettes sont utilisées pour référencer les valeurs de l’entreprise qui peuvent encourager certains comportements.
Colonne F – Montant (Devise) – Champ obligatoire
Dans cette colonne, vous devez entrer la valeur monétaire de la récompense que vous souhaitez envoyer aux employés. Cette valeur doit être saisie dans la devise de base de votre plateforme (par exemple, USD), peu importe l’emplacement de l’employé. Il est important de noter que cette valeur représente le montant de la récompense avant tout ajustement PPP. Donc, même si vous attribuez l’équivalent de 100 USD à des employés dans différents pays, leur pouvoir d’achat final peut varier en raison des ratios PPP locaux.
- Pour les récompenses monétaires, entrez la valeur monétaire complète (dans la devise de base).
- Pour une reconnaissance non monétaire, entrez 0.
- Les valeurs négatives ne sont pas autorisées.
Note : La plateforme applique automatiquement les ajustements PPP au moment de la rédemption, garantissant que les employés reçoivent un pouvoir d’achat équivalent pour leurs récompenses, peu importe leur emplacement.
Colonne G - Nom du budget – Champ obligatoire (lorsque le montant est supérieur à 0)
La colonne « Nom du budget » est l’endroit où vous entrez le budget à partir duquel vous souhaitez puiser la valeur de la récompense. Si la reconnaissance est non monétaire, vous pouvez laisser cette cellule vide. Le budget entré dans cette cellule doit correspondre exactement au nom du budget dans la plateforme. « Service Award » et « Service Awards » seront reconnus comme différents par la plateforme.
Colonne H - Public/Privé – Champ obligatoire
En écrivant « Public » ou « Privé » dans cette colonne, vous indiquez si la reconnaissance doit être partagée publiquement dans le fil de reconnaissance de votre entreprise. Si la reconnaissance est marquée « Privé », elle sera toujours visible dans les rapports système.
Colonne I - Modèle d’email – Champ optionnel
La colonne du modèle d’email est l’endroit où vous désignez quel modèle d’email sera utilisé pour notifier le destinataire de la reconnaissance. Bien que ce ne soit pas un champ obligatoire, nous recommandons fortement d’utiliser cette fonction pour s’assurer que votre employé soit immédiatement informé de sa nouvelle reconnaissance.
L’email sera envoyé au moment où la reconnaissance est traitée, comme indiqué par la date et l’heure spécifiées dans la colonne A.
Soyez précis en faisant correspondre le modèle d’email entré ici avec le nom exact du modèle d’email dans le système. Par exemple, si vous entrez « Service Awards » et que le modèle d’email que vous essayez d’utiliser s’appelle « Employee Service Awards » dans la plateforme, vous recevrez une erreur lors du chargement du fichier. Toute variation créera une erreur, soyez donc précis.
Colonne J – Nom du programme – Champ optionnel
La colonne Nom du programme est l’endroit où vous désignez le programme sous lequel la récompense est soumise. Cela vous permettra de rester cohérent dans vos rapports et de restreindre la récompense à certains réseaux de récompenses. Par exemple, si votre gestionnaire de formation en sécurité soumet les récompenses de sécurité du premier trimestre mais oublie un destinataire sur sa liste, vous avez la possibilité d’attribuer une récompense de sécurité liée à votre programme de sécurité via cette fonctionnalité.
Pour utiliser cette colonne, vous devez d’abord vous assurer que des programmes ont été créés dans les paramètres de vos programmes de reconnaissance. La valeur entrée dans cette cellule doit correspondre parfaitement au nom du programme auquel vous liez la reconnaissance. Si le programme auquel vous liez la reconnaissance dispose d’un réseau de récompenses autre que standard, les points chargés pour cette reconnaissance seront restreints au réseau de récompenses spécifié dans les paramètres de ce programme. Pour plus d’informations sur les réseaux de récompenses restreints, recherchez notre article sur le Smart Awards Network ou parlez à votre gestionnaire de réussite client.
Colonne K - Notifier le gestionnaire (ID employé/Courriel) – Champ optionnel
Dans cette colonne, vous choisirez une personne (généralement un superviseur ou un gestionnaire) qui sera notifiée de cette reconnaissance par email. Pour désigner cette personne, vous devez entrer son adresse courriel ou son ID employé et non son nom. Comme nous l’avons brièvement mentionné plus haut, entrer son ID employé dans ce champ est la meilleure pratique. Rappelez-vous, cet utilisateur doit exister dans le système Awardco pour que le système puisse traiter un email de notification.
Note : Si des informations sont entrées dans une des colonnes K, L ou M, des informations doivent être entrées dans toutes les trois. Le système ne peut pas accepter d’informations dans une ou deux de ces colonnes uniquement. Les données doivent être entrées dans les trois si une seule est remplie.
Colonne L - Date de notification (ISO 8601) – Champ optionnel
Ici, vous spécifiez la date et l’heure auxquelles la notification au gestionnaire sera envoyée. Voir « Colonne A - Date de reconnaissance (ISO 8601) » ci-dessus pour les détails sur le format de la date.
Ce courriel de notification peut être envoyé indépendamment de la reconnaissance. Comme il s’agit d’un email séparé avec une colonne de date et heure distincte, vous pouvez envoyer l’email de notification quand vous le souhaitez. Rappelez-vous simplement que les mêmes règles qui s’appliquent à la colonne A s’appliquent ici. Si vous entrez une date ou une heure déjà passée, l’email sera envoyé à l’heure pile à laquelle il est entré dans le système.
Colonne M - Modèle d’email de notification – Champ optionnel
Enfin, dans la colonne M, vous choisirez le modèle de notification qui sera envoyé à l’utilisateur listé dans la colonne K. Choisissez un modèle à utiliser pour notifier le gestionnaire. Rappelez-vous que le texte saisi dans ce champ doit correspondre exactement au nom du modèle d’email dans la plateforme. Toute variation entraînera une erreur.
Colonne N - Année – Champ optionnel
La colonne « Année » est strictement destinée aux récompenses de service/ancienneté lorsque le modèle d’email envoyé nécessite une valeur d’année pour le corps de l’email. Il existe un champ variable dans certains modèles d’email qui requiert cette valeur. Consultez votre gestionnaire de réussite client pour savoir si vos modèles d’email de récompense de service nécessitent ce champ.
Enregistrer et télécharger le fichier
Une fois votre fichier créé, assurez-vous de faire un « Enregistrer sous ». Cela vous donnera un contrôle total sur l’emplacement où le fichier est enregistré et le format dans lequel il est sauvegardé. Comme le fichier a été téléchargé au format .CSV, vous ne devriez pas avoir besoin de changer le format lors de l’enregistrement. Lors de l’enregistrement, assurez-vous de sélectionner CSV UTF-8 comme type de fichier pour préserver les caractères personnalisés dans vos données. Rappelez-vous, le système n’acceptera qu’un fichier .CSV lors du téléchargement.
Enregistrez le fichier dans un emplacement facile à retrouver. Une fois prêt, retournez sur la plateforme et sur la page de téléchargement de reconnaissance en masse, cliquez sur « Choisir un fichier ». Sélectionnez le fichier CSV et cliquez sur ouvrir. Une fois le fichier attaché au champ de sélection, cliquez sur « Enregistrer ».
Si votre fichier est chargé avec succès, une fenêtre de dialogue apparaîtra indiquant « L’importation s’est terminée avec succès ». S’il y a des erreurs dans le fichier, celui-ci ne sera pas chargé tant que ces erreurs ne seront pas corrigées. Si votre fichier contient des erreurs, elles seront listées individuellement sous le bouton d’enregistrement.
Résolution des erreurs
Les erreurs peuvent sembler intimidantes mais sont généralement assez faciles à résoudre. Vous avez toutes les données nécessaires devant vous dans la plateforme. Lors du dépannage des erreurs, nous recommandons d’ouvrir un nouvel onglet dans votre plateforme. Une façon simple de faire cela est de cliquer avec le bouton droit sur l’onglet utilisateurs et choisir « Ouvrir dans un nouvel onglet ». Cela vous permet de consulter les informations dont vous avez besoin dans la plateforme tout en pouvant toujours référencer le journal des erreurs généré sur l’écran de téléchargement de la reconnaissance en masse. Si vous avez besoin d’aide pour résoudre ces erreurs, veuillez contacter votre gestionnaire de réussite client Awardco.
Note : Si vous n’êtes pas à l’aise pour créer ce document sans assistance pratique, veuillez planifier un rendez-vous pour discuter du processus de création et de téléchargement avec votre gestionnaire de réussite client attitré.
Considérations internationales
Une erreur courante pour les utilisateurs internationaux d’Excel concerne les en-têtes délimités. Lors de l’ouverture d’un fichier .csv de reconnaissance en masse, un paramètre automatique courant dans Excel génère automatiquement des en-têtes délimités et crée un fichier qui ne sera pas accepté par Awardco. Veuillez vous assurer que vos paramètres Excel ne sont pas configurés pour convertir automatiquement les fichiers .csv en fichiers délimités par point-virgule ou barre verticale.
Si la reconnaissance contient des lettres accentuées, enregistrez le fichier au format UTF-8. Cela garantit que les lettres accentuées sont conservées lors du téléchargement en masse.
Notes importantes :
Toutes les dates de reconnaissance définies dans le passé seront envoyées à l’heure pile de l’heure suivante. Cela s’applique aux reconnaissances programmées, aux emails correspondants et à toutes notifications désignées aux gestionnaires.
Tout fichier de reconnaissance en masse dont la valeur totale dépasse 5 000 $ requiert l’intervention de votre personne-ressource Awardco.
Fichier vierge de reconnaissance en masse
Fichier d’exemple de reconnaissance en masse
If you have any questions, please contact Awardco Admin Support.